Intercompañías

Proscai permite manejar varias compañías en una base de datos y realizar transacciones entre ellas.

Para este tema se va a desarrollar el ejemplo entre dos compañías que tienen actividades comerciales entre sí. Todo este proceso se lleva a cabo de forma segura, confiable y transparente.

Por un lado, simularemos la Cía 1: Empresa Importadora, quien venderá producto a la Cía 2: Empresa comercializadora, quien se encarga de la distribución de la mercancía. Ambas empresas tienen los mismos productos y además podrán tener sus almacenes, proveedores y clientes propios o incluso, compartirlos.

Será necesario configurar ambas empresas, para que se reconozcan entre sí bajo el concepto de Intercías, es decir una será un proveedor para la segunda, y la otra será un cliente para la primera. De esta forma se agilizará el proceso de compra / venta de productos entre ambas, evitando recapturas.

 

Requisitos

  • Contar con el Módulo Multi CFD

 

Configuración

Activar comportamientos.

  • 105 Multiempresa
  • 120 Multi CFD

 

Catálogo de Multicias.

Inicialmente se requiere crear el catálogo de las compañías.

1. En el módulo Datos generales, selecciona del menú Datos Generales la opción Catálogos y selecciona Cías.

2. Registra la primera empresa. Para este ejemplo será la Importadora.

1) Datos de identificación: Qué almacén es, a qué Cía corresponde y cuál es su Multicompañía. Nombre y detalles de contacto de la Cia1. Requiere RFC para realizar las transacciones.

2) Datos intercias: En esta sección se registra el código de proveedor que tendrá asignado en la Cia2.
Se indica el número de almacén, qué tipo de movimiento usará esta Cía. para las Recepciones y cuál para Devoluciones de proveedor.
Se deben definir Listas de costos a utilizar de acuerdo con sus necesidades.

3) Registrar CSD específico de Cia1.

3. Registra la segunda empresa. Para este ejemplo será la empresa distribuidora.

1) Datos de identificación: Qué almacén es, a qué Cía corresponde y cuál será su Multicompañía. Nombre y detalles de contacto de la Cia2. Requiere RFC para realizar las transacciones.

2) Datos intercias: En esta sección se registra el código de cliente que tendrá asignado en la Cia1.
Se indica qué número de almacén es, qué tipo de movimiento usará esta Cía para las Recepciones y cuál para Devoluciones (diferentes de los de Cía1.). Aquí también registrar el tipo de movimiento de PEDIDOS que utiliza Cía 1.
Se deben definir Listas de costos a utilizar (diferentes a las de Cía1).

3) Registrar CSD específico de Cia2.

 

Validar o registrar los tipos de movimiento.

1. Es necesario registrar cada uno de los tipos de movimiento con los valores estándar y asociarlos a su Multicia correspondiente.

Los tipos de movimiento a utilizar en este ejemplo, de acuerdo con la ventana anterior son:

  • Para Cía1 :

(1) R = Recepciones, indicando Multicia 1.

(2) D = Devoluciones, indicando Multicia 1.

(3) P = Pedidos, indicando Multicia 1.

Los tipos de movimiento a utilizar en este ejemplo, de acuerdo a la ventana anterior son:

  • Para Cía2 :

(4) X = Recepciones, indicando Multicia 2.

 

(5) N = Devoluciones, indicando Multicia 2.

(6) V = Pedidos, indicando Multicia 2.

 

Alta de almacenes

1. Es necesario registrar los almacenes con los valores estándar, además indicar la Cía a la que pertenece y asociarlo a su Multicia correspondiente.

Para Cía Importadora:

(1) Almacén 01 = Cía: 1 Multicia: 1

Para este ejemplo, la Cía1 tendrá 2 almacenes (01 y 18), ambos pertenecen a Cía 1 y Multicia 1.

(2) Almacén 18 = Cía: 1 Multicia: 1 


 

  • Para Cía Comercializadora:

(2) Almacén 02 = Cía: 2 Multicia: 2

Usuarios por Cía.

1. Se requiere registrar a los usuarios, indicando la Cía a la que pertenece y asociarlo a su Multicia correspondiente. De esta forma cada usuario solo tendrá acceso a lo correspondiente de su Cía.

Si requiere algún usuario para acceder a ambas empresas, no lo vincule a ninguna.

  • Para Cía1:

(1) Usuario USU01 = Cía: 1 Multicia: 1

  • Para Cía2:

(2) Usuario USU02 = Cía: 2 Multicia: 2

  • Para ambas empresas, usuario Intercias:

(3) Usuario USUMR = Cía: 0 Multicia: 0

 

Cliente y Proveedor intercias.

Cada compañía debe tener su registro como proveedor y cliente respectivamente.

  • En el módulo Clientes:

1. Registrar la Cía. Distribuidora (1), para este ejemplo su código será CLI100.

2. A través del botón Enviar a: asociarlo a la Cía que corresponde, indicar que es Multicia 2 y activar que será el cliente Intercias.

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  • En el módulo Proveedores:

1. Registrar la Cía. Importadora (2), para este ejemplo su código será PRV033.

2. A través del botón Varios: asociarlo a Multicia 1 y activar que será el proveedor Intercias.

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El campo Multicia permite definir para qué compañía está disponible este proveedor, si se desea limitar los proveedores para cada Multicia se debe definir a quien pertenece.

3. Validar que los productos cuenten con información en las listas que estableció como predeterminadas en los perfiles de clientes y de proveedor.

4. Reiniciar Proscai.

 

Funcionamiento

El acceso a Proscai dependerá de las características de los usuarios:

a) Si ingresa como usuario no relacionado a una Multicia, aparece la siguiente ventana en donde debe elegir la empresa en la que va a trabajar.

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b) El usuario que está amarrado a una empresa específica (1), ingresa directamente a la empresa a la cual está vinculado.

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Desde el menú principal indica en qué empresa estará trabajando y de qué usuario se trata (1).

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Dentro de cualquier módulo que te encuentres, se indica el nombre de la empresa en la que estás operando (1).

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1. Ve al módulo Recepciones.

2. Realiza una recepción directa de producto (1), estos productos son los que se venderán posteriormente a la Cia. Distribuidora.

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Cualquier operación que se realice, se guarda solo para la Cía a la que está asociado el usuario, de esta manera nunca se mezclarán los datos.

3. Ahora, firmado como usuario de la Empresa Comercializadora (1) captura una Orden de compra (2) al PRV033 (3). Para este ejemplo se generó la Orden de compra O00001 y los productos son telas (4). Recuerda que este proveedor en realidad es la Cía.1.

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4. Al terminar, hacer clic en botón Autorizar (1). Hacer clic en el botón Genera pedido intercia (2) para que de forma automática genere un pedido a la Cia1, evitando tener que volver a capturar la información.

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5. Reinicia Proscai y firmado como usuario de Cía 1 (1) busca el pedido a nombre del cliente CLI100. Para este ejemplo es P00001.

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6. Genera una factura de pedido como se hace normalmente. Observe que el usuario sólo ve los almacenes relacionados a su empresa.

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Para este ejemplo se va a facturar el P00001.

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7. Se timbra la factura (2). Para este ejemplo se generó la F00000011 (1).

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8. Ingresa al módulo Recepciones. Revisa del menú Recepciones, la opción Recepción Multicia.

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Despliega una ventana que va a permitir gestionar todos los documentos entre empresas.

En la sección “Enviados” (1) aparece la factura F00000011 del cliente CLI100 con el total de piezas y en la columna tipo indica que es para la Cía 2. En la parte baja de la ventana indica el detalle del documento.

9. Reinicia Proscai y accede como usuario de la Cía. Comercializadora. Ingresa al módulo Recepciones y del menú Recepciones selecciona la opción Recepción Multicia.

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En la sección Por Recibir (1) muestra el documento facturado por la Empresa Importadora. Se encuentra la F00000011. En la parte baja indica el detalle de productos.

10. Selecciona la factura.

11. Hacer clic en el botón Asigna (1) y escanea o registra los productos. Al finalizar hacer clic en el botón Terminar.

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12. Enseguida haz clic en el botón Recibe. Se elimina el documento de la ventana.

13. Busca la recepción que se generó. Observa que trae el tipo de movimiento X (1) que se asignó para las recepciones de la Cia.2 y que ingresó al almacén 02 que pertenece a la Compañía Comercializadora (2).

Dicho documento deberá ser asociado a su respectivo XML como cualquier compra que realice la Cia.2

Importante:

  • No fue necesario recapturar la información.
  • Cada empresa funciona de forma normal con sus clientes y proveedores.
  • Lo descrito aquí permite realizar las transacciones entre ambas empresas.
  • El resto de los procesos se desarrolla de forma tradicional.

Notas:

Si un usuario quiere acceder a una empresa donde no está vinculado, no le permite el acceso.

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Si el ingreso al sistema se realiza como un usuario intercías, éste usuario podrá navegar, consultar y emitir reportes de todas las empresas.

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