Migrar a nuevas formas de pago POS

Para las empresas que actualmente ya trabajan con el punto de venta de Proscai hemos desarrollado un proceso de migración a este nuevo funcionamiento.

Este proceso de actualización a las nuevas formas de pago en punto de venta consta de cuatro etapas y deberán ser realizadas en el siguiente orden: 

• Validar información
• Ejecutar rutina 1: Migración nuevas formas de pago
• Activar comportamiento 154 Nuevas Formas de Pago
• Ejecutar rutina 2: Elimina eventos formas de pago.

Anteriormente las formas de pago POS se definían por cada tienda a través del evento PAGO (o PAGOS) en el registro de cada tienda del módulo de Clientes e involucraba dar de alta algunos productos, ahora con las nuevas formas de pago, todas quedarán registradas en una sola ventana (1).

En cada tienda (1) sólo se activarán las formas de pago que le corresponda utilizar.

IMPORTANTE: Se debe realizar este proceso en una base de pruebas y validar que los resultados sean correctos antes de ejecutar las rutinas en la base de datos productiva. 

Requisitos

• Requiere la última versión de Proscai que se encuentra en nuestro portal. 
• Genera un respaldo de tu base de datos, este será utilizado para realizar las pruebas. Si quieres saber más, consulta el tema Base de datos Productiva / no productiva (pruebas).
• Si utilizas el servicio de Galio, solicita que te preparen un respaldo.
• El código de las tiendas debe estar registrado a 3 dígitos, consulta el tema Convertir almacenes de 2 a 3 dígitos.

Para facilitar la migración a las nuevas formas de pago hemos creado una rutina que traduce tu configuración actual. Antes de correr la rutina de migración, es importante validar que la configuración que tienes está completa.

Validar información inicial en la base de datos

1. Selecciona del menú Datos generales, Catálogos 2, la opción Formas de Pago SAT (1).

2. Valida que la información de la ventana Definición formas de pago para CFDI corresponda con el código SAT (1) de acuerdo con las reglas CFDI 3.3.

3. En la ventana Datos de la empresa, revisa que las formas de pago registradas inician con el número que indica la columna Orden de la ventana anterior.

La rutina de migración a nuevas formas de pago correrá sobre el principio de almacenes activos, es decir, va a considerar aquellos que en el campo Zona tienen registrado algo diferente a 99.

4. Verifica los almacenes que desees sean considerados para la migración.

5. Si por alguna causa decides excluir alguna tienda (1), márcala como zona 99 (2). 

6. Valida que el almacén central 00 tenga su registro en el módulo Clientes (1). Si no existiera, dalo de alta.

7. Valida que en cada una de tus tiendas activas (1) cuente con el Evento PAGO o PAGOS (2), ya que de ahí se tomará la información para agrupar las formas de pago de las tiendas.

8. Verifica en el módulo Inventarios (1) que los conceptos que corresponden a cada uno de los eventos que tus tiendas indican, se encuentran marcados como servicios y sus subconceptos de Comisiones e IVA indiquen su cuenta contable correspondiente (2). 

9. Valida la existencia de las cuentas en el módulo de Bancos (1). En el caso de ser un banco, valida que esté marcado como banco y que incluya sus datos fiscales (2) que corresponden al catálogo emitido por el SAT. 

Esta revisión tiene como objetivo que verifiques toda la información a los elementos indicados, ya que de ahí se generarán las nuevas formas de pago. 

A continuación, se inicia el proceso de actualización a las nuevas formas de pago.

Rutina 1: Migración nuevas formas de pago

Esta rutina va a generar la nueva estructura de las formas de Pago a partir de la información registrada en todos los puntos mencionados en el tema anterior.

1. Ejecuta la rutina que se encuentra dentro del Menú Varios. Selecciona del menú Borra7 la opción Migración nuevas formas de pago (1).

El sistema actualiza las nuevas formas de pago.

2. Al terminar la ejecución, selecciona del menú Varios la opción Terminar. El sistema se reinicia.

3. Del menú Datos generales, Catálogos 2 elige la opción Formas de pago POS (1). 

4. En la ventana Formas de pago POS (1) se estructuraron las formas de pago conforme a lo existente en el registro de eventos de todas las tiendas (2). Si más de una tienda coincide en una misma forma de pago, sólo se generará un registro con la mismas características de información que usarán todas las tiendas coincidentes.

Cada uno de los códigos incluye un prefijo y un consecutivo default conforme a la letra inicial de los Métodos de pago de la ventana (3).

El código puede ser modificado si así lo deseas.

5. Para conocer el resultado de la rutina, en este ejemplo vamos a comparar la información de la ventana Formas de pago POS (1) con los datos de los eventos de dos tiendas. Busquemos algunas tiendas (2) y podremos observar que el contenido de su evento Pagos (3) se trasladó a la ventana de nuevas forma de pago. En amarillo se observan las formas de pago coincidentes y en verde y azul (4) las diferentes por cada tienda.

Este mismo efecto aplicó para todas las tiendas. 

6. La descripción de cada forma de pago corresponde al evento que tienes registrado en cada tienda y deberá ser modificada a un lenguaje más común y claro que la identifique, ya que es la parte operativa que visualizará el cajero (1).

Si fuera necesario identifica el Método de pago (2) correspondiente al catálogo del SAT para CFDI 3.3 y define su Tipo (3). Complementa los datos faltantes como: información bancaria (4) referente al porcentaje de comisiones e IVA (5), así como las cuentas contables que afecta (6); o la información de pre-registro (7) como el RFC del banco, la moneda o el código de la forma de pago conforme al catálogo del SAT (8). 

Los campos señalados con el marco verde serán para uso exclusivo de pinpad y de momento no se usan, por lo cual no requieren ningún valor (a).   

Activar comportamiento 154

1. Una vez que has validado y ya está correcta tu información, activa el comportamiento 154 Nuevas Formas de Pago.

2. Revisa el registro de cada uno de tus almacenes (1), a través del botón Formas de pago (2). Valida que en la nueva ventana se muestran activas (3) exclusivamente las formas de pago que se definían en su evento (4). 

IMPORTANTE: valida exhaustivamente que tu información es correcta, ya que al ejecutar la segunda rutina, no hay forma de revertir los cambios que se realicen.

Rutina 2: Elimina eventos formas de pago

Este proceso elimina todos los eventos con nombre PAGO o PAGOS registrados en cada una de las tiendas, lo cual afecta el mecanismo de corte de caja; y cambia las formas de pago registradas en la ventana Datos de la empresa del módulo Datos generales. La eliminación de los eventos de las tiendas es irreversible.  

Advertencia: Una vez que se corre esta rutina, ya no hay marcha atrás.

1. Ejecuta la rutina que se encuentra dentro del Menú Varios. Selecciona del menú Borra7 la opción Elimina eventos formas de pago (1).

2. Al concluir la rutina el sistema se reinicia. Reingresa a Datos Generales.

Al ejecutar este último proceso, el sistema habrá eliminado todos los eventos con nombre PAGO o PAGOS registrados en cada una de las tiendas, y a su vez cambiará las formas de pago registradas en la ventana Datos de la empresa del módulo Datos generales (1), dejando únicamente los nombres de los métodos de la nueva ventana Formas de pago POS (2). [1]

El proceso de migración de formas de pago habrá finalizado.

[1] Nota: Si tu formato de ticket o algún reporte especial utiliza los nombres de los campos de las formas de pago de la pantalla de Datos generales, solicita a tu asesor la revisión y modificación correspondiente.  

Para más detalles sobre cómo utilizar las nuevas formas de pago en POS y conocer los efectos sobre el corte de caja y el reporte de corte de caja, revisa: Funcionamiento de formas de pago en tiendas

Temas relacionados:

• Nuevas formas de pago POS     
• Alta de una nueva forma de pago    
• Registro inicial de nuevas formas de pago  
• ¿Cómo puedo identificar la forma de pago que se aplicó en un ticket?