Hay ocasiones en que al recibir la mercancía del proveedor existirá una diferencia entre la información que se captura en Proscai y la factura recibida, derivado de descuentos convenidos, lo que ocasionará problemas al no poder vincularlo con su XML.
Con la activación del comportamiento 137 Generar nota de cargo por diferencias en Recepciones Proscai permite recibir el documento por el importe total y a la vez indicar el importe real de la mercancía recibida, y generará la Nota de Cargo correspondiente para el proveedor por esa diferencia para que posteriormente sea vinculada con su respectivo XML de forma normal.
Este mecanismo requiere validar el importe capturado al tener que registrarlo en dos ocasiones y permite la lectura de códigos bidimensionales, en ambos casos se busca garantizar que los valores registrados sean los correctos, eliminando la posibilidad de los errores de captura.
Configuración
1. En Datos generales, activa los comportamientos:
- 4. No actualizar costo cuando se compra más barato (sólo en recepciones)
- 137 Generar nota de cargo por diferencias en Recepciones (1).
El sistema se reinicia.
Funcionamiento
El siguiente ejemplo se realiza desde una recepción directa.
De forma normal el proveedor envía el XML por el total de la mercancía solicitada, para este ejemplo por $46,632.00
1. Genera la recepción de mercancía, para este ejemplo será el documento R00685, y en los productos específicos se debe capturar manualmente el descuento pactado, en este caso del 50% (1).
El total de la recepción es de $37,352.00 (2).
2. Al oprimir OK, el sistema mostrará la ventana Captura datos factura proveedor (1). Puedes escanear el documento (2) o como en este ejemplo capturar el importe del documento original que corresponde al XML del proveedor (3), para este ejemplo corresponde a $46,632.00 (3).
3. Da tabulador y el sistema solicita que valides el importe (1).
4. Ingresa nuevamente el importe del documento y al dar tabulador te indica que los valores son correctos (1), haz clic en el botón OK.
Nota: Si el sistema detectara una diferencia en los importes registrados, te lo hace saber para capturar de forma correcta.
El sistema generará la póliza correspondiente por la recepción (1) y la aplica.
También se genera una segunda póliza correspondiente a la nota de cargo por la diferencia (1).
En el documento generado R00685 (1) se encuentran los productos recibidos y se agregó el concepto Descuentos negociados con el importe de lo que será la nota de cargo (2). Observa los totales.
5. Revisa el Auxiliar de la recepción y observa que aparece el abono con referencia a la recepción registrada R00686 (3).
6. Busca el segundo documento que se generó automáticamente, para este ejemplo R00686 (1). Este documento corresponde a la diferencia (2) por el acuerdo de descuento pactado y se muestra en negativo (3).
7. Desde el módulo Proveedores, puedes consultar el Saldo del proveedor, aparece el documento generado R00685 (1) y al revisar el Auxiliar del documento se obtiene el detalle (2).
Podrás proceder a la vinculación con el archivo XML correspondiente y al pago de forma normal.
Posteriormente el proveedor deberá enviar el XML de la nota de crédito correspondiente.
Nota:
Si cuentas con lector de códigos bidimensionales, utiliza esta opción.
En la ventana Captura datos factura proveedor existen el botón Leer código (1) que permite la lectura del código bidimensional que trae el comprobante impreso, de ahí tomará el valor evitando errores de captura.
Esta mecánica de seguridad automatizada garantiza la captura de datos precisos.
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