137. Generar nota de cargo por diferencias en recepciones

Hay ocasiones en que al recibir la mercancía del proveedor existirá una diferencia entre la información capturada en Proscai y el documento recibido, derivado de descuentos convenidos, lo que ocasionará problemas al no poder vincularlo con su XML.

Con la activación del comportamiento 137 Generar nota de cargo por diferencias en Recepciones Proscai permite recibir el documento por el importe total y a la vez señalar el importe real de la mercancía recibida, generará la Nota de Cargo correspondiente para el proveedor por la diferencia, para que posteriormente sea vinculada con su respectivo XML de forma normal.

Este mecanismo requiere validar el importe capturado al tener que registrarlo en dos ocasiones y permite la lectura de códigos bidimensionales. En ambos casos se busca garantizar que los valores registrados sean los correctos, eliminando la posibilidad de los errores de captura.

Configuración

1. En Datos generales, activa el comportamiento 137 Generar nota de cargo por diferencias en Recepciones (1).

El sistema se reinicia.

Funcionamiento

Para explicar su funcionamiento vamos a realizar dos ejemplos:  

• un ejercicio partiendo de una orden de compra
• otro ejercicio desde una recepción directa.

1. Genera una orden de compra normal, para este ejemplo es O00370 y ya fue confirmada (2), el total del documento es por $21,460.00 (3). 

De forma normal el proveedor enviará el XML por el total de la orden de compra $21,460.00

Tu tienes pactado con el proveedor un descuento por línea del 5% en algunos productos.

2. Al momento de recibir de orden de compra, se asigna el número del documento (1), tú registra la referencia (2).

3. En cada línea registra manualmente el descuento acordado (1), en este ejemplo 5%. Observa que se ajusta el gran total al importe de $20,387.00. 

4. Al oprimir la tecla OK, el sistema mostrará la ventana Captura datos factura proveedor, donde debes ingresar al importe original de la recepción (1).

5. Para validar, debes ingresar nuevamente el importe del documento original que corresponde al XML (1) y haz clic en el botón OK. 

Nota: Si los datos no coincidieran, deberás comprobar los importes nuevamente.

El sistema genera la póliza correspondiente por la recepción (1) y la aplica.

También se genera una segunda póliza correspondiente a la nota de cargo por la diferencia (1).   

En el documento generado (1) se encuentran los productos y se agregó el concepto Descuentos negociados con el importe de lo que será la nota de cargo (2). Observa los totales.

6. Revisa el Auxiliar de la recepción y observa que aparece el abono con referencia a la recepción que se registró (3).

7. Busca el segundo documento que se generó automáticamente y observa que el campo Pedido mantiene la referencia de la recepción original (1). Este documento corresponde a la diferencia (2) por el acuerdo obtenido y se muestra en negativo (3).

8. Desde el módulo Proveedores, consulta el Saldo del proveedor, aparece el documento generado y al revisar el Auxiliar del documento se obtiene el detalle.

Podrás proceder a la vinculación con el archivo XML correspondiente y al pago de forma normal, quedando a la espera del XML del proveedor por la nota de crédito correspondiente.   

El siguiente ejemplo se realiza desde una recepción directa. 

De forma normal el proveedor envía el XML por el total de la mercancía solicitada, para este ejemplo será de $11,658.00

1. Genera la recepción de mercancía, para este ejemplo será el documento R00667, y en los productos específicos captura manualmente el descuento pactado, en este caso del 10% (1). El total de este documento es de $10,962.00 (2).

2. Al oprimir OK, el sistema mostrará la ventana Captura datos factura proveedor. Ingresa o escanea el importe del documento original que corresponde al XML del proveedor (1), para este ejemplo corresponde a $11,658.00 

3. Da tabulador y el sistema solicita que valides el importe (1).

4. Ingresa nuevamente el importe del documento y al dar tabulador te indica que los valores son correctos (1), haz clic en el botón OK. 

El sistema genera la póliza correspondiente por la recepción (1) y la aplica.

También se genera una segunda póliza correspondiente a la nota de cargo por la diferencia (1).   

En el documento generado R00667 (1) se encuentran los productos y se agregó el concepto Descuentos negociados con el importe de lo que será la nota de cargo (2). Observa los totales.

5. Revisa el Auxiliar de la recepción y observa que aparece el abono con referencia a la recepción registrada R00667 (3).

6. Busca el segundo documento que se generó automáticamente para este ejemplo R00668 (1). Este documento corresponde a la diferencia (2) por el acuerdo obtenido y se muestra en negativo (3).

7. Desde el módulo Proveedores, consulta el Saldo del proveedor, aparece el documento generado R00667 (1) y al revisar el Auxiliar del documento se obtiene el detalle (2).

Podrás proceder a la vinculación con el archivo XML correspondiente y al pago de forma normal.

Posteriormente el proveedor deberá enviar el XML de la nota de crédito correspondiente.   

Nota:

Si cuentas con lector de códigos bidimensionales, utiliza esta opción.

En la ventana Captura datos factura proveedor existen el botón Leer código (1) que permite la lectura del código bidimensional que trae el comprobante impreso, de ahí tomará el valor evitando errores de captura.

Esta mecánica de seguridad automatizada garantiza la captura de datos precisos.