Seguridad extendida POS

Proscai busca incrementar continuamente la seguridad que se puede aplicar a cada tienda con relación a los permisos otorgados por usuario para realizar diversas tareas independientes: aplicar descuentos o cambiar precios, manejar devoluciones y traspasos, elaborar cortes de caja, cambiar fechas de trabajo o cancelar tickets, etc., según sus niveles: cajeros, encargados de tienda, supervisores y gerentes, vigilando de esta manera las tareas que requieren mayor seguridad y manteniendo un mejor control de los procedimientos cotidianos.

Los niveles de seguridad pueden ser validados de 5 formas, para que elijas la que mejor se adapta a tus necesidades:

      1. Por clave única de usuario

      2. Por llave (fórmula) 

      3. Por clave o llave

      4. Por lector magnético.

      5. A través de la app Proscai Consultas.

Cada usuario será responsable de su clave de seguridad, esto te permite dar seguimiento puntual a cada una de las tareas que realicen los usuarios.

Con esta funcionalidad queremos ofrecerte el respaldo para hacer de los puntos de venta, tiendas con la máxima seguridad posible a fin de resguardar tus bienes y ganancias.

Las acciones por usuario que actualmente te permite controlar el sistema son las siguientes, algunas algunas de estas acciones se activan a través de un comportamiento específico:

#	Acción	Comportamiento	Descripción
1	Ventas con producto en negativo (No usar)
2	Corte de caja		Permite realizar el corte de caja.
3	Cancela facturas pos		Permite cancelar facturas en tiendas.
4	Traspasos de salidas pos		Permite realizar traspasos (enviar) a tiendas.
5	Traspasos de entrada pos		Permite realizar traspasos (recibir) en tiendas.
6	Cambiar fecha de trabajo		Permite modificar la fecha del trabajo de la tienda.
7	Ventas con producto en negativo (2)	88 Cajero no puede aceptar devoluciones sin autorización	Permite aplicar devoluciones en un mismo ticket de venta.
8	Descuento x producto		Permite asignar descuentos (al vuelo) por producto al momento de la venta.
9	Cambio de precio		Permite cambiar precio (al vuelo) al producto al momento de la venta.
10	Descuento general		Permite aplicar descuento general (al vuelo) al momento de general el ticket.
11	Gastos		Permite registrar y pagar gastos en la tienda.
12	Valores		Permite retirar de caja los valores e ingresarlos al servicio de seguridad contratada.
13	Devolución apartados		Permite cancelar los apartados.
14	Reimpresión de tikets		Permite reimprimir un ticket.
15	Imprimir cotización		Permite imprimir la cotización realizada.
16	Composturas sin costo		Permite que se asignen los servicios de compostura, sin costo para el cliente.
17	Venta a empleados	118 Seguridad extendida	Permite otorgar descuentos a empleados.
18	Salir de una venta	123 Solicitar clave de gerente para salirse de una venta.	Para que el cajero pueda cancelar una venta, requerirá de autorización por parte del encargado de la tienda.
19	Solicitar Clave en apertura de caja	124 Solicitar clave de gerente al firmarse un cajero.	Requiere ser autorizada la apertura de caja.
20	Total de Tiket en negativo (devolución)	131 No poder generar notas en negativo.	El usuario no puede realizar devoluciones dejando el ticket en negativo.
21	Varios (depende de cada alias)
22	Cambio de cantidades F2	138 No cambiar cantidades en POS.	Solicita clave de autorización para cambiar la cantidad de producto a través del botón Cantidad o tecla F2.
23	Vender con fechas anteriores a la actual		Si el usuario quiere cambiar la fecha de trabajo del sistema a través de los botones Fecha de trabajo y Carga Lista, le solicita clave de autorización.
24	Consultas POS		Para acceder a la sección de Consultas, solicita claves de autorización.
25	Corte de caja fuera de horario	146 No hacer cortes de caja antes del cierre.	Al activar esta opción los cajeros sólo podrán generar el corte de caja con autorización.
26	Autoriza a cajeros para salir del sistema	151 Cajeros solicitan clave para salir del sistema.	El sistema solicita la clave de autorización cuando el cajero desea salir del sistema.
27	Eliminar un producto del ticket (FAST)		Funciona para Proscai FAST y otorga permiso al usuario para quitar un producto del ticket.
28	Vender a clientes dados de baja		Autoriza al usuario para que genere una venta a un cliente dado de baja.
29	Autorizar venta con límite de crédito		Autoriza a que el usuario genere una venta con límite de crédito.
30	Borrar renglón POS (FAST)		Funciona para Proscai FAST y otorga permiso al usuario para borrar renglones.
31	Diario de ventas		Controla quien puede genera y ver el diario de ventas.
32	Reimpresión de vouchers		Permite reimprimir los vouchers cuando se utiliza la Pinpand de Proscai.
33	Devoluciones sin monederos		Permite aceptar devoluciones de mercancía sin manejar monederos electrónicos.
34	Ventas es espera		Permite manejar ventas en espera.
35	Devoluciones Omnicanal		Permite recibir devoluciones a cualquier tienda. Se quiere manejar onmicanal.
36	Varios 2		Depende del alias de cada empresa.
37	Generar traspasos de otras zonas		Permite generar traspasos aun cuando las tiendas no sean de la misma zona.

 

Configuración

Comportamientos

1. En el módulo Datos Generales activa el comportamiento 118 Seguridad extendida en POS, este es el encargado de activar esta funcionalidad. Para este ejemplo también vamos a prender los comportamientos 123 Solicitar clave de gerente para salirse de una venta y 124 Solicitar clave de gerente al firmarse un cajero.

Cuando se prende el comportamiento 118 se activan todas las acciones (comportamientos) donde aplica la seguridad para tiendas, y será necesario ingresar a una nueva ventana para desactivar las acciones que no quieras controlar bajo esta mecánica. 

2. Regresa al módulo Datos generales, del menú Datos generales selecciona Comportamientos (1) y elige la opción Seguridad Extendida (2).

Despliega la ventana que enlista todos los comportamientos que se controlan con la seguridad extendida POS. Es importante que en esta ventana desactives aquellas acciones que no requieren seguridad extendida para tu operación.

Para este ejemplo se desactivan las acciones (1) y guarda (2): 

     5 > Traspasos de entrada pos
   15 > Imprimir cotización
   22 > Cambio de cantidades F2.   

El sistema se reiniciará.

Usuarios

Ahora es necesario indicar en cada usuario las acciones que se controlarán y la forma de hacerlo.

1. Ve al módulo Datos Generales y del menú Datos generales selecciona el Catálogo de Usuarios (1).

Para este ejemplo se van a configurar dos cajeros: C11 con mayores privilegios y C12 va a requerir más autorizaciones.

2. Busca al usuario específico (1), C11 para este ejemplo y haz clic en el botón Accesos POS (2).

El sistema muestra la lista de las tareas o acciones a las cuales podrás agregar seguridad extra (indicando los comportamientos que implican) así como las variantes de control.

En la parte superior se registrará la llave (valor numérico que genera el sistema de forma automática y que será utilizado con una fórmula), el porcentaje máximo de descuento que puede otorgar el usuario.

Se enlistan las acciones a controlar (2), los comportamientos involucrados (3) y las diferentes formas de controlar las acciones (4):

1. No = la primera columna indica que el usuario No tiene acceso.
2. Clave = otorga acceso únicamente con la Clave POS que será de conocimiento del usuario. Para saber más sobre este tema, consulta el artículo Nueva Llave de seguridad extendida para usuarios POS.  
3. Número / Código de verificación = da acceso a través del número/código generado con la llave (utiliza una fórmula).
4. Clave o Número = da acceso con cualquiera de las dos anteriores (Clave POS o fórmula)
5. Lector magnético = La quinta autoriza a través de un lector magnético, registrando la clave en el campo Clave POS.
6. App Consultas = da acceso a través del smartphone por medio de la App Proscai Consultas, consulta el artículo Autorizar operaciones en POS.

En la parte baja de la ventana es posible indicar las tiendas (5) en las que el usuario podrá realizar las tareas a las que se le está dando acceso; y se puede especificar una o varias familias (6) para aplicar los descuentos.

A través del botón Contraseña POS se registra la contraseña del usuario en POS (7).

Cada vez que el usuario desee realizar una tarea, el sistema validará si está autorizado para realizarla.

3. Haz clic en el botón Cambio, selecciona las tareas y asigna los accesos (1).

El cajero 11 tendrá acceso a varias tareas con tan solo teclear su contraseña POS, y sólo en algunos casos requerirá autorización por número a partir de su clave Llave (que se generarán a continuación).

4. Registra en el campo Descuento máximo (2) el importe máximo de descuento que podrá otorgar ya sea general o por producto, para este ejemplo será 25%.

En el campo Tiendas (3) se registra el o los códigos de las tiendas donde el usuario tendrá acceso a realizar las tareas. Para registrarlas es indispensable que inicie y termine con una coma (,).

En el campo Familia (4) registra el número o letra (1-9 o A-O respectivamente) de la familia sobre la cual se pueden realizar algunas tareas, especialmente lo referente a los descuentos, y enseguida especifica cuáles características particulares de la familia, es indispensable que el registro de la característica vaya precedido del número o letra del clasificador, y que inicie y termine con una coma (,).

Para este ejemplo se eligió la familia 3 Línea o tipo de producto, específicamente BL blusas, FA faldas y PA pantalones (1).

5. Guarda el registro.

6. Enseguida enviará un mensaje preguntándote si deseas generar una clave válida, contesta que sí.

El sistema genera la llave numérica para el usuario específico y que le debe ser notificada, él será el responsable de resguardarla ya que no es visible.  Esta llave le será solicitada al usuario cuando requiera autorización por número. Para saber más del tema, consulta el artículo Fórmula para manejo de clave Llave POS.

La llave se guardará en el campo correspondiente, pero no es visible.

7. Haz clic en el botón Contraseña POS (1) y captura una clave alfanumérica para que el usuario pueda realizar las tareas permitidas con esta clave de seguridad. Para este ejemplo es c11+.

Si vas a manejar el lector magnético, en este campo se guardará el código de la tarjeta. Consulte con su asesor los requisitos y configuración previos.

8. Configura los demás cajeros. 

Observa que este cajero siempre requerirá que le sean autorizadas las tareas a las que se le dio acceso, ya sea por número que tendrá que solicitar al encargado de la tienda o por lector magnético de la persona autorizada. En este caso, la contraseña POS queda vacía.

9. Cierre ambas ventanas.

 

Funcionamiento

A continuación se van realizar tres ejemplos:

   a) Representar el funcionamiento de la clave y el comportamiento 124

   b) Mostrar como se trabaja con el número de la contraseña POS

   c) Mostrar el funcionamiento del comportamiento 123.

 

a) Abrir la caja (comportamiento 124) con clave

1. Firmado como el usuario C11 del ejemplo, ingresa a la tienda. El sistema indica que se solicita clave para abrir la caja.

2. Si existieran más usuarios, selecciona al usuario indicado (1), registra el código y la clave que corresponde a la contraseña POS (2). La acción que se está controlando es la 19.

En este caso, basta que el cajero registre su clave, porque así fue el acceso que se le otorgó.

3. Haz clic en el botón OK.

4. En caso que el cajero no este autorizado, puede solictar autorización a su supervisor por medio de SMS o por medio de la App Consultas.

El sistema queda listo para generar tickets.

 

b) Otorgar descuento utilizando la contraseña POS del usuario, el encargado regresará una clave de autorización

1. Inicia un ticket, para este ejemplo se va a otorgar un descuento general del 15% (2). Esta acción está controlada por número y vamos a utilizar la clave Llave del usuario.

2. Selecciona descuento general del 15% (1). El número aleatorio que muestra la ventana (2) se le debe proporcionar al encargado de autorizar los descuentos, él regresará otro número que se deberá registrar en el campo Clave.

3. Captura en el campo Clave (1) el número de autorización que te indica el encargado de la tienda y OK, en caso que el encargado no este cerca de la caja solicitar autorización por SMS o por medio la App Consultas (2).

El descuento general del 15% se aplica al ticket y puedes proceder al pago de forma normal.

Si se quisiera otorgar un descuento mayor al autorizado, el sistema no lo permitirá y enviará un mensaje al usuario.

Dependiendo de los permisos otorgados, el usuario podrá o no realizar diversas acciones.

Si el usuario y/o la clave no fueran correctos, el sistema enviará mensajes como estos:

 

c) Ejemplo del funcionamiento del comportamiento 123

1. Si el usuario (1) quiere cancelar una venta (2), deberá confirmar su acción (3).

El sistema le envía el mensaje de requerir clave (1).

El usuario (1) registra su clave para poder cancelar esa venta (2), en caso que el encargado no este cerca de la caja puede solicitar autorización por SMS o por medio la App Consultas (3).

Proscai queda listo para generar una nueva venta.

Como se observa, el sistema controla a detalle la seguridad asignada a los usuarios.