Franquicias: Configuración – Proscai

Proscai te permite incorporar franquicias, controlar a los franquiciatarios y obtener el análisis de ventas globales.

Este control se verá reflejado en las siguientes características:

Conocer el detalle de las ventas por franquicia y del grupo de tiendas del franquiciatario.
Agilizar el resurtido de mercancías a la franquicia, vía traspasos.
Controlar los saldos de la cuenta por cobrar de las mercancías surtidas a las sucursales de cada franquiciatario.
Facilitar la emisión de CFDI para el franquiciatario.

En este artículo se aborda la configuración que el dueño de la marca deberá realizar con relación al franquiciatario y sus tiendas, así como la facturación hacia el dueño de las franquicias.

Para este ejemplo se trabajará con un franquiciatario que tendrá dos tiendas. Se realizará la configuración de una de ellas y te pedimos que simultáneamente vayas configurando la segunda, ambas del mismo dueño para apreciar el efecto de las consultas a realizar.

Configuración

Para este ejemplo vamos a registrar:

- Grupo de franquicias: FF1
- Usuario Dueño de las franquicias: LAA Luis Antonio Alanis.
- Con las Tiendas: 042 y 048
- Usuarios Agentes: F42 y F48
- Usuarios Cajeros: C42 y C48

La configuración de la base de datos se detalla por módulos:

Datos generales: Comportamientos, Parámetros, Usuarios, Almacenes y Tipo de movimiento
Inventarios: características de los productos
Clientes: características del cliente mostrador.

Datos generales

Comportamientos

1) Activa los comportamientos:

102 Tiendas de 3 dígitos.

114 Localización de clientes =F para franquicias

115 Lista de precios de la tienda y no del cliente.

Parámetros

1) Selecciona del menú Datos Generales el comando Catálogos y elige la opción Parámetros (1).

2. Ubicado en la ventana Parámetros selecciona el módulo Ventas y compras (1), y en el sexto parámetro (2) registra la clave del grupo franquiciatario, para este ejemplo será FF1 quien tendrá las franquicias 042 y 048 (3).

Si deseas saber cómo definir el nombre del parámetro, consulta los artículos DG Parámetros y Definir parámetros POS.

3. Ahora selecciona ahora el módulo POS (1).

4. Registra en el primer parámetro Agente (2), a los vendedores pertenecientes a este grupo de franquicias, para el ejemplo serán F42 y F48 (3).

5. Del mismo módulo POS (1) registra en el segundo parámetro Cajero (2), a los cajeros pertenecientes a este grupo de franquicias, para el ejemplo serán C42 y C48 (3).

Usuarios

Para este ejemplo vamos a registrar al dueño de las franquicias, a los agentes y a los cajeros.

1. Selecciona del menú Datos Generales el comando Catálogos y elige la opción Usuarios (1).

2. En la sección Generales define el código de usuario que usará el franquiciatario para sus consultas, deberá ser alfanumérico de un máximo de tres caracteres, para este ejemplo será LAA, indica que pertenece al Grupo 41 que es el destinado para Franquicias y le permitirá ingresar directamente a Punto de venta; en el campo Cía. deja el valor 0 (1).

- En la sección Clasificador selecciona el botón del parámetro 6 Franquicias y en el campo Parámetro registra el código asignado a su grupo de franquicias, para este ejemplo es FF1 (2).

- De la sección Accesos podrías activar las casillas según tus políticas de negocio: No ver costos, No ver saldos y Sólo ver a sus clientes. Si activas la casilla Sólo ver a sus clientes le estarías indicando al sistema que el franquiciatario podrá ver y consultar la información únicamente de los clientes propios registrados en sus tiendas (3).

- De la sección Filtros, en el campo Documento registra la siguiente instrucción: DPAR6= '6xxx' donde xxx corresponde al código del grupo de tiendas del franquiciatario (4). Para este ejemplo sería DPAR6= '6FF1' De esta manera se está indicando que solo podrá ver las ventas de las tiendas que pertenecen a su grupo de franquicias.

También es necesarios registrar a los usuarios agentes de las franquicias, para este ejemplo serán F42 para la franquicia 042 y F48 para la franquicia 048.

3. En la sección Generales define su código, para este ejemplo será F42. Para que ingrese directamente al Punto de venta regístralo al Grupo 41 destinado para Franquicias y en el campo Cía. registra el número de la tienda, es decir 42 (1).

- En la sección Clasificador selecciona el botón del parámetro 6 Franquicias y en el campo Parámetro registra el código del grupo de la franquicia, es decir FF1 (2).

- De la sección Accesos activa las casillas según tus políticas de negocio (3).

4. Recuerda registrar también al usuario agente de la franquicia 048.

También es necesarios registrar a los usuarios cajeros de las franquicias, para este ejemplo serán C42 para la franquicia 042 y C48 para la franquicia 048.

5. En la sección Generales define su código, para este ejemplo será C42. Para que ingrese directamente al Punto de venta regístralo al Grupo 41 destinado para Franquicias y en el campo Cía. registra el número de la tienda, es decir 42 (1).

- En la sección Clasificador selecciona el botón del parámetro 6 Franquicias y en el campo Parámetro registra el código del grupo de la franquicia, es decir FF1 (2).

- De la sección Accesos activa las casillas según tus políticas de negocio (3).

Almacenes

Este proceso de debe realizar por cada franquicia que se vaya a dar de alta.

1. En el módulo Datos Generales, selecciona del menú Datos Generales el comando Catálogos 2 y elige la opción Almacenes (1).

2. Registra la franquicia, para este ejemplo su código a tres dígitos será 042 FRANQUICIA 42, con Cía. 42, activa la casilla Franquicia, y en el campo Número de franquicia registra la clave del grupo del franquiciatario, para este ejemplo FF1 (1).

Existe la posibilidad de controlar quien puede realizar movimientos en los almacenes, de forma que sólo el usuario indicado puede operarlos, aunque a nivel de consultas quedan visibles para todos.

Puedes otorgar acceso al dueño de las franquicias para realizar movimientos en los almacenes de su grupo de tiendas, registrando en el campo Usuarios (2) su código y el código de todos los usuarios que podrán trabajar la tienda. Únicamente los registrados podrán consultarlo.

Observa que para este ejemplo se registró al dueño de la franquicia LAA y los agentes y cajeros de las franquicias 42 y 48. Adicionalmente también se registró otro usuario, el CM que es un usuario propio del dueño de la marca para que también pueda realizar consultas de las franquicias. Si no deseas otorgar acceso al franquiciatario, no incluyas su código.

3. Guarda el registro. A la pregunta de dar de alta al cliente en mostrador contesta SI, este registro te permitirá generar tickets como ventas de mostrador y se deberá configurar más adelante.

4. A la pregunta de dar de alta a la tienda en parámetros contesta SI. A la pregunta de centros de costos, contesta NO.

Ahora se van a asignar las formas de pago a esta franquicia. Si tienes dudas sobre este tema, consulta en nuestro centro de ayuda la sección Nuevas formas de pago POS.

5. Haz clic en el botón Formas de pago (1). A través del botón Cambiar (2) activa las formas de pago (3) que utilizará la tienda y guarda el registro.

6. Recuerda generar la segunda franquicia, para este ejemplo FRANQUICIA 048, con Cía. 48.

Tipo de movimiento

1. Busca el tipo de movimiento T Ticket (1), define los tipos de movimiento que utilizarán las franquicias para genera facturas y notas de crédito (2), ambos deberán existir como tipo de movimiento en Proscai.

2. También es necesario agregar cada una de las franquicias al consecutivo de los tickets, para ello oprime simultáneamente las teclas Ctrl + Shift + botón Cambio (3).

3. Registra la clave según la longitud de la serie, para este ejemplo es a 3 dígitos. Define el prefijo T + el código de la franquicia (1).

Inventarios

1. Ve al módulo Inventarios.

2. Cada producto deberá contar con dos listas de precio:

- Lista 1: precio final de venta al público, con IVA incluido.

- Lista 3 (puede elegir cualquiera): costo real del franquiciatario, antes de IVA.

Clientes

1. Ve al módulo Clientes y busca la Franquicia 042. Captura los datos fiscales con los cuales le vas a emitir sus facturas.

2. A través del botón Datos crédito (1) asigna la lista de precio 3 (para este ejemplo su lista de costo), este será el precio al que tú le vas a facturar al franquiciatario (2); registra también el plazo y la línea de crédito autorizada (3).

3. Oprime el botón Enviar a (1) y de la sección Información facturación (2) ubica el campo Localización (3) y registra la letra F. Esto permitirá que la factura que se le genere por el envío de mercancía quede en status de traspaso pendiente por recibir para la tienda correspondiente.

4. Ahora clasifica la franquicia 042 asignando del parámetro 6 el franquiciatario grupo de esta franquicia, para este ejemplo es FF1 (1).

5. Da de alta al cliente mostrador 042M, que será ventas público en general de la tienda 042 (1), este registro llevará la lista de precio 1 (2) que corresponde al precio de venta al público. Clasifica el registro asignando del parámetro 6 al franquiciatario grupo de esta franquicia, para este ejemplo es FF1 (3).

Facturación a franquicias

Para surtir el producto a las franquicias, se debe generar desde el módulo Facturación un documento que será visto en la tienda destino como un traspaso por recibir.

1. Realiza una factura de forma tradicional, seleccionando el almacén de donde se surtirá la mercancía a la franquicia 042, para este ejemplo es desde el almacén central (1).

2. En el campo cliente registra el código de la tienda 042 y carga los productos, observa que utiliza la lista 3 de precios, finaliza y timbra el documento.