Activos fijos: configuración y uso

Qué es el módulo de Activos Fijos

Activos Fijos vive en Proscai Finanzas y concentra el registro de la maquinaria, el equipo y los inmuebles que tu empresa usa para operar: bienes de costo alto que se deprecian con el tiempo y que contabilidad revalora periódicamente.

Cada activo se asocia a un producto del catálogo, así que el bien físico, su ficha contable y su movimiento en compras y ventas comparten un mismo hilo. El sistema también genera el consecutivo del activo de forma automática.

Con esa asociación puedes:

• Comprar el activo con una orden de compra normal y que el consecutivo viaje con la pieza hasta la factura.
• Llevar su depreciación y generar la póliza desde el mismo módulo.
• Programar mantenimientos y consultar su bitácora, responsable y ubicación.

Configuración inicial

Tres cosas van antes de dar de alta tu primer activo: el tipo de movimiento que controla el consecutivo, el parámetro especial que lo apunta y las cuentas contables de depreciación.

1. Da de alta el tipo de movimiento

Entra a Datos generales → Catálogos → Tipos de movimiento y crea un tipo exclusivo para el consecutivo de activos fijos. Configúralo sin afectaciones: su única función es numerar.

La clave que elijas debe estar libre. En instalaciones donde AF ya se usa para anticipo de factura, escoge otra, por ejemplo AC. En esta guía usamos AF.

2. Configura el parámetro ACTIVOS_TM

Entra a Parámetros → Parámetros especiales, busca ACTIVOS_TM y captura la clave del tipo de movimiento que creaste (AF).

Desde ese momento el sistema numera cada activo con el prefijo del tipo de movimiento y un consecutivo, hasta seis caracteres en total: AF003.

3. Verifica las cuentas contables

El módulo valida las cuentas al guardar el activo. Si capturas una que no existe en el catálogo contable, no te deja continuar.

Primero, en el catálogo de cuentas

Entra a Contabilidad → Reportes → Catálogo de cuentas y verifica que estén dadas de alta las tres cuentas que usa el activo:

• Activo fijo: cuenta de activo donde radica el valor del bien.
• Depreciación acumulada: cuenta complementaria de activo.
• Gasto de depreciación: cuenta de resultados deudora.

Valida con tu área Contable las cuentas a usar en cada uno de los casos.

Al dar de alta o editar un activo en Finanzas → Activos Fijos, captura los códigos exactos en los campos de cuenta de activo, cuenta de depreciación y cuenta de gasto, y guarda.

4. Opcional: clasificadores por departamento

Los clasificadores agrupan tus activos por departamento o área. Configúralos si quieres filtrar y reportar por esa vía.

Primero, el parámetro ACTIVOS

1. Entra a Datos generales → Catálogos → Parámetros → Parámetros especiales.
2. Busca el parámetro ACTIVOS.
3. Da de alta los departamentos o áreas que uses, por ejemplo Departamento, Área Funcional, Tipo de máquina.
4. Guarda.

Después, la asignación en cada activo

1. Entra a Finanzas → Activos Fijos y selecciona el activo.
2. Da clic en Clasificar.
3. Elige el departamento que corresponde. La lista viene del parámetro ACTIVOS.
4. Guarda.

Marca tus productos como activo fijo

La marca AF es el puente entre el catálogo y el módulo: solo con ella puedes asociar el producto a una ficha de activo fijo y que su compra, depreciación y venta vivan en el mismo registro.

Se pone en el catálogo de productos, producto por producto.

1. Entra a Productos → Catálogo de productos.
2. Busca y selecciona el producto que corresponde a un activo fijo, por ejemplo una máquina ojaladora o una impresora.
3. Da clic en Modificar.
4. Marca la casilla AF (Activo fijo).
5. Guarda.

El producto queda disponible de inmediato en la lista desplegable de Finanzas → Activos Fijos, que es donde vinculas el activo con su ficha del catálogo.

Solo aparecen ahí los productos con la marca AF. Si no encuentras uno al momento de capturar, revisa su casilla en el catálogo.

Da de alta un activo fijo

La ficha del activo concentra su costo, su depreciación y el producto con el que se asocia. Ten listos el parámetro ACTIVOS_TM, las cuentas contables y el producto marcado con AF antes de capturarla.

1. Entra a Finanzas → Activos Fijos.
2. Da clic en Nuevo. El sistema asigna el consecutivo con el prefijo que configuraste.
3. Captura la descripción del activo, por ejemplo Máquina ojaladora.
4. En la lista desplegable, selecciona el producto del catálogo que corresponde a este activo.
5. Llena los datos de depreciación:
   • Importe o costo de adquisición.
   • Porcentaje anual de depreciación, por ejemplo 10%.
   • Fecha de compra.
   • Fecha de inicio de depreciación.
6. Asigna el centro de costos y las cuentas contables de activo, depreciación acumulada y gasto.
7. Guarda.

Completa todos los campos aunque el sistema no los exija: la ficha incompleta limita la depreciación, los reportes y el módulo de mantenimientos.

Orden de compra, recepción y factura

La secuencia importa: el producto con marca AF y la ficha del activo existen antes de levantar la orden de compra.

Este flujo existe para dar trazabilidad: antes no quedaba registro de qué orden de compra o qué factura dio origen a cada activo. Ahora el expediente del activo se arma desde la intención de compra, sigue con la entrada física y cierra con el comprobante fiscal.

Orden de compra

Antes de levantar la orden necesitas dos registros: el producto con marca AF en el catálogo y la ficha del activo ya creada y asociada a ese producto.

1. Captura la orden con el proveedor y agrega el producto de activo fijo.
2. Selecciona el renglón y da clic en Alta piezas.
3. Elige el activo que corresponde. El sistema solo muestra los activos de ese producto que aún no están asociados a otra orden.
4. Confirma la orden.

Si pides más de una pieza, el sistema no deja un renglón con cantidad 3: desglosa tres renglones de una pieza cada uno. Cada activo es único (su propio folio, su historial de mantenimientos) y por eso cada renglón se amarra a un solo folio.

Al confirmar, el consecutivo del activo queda guardado en las observaciones de la pieza.

Recepción

Cuando el proveedor entrega, recibes desde la pantalla de recepción de orden de compra, como con cualquier otra compra. No hay un paso extra para activos fijos.

1. Selecciona la orden de compra.
2. Revisa que cada renglón traiga el folio del activo que le amarraste. La asociación viaja sola en la pieza.
3. Procesa la recepción.

Si un renglón llega sin folio, la pieza no quedó amarrada en la orden. Corrige ahí con Alta piezas antes de recibir.

Factura del proveedor

La compra cierra cuando llega el XML del proveedor. Contabilidad o cuentas por pagar lo vincula con la recepción, igual que en cualquier compra.

Con esa vinculación, toda la cadena de adquisición apunta al mismo folio: orden de compra, recepción y factura.

La ficha del activo muestra, en Documentos, la orden de compra, la recepción y la factura con las que se adquirió.

Venta del activo

Como el activo está asociado a un producto del catálogo, se vende desde facturación, sin registro paralelo.

1. Entra a Facturación y da de alta una factura.
2. En el campo de cliente, busca y selecciona al cliente, igual que buscas al proveedor en una orden de compra.
3. Avanza hasta el campo de código y captura el código del producto.
4. Captura la cantidad y el precio de venta.
5. Avanza hasta el campo Piezas y captura ahí el número del activo que estás vendiendo.
6. Da clic en Aceptar.

El paso 5 es el que amarra la venta con el activo. Si lo saltas, facturas el producto pero el activo se queda sin su salida.

Mantenimientos

Los activos que llevan servicio programado se controlan desde el módulo de Mantenimientos, y ese módulo trabaja sobre el catálogo de clientes. Por eso, al marcar un activo como sujeto a mantenimiento, el sistema te ofrece crear el cliente que le corresponde.

El código del activo no debe pasar de seis caracteres, por ejemplo AF003: esa misma clave se usa para el cliente.

1. Entra a Finanzas → Activos Fijos y selecciona el activo, o empieza el alta de uno nuevo.
2. Marca la casilla ¿Requiere mantenimientos?.
3. Guarda.
4. El sistema pregunta si quieres dar de alta el cliente para mantenimientos. Responde que sí.

El registro se crea en el catálogo de clientes con la misma clave del activo. Es un registro de control interno: desde ahí el módulo de Mantenimientos programa y da seguimiento a los servicios de esa máquina.

Acciones de la ventana

Depreciación y reporte

La depreciación corre desde el mismo módulo: primero ejecutas la póliza, luego consultas el reporte.

1. Ejecuta la póliza

Con la ventana de Finanzas → Activos Fijos abierta, entra al menú Activos Fijos → Póliza de depreciación. El sistema toma la fecha de inicio de depreciación de cada activo, genera la póliza contable del periodo y actualiza los montos en pantalla.

2. Consulta el reporte

En el mismo menú, entra a Activos Fijos → Reporte de depreciación con los montos ya actualizados por la póliza.

El reporte compara el histórico contable de cada bien:

• Costo original: importe de adquisición del activo.
• Porcentaje anual de depreciación: el asignado en la ficha, por ejemplo 10%.
• Depreciación del año: el cálculo correspondiente al ejercicio actual.
• Depreciación acumulada: la suma total desde que el activo empezó a depreciarse hasta la fecha de corte.

Un activo de alta reciente, dentro del mismo año, tiene la depreciación acumulada igual a la del año. Conforme transcurren los ejercicios, la acumulada se incrementa de forma constante.