Estructura de familias

Una cualidad que hace de Proscai un sistema muy versátil es la variedad de reportes y consultas que permite generar, junto a la diversidad de filtros que puedes agregar para analizar tu información a detalle. Un valor agregado que ofrece es la asignación de características particulares a cada uno de los productos con las que puedes clasificarlos, estas características conforman las Familias, o también llamadas Categorías.

Manejar familias permitirá filtrar la información con base a esos clasificadores y características asignadas a cada producto, permitiendo obtener información más específica y detallada.

Las Familias o Categorías son el punto de partida para analizar ventas, planear compras, filtrar productos, generar curvas, etc., y llegar a informes muy detallados. Una gran cantidad de análisis y reportes que genera Proscai están basadas en esta característica, la cual multiplica y potencializa su alcance. Proscai permite definir más de 20 familias según las necesidades de clasificación y pueden contener gran diversidad de variables, solo es requisito respetar el orden de las 5 primeras categorías, ya que son la base para los análisis automáticos que realiza el sistema, el resto de las familias podrás definirlas indistintamente.

Después de un día normal de operaciones es posible que te hayas preguntado:

- ¿Cómo saber que productos tienen mayor movimiento?
- ¿Cuánto se ha vendido 'X' producto?, ¿Cuántos de 'X' y cuántos de 'Y'?
- ¿Qué productos se venden más?
- ¿Cómo se mueven los productos de 'X'  características?
- ¿Cuánto hay en inventario? etc.

Estas y muchas otras preguntas las podrás resolver en instantes, siempre y cuando tengas los productos perfectamente clasificados.

En este artículo encontrarás los siguientes temas:

• Definir familias  
• Registrar familias   
• Clasificar productos
• Ejemplos de consultas filtrando por familias

Definir familias

A continuación se muestra una tabla a manera de cuestionario las respuestas a las preguntas planteadas facilitarán la clasificación de los productos considerando prácticamente todas las variantes.

RECUERDA: Las 5 primeras familias deben definirse bajo el siguiente orden: 

1. Proveedor o Marca
2. Departamento, Sección o Género
3. Línea
4. Sublínea 
5. Temporada

Es importante que el código de las características tenga la misma dimensión dentro de la familia.

Familia 1: Proveedor / Marca

Familia 2 Departamento / Sección / Género

Familia 3 Tipo de producto

Familia 4 Sublínea

Familia 5 Temporada

El resto de las familias podrás definirlas según tu necesidad.

Registrar familias

1. Las familias se dan de alta desde Datos generales, menú Datos generales, Catálogos (1) opción Familias (2).

2. Ubicado en la ventana Familias (1) haz clic en el botón Definir (2).

3. Captura el nombre de las familias que vayas a utilizar (1). Al guardar el sistema se reiniciará. 

El sistema muestra el mensaje: Los cambios tomarán efecto al reiniciar Proscai, y al aceptarlo, se reiniciará el sistema. 

4. Regresa a la ventana Familias, muestra los títulos registrados. Al seleccionar una familia (1) en la parte superior indica su nombre (2) y el número o letra que le corresponde (3). Haz clic en el botón Alta para capturar las características de la familia (4).

5. Captura el Código y Nombre (1) y guarda el registro (2).

Las características se irán agregando al listado del lado izquierdo de la ventana.

6. Registra el resto de las características de la familia 1.

7. Registra las características de las siguientes familias.

Una vez que las familias están registradas, podrás clasificar los productos.

Clasificar productos

La clasificación de los productos se realiza desde el módulo Inventarios.

1. Busca un producto raíz (1) y de la sección de Acciones, haz clic en el botón Clasificar (2).

2. Selecciona la primera Familia, proveedor para este ejemplo (3) y observa que despliega del lado derecho el listado de las opciones disponibles para asignar (4). 

3. Elige las características que mejor definen al producto haciendo doble clic sobre ellas para que se agreguen del lado izquierdo (1). Asigna el resto de las familias del producto y finalmente guarda los clasificadores asignados (2).

4. El sistema pregunta ¿Desea actualizar a los hijos?, contesta afirmativamente. De esta forma se actualizarán las variantes de color y talla del producto raíz.

5. Al revisar alguna de las variantes del producto (1) se observa que también ya está clasificado (2).

6. Clasifica todos los productos.

Ejemplos de consultas filtrando por familias

Para realizar consultas filtradas por familias se requiere que todos los productos estén clasificados. Para este ejemplo también hemos realizado ventas, pedidos y recepciones.

1. Del módulo Facturación genera el reporte Ventas por producto filtrando únicamente por fechas (1).

Presenta todos los productos vendidos en el rango de fechas definido.

2. Al generar el mismo reporte definiendo algunas familias (1), estas servirán como filtros (2), el número que se muestra enseguida de la descripción corresponde al total de productos clasificados con esa característica. Para este ejemplo se quiere saber las ventas totales de calcetines (3) en el mismo rango de fechas.

Ahora el reporte muestra únicamente lo vendido de Calcetines.

3. Otra consulta más precisa que se podría hacer es agregando varios clasificadores, por ejemplo si quisieras saber exactamente cuánto se vendió de pantalones de caballero y de niños, sólo agrega esas característica como filtro.

El reporte de ventas de pantalones para caballero y niño queda de la siguiente forma:

Si deseas agrupar información por alguna familia y que la muestre subtotaliza, es necesario agrupar indicando la posición de la familia. Para este ejemplo vamos a agrupar por línea de producto que ocupa las posiciones 5y6.

4. Del módulo Facturación genera el reporte Ventas por línea, para conocer las ventas por tipo de producto en el campo Agrupador (1) vamos a registrar la posición por la que se va agrupar, como para este ejemplo es la posición 5-6 (Línea) debemos agregar previamente asteriscos y los valores 1 y 2.

El reporte muestra las ventas por familia subtotalizado por tipo de producto (1).

Siempre y cuando las familias estén debidamente configuradas y todos los productos se encuentren clasificados, podrás tener un manejo óptimo de esta funcionalidad que te permitirá manejar los datos de la empresa a gran detalle.