Mailer: envío de Pedidos, Órdenes de compra y Estados de cuenta

Proscai permite generar un archivo en formato .pdf y realizar el envío automático de Pedidos, Órdenes de compra y Estados de cuenta a través de Proscai Mailer, con lo cual se agilizará su labor cotidiana.

Para realizar estas funciones requiere que se esté ejecutando Proscai Mailer.

Los formatos pdf que se generan de los pedidos, órdenes de compra y estados de cuenta, dependen completamente de los formatos solicitados y desarrollados por su asesor, en caso de requerir algún cambio, favor de solicitarlos al departamento de asesorías.

La mecánica para pedidos y órdenes de compra es muy semejante, para estados de cuenta difiere un poco en su configuración.

Este documento será un anexo al tema de Proscai Mailer, si quiere más información al respecto consulte la nota técnica 274 Proscai Mailer.

  

Configuración general:

1. Previamente es necesario registrar 2 Parámetros especiales:

Parámetro especial: MAILER_ATTACHMENT_PATH donde el valor es la ruta donde se guardarán los archivos pdf y la orden de envío de los estados de cuenta. Para este ejemplo será: C:\Trabajo\proscai\pdf\

Parámetro especial: MAILER_DIR donde el valor es la ruta donde se guardarán los archivos pdf y la orden de envío, de pedidos y órdenes de compra. Para este ejemplo será: C:\Trabajo\proscai\ pdf\

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2. Cree la carpeta donde se guardaran los archivos y las órdenes de envío para los pedidos, órdenes de compra y estados de cuenta, para este ejemplo se destinó la carpeta pdf, ubicada dentro de la carpeta de Proscai.

3. En la misma ruta donde está el ejecutable del Mailer, crear un acceso directo de la carpeta pdf.

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4. Valide que sus clientes y proveedores cuenten con su correo electrónico registrado en la carátula.

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Para realizar la configuración del mail, tome en cuenta la siguiente referencia:

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Envío de Pedidos y Órdenes de compra

Para enviar Pedidos y Órdenes de compra es necesario configurar el mail desde el registro del usuario responsable de enviar los pedidos y las órdenes de compra a los clientes y proveedores.

La dirección de correo del cliente y del proveedor los tomará de lo registrado en la carátula de cada uno.

  • Para pedidos

1. Identifique el usuario que será el encargado de enviar los pedidos, para este ejemplo es CMC.

2. Haga clic en el botón Cuenta de mail y registrar los datos.

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Se sugiere eliminar los archivos después de enviarlos, para este ejemplo los dejaremos intactos simplemente para que observe el funcionamiento.

  

  • Para órdenes de compra

1. Identifique el usuario que será el encargado de enviar las órdenes de compras, para este ejemplo es LOO.

2. Haga clic en el botón Cuenta de mail y registrar los datos.

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Para este ejemplo, también se está indicando que después de enviar los archivos, se eliminen.

  

  • Para enviar estado de cuenta

Para enviar estados de cuenta, es necesario configurar el mail desde la ventana de Datos Generales.

1. En la ventana de Datos Generales, haga clic en el botón Configura Mailer.

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2. Haga clic en el botón Cuenta de mail y registrar los datos.

3. En el caso del título y cuerpo del mensaje, se debe registrar el dato que se indica entre corchetes, para que se incluya el mensaje por default de Proscai:

 Título

   [ZGS01]

 Cuerpo del mensaje

   [ZGS02]

 

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Defina también qué hacer con los archivos anexos, para este ejemplo y es lo más recomendable, se eliminarán. La dirección de correo del cliente y del proveedor los tomará de lo registrado en la carátula de cada uno.

  

Cómo realizar los envíos de Pedidos y Órdenes de compra

1. Ingrese a Proscai firmado como el usuario que enviará los pedidos.

2. Genere un pedido normal a un cliente específico, para este ejemplo será 00001.

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3. Haz clic en el botón Enviar e-mail para realizar el envío del pedido por correo.

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El sistema le envía un mensaje donde le indica qué pedido, fue enviado al cliente y a cuál correo.

La orden de envío y el archivo pdf pasan por la carpeta pdf, y el Mailer indica cuando el archivo fue procesado.

4. Haga clic en el botón OK.

Al cliente le llegará su correo con el archivo pdf correspondiente.

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5. Ahora genere una orden de compra normal a un proveedor, para este ejemplo será COMINT.

6. Haz clic en el botón Enviar e-mail.

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Observe que nuevamente le indica que está enviando, en este caso una orden de compra, al proveedor y a qué correo.

El proveedor recibirá lo siguiente:

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Simultáneamente el sistema genera la orden de envío y el pdf correspondiente.

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Proscai Mailer le indica cuando está procesado el envío.

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Envío de Estados de cuenta

1. Identifique a su cliente y genere la consulta Saldo.

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2. Haga clic en el botón Genera Mails.

En automático realiza el envío del estado de cuenta, al correo que tiene registrado el cliente.

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Así queda como lo ve el cliente:

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Recuerde: los formatos pdf que se generan dependen completamente de los formatos solicitados y desarrollados por su asesor, en caso de requerir algún cambio, favor de solicitarlos al departamento de asesorías.

 

Envío múltiple de estados de cuenta

Adicional al envío individual de estados de cuenta a sus clientes, Proscai también tiene la posibilidad de hacerlo de manera múltiple.

Basta que registre un rango de clientes para hacer un envío masivo. Es realmente fácil y rápido.

1. Desde el módulo de clientes seleccione del menú Reportes la opción Más y elija Estado de cuenta E-mail.

2.  Defina el rango de clientes a quienes vaya a enviar su estado de cuenta, y haga clic en el botón OK.

De esta forma, Proscai envía en automático los documentos al correo que cada cliente tiene registrado en la carátula, reduciendo notablemente el tiempo que antes utilizaba para realizar esta tarea. Recuerda que sola-mente generará los estados de cuenta y enviará los mensajes para los clientes cuyo correo esté registrado, por lo que es importante mantener actualizada esa información.

De acuerdo con los diferentes criterios de clasificación de los clientes, también podrá hacer uso de los filtros de parámetros para segmentar el envío.

Nota: Si el rango de clientes se encuentra vacío y no filtra por ningún parámetro, al oprimir OK el sistema estaría enviando a TODOS los clientes con correo registrado, su respectivo estado de cuenta.

 

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