Proscai_Mailer para envío de Pedidos, Órdenes de compra y Estados de cuenta

Proscai permite generar un archivo en formato .pdf y realizar el envío automático de Pedidos, Órdenes de compra y Estados de cuenta a través de Proscai_Mailer, con lo cual se agilizará la labor cotidiana. Los formatos pdf que se generan de los pedidos, órdenes de compra y estados de cuenta, dependen completamente de los formatos solicitados y desarrollados por tu asesor, en caso de requerir algún cambio, favor de solicitarlos al departamento de soporte.

La mecánica para pedidos y órdenes de compra es muy semejante, para estados de cuenta difiere un poco en su configuración.

En este artículo encontrarás los temas:

Para realizar estas funciones requiere que se esté ejecutando Proscai_Mailer.

Revisar configuración general de Proscai_Mailer

Este documento es un complemento al tema de Proscai Mailer, si quieres más información al respecto consulta el artículo: Empaquetado de CFDI y Configuración de Proscai_Mailer para envío de correos.  

1. Valida que se encuentran registrados los siguientes parámetros especiales* cuyo valor es donde se resguardan los archivos generados y las órdenes de envío de Proscai_Mailer:

    • MAILER_ATTACHMENT_PATH Para este ejemplo su valor será: C:\Trabajo\proscai\Envio_Mails\
    • MAILER_DIR Para este ejemplo su valor será: C:\Trabajo\proscai\Envio_Mails\ 

* Si la base de datos se encuentra hospedada en Galio, esta ruta te deberá ser proporcionada por el personal de Galio.

2. Valida que los clientes y proveedores cuentan con su correo electrónico registrado en la carátula.

 

Configuración Envío de Pedidos y Órdenes de compra

Para enviar Pedidos y Órdenes de compra a través de Proscai_Mailer es necesario configurar el mail desde el registro del usuario responsable de enviar los pedidos y las órdenes de compra a los clientes y proveedores.

La dirección de correo del cliente y del proveedor los tomará de lo registrado en la carátula de cada uno.

Para pedidos:

1. Identifica el usuario que será el encargado de enviar los pedidos (1), para este ejemplo es CMC, haz clic en el botón Cuenta de mail (2) y registrar los datos de Configuración de mail (3).

Se sugiere eliminar los archivos después de enviarlos.

Para órdenes de compra:

1. Identifica el usuario que será el encargado de enviar las órdenes de compras (1), para este ejemplo es LOO y haz clic en el botón Cuenta de Mail (2) y registrar los datos de Configuración de Mail (3).

Para este ejemplo, también se está indicando que después de enviar los archivos, se eliminen.

 

Configuración para enviar estados de cuenta

Para enviar estados de cuenta, es necesario configurar el mail desde la ventana de Datos Generales.

1. Ubicado en la ventana Datos de la empresa (1) haz clic en el botón Configurar Mailer (2).

2. Registrar los datos de Configuración del mail (3) y guarda. En el caso del título y cuerpo del mensaje, se debe registrar el dato que se indica entre corchetes, para que se incluya el mensaje por default de Proscai:

          Título del e-mail:    [ZGS01]

          Cuerpo del e-mail:   [ZGS02]

Indica qué hacer con los archivos anexos, para este ejemplo y es lo más recomendable, se eliminarán. 

3. En la ventana Datos de la empresa, a través del botón Editar (1) registra en el campo Comentario estado de cuenta (2) algún mensaje o comentario adicional para que se muestre en el estado de cuenta que se envíe.

La dirección de correo del cliente y del proveedor los tomará de lo registrado en la carátula de cada uno.

Recuerda que Proscai_Mailer debe estar en ejecución.

 

Cómo realizar los envíos de pedidos

1. Ingrese a Proscai firmado como el usuario que enviará los pedidos y genera un pedido a un cliente específico. Para este ejemplo el usuario es CMC y el Cliente CEDIMU.

2. Haz clic en el botón Enviar e-mail (1) para realizar el envío del pedido por correo.

El sistema envía un mensaje indicando que el pedido fue enviado al correo del cliente.

3. Acepta el mensaje.


La orden de envío y el archivo pdf pasan por la carpeta Envios_Mails (1) y Proscai_Mailer indica cuando el archivo fue procesado (2).

Al cliente le llegará su correo con el archivo pdf correspondiente.

 

Cómo realizar los envíos de órdenes de compra

1. Ingresa a Proscai firmado como el usuario encargado de enviar las órdenes de compra y genera una orden de compra normal a un proveedor, para este ejemplo el usuario es LOO y el cliente será COMINT (1).

2. Haz clic en el botón Enviar e-mail (2). 

El sistema envía un mensaje indicando que fue enviada una orden de compra al correo del proveedor.

El proveedor recibirá su orden de compra en .pdf

Simultáneamente el sistema genera la orden de envío y el pdf correspondiente (1) y Proscai_Mailer indica cuando está procesado el envío (2).

 

Envíos de estados de cuenta

1. Identifica un cliente (1), genera la consulta Saldo (2) y haz clic en el botón Envía Edo. Cta. (3).

En automático se realizará el envío del estado de cuenta, al correo que tiene registrado el cliente.

Así queda como lo ve el cliente:

Recuerda: los formatos pdf que se generan dependen completamente de los formatos solicitados y desarrollados por tu asesor, en caso de requerir algún cambio, favor de solicitarlos al departamento de soporte.

 

Envíos múltiple de estados de cuenta

Adicional al envío individual de estados de cuenta por cliente, Proscai también tiene la posibilidad de hacerlo de manera masiva, basta que registres un rango de clientes, es realmente fácil y rápido.

1. Desde el módulo Clientes selecciona del menú Reportes la opción Más (1) y elige Estado de cuenta E-Mail (2). 

2. Define el rango de clientes a quienes vayas a enviar su estado de cuenta (1) y haz clic en el botón OK (2).

De acuerdo con los diferentes criterios de clasificación de los clientes, también podrás hacer uso de los filtros de parámetros para segmentar el envío.

De esta forma, Proscai envía en automático los documentos al correo que cada cliente tiene registrado en la carátula, reduciendo notablemente el tiempo que antes utilizaba para realizar esta tarea.

Recuerda que solamente generará los estados de cuenta y enviará los mensajes para los clientes cuyo correo esté registrado, por lo que es importante mantener actualizada esa información.

Nota: Si el rango de clientes se encuentra vacío y no filtras por ningún parámetro, al oprimir OK el sistema estaría enviando a todos los clientes con correo registrado, su respectivo estado de cuenta.

 

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