Gestión y seguimiento de traspasos POS

Proscai cuenta con una ventana para gestionar desde la bodega, todos los traspasos existentes y darles seguimiento hasta que lleguen a su destino final.

Esta mecánica facilita la gestión de los traspasos cuando son entre tiendas de diferentes zonas consolidando en el almacén central la mercancía de todas las tiendas que van hacia un mismo punto, quien será el encargado de trasladar las mercancías o traspasos y generar la nueva ruta de envió.

En un solo lugar puedes ver el estatus de los traspasos en las diversas etapas del proceso. La idea es organizar los traspasos por tiendas, para generar los embarques por ruta.

 

Descripción de la ventana

La persona encargada del control de los traspasos podrá ver y dar seguimiento. La gestión se realiza teniendo como destino intermedio el Almacén Central, para que desde ahí se realice el envío de toda la mercancía que debe recibir la tienda destino final (el almacén 00 recibe lo que todas las tiendas deben enviar a una tienda específica, que junto con lo que mande el 00, se hará llegar a la tienda destino).

La ventana Gestión de Traspasos se divide en varias secciones para conocerla mejor. Las primeras 6 columnas (1) corresponden a la información básica del documento, y muestran entre otras cosas la tienda origen y destino, el número de documento y cantidad de piezas que incluye el traspaso, así como la fecha en que se generó el documento. Las siguientes columnas corresponden a las fechas de elaboración, de envío, y de recibo.

En la columna Folio se va a registrar un valor de control interno cuando se reciba la mercancía en el CD (2).

La columna Transp. mostrará el código del transporte que se asignó a cada tienda y la columna Ruta indicará el orden en que se entregarán los traspasos (3).

Las siguientes columnas son los códigos de usuario que realizan las acciones Firma 1, 2 y 3 (4), finalmente la columna Status mostrará la etapa en que se va encontrando cada traspaso (5). 

Estatus A	Traspaso ya recolectado en tienda origen.
Estatus B	Traspaso recibido en almacén central.
Estatus C	Traspaso, en almacén central, diferenciado por destino - jaula.
Estatus D	Traspaso recibido en tienda destino *
Estatus E	Traspaso cerrado desde almacén central *

* Los estatus D y E dependerán de la siguiente situación:

- Si las tiendas emisora y receptora pertenecen a la misma zona, al recibirse el traspaso el sistema lo valida en automático y lo eliminará de la ventana Gestión de traspasos POS, es decir, ya no pasará por los estatus D y E.

- Si la tienda emisora y receptora no pertenecen a la misma zona, el recibo del traspaso en la tienda destino lo actualizará a estatus D, quedando a la espera de la confirmación de entrega en almacén central por parte del transportista para actualizarlo a estatus E y cerrar el proceso de entrega.

En la parte baja de la ventana se detallan los productos del traspaso seleccionado (6), muestra el total general de piezas (7), detalla el traspaso seleccionado: almacén origen, almacén destino y número de piezas (8) e incluye los botones de acciones que se explican más adelante (9).

 

Requisitos

1. Se recomienda justificar a 10 caracteres la longitud del folio que generará los traspasos en el tipo de movimiento J (1). 

2. Tener dados de alta tus fletes o vehículos de traslado.

3. Si requieres generar la Carta porte, debes registra el parámetro CARTA_PORTE_DUERME_CEDIS con valor 1 para que el sistema indique, en el complemento Carta porte, que el punto de partida es el CEDIS. pero no se pierda la trazabilidad del traspaso desde su origen.

 

Funcionamiento

Desde tienda origen

Para que los traspasos desde punto de venta puedan ser procesados a través de la ventana Gestión de Traspasos, es necesario que una vez que fueron generados, se les asigne la ruta. Todos irán al Almacén Central.

1. Ubicado en la tienda que genera el traspaso, el encargado o cajero deberá seleccionar del menú POS la opción Traspasos (1).  

2. Del menú Traspasos elegir la opción Recibo (1).

3. Seleccionar el traspaso que se van a enviar a bodega y hacer doble clic (1) para que Proscai le agregue la marca * (1). Hacer lo mismo para cada uno y enseguida hacer clic en el botón Ruta (2).

4. Al desplegar la ventana Búsqueda de parámetro (1) registra cualquier valor (1) y se activará la ventana para buscar entre los fletes registrados el que recogerá la mercancía. Para este ejemplo se seleccionará 1 que corresponde a la camioneta propia (2).

5. Enseguida registra el código del almacén central 00 como punto de envío inmediato (1).

6. Finalmente se asigna la ruta correspondiente (1) y se imprime la Relación de salidas de producto terminado.

7. Si hubiera traspasos de otras tiendas, realiza la misma acción. 

 

Desde almacén central

1. Ingresa a Punto de venta como Cajero Maestro y selecciona del menú POS la opción Traspasos. Del menú Traspasos (1) elige la opción Consultas (2).

El sistema despliega la ventana Gestión de traspasos POS y cargará toda la información existente hasta el momento.

2. Para ver la información de forma más legible, se sugiere ordenar por Tienda destino.

Se observan los traspasos que ya han sido recolectados y el transporte utilizado (1), la ruta (2), el usuario que generó el envío (3) y por lo tanto se encuentra en estatus A (4). Observa que los traspasos que aún no han sido recolectados carecen de estos últimos datos y no será posible gestionarlos en este momento. 

En este ejemplo vamos a gestionar los traspasos que van a la tienda destino 001.

3. Selecciona uno de los traspasos al destino 001 y fíltralos para dejarlos en pantalla (1).

4. Haz clic en el botón Validar documentos (2). Proscai pregunta si usarás colector (3), para este ejemplo diremos que No. Si deseas utilizar el colector, éste debe estar configurado para ello.

5. Registra el número del documento (1) y enseguida da tabulador (2), el sistema valida que el traspaso está siendo recibido en el almacén central del almacén 002 para el almacén 001 y son 5 piezas. Enseguida se marca la línea del traspaso (3).

6. Registra los siguientes traspasos para la misma tienda destino que tengan el estatus A.

Los documentos están seleccionados por el sistema, porque han sido validados (1). 

7. Haz clic en el botón OK (2).

Una vez validados los documentos, se va a recibir la mercancía en el almacén 00.

8. Haz clic en el botón 1) Recibir en CD (1) de esta forma se recibe la mercancía y se procesarán todos los documentos de la misma ruta. 

Indica los traspasos que se recibieron.

Observa que en ambos traspasos cambio el almacén origen quedando como el 00 (1), el código de los traspasos se modificó indicando que van desde el almacén 00 (2), define como ruta el código de la tienda destino (3), muestra al usuario que realizó la acción (4) y cambia al estatus B (5). 

El documento que no contaba con el estatus A no se ha procesado, recuerda que se requiere ese estatus para ser considerado.

9. Seleccionados los 2 traspasos recibidos en el almacén 00 haz clic en el botón Validar jaula (1).

Validar jaula revisar que lo indicado en la ventana corresponde al mismos destino.

Con esta validación tendremos la seguridad de que no hay traspasos mezclados.

Si existiera alguna diferencia, Proscai enviaría un mensaje informativo.  

Validados los documentos, la mercancía y la jaula, se podrán enviar a la tienda destino.

10. Una vez embarcada la mercancía para la tienda destino, haz clic en el botón 2) Enviar a tienda (1).

Todos los documentos de una jaula tendrán la ruta igual a la tienda destino.

11. Registra el flete (1) que destinarás para enviar la mercancía, para este ejemplo es 1 = camioneta propia. En esta ocasión, el campo Vía deberá permanecer vacío.

No es necesario leer con colector los traspasos porque siempre se envía todo lo que contiene la jaula.

12. Observa que asigna Estatus C a ambos traspasos (1). Haz clic en el botón Imprime Ruta (2).

Imprime la ruta para entregársela al encargado del transporte.

Cuando la tienda recibe la mercancía, se le deberá dar entrada de forma tradicional.

13. En la tienda destino se reciben los traspasos enviados (1) a través del botón Traspasa (2). Para este ejemplo la tienda 001 recibe los traspasos J0000000025 y J0000000026.

14. Una vez que la tienda realizó la recepción del traspaso, el estatus en la ventana Gestión de traspasos POS pasará a ser D (1). 

Recuerda: Si el traspaso se realiza entre tiendas de la misma zona, cuando la tienda recibe el traspaso el sistema lo valida en automático y lo eliminará de la ventana Gestión de traspasos POS, es decir, ya no pasará por los estatus D y E

15. Finalmente, cuando regresa el transporte que entregó toda la ruta y la recibas, haz clic en el botón 4) Recibir camión de ruta.

Observa que se asigna un folio de entrega y la fecha correspondiente (1), se registra la firma 3  confirmando que el chofer entregó (2) y cambia el estatus a la letra E (3).

Cuando regreses a esta ventana, observarás que desaparecen esos traspasos.

 

Recuerda que los traspasos que hacen escala en CEDIS para continuar a su destino final, requerirán ser timbrados o en su caso, incorporar la carta porte. Si quiere saber sobre el tema, consulta el articulo Complemento Carta Porte.