FACT-¿Cómo generar una factura directa? – Proscai

1. Haz clic en el botón Alta de la paleta de control.

2. Elige el almacén desde donde se realizará el documento.

Se presenta un formato de factura que tiene el primer campo con el Tipo “F” seleccionado.

3. Avanza con la tecla tabulador para llegar al campo Referencia y registra algún valor, llega al campo Fecha, está sugerida la fecha del día, sin embargo puede ser modificada.

4. Llega al campo Cliente y registra el código de un cliente, para este ejemplo será C00001. Oprime tabulador.

Si tienes duda del código del cliente, escribe una letra y al dar tabulador se despliega la ventana de búsqueda de clientes (1) para que lo selecciones con doble clic. También es posible realizar la búsqueda del cliente a través de las diferentes opciones que te presenta la ventana: RFC, Teléfono, Celular, e-mail, etc.

Al registrar el código se presenta automáticamente la razón social del cliente y el código del agente que lo atiende, mismo que se puede cambiar. También indica el porcentaje de comisión del agente y su nombre, registrados previamente en Datos Generales.

Conserva la fecha del campo Vence, esta fecha es calculada con base a las condiciones de trabajo establecidas con el cliente en el módulo de Cuentas por Cobrar.

5. Avanza al campo Código y registra el código del producto o una parte de su código para buscarlo (1), para este ejemplo TAL y al dar tabulador despliega la ventana Encuentra producto que presenta una relación de los productos que inician su código de esa forma, como los taladros que hay en este catálogo de productos (2). También muestra la fotografía del producto que selecciones (3).

Esta ventana de búsqueda contiene el código y la descripción de cada taladro, así como la cantidad de productos que hay en stock, por lo tanto, desde aquí podrás elegir uno de ellos para cargarlo a la factura.

6. Selecciona un producto, para este ejemplo TAL001 por 4 piezas y al dar tabulador mostrará el precio del producto. De acuerdo con la configuración de la base de datos, podría ser modificado el precio del producto y agregar descuentos.

7. Registra otro producto, para este ejemplo será PIN001 15 piezas, y pásalo al centro de la factura.

El campo Piezas solo se usa en ocasiones especiales, cuando se quiere especificar cómo se requiere un producto, por ejemplo, si se venden 1000 metros de cable y cada rollo tiene 250 metros, en piezas se escribiría 4, o cuando se manejan números de serie.

Es importante mencionar que para poder modificar un renglón de la factura que ya ha sido registrado y que se encuentra en el cuerpo de ésta, es necesario activar los campos; esto se logra haciendo clic en el renglón que se desea modificar y cambiar la cantidad de productos.

8. Selecciona el segundo renglón de la factura PIN001 y modifica el campo Cantidad con 5 piezas y oprime tabulador hasta que la línea pase nuevamente al centro de la ventana.

Automáticamente se calcula el importe de la nueva cantidad de productos.

9. Al presionar la tecla Enter se activará el campo Descuentos * en la parte inferior de la factura. Estos pueden venir directamente de lo acordado con el cliente.

El gran total de la factura es calculado por el sistema automáticamente.

10. Haz clic en el botón OK.

Aparece la ventana Comentarios de factura que tiene espacio para hacer hasta cinco comentarios. Abajo hay un rectángulo en el que aparecerá el importe de la factura, con letra.

En esta misma ventana aparece el transporte asignado al cliente, el día y la hora en que se generó el documento (información requerida para la facturación electrónica), y otros campos que serán utilizados para control de embarques.

También podrías registrar alguna referencia si lo necesitas o el número de pedido del cliente, lo cual podría facilitar la búsqueda del documento.

11. Captura algunos comentarios y guarda.

12. Selecciona la Forma de pago que te indique el cliente.

13. Elige el Uso que te indique el cliente.

14. Te pregunta si deseas la impresión del documento. Contesta que SI para que se imprima en la impresora configurada.

Obtienes la representación gráfica de la factura.

15. Enseguida muestra un cuadro de diálogo con la leyenda: “¿Continúo?” (si quieres seguir registrando facturas). Contesta NO.

Si hubieras elegido la opción SI, aparecería nuevamente la ventana para registrar una factura. Como no fue así, se presenta en pantalla la factura que se acaba de registrar.

Observa que el sistema asigna el número consecutivo del documento (1) y éste ya se encuentra timbrado (2).