Adjuntar archivos anexos en Proscai – Proscai

Proscai permite adjuntar archivos en diferentes formatos y asociarlos a documentos o registros del sistema, estos archivos podrán ser visualizados directamente desde Proscai; de esta forma podrás consultar información adicional.

Pensemos en el caso de una factura, por ejemplo, podrás anexar al documento, la guía de embarque y la ficha de depósito que te envía el cliente. O en el caso de una recepción, podrías anexar el *.pdf de un pasivo y consultarlo cuando lo desees. A un proveedor, podrías agregarle su contrato, por ejemplo.

Las variantes son muchas y consideramos que es una funcionalidad que podrá ser de mucha utilidad.

El nombre de los archivos hace referencia al código del registro (clientes, proveedores, productos) o número de documento (facturas, recepciones, etc.), permitiendo un archivo por tipo de formato.

Los formatos que soporta son :

*.pdf
*.txt
*.jpg
*.xlsx

Es importante señalar, que esta característica no suple la captura de información que registras en Proscai.

Existen dos formas de configurar esta funcionalidad:

a) Contar con los programas respectivos instalados en el servidor y registrar su ruta de acceso vía un parámetro especial.

b) RECOMENDADA, es instalando un programa (File Viewer Lite) que te permite abrir y visualizar todos los formatos que soporta Proscai (no requieres tener instalados cada uno de los programas en el servidor).

Configuración general

1. Crea una carpeta, de acceso general, donde se depositarán los archivos a anexar.

2. Copiar la ruta de esa carpeta.

3. Registrar el parámetro especial cuyo valor será la ruta de la carpeta.

Parámetro especial: ANEXOS_PATHIN
Valor: Ruta de la carpeta. En este ejemplo C:\Trabajo\DocAnexosProscai\

Los usuarios podrán ir guardando en esta carpeta todos los archivos con referencia a un documento o registro en Proscai: bancos, clientes, facturas, órdenes de compra, órdenes de producción, pedidos, pólizas, proveedores y recepciones.

a) Configuración y ejemplo de programas específicos.

Para explicar esta forma de trabajo, realizaremos la configuración de programas por tipo de archivo y posteriormente anexaremos archivos a una factura.

De forma inicial, vamos a anexar un archivo *.jpg .

1. Valida que tienes en el servidor un programa que permite abrir este tipo de archivos.

2. Identificar la ruta del ejecutable del programa y toma nota de ella. Para este ejemplo es C:\Windows\System32\mspaint.exe

3. Registrar el siguiente Parámetro especial, cuyo valor es la ruta del ejecutable de ese programa.

Parámetro especial: APLICACION_JPG
Valor: Ruta del ejecutable de archivos *.jpg
Para este ejemplo es C:\Windows\System32\mspaint.exe

4. Identifica la factura a la cual le anexarás el archivo *.jpg; para este ejemplo es la factura F00000208.

5. Deposita en la carpeta que creaste, el archivo a adjuntar de formato *.jpg con el nombre del documento al que hace referencia, para este ejemplo es la guía de embarque de F00000208.jpg

6. Ubicado en el registro del documento, es decir en la factura F00000208, selecciona del menú Control (1) la opción Aplicaciones (2) y elige Mueve Anexos (3).

El sistema indica cuántos documentos movió, los coloca en un carpeta que crea automáticamente y los elimina de la carpeta original.

7. Para ver el archivo anexo, selecciona del menú Control, la opción Aplicaciones y elige Ver Anexos.

Proscai abre el programa que se le indicó, para mostrar el archivo adjunto.

En este ejemplo abrió Paint para mostrar la imagen *.jpg de la guía de embarque de la factura específica.

Ahora agregaremos otro archivo anexo a esta misma factura. Este archivo es la ficha de depósito de la factura y la enviaron en formato *.pdf

8. Primero es necesarios registrar el o los parámetros especiales que abran los demás programas.

Parámetro especial: APLICACION_JPG
Valor: Ruta del ejecutable de archivos *.jpg
Para este ejemplo es C:\Windows\System32\mspaint.exe

Parámetro especial: APLICACION_PDF
Valor: Ruta del ejecutable de archivos *. pdf
Para este ejemplo es C:\Program Files (x86)\Adobe\Acrobat 9.0\Acrobat\Acrobat.exe

Parámetro especial: APLICACION_TXT
Valor: Ruta del ejecutable de archivos *.txt

Parámetro especial: APLICACION_XLS
Valor: Ruta del ejecutable de archivos *.xls

9. Deposita el archivo *.pdf en la carpeta. Recuerda asignarle el nombre del documento de referencia.

10. Ubicado en el registro de Proscai, nueve los anexos, utiliza las teclas: Ctrl. + Shift. + M

11. Solicita la vista de los anexos con ayuda de las teclas Ctrl. + Shift. + A

Al identificar que existen 2 o más archivos anexos de un mismo documento, te solicita que selecciones el formato.

12. Selecciona PDF, que es el formato que contiene la ficha de depósito que envió el cliente.

Proscai abre el programa con el cual se indicó que lea los archivos *.pdf

Cada uno de los programas, que registres, abrirá el archivo en su formato específico.

b) Configuración y ejemplo con programa descargado RECOMENDADO

Esta forma de trabajo es la recomendada por Proscai, ya que es solo un programa que se registra y permite visualizar todos los formatos. La configuración solo requiere el registro de un parámetro.

1. Descargar e instala el programa File Viewer Lite. Toma nota de la ruta donde se instalará el programa, para este ejemplo C:\Program Files (x86)\File Viewer Lite

2. Durante la instalación, desmarca la segunda casilla de elementos adicionales.

3. Registra únicamente el siguiente Parámetro especial.

Parámetro especial: APLICACION_GENERAL
Valor: Ruta donde quedó el ejecutable del programa File Viewer Lite
Para este ejemplo es C:\Program Files (x86)\File Viewer Lite\fv.exe

4. Guarda en la carpeta que creaste al inicio, los archivos anexos a un documento o registro de Proscai, en sus diferentes formatos. Para este ejemplo será un pasivo R00410 , donde anexaremos el recibo en formato *.jpg y un desglose en Excel.

5. Ubicado en el pasivo específico, selecciona del menú Control la opción Aplicaciones y elige Mueve Anexos, o utiliza las teclas: Ctrl. + Shift. + M para mover los archivos.

Indica que el documento tiene 2 archivos anexos.

6. Solicita la vista de los anexos seleccionando del menú Control, la opción Aplicaciones y elige Ver Anexos, o con ayuda de las teclas Ctrl. + Shift. + A

Indica que el documento (1) tiene 2 archivos anexos, uno en formato*.jpg (2) y otro en formato *.xlsx (3).

7. Selecciona la imagen que contiene el recibo. Para este ejemplo JPG.