Envío de reportes de Proscai a archivo (Excel)

En Proscai queremos facilitarte el análisis de información a través de diversos reportes, piramidales y consultas.

Hemos desarrollado una nueva mecánica que permite crear querys con facilidad, aún sin importar el nivel de conocimiento del lenguaje MySQL, y podrás usarlos en el Query Browser o Workbench de MySQL, o también exportarlos como archivos de texto para abrirlos en aplicaciones como Excel y crear análisis personalizados.

Funcionamiento

1. Ubicado en la ventana del menú principal de Proscai haz clic en el botón SIG (1).

Accedemos a la ventana de Piramidales que presenta una amplia gama de opciones para generar diversos análisis.

2. Haz clic sobre el botón Reportes a archivo (1) de la sección Compras / Ventas.

El sistema presenta la siguiente ventana que se describe a continuación: 

• (1) Mostrará una lista de los reportes predefinidos, agrupados por áreas operativas.
• (2) Diversos filtros que permitirán condicionar o delimitar los reportes, así como (3) diversos agrupadores (sumariza) y parámetros y/o familias.
• (4) Cuenta con 3 opciones de salida de la información: generando query para posteriormente ejecutarlo en el Query Browser o Workbench de MySQL; visualizar una muestra parcial del reporte, y generando un archivo plano con la información. 
• El campo query (5) permitirá introducir un filtro adicional de forma escrita o a través de la selección de alguno de los agrupadores elegidos. 
• El espacio inferior (6) mostrará la lista de los campos de las tablas de Proscai que intervienen en el reporte seleccionado.
• El botón Genera Data (7) cargará la lista de reportes, si no se cargan en automático. 
• Con el botón Terminar sales de esta ventana (8).
• Disclaimer*.

Mediante esta ventana el propio usuario podrá obtener información del área operativa que desee, incorporando filtros propios así como campos adicionales.

En los siguientes ejercicios observaremos el detalle de su funcionamiento. 

 

Ejemplo 1 - Reporte de ventas Directorio 

1. Selecciona el reporte de ventas Directorio (1).

Al seleccionar este reporte, nos muestra el filtro que podremos utilizar (2), el agrupador CLIENTE que podremos aplicar (3), así como el botón de selección de Parámetros (4) que nos permitirá agregar filtros adicionales de algunos parámetros. En la zona inferior (5) nos indica los campos que intervienen en este reporte y a través del campo query (6) podremos modificar o agregar los filtros adicionales. 

Este reporte nos va a presentar el código, la razón social y el saldo actual de todos los clientes.

2. Para este ejemplo, déjalo como lo presenta el sistema indicando que la salida genere un Query (1) y haz clic en el botón OK. 

3. Enseguida muestra el query generado (1) con la sintaxis completa y necesaria del lenguaje SQL, que servirá para utilizarlo en el Query Browser o Workbench de MySQL. 

4. Haz clic en el botón Copiar Query (2) y cierra la ventana. 

5. Abre tu aplicación del Query Browser o Workbench de MySQL, pega el contenido que has copiado (1) y ejecuta la sentencia (2). Observa que la información que despliega está de acuerdo con el query solicitado (3) y que la función WHERE al no describir ninguna condición, mostrará el total de registros de tu base de datos, en este ejemplo son 211 registros (4). 

Hagamos un segundo ejemplo de este mismo reporte agregando un filtro especial para que nos muestre únicamente a los clientes cuyo saldo actual sea mayor a $5000.00 pesos.

6. Regresa a Proscai y dale clic en cualquier parte en blanco de la ventana. Selecciona nuevamente el reporte Directorio de ventas y captura en el campo query el filtro: CLISACT>'5000' (1), deja seleccionado el botón de salida en Query (2) y haz clic en el botón OK (3).

7. En el query que se genera, se agregó el filtro especial solicitado con la condición de que afectará el resultado (1) a través de la función WHERE. Nuevamente copia el query (2) y cierra la ventana. 

8. Pega en el Query Browser o Workbench de MySQL el contenido que has copiado (1) y ejecuta la sentencia. Observa que ahora la información se filtró de acuerdo con la condición establecida y muestra únicamente 37 registros (2) que coinciden con la condición establecida en la función WHERE.

 

Salida Ver muestra

Esta variante te permite ver a modo de muestra parcial, el reporte a generar, con lo cual puedes validar que sean los datos que necesitas.

1. Usando el mismo reporte Directorio de ventas (1) con el filtro CLISACT>'5000' que se agregó (2), marca la Salida Ver muestra (3) y haz clic en el botón OK (4).

Presenta en pantalla una muestra del reporte con la información solicitada (1), es decir el listado de los clientes cuyo saldo actual sea mayor a $5,000.00 pesos.

 

Salida a Archivo

Esta variante te permite generar un archivo plano de la información, con los filtros y querys declarados. Es una opción muy práctica ya que podrás abrir tu archivo en Excel.

1. Solicita el mismo reporte Directorio de ventas (1), con el filtro asignado CLISACT>'5000' (2), marca la opción de salida Archivo (3) y haz clic en el botón OK (4).

2. El sistema despliega la ventana para que indiques dónde guardar el archivo (1) y su nombre (2), incluye en el nombre la extensión .txt para que se pueda visualizar a través de Excel.

3. Guarda el archivo generado. 

4. En Excel abre el archivo generado y observa la información que se extrajo.

5. Para salir de la ventana de querys, simplemente haz clic en el botón Terminar. 

NOTA: Los parámetros permiten modificar la base sobre la cual se realizará la consulta.

Por ejemplo en el caso de clientes. De forma tradicional cada cliente tiene asignado su agente o vendedor. Pero cualquier otro vendedor podría atender al cliente y el documento que se genera tendrá asignado a otro vendedor.

Al seleccionar los parámetros (1) que necesites para filtrar a los clientes, podrás elegir si deseas que muestre la información que trae de origen (2) el cliente (su agente asignado), o hacer el cambio para que muestre al agente del documento (3).

Para realizar el cambio, haz doble clic sobre la palabra que se presenta en la columna Base.

Importante: Deberás considerar el tipo de reporte que estás generando para ver si la Base que selecciones corresponde a la tabla de donde se va a buscar la información del reporte específico.

En el caso de Pedidos, es importante que la base sea Cliente o Pedido, no se debe utilizar la opción Documento porque marcará error, ya que esa tabla no es la que se usa para este reporte.

 

A continuación te presentamos otros ejemplos

Ejemplo 2 - Reporte Ventas productos

Para este ejemplo vamos a generar el reporte de ventas por producto, sin agrupador.

1. Selecciona el reporte Ventas productos (1), filtra por un rango fechas de ventas (2), solicita la salida a Query (3) y haz clic en el botón OK. Copia el query generado (4). 

2. Pega en el Query Browser o Workbench de MySQL el contenido que has copiado (1) y ejecútalo (2), observa la información que presenta (3). 

Ahora vamos a generar el mismo reporte de ventas por producto, agrupadas por agente.

3. Vamos a agregar una variante a este mismo reporte Ventas productos (1), filtrando por rango fechas (2) y adicionalmente por Agente (3), con salida a Query y finalmente, haz clic en el botón OK. Copia el query generado (4). 

4. Pega en el Query Browser o Workbench de MySQL el contenido que has copiado y ejecútalo, observa que ahora la información la muestra agrupada por agente (1). 

 

Ahora vamos a generar el mismo reporte Ventas por producto con otras variantes. 

5. Elige el reporte Ventas productos (1), filtrando por Tipo de movimiento T (2) y con un rango fechas (3), adicionalmente lo queremos agrupado por Almacén (4) y Departamento (5). Hacemos clic en el botón Selecciona familia (6) y de la familia Departamento (7) se eligen algunos Atributos (8). Haz clic en el botón OK y marca la salida a Query (10). Finalmente, haz clic en el botón OK.

6. Copia el query que se generó y pégalo en el Query Browser o Workbench de MySQL, ejecútalo. Observa que ahora la información la muestra agrupada por almacén y departamento, sólo de los departamentos indicados (1). 

 

Importante: Observa que al generar diferentes tipos de reportes como Directorio de proveedores o WIP (1) el sistema ajusta los filtros (2) y agrupadores (3) que se pueden agregar.

Te invitamos a generar otros reportes y agregar los filtros que te sean de utilidad. 

Una característica que permite esta ventana es poder agregar los querys que tengas guardados dentro de Proscai, siempre y cuando sean compatibles con el reporte solicitado y los campos utilizados.

Para invocar tus querys guardados, una vez que seleccionaste el reporte, registra en el campo query (1) el signo ´?´ y da tabulador, se desplegará la ventana Querys (2) donde se muestra tu catálogo con los querys que hayas generado y desde donde podrás seleccionar el query a agregar (3), haciendo doble clic sobre él. La ventana Querys se cerrará y el filtro se agregará.

Si quieres saber más, puedes consultar el tema Query: filtros para generar reportes y crear catálogo.  

 

* Proscai no puede predecir ni garantizar la información que podrás obtener, ya que esta depende de los filtros, agrupadores y parámetros utilizados.