Cuando necesitas importar una o varias pólizas al sistema, requieres crear un layout para importación con la información específica.
Esta opción podría ahorrarte mucho tiempo especialmente cuando te encuentras en proceso de implementación del módulo Contabilidad o cuando manejas multicompañías.
Preparar archivo
1. Prepara un archivo *.txt con la información de las pólizas, separando los campos con pipe (|) y respetando el lugar de los campos vacíos, bajo la siguiente estructura:
| HDR|AUTO|FECHA|BENEFICIARIO|CONCEPTO|PAR1|PAR2|CHEQUE|FAMILIA LIN|CUENTA|NOMBRE|CARGO|ABONO|REFERENCIA||CENTRO DE COSTOS||DOCUMENTO LIN|CUENTA|NOMBRE|CARGO|ABONO|REFERENCIA||CENTRO DE COSTOS||DOCUMENTO |
Cuando vas a importar más de una póliza, es necesario que se finalice cada póliza con TOT.
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HDR|AUTO|FECHA|BENEFICIARIO|CONCEPTO|PAR1|PAR2|CHEQUE|FAMILIA |
Detalle de los campos que integran el archivo:
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HDR |
Encabezado o indicador de inicio de póliza, campo fijo y obligatorio. |
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AUTO |
Campo fijo y obligatorio que generará un consecutivo automático de las pólizas a importar. |
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FECHA |
Tomará en automático la fecha del día de importación, por lo que puedes omitirla respetando el espacio. |
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BENEFICIARIO |
Motivo de la póliza. |
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CONCEPTO |
Motivo de la póliza. |
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PAR1 / PAR2 |
Se utilizan si tienes registrados los parámetros para contabilidad. |
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CHEQUE |
Valor que se registrará en el campo Cheque. |
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FAMILIA |
Concepto genérico del efecto de la póliza: compras, ventas, pagos, etc. |
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LIN |
Indicador del desglose por renglón de la póliza, campo fijo y obligatorio. |
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CUENTA |
Número de cuenta que se afecta. |
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NOMBRE |
Nombre de la cuenta, se registra directamente desde el catálogo de cuentas, por lo que puedes omitirla respetando el espacio. |
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CARGO |
Importe del cargo. |
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ABONO |
Importe del abono. |
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REFERENCIA |
Descripción adicional para cada renglón. |
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CENTRO DE COSTOS |
Si no manejas centros de costos, indicar el valor con 0. |
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DOCUMENTO |
Información que se registrará en el campo Documento. |
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TOT |
Fin del bloque de la póliza, campo fijo y obligatorio. |
Ejemplo:
| HDR|AUTO||CIA INDUSTRIAL DE TELAS|POLIZAMPORTADA|||1104|COMPRAS LIN|2101001|NCTA1||1269.52|REF||1||R00729 LIN|1106001|NCTA2|1094.40||COMPRA||1||R00729 LIN|1105001|NCTA3|175.12||IVA||1||R00729 TOT HDR|AUTO||CIA INDUSTRIAL DE TELAS|POLIMP|||1105|COMPRAS2 LIN|2101001|||1269.52|POLIZA IMPORTADA||2||R00733 LIN|1106001||1094.40||COMPRA||2||DOCUMENTO LIN|1105001||175.12||IVA||2||DOCUMENTO TOT HDR|AUTO||CIA INDUSTRIAL DE TELAS|POLIMP|||1106|COMPRAS3 LIN|2101001|||1642.56|POLIZA IMPORTADA||3||R00734 LIN|1106001||1416.00||COMPRA||3||DOCUMENTO LIN|1105001||226.56||IVA||3||DOCUMENTO TOT |
Funcionamiento
1. Ve al módulo Contabilidad, del menú Contabilidad elige la opción Importa pólizas (1).
2. Ubicado en la ventana Importa pólizas haz clic en el botón Carga (1), y a través de la ventana que se muestra busca la carpeta que contiene el layout (2) que creaste previamente (2) y confirma (3).
3. El sistema carga la información del archivo (1), a continuación haz clic en el botón Validar (2).
Nota: Si hubiera algún problema con la información del layout, el sistema te lo indicará a través de un mensaje y en la ventana, te indica en la columna Resultado en qué línea existe el problema Deberás corregir la información.
4. Si el layout fue creado correctamente, se muestra el resultado de validación de la información.
5. Haz clic en el botón Procesa (1). El sistema indica el tipo de pólizas a generar, confirma el mensaje (2).
6. Muestra el mensaje de finalización del proceso, acéptalo. Es recomendable que elimines el archivo utilizado para evitar errores de duplicidad.
7. Busca con la fecha del día de importación, los documentos generados para observar el resultado obtenido.
8. Al finalizar el proceso deberás aplicar las pólizas importadas, te sugerimos utilizar la rutina Aplica todas las pólizas (1) del menú Contabilidad, indicando un rango de fecha.
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