Proceso para importar pólizas contables

Cuando necesitas importar una o varias pólizas al sistema, requieres crear un layout para importación con la información específica.

Esta opción podría ahorrarte mucho tiempo especialmente cuando te encuentras en proceso de implementación del módulo Contabilidad o cuando manejas multicompañías. 

Preparar archivo

1. Prepara un archivo *.txt con la información de las pólizas, separando los campos con pipe (|) y respetando el lugar de los campos vacíos, bajo la siguiente estructura: 

HDR|AUTO|FECHA|BENEFICIARIO|CONCEPTO|PAR1|PAR2|CHEQUE|FAMILIA
LIN|CUENTA|NOMBRE|CARGO|ABONO|REFERENCIA||CENTRO DE COSTOS||DOCUMENTO
LIN|CUENTA|NOMBRE|CARGO|ABONO|REFERENCIA||CENTRO DE COSTOS||DOCUMENTO

 

Cuando vas a importar más de una póliza, es necesario que se finalice cada póliza con TOT. 

HDR|AUTO|FECHA|BENEFICIARIO|CONCEPTO|PAR1|PAR2|CHEQUE|FAMILIA
LIN|CUENTA|NOMBRE|CARGO|ABONO|REFERENCIA||CENTRO DE COSTOS||DOCUMENTO
LIN|CUENTA|NOMBRE|CARGO|ABONO|REFERENCIA||CENTRO DE COSTOS||DOCUMENTO

TOT
HDR|AUTO|FECHA|BENEFICIARIO|CONCEPTO|PAR1|PAR2|CHEQUE|FAMILIA
LIN|CUENTA|NOMBRE|CARGO|ABONO|REFERENCIA||CENTRO DE COSTOS||DOCUMENTO
LIN|CUENTA|NOMBRE|CARGO|ABONO|REFERENCIA||CENTRO DE COSTOS||DOCUMENTO

TOT

Detalle de los campos que integran el archivo: 

HDR

Encabezado o indicador de inicio de póliza, campo fijo y obligatorio.

AUTO

Campo fijo y obligatorio que generará un consecutivo automático de las pólizas a importar.

FECHA

Tomará en automático la fecha del día de importación, por lo que puedes omitirla respetando el espacio.

BENEFICIARIO

Motivo de la póliza.

CONCEPTO

Motivo de la póliza.

PAR1 / PAR2

Se utilizan si tienes registrados los parámetros para contabilidad.

CHEQUE

Valor que se registrará en el campo Cheque.

FAMILIA

Concepto genérico del efecto de la póliza: compras, ventas, pagos, etc.

LIN

Indicador del desglose por renglón de la póliza, campo fijo y obligatorio.

CUENTA

Número de cuenta que se afecta.

NOMBRE 

Nombre de la cuenta, se registra directamente desde el catálogo de cuentas, por lo que puedes omitirla respetando el espacio.

CARGO

Importe del cargo.

ABONO

Importe del abono.

REFERENCIA

Descripción adicional para cada renglón.

CENTRO DE COSTOS

Si no manejas centros de costos, indicar el valor con 0.

DOCUMENTO

Información que se registrará en el campo Documento.

TOT

Fin del bloque de la póliza, campo fijo y obligatorio.

 

Ejemplo:

HDR|AUTO||CIA INDUSTRIAL DE TELAS|POLIZAMPORTADA|||1101|COMPRAS
LIN|2101001|NCTA1||3929.62|REF||1||R00581
LIN|1106001|NCTA2|3387.60||COMPRA||1||R00581
LIN|1105001|NCTA3|542.02||IVA||1||R00581
TOT
HDR|AUTO||CIA INDUSTRIAL DE TELAS|POLIMP|||1102|COMPRAS2
LIN|2101001|||3929.62|POLIZA IMPORTADA||2||R00582
LIN|1106001||3387.60||COMPRA||2||DOCUMENTO
LIN|1105001||542.02||IVA||2||DOCUMENTO
TOT
HDR|AUTO||CIA INDUSTRIAL DE TELAS|POLIMP|||1103|COMPRAS3
LIN|2101001|||3929.62|POLIZA IMPORTADA||3||R00583
LIN|1106001||3387.60||COMPRA||3||DOCUMENTO
LIN|1105001||542.02||IVA||3||DOCUMENTO
TOT
mceclip0.png

 

Funcionamiento

1. Ve al módulo Contabilidad, del menú Contabilidad elige la opción Importa pólizas (1).

mceclip1.png

2. Ubicado en la ventana de importación haz clic en el botón Carga (1), y a través de la ventana que se muestra busca la carpeta que contiene el layout (2) que creaste previamente y haz clic en el botón Abrir (3).

mceclip2.png

3. El sistema carga la información del archivo (1), a continuación haz clic en el botón Validar (2).

mceclip3.png

4. Si el layout fue creado correctamente, se muestra el mensaje de validación de la información (1) y enseguida haz clic en el botón Procesa (2).

Si hubiera algún problema con la información del layout, el sistema te lo indicará y deberás corregir la información. 

mceclip4.png

5. El sistema indica el tipo de pólizas a generar, confirma el mensaje (1).

mceclip6.png

6. Muestra el mensaje de finalización del proceso, acéptalo. Es recomendable que elimines el archivo utilizado para evitar errores de duplicidad.

mceclip7.png

7. Busca con la fecha del día de importación, los documentos generados para observar el resultado obtenido.

mceclip8.png

8. Al finalizar el proceso deberás aplicar las pólizas importadas, te sugerimos utilizar la rutina Aplica todas las pólizas (1) del menú Contabilidad.

mceclip0.png 
    

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