Centros de costos y Prorrateo

Centros de costos

Un centro de costo es la unidad mínima de recopilación de gastos. El registro se organiza con la correcta definición de las cuentas y los centros de costo a utilizar, atendiendo al uso que reciben los recursos según diferentes factores. Por ejemplo, gastos de dirección, de comercialización, de tiendas, etcétera.

También se ocupan cuando se desee controlar las fases más detalladas de los procesos. Al final, todos los centros de costo se acumulan para dar lugar al costo total.

La conformación de sus centros de costo permitirán un control más preciso y a detalle de sus gastos, por lo que podrá acceder a información especifica con mayor rapidez y exactitud.

Una vez registrados sus centros de costo, podrá predeterminar las proporciones para dividir sus gastos de forma muy sencilla, y realizar la captura de los gastos desde el módulo recepciones, a través de la mecánica de Gastos múltiples.

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En el caso de manejar puntos de venta, cada tienda se identificará como un centro de costo independiente, por lo tanto los gastos deberán capturarse por centro de costo.

   

Configuración

Catálogo de cuentas con centros de costos

En su catálogo de cuentas registre sus gastos de forma general.

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Observe que no se están registrando gastos de administración, gastos de almacén, gastos de ventas, etc. Se registran de manera general y posteriormente, en la parte operativa se realiza la aplicación por Centro de costo.

Ahora es necesario que registre cada uno de sus centros de costo en el sistema.

 

Catálogo de Centros de costos

1. Vaya al módulo Datos Generales.

2. Del menú Datos Generales, elija el comando Catálogos y seleccione la opción Centros de costos.

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Esto despliega la ventana Catálogos donde va a registrar cada uno de sus centros de costos.

3. Oprima el botón Cambiar y registre en la columna C. de Costo, un número para su centro de costo y en la columna Descripción registre el nombre.

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4. En la columna Tipo del área de Parámetros prorrateo, indique si cada uno de los centros de costos van a prorratear o no sus gastos. Los valores son:

 1

 SI se prorratean sus gastos

2

 NO se prorratean sus gastos

 

Para este ejemplo se va a indicar que los gastos generales se prorrateen entre todos los centros de costo, es decir, identifica quien gasta y quién pagará.

También se requiere indicar las proporciones en que se prorratearán los gastos en cada centro de costo, pudiendo utilizar hasta 4 Factores o criterios que usted puede considerarlos según sus necesidades y que Proscai llamó Ventas, Inventarios, Distancia y Antigüedad.

En este ejemplo utilizaremos: la primera columna para el factor de servicios: fijos y variables (renta, luz, agua).

Quedando las proporciones de la siguiente forma:

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Algunas empresas que lo requieran podrán asignar el nivel en el que desee se genere el prorrateo.

5. Oprima OK para que se guarde y cierre la ventana.

6. Vaya al módulo de Bancos y busque las cuentas de los gastos específicos.

Indique la columna del factor que va a considerar y el porcentaje del gasto, para este ejemplo se está indicando que el gasto de la renta, se prorratee al 100% en base al factor de la columna Ventas.

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Manejo de centros de costo y prorrateo

1. Genere el pasivo de la renta, desde la opción de GASTOS MÚLTIPLES del módulo Recepciones.

El gasto se está registrando al Centro de costo 0 que representa los gastos generales.

Le avisa de la póliza que generó.

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2. Oprima OK.

3. Busque la póliza que generó y valide que se encuentre aplicada.

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4. Revise la cuenta del gasto. En el centro de costos 0 se encuentra el cargo completo de la renta (100,000 pesos).

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En caso de los demás centros de costo, no aparece ninguna información.

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5. Del módulo de contabilidad, corra la rutina Prorrateo de Gastos.

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6. Indique que se trata de Prorrateo de gastos y registre el rango de fechas.

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Se recomienda correr la rutina de prorrateo de forma mensual para que cubra todos los gastos registrados en el mes.

7. Indique el mes de acuerdo a su contabilidad.

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8. Vuelvo a revisar en bancos la cuenta del gasto en los diferentes centros de costos.

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Aquí podrá ver que el gasto está cargado y el prorrateo aparece como consulta, con base a las proporciones y porcentajes que asignó.

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Para el siguiente ejemplo se van a variar las proporciones de otro conjunto de gastos.

Los gastos no serán prorrateados entre todos los centros de costo, y además aplicarán diferentes proporciones. Y se utilizará la columna de Inventario para registrar este factor.

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El gasto del teléfono será prorrateado al 100 %.

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Registre el gasto a través de la mecánica de gastos múltiples, al centro de costos 0.

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Corra la rutina, y observe que se asigna el total del cargo al centro 0.

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 Se prorratea de acuerdo con las proporciones asignadas a cada centro de costo.

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Prorrateo con niveles

Para este ejemplo se configuraron los centros de la siguiente manera:

1. Bajo el concepto de Asesoría Contable, cuenta 6101006 (marcado con 1 y pintado como verde) que gastará el CC 1 Administración, éste será pagado por los centros de costos 2 Ventas, 3 Producción y 4 Bodega.

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2. También estamos indicando que bajo el concepto de Pasajes y correos, cuenta 6101009 (marcado como 2 y pintado de naranja) que gasta el CC 4 Bodega, se prorrateará entre los centros 2 Ventas y 3 Producción.

3. Ahora indique el porcentaje de prorrateo en las cuentas seleccionadas.

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4. Genere los pasivos correspondientes, recuerde que desde la opción de Gastos múltiples.

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5. Si lo desea, revise las cuentas.

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6. Corra le rutina indicando que sea prorrateo de gastos y registra el rango de fechas.

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7. Conteste que si a los mensaje que le envía el sistema.

8. Indique el mes para generar la póliza.

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Por el momento aparecerá la ventana Resumen de cambios, donde podrá validar los datos de los procesos del sistema.

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9. Revise nuevamente las cuentas para validar que se generaron los prorrateos.

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El ejercicio de prorrateo podrá verlo directamente en la ventana de Mayor C.C. o a través del menú Reportes, opción Acumulados y CC, elegir la opción CC Anual prorrateado. Genera una página por centro de costo.

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NOTA: Es importante señalar que el prorrateo que hace el sistema es para efectos de análisis, es un prorrateo virtual que NO rehace la póliza generada.

 

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