Centros de costos y Prorrateo

Un centro de costo es la unidad mínima de recopilación de gastos. El registro se organiza con la correcta definición de las cuentas y los centros de costo a utilizar, atendiendo al uso que reciben los recursos según diferentes factores. Por ejemplo, gastos de dirección, de comercialización, de tiendas, etc. También se manejan cuando se desea controlar las fases más detalladas de los procesos. Al final, todos los centros de costo se acumulan para dar lugar al costo total.

La conformación de los centros de costo permiten un control más preciso y a detalle de los gastos, por lo que se podrá acceder a información especifica con mayor rapidez y exactitud.

Una vez registrados los centros de costos, podrás predeterminar las proporciones para dividir (prorratear) los gastos de forma muy sencilla y realizar la captura de los gastos a través de la mecánica de Gastos múltiples.

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En el caso de manejar puntos de venta, cada tienda se identificará como un centro de costo independiente, por lo tanto los gastos deberán capturarse por centro de costo.

Requisito

En tu Catálogo de cuentas deben estar registrados los gastos de forma general.

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Observa que no están registrados como gastos de administración, gastos de almacén, gastos de ventas, etc.; se registran de manera general y en la parte operativa es donde se realiza la aplicación del gasto por centro de costo.

 

Configuración

Es necesario registrar en el sistema el Catálogo de Centros de costos.

1. Ve a la sección Datos generales. Del menú Datos generales elige Catálogos 2 y selecciona la opción Centros de costos (1).

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Despliega la ventana Catálogos donde se deben registrar los centros de costos.

2. Haz clic en el botón Cambiar y registra en la columna C. de Costo el número identificador del centro de costo, y en la columna Descripción su nombre (1). En la columna Tipo (2) indica si cada uno de los centros de costos van a prorratear o no sus gastos, conforme a los siguientes valores:

1 SI prorratea sus gastos

0

NO prorratea sus gastos

Este valor permite identificar quien gasta y quién pagará. Para este ejemplo se va a indicar que los gastos generales (del corporativo) se prorrateen entre varios centros de costos.

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3. También se requiere indicar las proporciones en que se prorratearán los gastos en cada centro de costo, pudiendo utilizar hasta 4 Factores o criterios que puedes considerar según tus necesidades y que Proscai llamó Ventas, Inventarios, Distancia y Antigüedad. En este ejemplo utilizaremos la primera columna para el factor de servicios: fijos y variables como renta, luz y agua (1). Las empresas que lo requieran también podrán asignar el nivel en el que desean que se genere el prorrateo (2).

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4. Guarda el registro y cierra la ventana.

5. Ve al módulo Bancos y busca las cuentas de los gastos específicos. Identifica los campos Prorratear C.C. y registra en la columna del factor que va a considerar el porcentaje del gasto, para este ejemplo se está indicando que el gasto de la renta se prorratee al 100% con base al factor de la columna Ventas (1).

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A continuación vamos a realizar varios ejemplos

Funcionamiento

Primer ejemplo 

1. Registra el pasivo de la renta, desde la opción de Gastos múltiples del módulo Recepciones (1).

Para este ejemplo, el gasto se registrará al Centro de costos 2000 Corporativo que representa los gastos generales. Recuerda que el centro de costo lo puedes teclear directamente o buscarlo desde el  menú desplegable (2).

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2. Busca la póliza que se generó y valida que se encuentra aplicada (1). 

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3. Revisa la cuenta del gasto (1) a través del botón Mayor C.C. (2). Selecciona el centro de costos al que cargaste el concepto de Renta (3) y observa que se encuentra reflejado (4).

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En caso de los demás centros de costo, no aparece ninguna información.

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4. Del módulo Contabilidad ejecuta la rutina Prorrateo de gastos (1). 

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5. Indica que se trata de Prorrateo de gastos y registra el rango de fechas.

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Se recomienda correr la rutina de prorrateo de forma mensual para que cubra todos los gastos registrados en el mes.

6. Ante el mensaje que se muestra, contesta No.

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7. Indica el mes de acuerdo a tu contabilidad.

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8. Al revisar nuevamente la cuenta en el módulo Bancos a través del botón Mayor C.C., en el centro de costos específico (1) se indica el importe que se prorrateó (2).  

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Consulta otro centro de costos (1) y observa el gasto cargado y prorrateado con base a las proporciones y porcentajes que se asignaron (2). 

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Segundo ejemplo

Para el siguiente ejemplo se van a variar las proporciones de otro gasto: el teléfono.

1. Este gastos no será prorrateado entre todos los centros de costo, se aplicarán diferentes proporciones y se utilizará la columna Inventario para registrar este factor (1).

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2. En la cuenta del teléfono (1), el gasto a prorratear será por el 50 % (2).

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3. Para nuestro ejemplo se genera el gasto del teléfono a través de la mecánica de gastos múltiples (1) por $24,000.00 pesos (2), al centro de costos 2000 que representa el Corporativo (3).

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4. Ejecuta la rutina Prorrateo de gastos. Posteriormente busca la cuenta específica (1), identifica el centro de costo (2) al que se realizó el cargo (3) y observa que muestra el importe prorrateado en la proporción indicada (4). 

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5. Al revisar los centros de costos donde se prorrateó el gasto (1), se observan las proporciones asignadas a cada uno (2); en el centro de costos donde no se prorrateó (3) no muestra ningún gasto.

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Tercer ejemplo Prorrateo con niveles

Para este ejemplo se configuran los centros de la siguiente manera:

  • Nivel 1 será para Asesoría Contable (cuenta 6101006) 
  • Nivel 2 para el concepto Pasajes y correos (cuenta 6101009)

1. Bajo el concepto de Asesoría Contable, el centro de costo 2001 Administración se marca como Tipo 1 y en la columna Nivel 1 indicamos los centros de costos que pagarán este gasto 2002 Ventas, 2003 Producción y 2004 Bodega.

2. También estamos indicando que bajo el concepto de Pasajes y correos, el centro de costo 2004 Bodega se marca como Tipo 1 y en la columna Nivel 2 indicamos los centros de costos que también pagarán este gasto 2002 Ventas y 2003 Producción.

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3. En cada una de las cuentas a dar seguimiento, se indica el porcentaje de prorrateo deseado.

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4. Registra los pasivos correspondientes desde la opción de Gastos Múltiples

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5. Si lo deseas, revise las cuentas correspondientes para observar que el cargo se registró.

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6. Ejecuta la rutina Prorrateo de Gastos, selecciona la acción Prorrateo de gastos y registra el rango de fechas. 

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7. Conteste que Si y confirma el mensaje que envía el sistema.

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8. Específica el mes para generar la póliza correspondiente.

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Muestra la ventana Resumen de cambios donde podrás validar los datos de los procesos realizados.

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9. Si lo deseas, podrás revisar nuevamente las cuentas para validar que se generaron los prorrateos definidos, a través del botón Mayor C.C.

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El prorrateo realizado también podrás consultarlo desde el módulo Contabilidad, a través del menú Reportes seleccionando Acumulados y C.C. (1), opción CC Anual prorrateado (2).

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Este reporte genera una página por centro de costo, indicando los gastos e importes.

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Importante:

El prorrateo que hace el sistema es para efectos de análisis, es un prorrateo virtual que NO rehace la póliza generada.

 

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