La conformación de los centros de costos permite un control más preciso y a detalle de los gastos, por lo que se podrá acceder a información específica con mayor rapidez y exactitud. En resumen, todos los centros de costo se acumulan para dar lugar al costo total.
Una vez registrados los centros de costos, podrás predeterminar las proporciones para dividir (prorratear) los gastos de forma muy sencilla y realizar su captura a través de la mecánica de Gastos múltiples.
En el caso de manejar puntos de venta, cada tienda también se auto determina como un centro de costo independiente, y sus gastos se capturan hacia cada centro de costo.
Requisito
En tu Catálogo de cuentas deben estar registradas las cuentas de gastos de forma general.
Observa que no están separadas como gastos de administración, gastos de almacén, gastos de ventas, etc.; se registran de manera general y en la parte operativa es donde se realiza la aplicación del gasto por centro de costo.
Configuración
Es necesario dar de alta el Catálogo de Centros de costos.
1. Ve a Datos generales. Del menú Datos generales elige Catálogos 2 y selecciona la opción Centros de costos (1).
Despliega la ventana Catálogos donde se deben registrar los centros de costos.
2. Haz clic en el botón Cambiar y registra en la columna C. de Costo el número identificador del centro de costo, y en la columna Descripción su nombre (1).
Cuando una tienda se incorpora al sistema, este nos pregunta si se deseamos que se cree su centro de costos en automático y la respuesta debe ser afirmativa para que también aparezca en esta ventana su registro. Si quieres saber más puedes consultar el artículo Alta de Tiendas.
Si el centro de costo para tienda no fue creado en automático, se deberá registrar manualmente.
Cuando se manejan tiendas, es recomendable utilizar un código superior al millar para el registro de los centros de costos, permitiendo mantener libre para tiendas hasta el 999.
A continuación explicaremos la ventana:
- La sección Parámetros prorrateo a) permite en la columna Tipo (1) activar al centro de costo que dividirá sus gastos, e indicar en la columna de Nivel cuales otros centros de costo absorberán el gasto (2).
- La sección Factores de prorrateo b) permite definir el factor de división del importe de los gastos entre los centros de costo.
Las columnas de Venta (1) e Inventario (2) permiten manejar un valor real obtenido al ejecutar una rutina de Proscai del área específica.
Las columnas Distancia y Antigüedad (3) deben considerarse como "genéricas" para definir el factor que desees aplicar sobre cualquier concepto. También se pueden utilizar bajo el título específico, como en el caso de la Distancia para prorratear el mantenimiento de los vehículos considerando la cercanía / lejanía de entrega, asignando diferentes factores conforme al criterio distancia.
La combinación de valores entre las diferentes columnas ofrecerá comportamientos y variantes de diversos niveles de complejidad, de acuerdo con tus necesidades de profundidad.
3. Ubica la sección Parámetros prorrateo y en la columna Tipo (1) deberás indicar en cada centro de costos, si van a prorratear o no sus gastos, conforme a los siguientes valores:
| 1 | SI prorratea sus gastos y serán absorbidos por otras áreas. |
| 0 | NO prorratea sus gastos, a la vez genera recursos y absorbe gastos propios y de otras áreas. |
Este valor permite identificar quien gasta y entre quienes se absorbe ese gasto. Para este ejemplo se va a indicar que los gastos generales (valor 1) se prorrateen entre varios centros de costos (valor 0).
En este artículo se presentarán cuatro diversos ejemplos de configuración y manejo, aumentando las variantes para presentar diversos escenarios.
Ejemplo básico
Configuración
El siguiente ejercicio sirve para realizar un prorrateo básico dividiendo los gastos de una o varias áreas entre varios centros de costos realizando una repartición igualitaria.
Una vez que se han definido las áreas que prorratearán sus gastos marcados en la columna como Tipo con valor 1, es necesario activar los centros de costo que generan los recursos para cubrir esos gastos.
1. Registra en la columna Nivel 1 de cada centro de costos que generará los recursos para cubrir los gastos, el valor '1' (1).
* Importante: Solo en el caso del Almacén central, de donde salen todas las operaciones de pago y forma parte de la administración general, es obligatorio que se marque con 1, aunque no será considerado como generador de recursos.
Recuerda que cuando un centro de costo es generador de gastos y fue marcado como Tipo 1 para prorratear, siempre tiene que existir alguien que absorba el gasto.
2. A continuación se define para cada centro de costo que está marcado como Nivel 1, el factor de división o proporción en que absorberán el gasto, y se debe registrar en alguna de las columnas genéricas que llevan los nombres de Distancia o Antigüedad de la sección Factores de prorrateo. Para este ejemplo se aplicará un factor de división simple = 1 (1).
Más adelante se explicarán los factores Venta e Inventario y es necesario conservar vacías dichas columnas.
3. Guarda el registro y cierra la ventana.
4. Ve al módulo Bancos y busca cada una de las cuentas de los gastos que desees prorratear. En la sección Control identifica los campos Prorratear C.C. que presenta los 4 criterios Ventas, Inventario, Distancia y Antigüedad (1); en estos campos se define el porcentaje del gasto acumulado que se desea dividir.
5. Para este ejemplo recuerda que en el criterio genérico de la columna Distancia se definió el factor 1 y se deberá registrar en esa casilla el porcentaje del gasto a prorratear. Para este ejercicio mostramos el gasto de Papelería y se va a repartir el 100% del gasto (2) entre todos los centros de costos definidos.
La definición de porcentajes de gastos se debe realizar en todas las cuentas de gastos que desees prorratear.
Funcionamiento
1. Registra el pasivo desde la opción de Gastos múltiples del módulo Recepciones (1).
Para este ejemplo, el gasto de papelería se registra directamente afectando a los centros de costos 2000 Corporativo por $4,000.00 y al 2004 Bodega por $1,800.00. Recuerda que el centro de costo lo puedes teclear directamente o buscarlo desde el menú desplegable (2).
2. Busca la póliza que se generó afectando los 2 centros de costos (1) y observa que se encuentra aplicada (2).
3. Revisa la cuenta del gasto (1) que muestra el saldo actual (2). A través del botón Mayor (3) observa el total de dinero acumulado que se generó por el gasto (4).
4. Ubicado en la misma cuenta haz clic en el botón Mayor C.C. (1). Selecciona algún centro de costo donde se haya cargado el gasto de papelería (2) y observa que se encuentra reflejado (3).
5. Selecciona algún centro de costo que no fue afectado por el cargo del gasto de papelería (1) y observa que no hay ningún cargo del gasto (2).
6. Del módulo Contabilidad ejecuta la rutina Prorrateo de gastos (1).
7. Indica que se trata de la acción Prorrateo de gastos.
Se recomienda correr la rutina de prorrateo de forma mensual para que cubra todos los gastos registrados en el mes.
8. Ante el mensaje que se muestra DEBUG?, contesta SI y confirma el mensaje que envía el sistema. Esto permitirá obtener un reporte final que muestra el resultado del prorrateo, al concluir el proceso.
9. Específica el mes para generar la póliza correspondiente.
Muestra como se va a repartir el importe del gasto (1) generado, entre los centros de costos que cubrirán el importe (2).
10. Al revisar nuevamente la cuenta en el módulo Bancos a través del botón Mayor C.C., en el centro de costos específico (1) se indica el importe que se prorrateó (2).
Consulta otro centro de costos (1) y observa el gasto cargado y prorrateado con base a las proporciones y porcentajes que se asignaron (2).
Se recomienda ejecutar la rutina Prorrateo de gastos cada fin de mes.
Segundo ejemplo variando proporciones
Para el siguiente ejemplo se van a variar las proporciones de otro gasto: el teléfono.
1. Este gasto será defino para un centro de costo, pero se aplicarán diferentes proporciones al momento de prorratear, se utilizará la columna Distancia para registrar este factor (1). Esto implica una división doble o triple según se defina.
2. En la cuenta del teléfono (1), el importe a prorratear será por el 50 % (2).
3. Para nuestro ejemplo se genera el gasto del teléfono a través de la mecánica de gastos múltiples (1) por $8,000.00 pesos (2), al centro de costos 2002 que representa Ventas (3).
El gasto se ve reflejado en el centro de costo.
4. Ejecuta la rutina Prorrateo de gastos y solicita el reporte Debug para observar cómo el 50% del gasto (1) se divide entre los centros de costos proporcionalmente (2), y en algunos multiplicando el importe por el factor previamente definido.
5. Posteriormente busca la cuenta específica (1), identifica el centro de costo al que se realizó el cargo (2) y observa que muestra el importe prorrateado en la proporción indicada (3).
6. Al revisar los centros de costos donde se prorrateó el gasto (1) se observan las proporciones asignadas a cada uno (2).
Tercer ejemplo Prorrateo con factor de Ventas real
Existen otras opciones para prorratear gastos partiendo de una base de importe acumulado, de un periodo determinado:
a) Importe acumulado de Ventas de un periodo
b) Valor actual acumulado del Inventario en piezas
c) Valor actual acumulado del Inventario en importe
Al realizar el prorrateo con base a esta información, el sistema proporcionará los datos que se verán reflejados en la columnas Ventas (a) o en la columna Inventarios (b y c) respectivamente, y con base a ese valor real de ventas o inventario que funciona como un factor, dividirá los importes a prorratear.
Para explicar este opción tenemos la siguiente información:
1. Los centros de costos marcados en Tipo 1 son los que generan el gasto (1), y en Nivel 1 los que reciben el gasto (2). Observa que la columna Venta se encuentra vacía.
2. La cuenta correspondiente (1) está marcada en la columna % Vta. al 100 % para Prorratear CC (2).
3. Será necesario obtener la información del sistema para utilizarla como base y factor de prorrateo, para ello selecciona la rutina Prorrateo de gastos, elige la acción Genera datos Ventas y registra un rango de fechas (2) para obtener el valor. Para este ejemplo serán dos meses.
4. Revisa nuevamente los centros de costos y observa que agregó los datos de Ventas reales del periodo definido, a la columna Ventas (1). Esos valores serán los utilizados para realizar el prorrateo del gasto.
Es importante señalar que podrías registrar algún factor en alguna de las otras columnas y declararlo también en la casilla del gasto, para que sea multiplicado por su valor o proporción, como se explicó en el ejemplo anterior.
5. Genera un gasto, para este ejemplo será de renta al centro de costo 2000 que corresponde al Corporativo por $50,000 pesos (1).
6. Ejecuta la rutina Prorrateo de gastos (1).
7. Contesta SI para generar el DEBUG.
8. Específica el mes para generar la póliza correspondiente.
Detalla cómo se reparte el importe del gasto generado al centro de costos 2000 por $50,000.00, (1) entre los tres centros de costos que cubrirán el importe conforme a la proporción del valor registrado en la columna Venta (2).
9. Revisar la cuenta Rentas (1) en el módulo Bancos a través del botón Mayor C.C., en el centro de costos específico (2) se observa el cargo correspondiente (3) el importe que se prorratea (4).
10. Revisa también lo que le toca a cada centro de costo (1) que recibe el gasto proporcionalmente (2).
Las opciones para generar Prorrateo con factor de inventario en piezas o inventario en importe funcionan de la misma manera, al extraer del sistema el valor base para realizar el prorrateo correspondiente.
Prorrateo con niveles
Existe la posibilidad de crear grupos de cuentas que sumen sus valores, y que a su vez dividan el resultado entre ciertos centros de costos, lo cual se logra mediante las columnas Nivel 2 y Nivel 3.
Reporte CC Anual prorrateado
El prorrateo realizado también podrás consultarlo desde el módulo Contabilidad, a través del menú Reportes seleccionando Acumulados y C.C. (1), opción CC Anual prorrateado (2).
Este reporte genera una página por centro de costo, indicando los importes prorrateados en los centros de costo que reciben los gastos (1) y los importes de los gastos en los centros de costos que generaron el gasto (2).
Importante:
El prorrateo que hace el sistema es para efectos de análisis, es un prorrateo virtual que NO afecta a las pólizas generadas ni sus valores.
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