A partir de los requisitos establecidos por el SAT referente a los CFDI 4.0 es necesario validar la razón social del receptor, el código postal de su dirección fiscal y su régimen tributario.
La mejor forma de registrar los datos del cliente es basándose en la Constancia de Situación Fiscal (CSF), ya que esto disminuirá la posibilidad de cometer errores u omitir información.
Existen tres formas en que se registran los clientes:
- desde el módulo Clientes
- desde Punto de venta
- desde el portal de Facturación web, donde es el propio cliente quien se registra.
Para que se puedan timbrar las facturas de los clientes es necesario que se verifiquen los datos fiscales registrados, y esto lo hace Proscai ante el SAT a través de un botón que se incluye en la carátula del registro:
- Cuando el cliente ha sido verificado, la facturación fluye sin contratiempos.
- Cuando existen diferencias entre el registro del cliente en Proscai y su Constancia de Situación Fiscal, el sistema pedirá que se corrija/defina la información, para poder timbrar los documentos de forma fluida.
NovedadCuando el cliente modifica la información de su registro ante el SAT, estos nuevos datos deberán actualizarse en Proscai para la correcta emisión de sus facturas, por ejemplo cuando cambia el código postal. |
En este artículo encontrarás los temas:
- Verifica datos fiscales de clientes: Verificar previamente los datos fiscales del cliente, por única vez, garantiza la emisión de CFDI 4.0 correctos.
- Modificar / actualizar código postal: Cuando el cliente modifica sus datos fiscales, en especial el código postal, será necesario actualizar y validar la nueva información
Condiciones generales
La información del cliente deberá estar registrada de la misma forma que se muestra en su Cédula de Situación Fiscal respetando números, espacios y signos de puntuación:
- cuando se trata de una persona moral: la razón social debe ir en mayúsculas separada por coma (,) de las siglas de su régimen societario (1), el código postal (2), el RFC a doce posiciones sin guiones ni espacios (3), y el régimen fiscal conforme a las claves del catálogo del SAT (4).
- cuando se trata de una persona física: su nombre en mayúsculas, el código postal, el RFC a trece posiciones sin guiones ni espacios y el régimen fiscal conforme a las claves del catálogo del SAT (4).
A través del botón Verifica fiscal (5) se validará la información fiscal del cliente.
Verifica datos fiscales de clientes
Cuando registras a un nuevo cliente es necesario verificar por única ocasión sus datos fiscales, esto para garantizar la emisión de CFDI 4.0 correctos.
1. Ubicado en el registro del cliente, haz clic en el botón Verifica fiscal (1).
Proscai valida ante el SAT la información del cliente, cuando los datos son correctos y han sido verificados, el sistema lo confirma a través de un mensaje Los datos fiscales del cliente han sido verificados exitosamente (2) y podrás facturarle sin inconvenientes.
Cuando se detecta alguna discrepancia en la información, desplegará la ventana Cliente - Datos fiscales mostrando los datos del cliente, el listado de regímenes de capital e indicando en rojo el dato que hay que validar.
Para este ejemplo, el sistema muestra algunos errores que detecta en el registro del cliente y será necesario actualizarlos o corregirlos.
- Error al validar los datos del contribuyente: “301: El régimen de capital no está en el catálogo” (1), selecciona del listado que presenta, el régimen específico sin puntuación (2) y haz clic en OK (3). Los asteriscos a la izquierda indican cuales son los más comunes.
- Otro error a validar podría ser “Error al validar los datos del contribuyente: 502 El RFC no está en la lista del SAT” (1), puedes corregir el RFC directamente desde esta ventana (2) y hacer clic en OK (3). En este ejemplo existe un dígito diferente.
- Otro error que podría presentarse es: “Error al validar los datos del contribuyente: 221 El código del régimen fiscal debe ser de 3 dígitos” y será necesario registrarlo (1) y hacer clic en OK (2).
- También podría mostrar el siguiente mensaje “Debe seleccionar un régimen de capital cuando es persona moral” donde deberás definir el régimen de capital del cliente.
Nota:
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En el caso de no encontrar en el listado el régimen de capital específico de un cliente contenido en su Cédula de Situación Fiscal, podrás agregarlo en el campo Otro y posteriormente asignarlo al cliente.
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En el caso de no conocer el régimen de capital de un cliente que sea persona moral, podrás registrarle una coma (,) después de su razón social y dejar vacío el régimen de capital.
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- Otro posible error es el "00211 El código postal del contribuyente debe ser de 5 dígitos" y deberá registrarse de forma correcta.
- Otro error posible es 00503 - El nombre no corresponde al RFC.
En todos los casos, se deberán realizar las correcciones necesarias para continuar con el timbrado de documentos.
Finalmente, una vez que los datos del cliente han sido validados y corregidos, el sistema lo confirma a través del mensaje: Los datos fiscales del cliente han sido verificados exitosamente (1).
IMPORTANTE:
Si un cliente registrado aún no ha sido validado fiscalmente en el sistema, cuando intentes timbrar cualquier documento que se le haya generado, desplegará la ventana Cliente - Datos fiscales para realizar la corrección correspondiente y continuar con el timbrando de la factura.
- Por ejemplo 00313 - El régimen fiscal no aplica a personas físicas.
Modificar / actualizar código postal
Cuando un cliente registrado en Proscai modifica alguna información de su Constancia de Situación Fiscal, por ejemplo cuando cambia el código postal, el sistema no permitirá timbrar la factura sin antes actualizar los datos del contribuyente. Para realizar esta actualización existen 2 vías:
- a) Cuando el cliente notifica del cambio previo a la facturación.
- b) Cuando el cliente no informa del cambio y es al momento de timbrar la factura que el sistema notifica que es necesario verificar los datos del cliente.
a) Modificar a petición del cliente
El cliente nos indica que cambió su código postal.
1. Solicita al cliente su CSF para que directamente corrobores la información.
2. Ubicado en el registro del cliente (1), identifica el dato a modificar (2).
3. Actualiza la información (1) y guarda. Enseguida oprime simultáneamente la tecla Ctrl + el botón Verificar Fiscal (2).
4. Aparecerá la ventana Cliente - Datos Fiscal, revisa que la información sea correcta contra los datos del CSF o corrige en caso de ser necesario, y haz clic en el botón OK para que sea validado y actualizado (1).
00504- El código postal no corresponde al RFC.
5. Una vez que la modificación fue cotejada con el SAT, el sistema te informa que Los datos fiscales del cliente han sido verificados exitosamente y podrás trabajar normalmente con el cliente.
b) Verificar datos del cliente al timbrar una factura
Cuando no recibas notificación previa de parte del cliente sobre algún cambio en su información fiscal, al momento de timbrar una factura a dicho cliente el sistema mostrará la ventana para verificar sus datos fiscales.
1. Te sugerimos que canceles el proceso de timbrado haciendo clic en el botón Cancelar (1), esta acción dejará el documento pendiente de timbre para poder corroborar la información fiscal con el cliente.
2. Informa al cliente y solicítale su CSF para validar la nueva información.
3. Ubicado en el registro del cliente, modifica la información y guárdala.
4. Enseguida, haz clic simultáneamente en la tecla Ctrl + botón Verificar Fiscal. Revisa la información y al guardar, te indicará que el cliente fue actualizado.
5. Regresa al documento pendiente y procede al timbrado.
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