BAN-¿Cómo realizar un depósito en bancos?

Los comprobantes de pago que se emiten deben contar con la referencia que permita identificar:

  • Cliente qué paga
  • Número de cheque o transferencia, moneda, tipo de cambio y forma de pago
  • Datos del banco del documento emisor: RFC y número de cuenta
  • Datos del banco que recibe el deposito: RFC y cuenta.

Un cheque o transferencia puede pagar una sola factura, o puede aplicarse a varios documentos, o puede pagar una parcialidad de un documento.

Configuración

Para trabajar bajo esta mecánica es necesario registrar un parámetro especial y configurar las cuentas de bancos.

1. Registrar el parámetro especial COBROS_MISCELANEA_CFD con valor 1 (1).

2. En el registro de cada banco (1), validar que cuenta con los datos del número de cuenta, está marcado como Banco y permite Depósitos y Pagos.

3. En la sección Contabilidad electrónica validar que tiene el agrupador y la clave SAT, el método de pago y la clave de la moneda. Ahora es necesario capturar también el RFC del banco (2).

Si manejas bancos extranjeros es necesario:

4. En el registro de cada banco (1), validar que cuenta con los datos del número de cuenta, está marcado como Banco, indica la moneda específica y permite Depósitos y Pagos.

5. En la sección Contabilidad electrónica validar que tiene el agrupador y la clave SAT, el método de pago y la clave de la moneda. Ahora es necesario capturar también el Nombre del Banco (2).

Funcionamiento:

Previo a realizar los depósitos de cobranza, es necesario registrar los datos del documento con el que el cliente va a pagar, esto con la finalidad de contar con la información necesaria para crear las referencias solicitadas por el SAT. 

Posteriormente se realizará el depósito y pago de las facturas.

1. Una vez recibidos algunos pagos de clientes, ve al registro del banco donde ingresarás el depósito (1), y haz clic en el botón Pre registro depósitos (2).

Despliega la ventana donde se irán capturando los datos de los cheques y transferencias que van a ser depositados en este banco, a través del botón Alta (3).

En esta ventana, el sistema irá agregando una identificación interna del pre-registro. Se captura el código del cliente y mostrará el nombre, presenta la fecha en que se efectuará el depósito (1).

Es esta sección (2) es necesario identificar cómo se realizará la transacción y se registran los datos, así como el R.F.C. del banco emisor y el número de cuenta. Indica la moneda y el tipo de cambio se actualiza en automático si fuera el caso. Si la operación procede de un banco extranjero, se registra el nombre del banco.

(3) Proscai mostrará los datos del banco receptor que corresponde al banco previamente seleccionado: RFC y número de cuenta.

(4) Mostrará la clave de la Moneda del SAT y define la forma de pago.

Para este ejemplo se van a depositar en Bancomer, los 5 cheques: 3 del cliente GALFER y 1 del cliente ALMGAR.

Hagamos el pre registro de los cheques.

2. Haz clic en el botón Alta de la ventana.

En este momento se asigna automáticamente el número del pre registro, la fecha del día, la moneda y tipo de cambio, el R.F.C. y el número de cuenta del banco del beneficiario (banco receptor) así como el código de la moneda SAT.

3. Registra el código del cliente y da Tabulador. Muestra el nombre del cliente (1).

4. Indica que se trata de un cheque (2), registra el número de cheque y de forma automática marca la forma de pago; captura el importe y los datos del cheque (3). Para este ejemplo el cheque es de Banamex por $18,792.00 pesos.

5. Haz clic en el botón OK para guardar el registro.

Observa que indica el cliente, el número del cheque y el importe. Realicemos otra captura.

6. Registra a nombre del mismo cliente (GALFER para este ejemplo), el segundo cheque de Banamex por $ 6,000.00

7. Registra el tercer cheque al mismo cliente, ahora de Banorte por $3,000.00 pesos. Observa que se van enlistando los cheques (1).

8. Ahora registra el pago de Banorte, del cliente ALMGAR por $30,000.00 pesos.

Ya están los 4 pagos registrados para este ejemplo.

En este pre registro capturas todos los pagos, de todos clientes que vayas a depositar. A través del botón Baja podrás eliminar algún registro y realizar cambio a los datos, a través del botón Cambio.

Ahora se hará el depósito de estos pagos en el banco.

9. En la carátula del Banco, haz clic en el botón Depósitos (1).

10. En la ventana Depósito por cobro, a través de la tecla Tabulador llega al campo Cliente y captura el código del cliente (2).

11. En el campo Doc. (3) registra dos signos de interrogación (??) para que despliegue la ventana Asigna documentos a un depósito y te permita asignar un pre-registro.

Observa que del lado izquierdo (4) presenta los datos de los pagos que se registraron (sólo del cliente específico). En la parte baja indica los totales del monto, de lo asignado y de lo disponible.

Del lado derecho enlista los documentos del cliente pendientes de pago (5). La columna # Pago de encuentra vacía porque aún no hay ningún documento asignado a algún depósito.

En la parte baja de esa sección (6) muestra los totales del importe y el saldo de los documentos. Más adelante se describen las acciones de los botones Distribuye y Divide.

12. De la lista del lado izquierdo, elige uno de los cheques para asociarlo a un documento (1). Selecciona el documento (2) y haz doble clic sobre él.

Observa que le asigna el # de Pago del cheque y queda referenciado a ese depósito. Los totales de ambas secciones se modificaron (3 y 4).

13. Se selecciona el cheque de $ 6,000.00 (1) y al hacer clic en el botón Distribuye (2) se reparte el monto del cheque entre los documentos aún sin asignar. El orden de aplicación será en la forma en que están listados.

Observa que el depósito se asigna a los documentos que puede cubrir (3), para este ejemplo el pago I+0198 está asignado para 2 facturas, una queda cubierta al 100% y la otra queda con un saldo por cubrir.

En la parte baja de la ventana puedes ver el monto asignado y lo disponible (4), así como el saldo que resta ser cubierto (5). 

En este momento queda un depósito de $3,000 y una parcialidad de factura por $2,315.81

NOTA: No podrá quedar un pre-depósito parcial, pero si permite que la factura sea pagada parcialmente.

14. Haz clic en el botón OK.

En la ventana de depósitos de cobros, hay 3 importes de facturas pagadas (1) con la referencia de los dos pre-depósitos (2).

15. Registra el código de otro cliente, para este ejemplo ALMGAR (1), en el campo Doc registra ?? (2) y observa que al desplegar la ventana muestra el pago pre registrado por $30,000.00 y dos documentos por pagar con un total de $31,894.20

16. Selecciona el depósito (1) y asígnalo a las dos facturas (2). El depósito se asignó completo y solamente queda saldo de uno de los documentos (3). Haz clic en OK (4).

Observa que se van a depositar 3 cheques, que corresponden a 5 facturas de 2 clientes diferentes.

Podrías aplicar en un solo depósito varios clientes o realizarlos individualmente.

17. Haz clic en Ok para que se registren y genere la póliza correspondiente.  

IMPORTANTE: Si un depósito pre registrado (1) tiene un monto superior ($3,000.00) al documento (2) que paga ($2,315.81), al momento de hacer click en OK (3) para guardar la asignación, el sistema no lo permite, ya que tiene saldo disponible pendiente de asignar (4), envía un mensaje de aviso (5) y no procesa este pago.

Es decir, no es posible asignar parcialmente un depósito y dejarlo con saldo, éste debe ser consumido en su totalidad (incluso en varios documentos). Es necesario desasignarlo del documento, haciendo doble clic sobre la factura. En este caso quedará pendientes un depósito y un documento hasta que puedan ser utilizados.

Para continuar con este ejemplo y conocer el funcionamiento del botón Dividir, se generaron algunas facturas a este mismo cliente.

El cheque pre registrado es de $3,000.00 (1) y el saldo actual del cliente es de $9,133.83 (2) pesos en tres documentos. Para este ejemplo vamos a utilizar el botón Divide (3) para realizar un pago parcial.

18. Selecciona el depósito (1) y elige el documento (2) de mayor importe ($6,083.04), para realizar un pago parcial por $2500.00.

19. Haz clic en el botón Divide (3). Muestra la cantidad total del documento seleccionado, pero captura la cantidad real a utilizar de $2,500.00, haz clic en el botón OK (4).

Generó una nueva línea para la factura original, por el importe dividido (1).

20. Haz doble click en el documento para que se asigne el pago (1). Queda un saldo disponible (2) para lo apliques a cualquier otro documento y para finalizar haz clic en OK (3).

21. Concluye el depósito y te avisa que generó la póliza.

 

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