BAN-¿Cómo realizar un depósito en bancos?

Los comprobantes de pago que se emiten al generar un depósito en bancos deberán contar con la referencia que permita identificar:

  • Cliente qué paga
  • Forma de pago, número de cheque o transferencia, moneda, tipo de cambio 
  • Datos del banco del documento emisor: RFC y número de cuenta
  • Datos del banco que recibe el depósito: RFC y cuenta.

Un depósito, puede pagar una sola factura o puede aplicarse a varios documentos, o puede pagar la parcialidad de un documento.

 

Configuración

Para trabajar bajo esta mecánica es necesario registrar un parámetro especial y tener configuradas las cuentas de bancos.

1. Registrar en Datos generales el parámetro especial COBROS_MISCELANEA_CFD con valor 1 (1).

2. En el registro de cada banco, valida que cuenta con los datos del número de cuenta, que está marcado como Banco (1) y que permite Depósitos y Pagos (2). En la sección Datos fiscales revisa que esté el agrupador y la clave SAT, el método de pago, la clave de la moneda y el RFC del banco (3).

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Si manejas bancos extranjeros es necesario:

3. En el registro de cada banco valida que cuenta con los datos del número de cuenta, que está marcado como Banco (1), que está definida la moneda extranjera (2) y permite Depósitos y Pagos (3). En la sección Datos Fiscales valida que tenga el agrupador y la clave SAT, el método de pago y la clave de la moneda, así como el RFC genérico para clientes extranjeros y el Nombre del Banco (4).

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Funcionamiento

Para registrar un depósito de cobranza, primero es necesario registrar el pago del cliente definiendo la información necesaria para crear las referencias solicitadas por el SAT, y posteriormente se aplicará el pago de los documentos.

1. Una vez recibidos algunos pagos de clientes, ve al registro del banco donde ingresarás el depósito (1), y haz clic en el botón Pre registro depósitos (2).

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Despliega la ventana Pre registro depósitos donde se irán capturando los datos de los pagos que van a ser depositados en este banco. Vamos a dividir la ventana en cuatro secciones para explicarla.

a) El sistema asignará un código identificador interno del pre registro, al capturar el código del cliente mostrará su nombre y presenta la fecha del día como sugerencia del día en que se efectuará el depósito.  

b) Se especifican las características del pago: el tipo, la forma de pago (los incluidos en la ventana son solo una referencia y tú puedes agregar el del cliente), se indica el número de la operación, el monto del pago y se indica la moneda si el pago se realiza en una diferente a pesos, el tipo de cambio se actualizará en automático si fuera el caso.

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c) Enseguida se capturan los datos del banco de origen como su RFC (a través del botón Buscar podrás seleccionar el banco de tu catálogo previamente registrado) y mostrará su nombre, también deberás capturar la cuenta emisora. Si la operación procede de un banco extranjero, se registra el nombre del banco.

d) Enseguida van los datos del banco receptor, es decir donde se depositarán los recursos: la cuenta del beneficiario, el RFC destino y la clave de la Moneda según los catálogos del SAT.

Para este ejemplo se van a depositar varios pagos de clientes. Hagamos el pre registro.

2. Haz clic en el botón Alta de la ventana.

En este momento se asigna automáticamente el número del pre registro (1), la fecha del día (2), la moneda y tipo de cambio (3), y los datos del receptor que toma del registro del banco (4).

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3. Registra el código del cliente y da tabulador (1), el tipo será Transferencia que equivale a la forma de pago 03, el número de la operación (2) y el monto del pago que en este ejemplo corresponde a un documento específico (3). Haz clic en el botón Buscar (4) para que despliegue tu catálogo de bancos previamente capturado, y elige el banco específico (5).

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Observa que agrega el RFC y nombre del banco seleccionado (1), registra el número de la cuenta origen* (2), los datos destino son los del registro del banco (3) y guarda el registro del depósito (4).

* El sistema validará la longitud de caracteres de la Cuenta: 

      • Para pagos con transferencia, el largo de la cuenta debe ser de 10, 16 o 18 dígitos
      • Para pagos con tarjeta, el largo de la cuenta debe ser de 16 dígitos.

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Los registros pasan al lado izquierdo de la ventana (1). Realizaremos otras capturas.

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4. Para este ejemplo se realizó el pre registro de otros pagos, incluso de diferentes clientes y diferentes tipos y formas de pago, quedando la ventana con la siguiente información (1).  

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En la ventana Pre registro depósitos deberás capturar todos los pagos recibidos de los clientes que vayas a aplicar o depositar. A través del botón Baja podrás eliminar algún registro, y realizar cambio a los datos a través del botón Cambio.

Ahora se realizará la aplicación de estos pagos en el banco.

5. Ubicado en el registro del Banco (1), haz clic en el botón Aplica Preregistro (2).

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Despliega la ventana Asigna documentos a un depósito (1), donde del lado izquierdo muestra todos los pre registros pendientes de aplicar, cada uno con su código de cliente (2). Del lado derecho presenta los documentos pendientes de pago del cliente seleccionado y su detalle, observa que de momento la columna # Pago de encuentra vacía porque aún no hay ningún documento asignado a algún depósito (3).

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En la parte inferior se observa el total de los depósitos por asignar (4) así como el saldo de los documentos del cliente específico (5). Los botones inferiores permiten interactuar en la ventana y se mostrará su efecto a al realizar los ejercicios a continuación.

6.  Elige un pre registro del listado izquierdo. Si el sistema encuentra documentos del cliente sin timbrar, enviará un mensaje y deberás aceptarlo. 

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Para este ejemplo será el primer pre registro del cliente C0001 por $1,378.93 (1) e identificamos un documento por ese importe (2).

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7. Haz doble clic en el documento y observa que le asigna el # de Pago correspondiente (1) y el saldo disponible de ese pre registro ha sido totalmente asignado (2). Haz clic en el botón Genera Depósito (3).

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El sistema generará la póliza de ingreso. 

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Simultáneamente habrá realizado la póliza de Miscelánea correspondiente (1),

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así como la póliza de traslados de IVA (1).

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El complemento de pago IZ (1) que se genera, se encontrará automáticamente timbrado (2).

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El pre registro aplicado al documento desaparecerá de la ventana.

 

Vamos a realizar otro ejemplo para explicar el botón Distribuye.

1. Selecciona otro pre registro de depósito, para este ejemplo será del cliente CLI001 cuyo monto es $ 45,000.00 (1) y haz clic en el botón Distribuye (2).

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El importe del depósito (1) se repartirá entre los documentos. La aplicación del depósito será por antigüedad de fecha. Para este ejemplo el pago I+0450 está asignado a varias facturas, las primeras quedan cubiertas al 100% y a la última le queda saldo por cubrir (2).

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NOTA: Los pre depósitos siempre se deben aplicar en su totalidad, aún cuando la factura pueda quedar con un saldo parcial.

2. Haz clic en el botón Genera depósito

Al igual que en el ejemplo anterior, se generará la póliza de ingreso, la póliza de Miscelánea, así como la de traslados de IVA correspondiente.

 

IMPORTANTE: Recuerda que no es posible asignar parcialmente un depósito y dejarlo con saldo, éste debe ser consumido en su totalidad (incluso entre varios documentos). Si solo aplicas el pre registro a un documento de menor importe, el sistema te enviará un mensaje.

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Será necesario desasignar el pre registro haciendo doble clic sobre los documentos involucrados. En ese caso quedará pendiente un depósito y los documentos hasta que puedan ser utilizados.

 

Otra posibilidad que permite esta ventana es la de permitir que el sistema Adivine a qué documento aplicar el pago, esta opción puede ser de utilidad cuando hay muchos documentos entre los cuales "buscar".

1. Selecciona otro pre registro, para este ejemplo será del cliente CLI001 por $577.68 pesos (1) y haz clic en el botón Adivina (2).

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El sistema buscando exactitudes, identifica el documento a pagar y le asigna la referencia del pago (1).

2. Haz clic en el botón Genera depósito (2).

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Se generará la póliza de ingreso, la póliza de Miscelánea, así como la de traslados de IVA correspondiente.

 

Si existiera más de un documento que cumple con la especificación del pre registro, el sistema los identificará y te mostrará las opciones que encontró, para que tú decidas y lo asignes manualmente.

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Vamos a realizar otro ejemplo para explicar el botón Divide.

Otra posibilidad, es dividir documentos para realizarles pagos parciales.

1. Para este ejemplo se selecciona el pre registro por $20,000.00 pesos del cliente BEBOLO (1) y un primer documento F00000462 por $28,420.00 al que vamos a aplicarle un pago parcial (2). Haz clic en el botón Divide (3).

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2. Despliega la ventana DIVIDIR mostrando la cantidad total del documento seleccionado, captura la cantidad a aplicar, para este ejemplo será de $15,000.00 y haz clic en el botón OK (4).

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El sistema genera una nueva línea para la factura original (1), por el importe dividido (2).

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2. Haz doble clic en ese documento recién creado para asignar el pago (1). El saldo disponible del pre registro (2) deberás aplicarlo a otro documento hasta consumir el importe (3) y finalmente, podrás generar el depósito (4).

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Se generará la póliza de ingreso, la póliza de Miscelánea, así como la de traslados de IVA correspondiente.

 

El botón Asigna de archivo permitirá aplicar los pre registros a los documentos, a través de un archivo importado.  

El botón Filtra no vencidos dejará en pantalla únicamente los documentos vencidos, es decir, quita de la ventana aquellos que se encuentran en plazo.

El botón Filtra renglón elimina de la ventana el documento seleccionado.

 

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