Presupuestos de gastos

El presupuesto es una herramienta de gestión conformada por un documento en donde se cuantifican pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio. Permite establecer prioridades y evaluar la consecución de los objetivos. Son herramientas fundamentales para un negocio ya que permiten planificar, coordinar y controlar las operaciones:

• Planeación: los presupuestos permiten planificar actividades, objetivos, recursos, estrategias a seguir; anticipándose a los hechos y, por tanto, ayudando a reducir la incertidumbre y los cambios.
• Coordinación: los presupuestos sirven como guía para coordinar actividades, permitiendo armonizar e integrar todas las secciones o áreas del negocio, tanto entre éstas, como con los objetivos de la empresa.
• Control: los presupuestos sirven como instrumento de control y evaluación, permiten comparar los resultados obtenidos con los presupuestados, y de ese modo saber en qué áreas o actividades existen desviaciones o variaciones (diferencias entre lo obtenido y lo presupuestado).

En Proscai podrás presupuestar tus cuentas de gastos y compararlas periódicamente, para darles seguimiento y poder tomar decisiones a tiempo si detectaras desviaciones.

Configuración

Requiere que cada cuenta que se desee monitorear sea marcada como presupuestable.

1.  Ve al módulo Bancos e identifica las cuentas a monitorear (1), activa en cada registro la casilla Presupuestable (2). 

2. Del menú Bancos selecciona la opción Presupuestos (1). 

Esto despliega una ventana donde aparecen todas las cuentas que se marcaron como Presupuestable.

3. Haz clic en el botón Cambiar (1) y registra mes por mes, la cantidad que tienes presupuestada para cada cuenta (2).

4. Oprime Enter y cierre la ventana.

5. Ubicado en el registro de alguna de las cuentas a monitorear (1), haz clic en el botón Mayor (2) y observa que despliega la ventana Mayor y presupuesto donde se observa el presupuesto cargado del periodo actual (3).

6. Si ya cuentas con información o registros de gastos y o compras en el módulo de recepciones, pasa al inciso 8) 

7. Si no tienes registros de gastos y o compras, ve al módulo Recepciones y bajo la mecánica de Gastos múltiples, registra los pasivos correspondientes a los primeros 6 meses del año con diferencias de importes para que se vea el resultado, para este ejemplo se va a dar seguimiento a las cuentas de Honorarios Asesoría contable 6101003 y de Teléfono 6101004.

Los importes de los documentos se hicieron con referencia a la siguiente tabla:

Quedando de la siguiente manera:

Esta mecánica irá generando las recepciones correspondientes por proveedor (1) conforme a su servicio (2).

A su vez, genera las pólizas respectivas (1) por cada concepto (2).

Nota: considera que la afectación a las cuentas contables corresponderá al perfil de impuestos asignado al producto o a la cuenta contable asignada al gasto.  

8. Ve al módulo Bancos.

9. Del menú Bancos selecciona el comando Comparativo Presupuestos (1).

Aparece la ventana Saldo en donde se enlistan aquellas cuentas que se determinaron como presupuestables y los importes afectados.

Las primeras columnas indican la Cuenta y su Nombre, la columna A muestra los importes acumulados de los gastos, y la columna B corresponde al importe Presupuestado. La columna Diferencia muestra el valor resultante entre lo acumulado y lo presupuestado y enseguida puede verse en porcentaje.

Los botones inferiores - + (1) permiten definir el rango de meses de análisis donde puedes indicar el mes inicial (a) y abajo (b) el mes final (1). Los botones marcados en amarillo actúan sobre la columna A y mostrarán el importe de los gastos en los meses definidos (2). Por su parte, los botones marcados en verde actúan sobre la columna B que corresponde a lo Presupuestado (3).

De acuerdo con el rango de meses que se establezca para ambas columnas, podrás analizar la información de forma acumulada o particular.

En esta primera ventana de ejemplo Mes1 VS Presupuesto Mes1 (1) se observa que el gasto corresponde a lo que se había presupuestado.

En otro ejemplo, para revisar un mes específico, mueve los botones inferiores al Mes 2 de ambas columnas (1), observa que las cuentas a las que estamos dando seguimiento tienen un gasto mayor a lo presupuestado (2) y esa diferencia se indica en Importe y en Porcentaje (3).

9. Para revisar un periodo de forma acumulativa, registra en ambas columnas el periodo del primer semestre del año, es decir, del mes 1 al 6.

Considera la tabla que se utilizó.

Mueve los rangos de meses para que el sistema te brinde la información que más se ajusta a tus necesidades.

10. Ubicado nuevamente en el registro de alguna de las cuentas a monitorear (1), haz clic en el botón Mayor (2) y observa que en la ventana Mayor y presupuesto se observan los cargos realizados en la cuenta (3).

11. Para emitir el reporte, ve al módulo Contabilidad (1) y de los Reportes Acumulados y CxC (2) elige la opción Presupuestos (3).

12. Al mensaje que envía el sistema sobre acumular presupuesto, contesta si para que aparezcan los valores sumados de las cuentas de detalle.

13. En el siguiente cuadro de diálogo haz clic en el botón OK. Esto permitirá consultar el mes actual.

Se emite el reporte Estado de Resultados Presupuestal que permite comparar el saldo actual vs. los presupuestos y la diferencia por ejercer o subejercida, es decir el saldo negativo que resulta entre el monto del recurso ejercido y el originalmente programado para un periodo.