Presupuestos de gastos

El presupuesto es una herramienta de gestión conformada por un documento en donde se cuantifican pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio. Permite establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.

Son herramientas fundamentales para un negocio ya que permiten planificar, coordinar y controlar las operaciones:

  • Planeación: los presupuestos permiten planificar actividades, objetivos, recursos, estrategias, cursos a seguir; anticipándose a los hechos y, por tanto, ayudando a reducir la incertidumbre y los cambios.
  • Coordinación: los presupuestos sirven como guía para coordinar actividades, permitiendo armonizar e integrar todas las secciones o áreas del negocio, tanto entre éstas, como con los objetivos de la empresa.
  • Control: los presupuestos sirven como instrumento de control y evaluación, permiten comparar los resultados obtenidos con los presupuestados, y de ese modo saber en qué áreas o actividades existen desviaciones o variaciones (diferencias entre lo obtenido y lo presupuestado).

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En Proscai podrá presupuestar sus cuentas de gastos y compararlas periódicamente, para darles seguimiento y poder tomar decisiones a tiempo, si detectara desviaciones.

Configuración

Requiere que cada cuenta que desee monitorear se encuentre marcada como presupuestable.

1.  Vaya al módulo Bancos.

2. Identifique sus cuentas a monitorear y active en sus registros la casilla Presupuestable.

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3. Del menú Bancos seleccione el comando Presupuestos.

Esto despliega una ventana donde aparecen todas las cuentas que marcó como Presupuestable.

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4. Oprima el botón Cambiar y registre las cantidades que tiene presupuestadas para cada cuenta, mes por mes.

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5. Oprima Enter y cierre la ventana.

6. Vaya al módulo Recepciones.

7. Registre por la mecánica de Gastos múltiples, los pasivos correspondientes a los primeros 6 meses del año con diferencias de importes para que se vea el resultado, para este ejemplo se va a dar seguimiento a las cuentas de Teléfono 6101004 y de Asesoría contable 6101006.

A manera de tabla se hará de la siguiente manera:

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Quedando de la siguiente manera:

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8. Vaya al módulo Bancos.

9. Del menú Bancos seleccione el comando Comparativo Presupuestos.

Aparece esta ventana donde están enlistadas aquellas cuentas que se determinaron como presupuestables y los importes que haya registrado.

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Los botones inferiores permiten definir el rango de meses de análisis, marcando arriba el mes inicial y abajo el final.

Los botones encerrados en el Rectángulo rojo actúan sobre la columna A y muestran los gastos, pagos o movimientos realizados en las fechas definidas.

Por su parte, los botones encerrados en el círculo verde actúan sobre la columna B que corresponde a lo Presupuestado.

La columna Diferencia muestra la diferencia en importe entre lo acumulado y lo presupuestado y enseguida puede verlo en porcentaje.

De acuerdo con el rango de fechas que establezca para ambas columnas, podrá analizar su información de forma acumulada o particular.

Observe en el ejemplo de arriba, la cuenta de teléfonos: el gasto registrado fue por 3,650 y el presupuesto era de 4,500, el sistema le reporta una diferencia de -850 pesos y el porcentaje del presupuesto contra lo gastado. También observe la cuenta de Asesoría contable, el gasto corresponde al presupuesto, no hay diferencia y el porcentaje corresponde al 100%.

10. Analice en ambas columnas el periodo del primer semestre del año, es decir, del mes 1 al 6.

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Considere la tabla que se utilizó.

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Observe que la diferencia en telefonía paso a positivo, quiere decir que sobrepasó su propuesto por ese importe y por lo tanto su porcentaje de presupuesto, queda por debajo.

11. Si quisiera ver el detalle de un mes en especial, modifique el rango de fechas.

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Aquí puede ver a detalle el gasto de junio, en relación con lo presupuestado para el mismo mes. Compárelo con la información de la tabla.

Mueva los rangos de fechas para que el sistema le brinde la información que más se ajusta a sus necesidades.

 

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