Registro inicial de nuevas formas de pago POS

En Proscai la forma de registrar las formas de pago que serán utilizadas en las tiendas, prácticamente solo se realiza la primera vez y es un proceso sencillo de realizar. 

Proscai permite el registro de un número considerable de formas de pago como por ejemplo, para manejar variantes de promociones de tarjetas bancarias (3, 6, 12, 18 meses, etc.) y a su vez la identificación de tarjeta específica a través del uso de la Pinpad. 

En una sola ventana se concentran todas las formas de pago POS para su mejor administración y el cajero únicamente verá activas las asignadas a su tienda.

Este documento aplica para clientes que inician con la implementación del punto de venta. Este documento aborda los siguientes temas:

a) Define los métodos de pago y regístralos en la ventana Datos de la empresa

b) Alta de tipos de movimiento

c) Catálogo de métodos de pago para CFDI

d) Catálogo contable

e) Crear catálogo de las nuevas formas de pago POS

f) Asignar formas de pago por tienda

 

a) Define los métodos de pago y regístralos en la ventana Datos de la empresa

Los métodos de pago que se manejan en Proscai son 8, aunque podrás registrar “n” formas de pago conforme a tu necesidad para cada tienda.

Las formas de pago que se acepten en las tiendas corresponden a lo que se defina y configure la primera vez, y con base a ello se mostrarán en cada una de tus tiendas. 

En Proscai existen unos métodos de pago predeterminados:

  • Método de pago 1 > para Efectivo.
  • Método de pago 2 > si aceptas Dólares,
  • Método de pago 3 > para Tarjetas bancarias,
  • Método de pago 4 > si manejas Apartados,
  • Método de pago 5 > si maneja Vales y Tarjetas de convenio,
  • Método de pago 7 > para Puntos si manejas programa de lealtad.

1. Ubicado en el módulo Datos generales, en la parte baja de la ventana Datos de la empresa localiza la sección Datos tiendas (1) y registra el nombre de los Métodos de pago como aparecen en la ventana.

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b) Alta de tipos de movimiento

Es necesario registrar los tipos de movimiento que se requieren para los diversos métodos de pago que se vayan a utilizar en las tiendas.

1. Ve al módulo Datos generales. Del menú Datos generales elige Catálogos y selecciona Tipos de movimiento (1).

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2. Busca el tipo de movimiento PA (1), esta corresponde al método de pago 1 que es EFECTIVO y viene dado de alta por default.

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3. Registra los demás tipos de movimientos que deberán corresponder a los demás métodos de pago (1). Su afectación debe ser CxC/CxP con –1. Captura su nombre como mejor lo entienda tu empresa (2).

  • PB: método de Pago 2 > Pago en dólares 
  • PC: método de Pago 3 > Pago con tarjetas  
  • PD: método de Pago 4 > Apartados
  • PE: método de Pago 5 > Vales
  • PF: método de Pago 6 > Otros 
  • PG: método de Pago 7, >Puntos, etc.

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4. También es necesario dar de alta los siguientes tipos de movimiento:

PV (1) Ventas. Servirá para registrar las ventas en bruto, es decir sin IVA, y registra su afectación (2). 

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PW (1) Totalizador de IVA. Servirá para registrar el IVA de ventas, y registra la afectación (2). 

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c) Catálogo de métodos de pago para CFDI

A continuación se explica cómo configurar y complementar el catálogo de métodos de pago conforme a las características del SAT.

1. Ubicado en el módulo Datos generales, selecciona del menú Datos generales, la opción Catálogos y elige Formas de Pago (1).

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Observa que despliega la ventana Definición formas de Pago para CFDI que enlista varios métodos de pago ya pre-registrados en Proscai de forma automática, y a su vez permite registrar nuevos métodos y desactivar aquellos que no se vayan a utilizar. 

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IMPORTANTE:

  • No se debe modificar el catálogo de Proscai para que coincidan los códigos de Proscai con los del SAT, sino que se deben dejar intactos los códigos del catálogo de Proscai y sus descripciones.

  • En general, nunca se deben modificar las formas que hayan sido usadas, por lo que es importante registrarlas cuidadosamente desde un principio. Si fuera necesario hacer algún cambio, es preferible inhabilitar la forma existente y registrar una nueva.

  • Los códigos del Proscai y los de SAT no guardan ninguna relación. Los primeros se usan dentro de Proscai para identificar las formas de pagos; los segundos simplemente se usan para crear los XML. Así mismo, las descripciones de Proscai sirven para que los usuarios identifiquen las formas de pago, mientras que las del SAT se usan sólo al imprimir un CFDI. Se recomienda registrar las descripciones del SAT tal y como aparecen en el catálogo.

  • Al hacer los CFDI, los usuarios no verán los códigos y descripciones del SAT en Proscai, seguirán viendo los códigos y descripciones de Proscai.

  • Puede haber dos o más formas en Proscai que correspondan a un mismo código del SAT. Por ejemplo, en Proscai puede haber dos formas de tarjetas de crédito y ambas tendrán el mismo código del SAT.

  • Si deseas indicar un orden específico de aparición de las formas de pago, podrás jerarquizar el orden en que desees que aparezcan.

Para el siguiente ejemplo se van a agregar otras formas de pago y se desactivarán algunas (1); se indica el orden de aparición (2) y se capturarán los nuevos datos solicitados por el SAT: Código SAT y Descripción SAT (3).  

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Observa que se definió un orden en aquellas formas de pago que corresponde a los 8 métodos iniciales.

NOTA: Los datos solicitados por el SAT se registran conforme a su Catálogo de formas de pago, puedes descargarlo en el siguiente enlace:

IMPORTANTE: No se podrán sellar/timbrar los CFDI que se emitan hasta que no se hayan registrado los códigos y descripciones del SAT en el catálogo de Formas de Pago. No es necesario registrar las formas del catálogo del SAT que no se usarán. 

Si tienes dudas sobre cuál Código / Descripción SAT debes asignar a alguna de tus formas de pago, consúltalo con tu contador.

2. Haz clic en el botón Aceptar para que se registren.

 

d) Catálogo contable (sólo si tienes el módulo de Contabilidad activado)

Nota: las cuentas mostradas en esta sección son únicamente de ejemplo, tu contador es quien debe determinar la cuenta correspondiente.

Requieres de una cuenta destino para cada uno de los métodos de pago definido.

1. Valida la existencia o realiza el registro de tu catálogo de cuentas contables (1).

2. Si el registro se trata de una cuenta bancaria (2) valida que se encuentra marcado como Banco (3) y cuenta con sus datos fiscales registrados (4).

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También debes contar con el registro de las cuentas de los gastos e IVA que te cobran las instituciones bancarias (1).

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Estos datos serán necesarios para registrar las formas de pago.

 

e) Crear catálogo de las nuevas formas de pagos POS

1. Ubicado en el módulo Datos Generales, selecciona del menú Datos Generales, el comando Catálogos 2 (1) y elige la opción Formas de pago POS (2).

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En la ventana Formas de pago POS se administra el catálogo de las formas de pago que vas a manejar para tus tiendas. He aquí su estructura: del lado izquierdo se irán enlistando todos los registros que realices (1).  

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Para registrar el código de la forma de pago POS (2), este debe contener 3 caracteres. Se sugiere iniciar utilizando como prefijo la inicial del Método (3) a registrar seguido de un consecutivo. Sin embargo puedes registrar el código y la descripción libremente.

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Por ejemplo:

  • E01 para Efectivo BANAMEX y E02 para Efectivo BBV;
  • D01 para cuenta en Dólares,
  • T01 para una tarjeta de crédito y T02 para tarjeta de débito.
  • TX3 y TX6 como ejemplos para definir una promoción a 3 meses y 6 meses sin intereses.
  • En el caso de utilizar Mercado Pago QR su código será PP1 y si utilizas PagaTodo QR su código debe ser PP2.

Debes indicar el Método que es y definir su Tipo: crédito o débito cuando se trate de una tarjeta bancaria; en caso contrario dejarlo como Otro (3). 

Si cuentas con el módulo de Contabilidad activado, requieres los datos bancarios de las cuentas (4): nombre del banco o de la cuenta y su cuenta contable correspondiente. Si la forma de pago genera comisiones e IVA indicarás el porcentaje, así como las cuentas contables correspondientes, conforme a tu catálogo de cuentas. También debes indicar otros datos del banco (5): número de cuenta donde se depositará el importe, el RFC del banco destino y la monedaasí como la forma de pago que corresponde al código definido por el SAT. 

Los campos señalados con el marco verde serán para uso exclusivo de pinpad y de momento no se usan, por lo cual no requieren ningún valor (a).   

2. Para registrar las formas de pago, haz clic en el botón Alta y captura los datos necesarios (1).

Para este ejemplo iniciamos registrando dos cuentas de efectivo, cuyo código se formará tomando la letra inicial del Método Efectivo, seguido de un consecutivo de dos dígitos (2), por ejemplo el código queda como E01. Es necesario indicar el Método (3) Efectivo y enseguida el Tipo (4) correspondiente, en este ejemplo Otro.  También se indica el nombre del banco y su cuenta contable (5) y se registró el número de cuenta destino, el RFC del banco, la moneda del banco y el código de la forma de pago conforme al catálogo del SAT (6).

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3. Registra la forma de pago Dólares.

Observa que los registro se van ordenando alfabéticamente (1). Su código tiene el prefijo del método D de Dólares seguido de su consecutivo (2). Se define el método Dólares (3) y el tipo Otro (4). Se indica el nombre del banco y su cuenta contable correspondiente (5) y los demás datos de la cuenta (6).

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4. Registra la forma de pago para tarjeta de débito

Su código tiene el prefijo del método T de Tarjeta seguido de su consecutivo (1). Define el Método Tarjeta (2) y su Tipo Débito (3). Indica el nombre de tu banco, su cuenta contable correspondiente y los demás datos de tu cuenta (4).  Registra su forma de pago correspondiente, para este ejemplo es 28 conforme al catálogo del SAT (5).

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5. Ahora registra la forma de pago para una tarjeta de crédito.

El código tiene el prefijo del método T de Tarjeta seguido de su consecutivo (1). Define el Método Tarjeta (2) y su Tipo Crédito (3). Indica el nombre de tu banco, la cuenta contable correspondiente y los demás datos de tu cuenta (4).  Registra la forma de pago correspondiente al código definido por el SAT, para este ejemplo es 04 (5). 

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6. Si vas a manejar apartados, registra la forma de pago de crédito a clientes.

El código tiene el prefijo del método A de Apartados seguido de un consecutivo (1). Define el Método Apartados (2) y su Tipo es Otro (3). Indica la cuenta contable correspondiente (4). 

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7. Si manejas puntos, registra la forma de pago de puntos.

El código tiene el prefijo del método P de Puntos seguido de un consecutivo (1). Define el Método Puntos (2) y su Tipo es Otro (3). Indica la cuenta contable correspondiente (4). 

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8. Registra la forma de pago del servicio de valores.

El código tiene el prefijo del método O de Otros seguido de un consecutivo (1). Define el Método como Otros (2) y su Tipo Otro (3). Indica el nombre del banco y su cuenta contable correspondiente y los demás datos de la cuenta (4). Registra la forma de pago correspondiente conforme al catálogo del SAT,  01 para este ejemplo (5).

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Ejemplo de tarjeta de crédito con promoción

Para este ejemplo se va a definir la promoción de tarjeta de crédito a 6 meses sin intereses y utilizaremos la opción Duplica, ya que se trata de la misma cuenta destino.

1. Selecciona la forma de pago de Tarjeta de crédito (1), para este ejemplo es T02 y haz clic en el botón Duplica (2).

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2. Registra el código de la forma de pago, para este ejemplo es T03 y la descripción será indicando los 6 meses sin intereses (2). En este caso es necesario modificar también el porcentaje de comisión (3) y finalmente haz clic en el botón OK (4).

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Observa que ya ha quedado registrada (1). 

De esta manera se genera cualquier forma de pago.

 

f) Asignar formas de pago por tienda

1. Busca el almacén (tienda) específico (1) y haz clic en el botón Formas de pago (2). La ventana mostrará la lista de todas las formas de pago registradas.

2. Para activas o desactivar las formas de pago de las tiendas, haz clic en el botón Cambiar (3) y asigna a la tienda las formas de pago específicas que usará (4) cada una.

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De esta manera haz configurado y asignado las diversas formas de pago que cada tiene puede utilizar.

 

Para saber cómo funciona, consulta el tema Funcionamiento de formas de pago en tiendas

 

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