Cuando eres tú quien va a trasladar la mercancía usando tus propias unidades de transporte, desde el origen de tu proveedor (orden de compra, recepción de mercancía), o hacia sus almacenes por devolución, tienes la obligación de emitir la Carta porte correspondiente (CCP).
Para realizar este traslado de mercancía será necesario crear un cliente genérico desde donde se ligará a todos los proveedores involucrados como sucursales. Incluso podrías tener un cliente genérico para diferenciar a proveedores y maquileros (compras y maquilas) y otro para Escalas (como gasolineras, hoteles, restaurantes, etc.). Esta mecánica permite incorporar a las rutas de traslado documentos como órdenes de compra, recepciones y devoluciones a proveedor.
Configuración
1. Ve al módulo Clientes y da de alta un cliente genérico, para este ejemplo será PCOYMA al cual nombraremos RECOLECCION COMPRA Y MAQUILA (1). A través del botón Sucursales (2), deberás registrar a todos los proveedores con quienes comercializas las mercancías, incluyendo los siguientes datos:
- Código, el cual puedes definir libremente y en el campo Descripción: Razón social del proveedor (3).
- Dirección completa, es indispensable el registro de código postal (4).
- Campo EAN: capturar el símbolo # seguido del código del proveedor como se tiene registrado en el módulo Proveedores (5) por ejemplo #PRO001
- Campo Contacto: RFC del proveedor al que le pertenece la ubicación donde está la mercancía a recoger o donde se entregará al proveedor (6); en los casos que así aplique puede ser el RFC de la sede de un tercero de logística.
Cada vez que sea necesario mover la mercancía desde o hacía la dirección de otro proveedor o maquilero, deberás registrarlos de esta forma, es decir como sucursales dentro de este cliente genérico.
Este método también se utiliza para definir Escalas, es decir, paradas en destinos que se van a realizar y que no implican ningún documento de traslado o de carta porte, pero que deben ser señaladas para efecto de controlar en las rutas los tiempos y distancias de traslados. Para conocer su funcionamiento, revisa el artículo Complemento Carta Porte - Escalas.
Funcionamiento
El proceso para generar Complemento carta porte para trasladar mercancía desde o hacía la dirección de proveedores, es prácticamente igual al desarrollado para clientes o tiendas, sólo dependerá del tipo de documento a agregar y el orden de los destinos en la ruta.
Para este ejemplo vamos a dar seguimiento a la orden de compra O00329 del proveedor PRO001.
1. Del menú Facturación elige Control de embarques (1) y selecciona Carta Porte - Traslados (2).
2. En la ventana Carta Porte - Traslados, haz clic en el botón Alta y define un Código y Descripción para la ruta (1); define la fecha y hora correspondiente (2), recuerda que la fecha y hora también podrías establecerla más adelante. Captura la clave del Vehículo que se va a utilizar y el código del operador que va a manejar la unidad (3), si fuera necesario puedes agregar remolques, un segundo operador, y si el transporte es prestado o rentado el código de las Figuras y Partes correspondientes. Guarda el registro (4).
3. Ahora se va a generar la ruta. Observa que aparece seleccionada a la izquierda de la ventana de Traslados (1). Haz clic en el botón Ruta (2) y en la ventana Carta Porte - Ruta haz clic en el botón Cambio (3).
4. Haz clic en el botón Agregar (1) para definir las direcciones de la ruta, partiendo del origen donde se encuentra la mercancía y hacia donde se va a trasladar, para este ejemplo iniciamos con la dirección del proveedor donde se recogerá la mercancía para llevarla al almacén central.
Sugerencia: Como principio de buena gestión, es recomendable capturar los destinos en el orden en que se realizarán las entregas, sin embargo también existen botones para poderlas organizar en su respectivo orden de ruta.
5. Haz clic en el botón Agregar (1), para definir al proveedor selecciona el botón Sucursal de cliente (2), digita el código del cliente genérico (3) y el número de sucursal que le asignaste (4) y al dar tabulador presenta la dirección. Guarda el registro (5).
Si existieran otros destinos de proveedores, los agregas de la misma forma definiendo el tipo de dirección que es.
6. Nuevamente haz clic en el botón Agregar (1) y ahora selecciona el botón Almacén (2), digita el código del almacén donde terminará la ruta, para este ejemplo será la bodega 00 (3) y al dar tabulador muestra la dirección que se tiene en el registro del catálogo de almacenes desde Datos generales. Guarda el registro (4).
Si fuera necesario ordenar los destinos de la ruta, recuerda que puedes hacerlo a través de los botones Subir y Bajar de la ventana.
7. Guarda el registro en la ventana Carta Porte - Ruta (1).
8. Para este ejemplo son 2 direcciones registradas (1). Selecciona una ubicación (2). Cada vez que incorpores una nueva dirección podría aparecer un indicador en rojo (3) señalando que se requiere actualizar la dirección conforme a los nuevos catálogos emitidos por el SAT. Ahora será necesario verificar y actualizar las direcciones (sólo la primera vez que se utilizan para armar la ruta), este proceso se realizará a continuación.
9. Haz clic en el botón Editar Dirección (4).
Presentará los datos de la dirección seleccionada.
10. Revisa y/o corrige la información, para este ejemplo fue necesario rectificar la colonia (1), y se guarda el registro (2).
NOTA: cuando la Colonia no se encuentra en las mostradas por el sistema, a través del botón Agregar Colonia deberás registrarla manualmente y confirmar el mensaje para que agregue los mismos datos a la nueva colonia. Posteriormente deberás seleccionar la nueva colonia registrada y guarda la dirección.
Es importante que lleves el registro de las colonias agregadas manualmente, ya que en futuras actualizaciones del catálogo de códigos postales del SAT deberás registrarlas nuevamente.
Una vez corregida la información, desaparecerá el mensaje que se mostraba en rojo. Gradualmente las direcciones se irán actualizando y ya no será necesario realizar las correcciones. Si una dirección no muestra el indicativo en rojo, significa que ya ha sido actualizada.
Cuando fuera necesario realizar una escala en la ruta, por ejemplo para recoger o entregar documentación, cargar gasolina, tomar alimentos, pasar a otro lugar, etc., también se deberán especificar esas direcciones dentro de la ruta y no se está obligado a llevar carta porte de esa escala, de forma que se justifique el tiempo para llegar al destino final. Ver documentación anexa Complemento Carta Porte - Escalas.
Ahora será necesario establecer la Distancia/Tiempo del recorrido.
11. Para realizar el cálculo general de distancias y tiempo de la ruta, haz clic en el botón Calcular (1).
El botón Calcular permite que sea el sistema quien defina la distancia y tiempo del recorrido. Este cálculo aproximado se realiza a través de los sistemas de mapas online, sin embargo Proscai no es responsable del tiempo y distancia estimados resultantes y no considera el camino/ruta, ni velocidad, ni tráficos, sin embargo, a partir del cálculo general realizado se puede ajustar o modificar.
12. Confirma que se calcule la ruta.
13. Acepta el mensaje que indica la ruta calculada.
14. Selecciona el destino y observa que ya indica la distancia y el tiempo estimado, pero hace falta indicar el tiempo de Estancia en ese lugar (1). Haz clic en el botón Cambio (2).
15. Con el destino seleccionado a editar (1) haz clic en el botón Editar Distancia y Tiempos (2).
Despliega la ventana donde se observa el detalle del destino calculado: indica la dirección de Origen y la dirección de Destino elegida. En la parte inferior presenta los campos para la Distancia en km, y el Tiempo de traslado entre ambos lugares, así como el tiempo estimado que tardará la visita.
16. Para este ejemplo vamos a incrementar el tiempo a 3:30 hrs (1) y al dar tabulador la velocidad se ajusta, en el campo Estancia se agregan 5 minutos como mínimo (2) para poder guardar el registro (3).
Nota: También es posible calcular la distancia y el tiempo de un trayecto de la ruta a través del botón Calcular de esta ventana. El sistema validará las direcciones y realizará el cálculo, debes indicar el tiempo de estancia y guardar el registro.
IMPORTANTE: Cuando entre dos puntos de la ruta (A y B) la distancia es mínima o se ubican en un mismo lugar (por ejemplo centro comercial o misma calle) se deberá registrar en el segundo destino (B) en el campo Distancia 50 metros y en el campo Tiempo 1 minuto.
17. Finalmente guarda la ruta (1) y cierra la ventana.
Ahora se deben a agregar los documentos implicados en esta ruta de traslado. Recuerda que para proveedores pueden ser órdenes de compra, recepciones, notas de devolución de mercancía.
18. Ubicado en la ventana Carta Porte-Traslados se debe seleccionar la ruta específica (1) y hacer clic en el botón Cambio (2).
19. Oprime simultáneamente la tecla Shift más el botón Agregar (1).
20. Desplegará la ventana para escanear o teclear directamente los documentos, para este ejemplo será la orden de compra O00329 (1). Guarda el registro (2).
21. Nuevamente guarda el registro.
Al cargar los documentos (ordenes de compra, recepciones o devoluciones), el sistema avisa que no son traspasos (J) o traslados (CP) y será necesario crearlos enseguida para que puedan ser procesados.
22. Selecciona el documento (1) y haz clic en el botón Crear Documento para Traslado (2).
23. Confirma el mensaje para crear el documento de traslado.
24. Si tu traslado incluye otros documentos, repite el proceso. Observa que cambian a tipo de documento CP (1). Como el traslado aún se encuentra ABIERTO, sería posible realizar cualquier modificación que fuera necesaria (2). Haz clic en el botón Validar (3) para comprobar que todo está correcto.
25. El sistema informa el estatus de la ruta de traslado. Acepta el mensaje.
26. Finalmente haz clic en el botón Cerrar (1). El sistema te solicita confirmar que se cerrará el traslado, es decir que ya no será posible realizar ninguna modificación y timbrará los documentos Carta Porte creados, confirma el mensaje (2).
Una vez que se cierra el traslado ya no será posible modificarlo. Para este ejemplo nos indica que creó el traslado Ruta: 39 (1).
Si lo deseas, ve al módulo Facturación y busca el o los Complementos Carta porte generados (1). Observa que se encuentra timbrado (2) y que en el campo Ruta indica el orden en el que este proveedor deberá ser visitado (3). Genera la impresión en pantalla.
Observa el Complemento de Carta Porte que se ha generado. En el encabezado dice que es un complemento de Traslado (1) de la serie CP y muestra el número del documento.
En la parte inferior se encuentra la sección Complemento (2) que incluye todos los datos agregados por solicitud del SAT.
De esta manera se concluye la generación de Cartas porte de los documentos de traslado con proveedores. Este proceso se deberá repetir cada vez que se requiera generar las Cartas porte correspondientes.
Nota: Dependiendo de tus necesidades, podrías crear rutas híbridas donde combines recolecciones de compras con proveedores con entregas de reparto a tus clientes o sucursales, solamente deberás coordinar apropiadamente el orden de los diferentes puntos o destinos en la ruta.
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