Complemento Carta Porte

El Complemento Carta Porte se incorpora al CFDI de tipo Traslado para acreditar la posesión de las mercancías, e integra todo la relacionado a los bienes, ubicaciones de origen, puntos intermedios y destinos, así como lo referente al medio por el que se transportan.

Por disposición del SAT se requiere el Complemento Carta Porte:

"Cuando traslades mercancías, debes generar previamente el CFDI con el complemento Carta Porte, así podrás acreditar su legal estancia y/o tenencia de las mismas durante el traslado, acompañándolas con el archivo digital o la representación impresa.

La información que debes registrar en el complemento Carta Porte dependerá de los sujetos que intervengan en la operación, el medio de transporte y el tipo de CFDI (Ingreso o Traslado)."

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*Actualización:

- El complemento Carta Porte entrará en vigor el 1 de enero de 2022, sin embargo, los contribuyentes tienen hasta el 31 de marzo de 2022 como periodo de transición para emitir correctamente el complemento Carta Porte sin multas y sanciones. (Comunicado 084/2021 emitido el 24 dic 2021).

- A partir del 22 de diciembre, se integra el Catálogo de figuras

 

Alcance Complemento Carta Porte de Proscai

Proscai ha desarrollado el Complemento Carta Porte que cubre las siguientes condiciones, donde:

- el emisor es quien realizará la entrega de mercancía por medios de trasporte rentado, prestado o de su propiedad,

- el traslado se realiza únicamente por carretera federal, (quienes utilicen vehículos de carga ligera para transitar en un tramo cuya longitud de carretera federal no exceda los 30 kilómetros, no requiere emitir factura electrónica con complemento Carta Porte (Comunicado 084/2021 emitido el 24 dic 2021)). Actualización

- el traslado no es exportación ni importación.

 

Requisitos:

  • Contar con la última versión de Proscai. Verifica en nuestro portal antes de descargar, la fecha de actualización más reciente.
  • Haber corrido el script FPOSTAL para actualizar los códigos postales y los códigos y nombres de municipios, localidades y colonias. Este script lo descargas desde el Portal de Proscai.
  • Si estás alojado en Galio, deberás solicitar tu actualización de versión y la ejecución del script
  • Se sugiere descargar los catálogos emitidos por el SAT para validar cualquier código solicitado.
  • Es muy importante la participación de tu contador o fiscalista para la toma de decisiones en la configuración y manejo del Complemento de carta porte.
  • Layout de importación para registrar el peso de los productos en una actualización masiva. (Consulta aquí para conocer cómo importar información masivamente de inventarios). 

 

Revisar datos básicos 

Validar que ya cuentas con los siguientes datos definidos:

  • Las unidades de medida de tus productos deben tener definida su Abreviación genérica y su Clave CFDI correspondiente.

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  • Cada producto a la venta debe tener definido su Código SAT correspondiente, consulta el artículo Heredar clave SAT a producto clasificado
  • Para generar el Complemento Carta Porte de los traslados que se realizan desde bodega hacia los clientes, Proscai dará de alta de forma automática el tipo de movimiento CP, revisa que no se encuentre en uso en tu base de datos. 
    Si necesitas definir un tipo de movimiento diferente a CP, deberás registrar el parámetro especial CARTA_PORTE_TIP_MOV cuyo valor será el tipo de movimiento que definas para generar el Complemento carta porte.
  • Para generar el Complemento en los traspasos que se realizan entre almacenes y tiendas, Proscai va a continuar utilizando el tipo de movimiento J (traspasos).

 

Configuración de nuevos datos indispensables

Datos generales

1. Busca el tipo de movimiento CP Carta porte y registra el Formato QCFDG76.

En el caso de haber definido un tipo de movimiento diferente vía el parámetro especial, da de alta ese tipo de movimiento observando que cumpla con los siguientes valores: en el campo Ceros js se recomienda registrar 10 (1), Afecta Ventas/Compras con 1 (2), registra el Formato QCFDG76 (3) y en el campo Longitud de la serie define la cantidad de dígitos que conforman la clave del tipo de movimiento, en este caso será 2 (4).

Recuerda que este será el tipo de movimiento que servirá para el documento de traslado a clientes.

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2. Si realizas traspasos entre almacenes y tiendas, busca el tipo de movimiento J Traspaso envío, en el campo Ceros js se recomienda registrar el valor 10 (1) y define el formato QCFDG76 (2). 

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Inventarios

1. A todos los productos de venta (1) se debe agregar su Peso expresado en kilogramos. Selecciona de la sección inferior Otros (2) el botón Dimensiones (3) y en el campo Peso define el peso de tu producto (4).  

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Recuerda que puedes actualizar este campo de forma masiva mediante un proceso de importación

 

Facturación

Con la finalidad de agilizar la generación del Complemento carta porte, en Proscai se registrará un Catálogo vehicular con los datos solicitados para cada unidad y un Catálogo de figuras involucradas en la operación de los vehículos y traslados de mercancía, de forma que posteriormente sólo se asignen para su uso.

Catálogo vehicular

1. Del menú Facturación elige Control de embarques (1) y selecciona Carta Porte - Vehículos (2). 

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2. Despliega la ventana Carta Porte - Vehículos que permite registrar el catálogo de vehículos. Los campos Código y Descripción son de caracter interno para Proscai (1). Conforme al tipo de vehículo que selecciones (2), te presentará los campos obligatorios a rellenar en cada caso (3).  

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Actualización Si un traslado lleva materiales peligrosos, debe estar cubierto por una póliza de seguro contra daños al medio ambiente. Los datos se deben capturar en el registro del vehículo (4) usado para el traslado. Ver documentación anexa Complemento Carta Porte – Materiales peligrosos.

3. A través del botón Alta registra los vehículos que utilices para el traslado de tus bienes. Es importante que consultes los catálogos del SAT para rellenar los datos solicitados.

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Actualización NOTA: Si no cuentas con Permiso SCT, podrás registrar la siguiente información en los campos:

     Tipo de permiso SCT: TPXX00

     Permiso SCT: Permiso no contemplado en el catálogo

4. En el caso de utilizar remolques, deberás especificar el Tipo Remolque (1) y registrar los datos que te solicita.  

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De esta manera se conformará tu catálogo de vehículos. Los botones Alta, Cambio y Baja (1) funcionan de la misma manera que en los demás módulos, mediante los cuales podrás mantener actualizado tu catálogo. 

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IMPORTANTE: Recomendablemente no des de baja ningún vehículo ya que podría afectar al momento del timbrado de las cartas porte.  

Una forma de simplificar la captura de vehículos es duplicando el registro y sólo modificar las variantes, esto se logra presionando la tecla Shift y simultáneamente haciendo clic en el botón Alta.

Cada vez que requieras agregar un nuevo vehículo o remolque, sigue los pasos descritos anteriormente.

5. Cierra la ventana.

 

Catálogo de Figuras 

A continuación se creará el catálogo de las figuras involucradas en la operación de los vehículos y traslados de mercancía.

1. Del menú Facturación elige Control de embarques (1) y selecciona Carta Porte - Figuras (2). 

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2. Despliega la ventana Carta Porte - Figuras que permite registrar el catálogo de las personas involucradas en la operación de los vehículos y traslados de mercancía.

  • Los campos Código y Descripción son de caracter interno para Proscai (1).
  • Es necesario identificar el Tipo de figura: Operador, Propietario o Arrendador y registrar el RFC a 13 posiciones por tratarse de personas físicas y su Nombre (2).
  • Solo en el caso del tipo Operador, se necesita registrar el folio de la Licencia del conductor (3).
  • Para cualquiera de los 3 tipos, se requiere agregar la dirección de domicilio (4).   

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3. A través del botón Alta registra a las diversas figuras involucradas en la operación de los vehículos y traslados de mercancía. Para registrar el domicilio, haz clic en el botón Editar (1) y captura la información, al registrar el código postal haz clic en el botón Cargar (2) para el sistema agregue los datos, selecciona la Colonia correspondiente (3) y guarda la dirección y posteriormente el registro de la figura. 

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De esta manera se conformará tu catálogo de Figuras (1). Los botones Alta, Cambio y Baja funcionan de la misma manera que en los demás módulos. 

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Cada vez que requieras agregar una nueva figura sigue los pasos descritos anteriormente.

4. Cierra la ventana.

 

A continuación vamos a explicar el proceso de emisión de Complemento Carta Porte realizando algunos ejemplos, considerando dos escenarios: 

a) Entrega de mercancía a clientes finales.

- Este ejemplo se realiza a partir de los documentos generados a clientes desde el módulo de facturación (facturas, remisiones, etc.).

b) Entrega de mercancía a sucursales propias y a clientes.

- En este ejemplo se utilizará un esquema mixto para generar la ruta incluyendo tiendas propias y entrega a clientes. 

 

Nota: recuerda que la creación del Complemento de Carta Porte sólo aplica para traslados a través de vías federales

 

a) Entrega de mercancía a clientes finales 

Para este ejemplo, el traslado de bienes se hará desde la bodega central a 3 clientes diferentes.

1. Ya contamos con 3 documentos de clientes emitidos de forma tradicional, para este ejemplo serán facturas que ya se encuentran timbradas (1). 

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Recuerda que podría tratarse de documentos tipo facturas, remisiones, notas de crédito, pedidos, consignación, etc.

2. Del menú Facturación elige Control de embarques (1) y selecciona Carta Porte - Traslados (2). 

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Despliega la ventana Carta Porte - Traslados que te permitirá: 

  • Definir el Código y Nombre para el traslado (1),
  • indicar fecha y hora de salida (2),
  • asignar el o los vehículos que intervienen en el traslado y si fuera el caso, hasta dos remolques (3),
  • establecer al o los operadores de la unidad (4).

Cuando no eres el propietario del transporte o remolque, deberás hacer uso de la Figura 1 y Figura 2 si te prestan (tipo Dueño) o rentan (tipo Arrendador) el vehículo. Los campos Partes 1 y Partes 2 te permitirán registrar el código del vehículo/remolque facilitado por las Figura 1 y Figura 2. Si alguna de las Figuras te facilita tanto el vehículo como el remolque, deberás indicarlo en el mismo campo de Partes separado por comas (PT02,PT04) (5). Consulta los catálogos del SAT para identificar los códigos que debes registrar.

Actualización Si requieres que la Carta Porte se envié por email al operador del transporte, será necesario crear y agregar un código de Empaquetado y el mail del o los destinatarios (separados por comas) para que al timbrar y generar Carta porte se les envié por mail (6). Ver documentación anexa Complemento Carta Porte – Empaquetado y envío de email.

Actualización Para el caso de solo proporcionar la información de tus productos para el servicio externo encargado de transportar tu mercancía, deberás activar la casilla No sellar/timbrar al cerrar (7). Ver documentación anexa Complemento Carta porte- Exportar de información.

Desde esta ventana también podrás:

  • Generar la Ruta del vehículo indicando destinos, distancias y tiempos estimados de traslados. 
  • Asignar los documentos a la ruta.
  • Validar y Cerrar la ruta.  
  • Exportar la información del traslado para entregarla a transportistas externos.

3. Haz clic en el botón Alta.

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4. Define un Código y Descripción para la ruta (1); observa que hay una leyenda en rojo indicando que el traslado está ABIERTO, es decir, de momento permite modificaciones. El sistema mostrará la fecha del día actual como sugerencia de la fecha de Salida, deberás definirla así como la hora correspondiente (2), esta fecha y hora también podrías establecerla más adelante. Captura la clave del Vehículo que se va a utilizar y el código del operador que va a manejar la unidad (3), si fuera necesario puedes agregar remolques, un segundo operador, y si el transporte es prestado o rentado el código de las Figuras y Partes correspondientes, finalmente guarda el registro.

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5. La ruta creada aparece seleccionada a la izquierda de la ventana de Traslados (1). Haz clic en el botón Ruta (2) y desplegará la ventana Carta Porte - Ruta para definir las entregas, haz clic en el botón Cambio (3). 

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6. Haz clic en el botón Agregar (1) para definir las direcciones de la ruta partiendo del almacén de salida. Estando seleccionado el botón Almacén (2), digita el código del almacén donde inicia la ruta, para este ejemplo será la bodega 00 (3) y al dar tabulador muestra la dirección que se tiene en el registro del catálogo de almacenes desde Datos generales (4). Guarda el registro (5). 

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Sugerencia: Como principio de buena gestión, es recomendable capturar los destinos en el orden en que se realizarán las entregas, sin embargo existen botones para poderlas organizar en su respectivo orden de ruta.  

7. Nuevamente haz clic en el botón Agregar (1) selecciona el botón Cliente (2), digita su código (3) y al dar tabulador presenta la dirección (4). Guarda el registro. 

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Actualización IMPORTANTE: Cuando el traslado de mercancía se realice a una sucursal específica del cliente, adicional a seleccionar el botón Sucursal de cliente (1), deberás indicar su código y número de sucursal (2).

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Actualización Por su parte, si tu cliente maneja adenda, en cada documento a entregar en sucursal (1) se deberá colocar el número de la sucursal en el campo Comentario 3 del documento del cliente (2).

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8. Registra los siguientes clientes de la ruta, para este ejemplo quedarán 4 direcciones registradas (1). Cada vez que incorpores una dirección, podría aparecer un indicador en rojo (2) señalando que se requiere actualizar la dirección conforme a los nuevos catálogos emitidos por el SAT.

9. Guarda el registro haciendo clic en el botón OK (3).

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Cuando fuera necesario realizar una escala en la ruta, por ejemplo para cargar gasolina, tomar alimentos, pasar a otro lugar, etc., también se deberán especificar esas direcciones dentro de la ruta y no se está obligado a llevar carta porte de esa escala, de forma que se justifique el tiempo para llegar al destino final. Ver documentación anexa Complemento Carta porte – Escalas.

Ahora será necesario verificar y actualizar las direcciones (sólo la primera vez que se utilizan para armar la ruta), este proceso se realizará a continuación. 

10. Selecciona una ubicación (1) y haz clic en el botón Editar Dirección (2).

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Presentará los datos de la dirección seleccionada.

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11. Revisa y/o corrige la información. Si no muestra información, haz clic en el botón Cargar para que presente las colonias y municipios asociados a ese código postal. Deberás seleccionar la Colonia que corresponda (1) y guardar el registro (2). 

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Actualización NOTA: cuando la Colonia, como se registró la dirección ante el SAT, no se encuentra en las mostradas por el sistema (1), a través del botón Agregar Colonia (2) deberás registrarla manualmente (3 y 4).

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Confirma el mensaje para que agregue los mismos datos a la nueva colonia.

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Deberás seleccionar la nueva colonia registrada (1) y guarda la dirección (2).

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IMPORTANTE: Es muy importante que lleves el registro de las colonias agregadas manualmente, ya que en futuras actualizaciones del catálogo de códigos postales del SAT deberás registrarlas nuevamente.

Una vez corregida la información, desaparece el mensaje que se mostraba en rojo. 

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12. Haz lo mismo con los siguientes destinos. 

Gradualmente las direcciones se irán actualizando y ya no será necesario realizar las correcciones. Si una dirección no muestra el indicativo en rojo, significa que ya ha sido actualizada. 

13. Si consideras necesario reajustar el orden de la ruta, haz clic en el botón Cambio y a través de los botones Subir y Bajar (1) podrás organizar los destinos para la ruta (2). Finalmente guarda la ruta (3).

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Ahora será necesario establecer la Distancia/Tiempo del recorrido.

14. Para realizar el cálculo general de distancias y tiempo de la ruta, haz clic en el botón Calcular (1).

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El botón Calcular permite que sea el sistema quien defina la Distancia/Tiempo del recorrido. Este cálculo aproximado se realiza a través de los sistemas de mapas online, sin embargo Proscai no es responsable del tiempo y distancia estimados resultantes y no considera el camino/ruta, ni velocidad, ni tráficos, sin embargo, a partir del cálculo general realizado se puede ajustar o modificar.

15. Confirma que se calcule la ruta.

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16. Acepta el mensaje que indica la ruta calculada.

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17. Selecciona un destino (1) y observa que ya indica la distancia y el tiempo estimado (2), pero hace falta indicar en todos los destinos, el tiempo de Estancia en ese lugar (3). Si este punto sólo fuera una escala, deberás activar la casilla Escala (4). Haz clic en el botón Cambio (5).

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18. Selecciona el destino a editar (1) y haz clic en el botón Editar Distancia y Tiempos (2).

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Despliega la ventana donde se observa el detalle del primer destino calculado: indica la dirección de Origen y la dirección de Destino elegida. En la parte inferior presenta los campos para la Distancia en km, y el Tiempo de traslado entre ambos lugares, así como el tiempo estimado que tardará la visita. 

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19. Para este ejemplo vamos a incrementar el tiempo a 1.20 hrs (1) y al dar tabulador la velocidad se ajusta, se define en 20 minutos el tiempo de estancia (2) y guardamos la información.

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20. Agrega el tiempo de estancia en cada uno de los destinos adicionales.

Nota: También es posible calcular la distancia y el tiempo de un trayecto de la ruta a través del botón Calcular (1) de esta ventana.

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El sistema validará las direcciones y realizará el cálculo, debes indicar el tiempo de estancia y guardar el registro (1). 

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Actualización NOTA: Cuando entre dos puntos de entrega de la ruta (A y B) la distancia es mínima o se ubican en un mismo lugar (por ejemplo centro comercial o misma calle) se deberá registrar en el segundo destino (B) en el campo Distancia 50 metros y en el campo Tiempo 1 minuto.

21. Finalmente Guarda la Ruta (1) y cierra la ventana.

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Si quisieras validar la ruta, haz clic en el botón Validar (1) y el sistema te muestra un mensaje indicando que todo está correcto (2). 

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Ahora se van a cargar los documentos implicados en esta ruta de traslado.

22. Ubicado en la ventana Carta Porte-Traslados se debe seleccionar la ruta específica (1) y hacer clic en el botón Cambio (2).

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23. Haz clic en el botón Agregar (1).

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24. Despliega la ventana para buscar los documentos por cualquiera de los criterios que presenta. Para este ejemplo utilizamos la Fecha del (1) y con doble clic seleccionamos el documento del cliente (2); el orden en que se carguen no afecta. Otra opción es realizar una selección múltiple de los documentos involucrados presionando la tecla Ctrl.  

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Se agrega el documento del cliente.

25. Repite los pasos para agregar los documentos de los otros dos clientes que se van a entregar en esta misma ruta (1). Al cargar este tipo de documentos, el sistema avisa que no son traspasos (J) o traslados (CP) (2), será necesario crearlos enseguida para que puedan ser procesados. Haz clic en el botón OK (3). 

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Actualización Nota: Existe otra mecánica para agregar los documentos de la ruta a través de un lector de código de barras, lo que permite realizar una captura masiva de los documentos. Para ello será necesario oprimir simultáneamente la tecla Shift más el botón Agregar y escanear los documentos. Si no cuentas con lector, podrías teclear el código del documento directamente.

26. Selecciona el primer documento (1) y haz clic en el botón Crear Documento para Traslado (2).

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27. Confirma el mensaje para crear el documento de traslado.

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28. Repite el proceso para los otros documentos y observa que, en este ejemplo cambiaron de tipo de Documento F a CP (1).

Como el traslado aún se encuentra ABIERTO, sería posible realizar cualquier modificación que fuera necesaria (2).

29. Haz clic en el botón Validar para comprobar que todo está correcto (3).

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30. El sistema informa el estatus de la ruta de traslado. Acepta el mensaje.

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31. Finalmente haz clic en el botón Cerrar (1). El sistema te solicita confirmar que se cerrará el traslado, es decir que ya no será posible realizar ninguna modificación y timbrará los documentos Carta Porte creados, confirma el mensaje (2).

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32. Una vez que se cierra el traslado ya no será posible modificarlo. Para este ejemplo nos indica que creó el traslado Ruta: 24 (1). 

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33. Ve al módulo Facturación y busca los Complementos Carta porte generados (1), selecciona alguno (2) y observa que en el campo Ruta indica el orden en el que este documento deberá ser entregado (3).

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34. Ubicado en el documento observa que se encuentra timbrado (1). Genera la impresión en pantalla.

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35. Observa el Complemento de Carta Porte que se ha generado. En el encabezado dice que es un complemento de Traslado (1) de la serie CP y muestra el número del documento.

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En la parte inferior se encuentra la sección Complemento (2) que incluye todos los datos agregados por solicitud del SAT. 

De esta manera se concluye la generación de Cartas porte de los documentos para entrega a clientes. Este proceso se deberá repetir cada vez que se requiera generar las Cartas porte correspondientes.

Actualización febrero
Es posible generar con anticipación un Complemento Carta Porte con hasta 5 días de antelación. El sistema enviará un mensaje de advertencia para cerrar el traslado (1) y enseguida te solicita que confirmes el sellado de documentos (2) que deberás aceptar.

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Si la fecha excede a 5 días, el sistema enviará un mensaje de advertencia y no permitirá cerrar el traslado ni sellará los documentos.  

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b) Entrega de mercancía a sucursales propias y a clientes

En este ejemplo vamos a manejar una logística de distribución que considera los traspasos entre tiendas propias y un traslado de mercancía a un cliente final (factura o remisión), es decir, hablamos de un esquema mixto. 

Los traspasos entre tiendas se generan a partir del tipo de movimiento J y desde ahí se generará el Complemento de traslado, para clientes utilizará el tipo de movimiento CP.

1. Para este ejemplo partimos de un par de traspasos de la bodega 00 a las tiendas 001 y 003 (1) y también tenemos una factura de cliente, observa que el documento del cliente está timbrado. 

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2. Del menú Facturación elige Control de embarques (1) y selecciona Carta Porte - Traslados (2). 

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Despliega la ventana Carta Porte - Traslados que te permitirá: 

  • Definir el Código y Nombre para el traslado (1),
  • indicar fecha y hora de salida (2),
  • asignar el o los vehículos que intervienen en el traslado y si fuera el caso, hasta dos remolques (3),
  • establecer al o los operadores de la unidad (4).

Cuando no eres el propietario del transporte o remolque, deberás hacer uso de la Figura 1 y Figura 2 si te prestan (tipo Dueño) o rentan (tipo Arrendador) el vehículo. Los campos Partes 1 y Partes 2 te permitirán registrar el código del vehículo/remolque facilitado por las Figura 1 y Figura 2. Si alguna de las Figuras te facilita tanto el vehículo como el remolque, deberás indicarlo en el mismo campo de Partes separado por comas (PT02,PT04) (5). Consulta los catálogos del SAT para identificar los códigos que debes registrar.

Actualización Si requieres que la Carta Porte se envié por email al operador del transporte, será necesario crear y agregar un código de Empaquetado y el mail del o los destinatarios (separados por comas) para que al timbrar y generar Carta porte se les envié por mail (6). Ver documentación anexa Complemento Carta Porte – Empaquetado y envío de email.

Actualización Para el caso de solo proporcionar la información de tus productos para el servicio externo encargado de transportar tu mercancía, deberás activar la casilla No sellar/timbrar al cerrar (7). Ver documentación anexa Complemento Carta porte- Exportar de información.

Desde esta ventana también podrás:

  • Generar la Ruta del vehículo indicando destinos, distancias y tiempos estimados de traslados. 
  • Asignar los documentos a la ruta.
  • Validar y Cerrar la ruta.  
  • Exportar la información del traslado para entregarla a transportistas externos.

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3. Haz clic en el botón Alta.

4. Define un Código y Descripción para la ruta (1); observa que hay una leyenda en rojo indicando que el traslado está ABIERTO, es decir, de momento permite modificaciones. El sistema mostrará la fecha del día actual como sugerencia de la fecha de Salida, deberás definirla así como la hora correspondiente (2), esta fecha y hora también podrías establecerla más adelante. Captura la clave del Vehículo que se va a utilizar y el código del operador que va a manejar la unidad (3), si fuera necesario puedes agregar remolques o un segundo operador. Para este ejemplo vamos a registrar la Figura 1 como el arrendador y en el campo Partes 1 indicamos el código de las Partes correspondientes, finalmente guarda el registro.

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5. El registro de la ruta se agrega a la izquierda de la ventana de Traslados (1), selecciónalo, haz clic en el botón Ruta (2) y desplegará la ventana para registrar los destinos, haz clic en el botón Cambio (3). 

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6. Haz clic en el botón Agregar (1) para definir los destinos de la ruta. Estando seleccionando el botón Almacén (2), digita el código del almacén donde inicia la ruta, para este ejemplo será la bodega 00 (3) y al dar tabulador, muestra la dirección que se tiene registrada (4). Guarda el registro (5).

Sugerencia: Como principio de orden es recomendable capturar los destinos en el orden en que se realizarán las entregas.  

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7. Nuevamente haz clic en el botón Agregar (1) y elige el destino de una tienda/almacén (2), digita su código (3) y al dar tabulador presenta la dirección (4). Guarda el registro. 

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Actualización IMPORTANTE: Cuando el traslado de mercancía se realice a una sucursal específica del cliente, adicional a seleccionar el botón Sucursal de cliente (1), deberás indicar su código y número de sucursal (2).

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Por su parte, si tu cliente maneja adenda, en cada documento a entregar en sucursal (1) se deberá colocar el número de la sucursal en el campo Comentario 3 del documento del cliente (2).

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8. Registra los siguientes destinos de la ruta, para la tienda 003 y para el cliente específico (1). 

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Los destinos de la ruta se muestran del lado izquierdo de la ventana (1).

Cada vez que incorpores una dirección, podría aparecer un indicador en rojo (2) señalando que se requiere actualizar la dirección conforme a los nuevos catálogos emitidos por el SAT.

9. Guarda el registro haciendo clic en el botón OK (3).

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Cuando fuera necesario realizar una escala en la ruta, por ejemplo para recoger o entregar documentación, cargar gasolina, tomar alimentos, pasar a otro lugar, etc., también se deberán especificar esas direcciones dentro de la ruta y no se está obligado a llevar carta porte de esa escala, de forma que se justifique el tiempo para llegar al destino final. Ver documentación anexa Complemento Carta porte – Escalas.

Ahora será necesario verificar y actualizar las direcciones (sólo la primera vez que se utilizan para armar la ruta), este proceso se realizará a continuación. 

10. Para validar las direcciones de los destinos, selecciona una ubicación (1) y haz clic en el botón Editar Dirección (2). 

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11. Revisa y/o corrige la información. Si no muestra información, haz clic en el botón Cargar para que presente las colonias y municipios asociados a ese código postal. Deberás seleccionar la Colonia que corresponda (1) y guardar el registro (2). 

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Actualización NOTA: cuando la Colonia, como se registró la dirección ante el SAT, no se encuentra en las mostradas por el sistema (1), a través del botón Agregar Colonia (2) deberás registrarla manualmente (3 y 4).

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Confirma el mensaje para que agregue los mismos datos a la nueva colonia.

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Deberás seleccionar la nueva colonia registrada (1) y guarda la dirección (2).

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IMPORTANTE: Es muy importante que lleves el registro de las colonias agregadas manualmente, ya que en futuras actualizaciones del catálogo de códigos postales del SAT deberás registrarlas nuevamente.

Una vez corregida la información, desaparecerá el mensaje que aparecía en rojo. 

12. Haz lo mismo con los siguientes destinos. 

Gradualmente las direcciones se irán actualizando y ya no será necesario realizar las correcciones. Si una dirección no muestra el indicativo en rojo, significa que ya ha sido actualizada. 

13. Si consideras necesario reajustar el orden de la ruta, haz clic en el botón Cambio y a través de los botones Subir y Bajar (1) podrás organizar el orden de los destinos para la ruta (2). 

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A continuación se van a definir las distancias y tiempos de la ruta.  

14. Para realizar el cálculo general de distancias y tiempo de la ruta, haz clic en el botón Calcular (1).

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El botón Calcular permite que sea el sistema quien defina la Distancia/Tiempo del recorrido. Este cálculo aproximado se realiza a través de los sistemas de mapas online, sin embargo Proscai no es responsable del tiempo y distancia estimados resultantes y no considera el camino/ruta, ni velocidad, ni tráficos, sin embargo, a partir del cálculo general realizado se puede ajustar o modificar.

15. Confirma que se calcule la ruta.

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16. Acepta el mensaje que indica la ruta calculada.

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17. Selecciona un destino (1) y observa que ya indica la distancia y el tiempo estimado (2), pero hace falta indicar en todos los destinos, el tiempo de Estancia en cada lugar (3). Si este punto sólo fuera una escala, deberás activar la casilla Escala (4). Haz clic en el botón Cambio (5).

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18. Selecciona el destino a editar (1) y haz clic en el botón Editar Distancia y Tiempos (2).

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Despliega la ventana donde se observa el detalle del primer destino calculado: indica la dirección de Origen y la dirección de Destino elegida. En la parte inferior presenta los campos para la Distancia en km, y el Tiempo de traslado entre ambos lugares así como el tiempo estimado que tardará la visita.

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19. Para este ejemplo vamos a incrementar el tiempo a 1.30 hrs (1) y al dar tabulador la velocidad se ajusta, se define en 10 minutos de estancia (2) y guardamos la información.

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20. Agrega el tiempo de estancia en los demás destinos.

Nota: También es posible calcular la distancia y el tiempo de un trayecto de la ruta a través del botón Calcular (1) de esta ventana.

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El sistema valida las direcciones nuevamente y realiza el cálculo, debes indicar el tiempo de estancia y guardar el registro (1). 

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Actualización NOTA: Cuando entre dos puntos de entrega de la ruta (A y B) la distancia es mínima o se ubican en un mismo lugar (por ejemplo centro comercial o misma calle) se deberá registrar en el segundo destino (B) en el campo Distancia 50 metros y en el campo Tiempo 1 minuto.

21. Finalmente Guarda la Ruta (1) y cierra la ventana.

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Ahora se van a cargar los documentos implicados en el traslado.

22. Ubicado en la ventana Carta Porte-Traslados selecciona la ruta específica (1) y haz clic en el botón Cambio (2).

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23. Con la ruta específica seleccionada, haz clic en el botón Agregar (1). Busca los documentos por cualquiera de los criterios que presenta. Para este ejemplo utilizamos la fecha y con doble clic seleccionamos el documento del cliente (2). Otra opción es realizar una selección múltiple de los documentos involucrados presionando la tecla Ctrl. El orden en que se carguen los documentos no afecta.

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Se agrega el traspaso de la tienda. 

24. Repite los pasos para agregar el traspaso de la tienda 001 y de la tienda 003 de esta ruta, recuerda que puedes seleccionar varios documentos oprimiendo la tecla Ctrl. Observa que en el caso del documento del cliente (1) muestra un mensaje (2) indicando que no es un traspaso (J) o traslado (CP) y es necesario crearlo para que pueda ser procesado. Haz clic en el botón OK (3). 

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Actualización Nota: Existe otra mecánica para agregar los documentos de la ruta a través de un lector de código de barras, lo que permite realizar una captura masiva de los documentos. Para ello será necesario oprimir simultáneamente la tecla Shift más el botón Agregar y escanear los documentos. Si no cuentas con lector, podrías teclear el código del documento directamente.

25. Selecciona ese documento (1) y haz clic en el botón Crear Documento para Traslado (2).

26. Confirma el mensaje para crear el documento de traslado (3).

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Observa que la factura cambió de tipo de documento F a CP (1). Recuerda que sólo a los documentos diferentes a J (traspasos) se deberá crear su carta porte respectiva.

Como el traslado aún se encuentra abierto, es posible realizar cualquier modificación que fuera necesaria (2).

27. Haz clic en el botón Validar (3), para comprobar que todo está correcto.

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28. El sistema informa el estatus del traslado. Acepta el mensaje.

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29. Finalmente haz clic en el botón Cerrar (1). El sistema te solicita confirmar que se cerrará el traslado, es decir que ya no será posible realizar ninguna modificación, timbrará los traspasos y la Carta Porte, confirma el mensaje (2).

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30. Una vez que se cierra el traslado ya no será posible modificarlo. Para este ejemplo nos indica que creó el traslado Ruta: 25 (1). 

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31. Ve al módulo Facturación y busca los documentos del día generados. Al seleccionar el traspaso a la tienda 001 (1) se observa que el documento se encuentra timbrado (2) en el campo Ruta indica el número de la ruta y el orden en el que este documento deberá ser entregado (3).

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32. Ubicado en alguno de los documentos genera la impresión en pantalla.

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33. Observa que en el encabezado indica que se trata del documento de Traslado (1).

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En la parte inferior se encuentra la sección Complemento (2) que incluye todos los datos agregados por solicitud del SAT.

34. Ahora consulta el Complemento Carta porte del cliente (1) y solicita la impresión en pantalla. Indica que es un Traslado de la serie Carta Porte (2) y en la parte inferior se encuentra la sección Complemento (3) que incluye todos los datos agregados por solicitud del SAT.  

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De esta manera se concluye la generación de complementos de traslados y carta porte para entrega a clientes. Este proceso se deberá repetir cada vez que se requiera generar los complementos de traslados y cartas porte correspondientes.

 

Rutas de traslado recurrentes (botón Reestablecer)

Si en tu operación es frecuente que realices la misma logística de entregas, por ejemplo en el caso de surtido a tiendas cada semana, será posible reciclar la ruta de traslados ya generada y sólo sea necesario definir la nueva fecha y hora, así como agregar los nuevos documentos. 

Para reutilizar una ruta, se usa el botón Reestablecer (1) que te solicita confirmar el mensaje para limpiar la lista de documentos anteriores involucrados (2), pero mantendrá los datos de los destinos, el tiempo de traslado y la estancia en cada punto, ahorrándote el tiempo de validación en los destinos involucrados en la ruta, y donde sólo será necesario agregar los documentos del nuevo traslado.

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De esta manera, cada vez que utilices esta ruta ya establecida sólo debes incorporarle los documentos de los nuevos traspasos a entregar, agilizando así el proceso de generación de complementos. 

 

Mensajes de validación de la ruta del traslado

Si al procesar un traslado existieran algunas inconsistencias en la información, se podrán presentar algunos de los siguientes mensajes: 

mceclip2.png Significa que el documento agregado no pertenece al cliente / almacén declarado a la ruta. 
mceclip0.png El traslado se cierra pero se deben ejecutar las indicaciones del mensaje:
 - revisar el documento, 
 - corregir el problema (producto sin peso)
 - timbrar manualmente el documento.
mceclip4.png Cuando la dirección fue validada anteriormente, pero posteriormente se eliminó o modificó algún dato. 
mceclip1.png Se pretende reestablecer una ruta que quedó con un complemento sin timbrar.  

 

Mensaje que se muestra en el módulo Facturación

mceclip3.png Se quiere timbrar un complemento Carta Porte, ya se de un cliente o un traspaso entre tiendas, y el producto no tiene registrado su peso.

 

Una vez que se solucione la situación expresada en el mensaje, se podrá timbrar manualmente el complemento Carta Porte (CP) o traspaso (J) correspondiente.

 

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