Franquicias: Configuración para facturación directa

Si su empresa requiere incorporar franquicias al sistema Proscai,  controlar a sus franquiciatarios, obtener el análisis de ventas globales y apoyarse con el manejo de traspasos inteligentes, esta nota técnica es para usted.

El control que PROSCAI le facilita desde esta integración de franquicias, se verá reflejada en las siguientes características:

a) Llevar el registro de lo vendido a cada franquicia y controlar la cuenta por cobrar.

b) Agilizar la recepción de mercancía en la franquicia al no tener que capturar la mercancía que entrega, ya que llegará la información en forma de traspaso.

c) Conocer el detalle de las ventas por franquicia y franquiciatario.

d) Automatizar y realizar sugerencias de pedido a través del análisis inteligente.


Para este ejemplo se trabajará con la franquicia 42, y le pedimos que simultáneamente vaya configurando y generando los documentos de la franquicia 48 (ambas serán del mismo franquiciatario FF1), para que pueda apreciar el efecto de las Consultas que podrán realizar.


CONFIGURACIÓN

DATOS GENERALES

Comportamientos

1) Active los siguientes Comportamientos:

Comportamiento 114: Localización de clientes =F para franquicias

Comportamiento 115: Lista de precios de la tienda y no del cliente

 

 

Parámetros

1) Seleccione del menú Datos Generales el comando Catálogos. Elija la opción Parámetros.

2) Elija el módulo Ventas y Compras. En el sexto (6) parámetro registre las claves de los franquiciatarios, para este ejemplo será FF1 y FF2.

3) En el séptimo parámetro (7) registre las zonas, para este ejemplo será NR para el NORTE y SR para el SUR.


Usuarios

1) Seleccione del menú Datos Generales el comando Catálogos. Ahora elija la opción Usuarios.

2) Registre al usuario franquiciatario, para este ejemplo indicamos previamente en parámetros que era FF1. Tendrá el Grupo 1, la Cía 0, y además es necesario que active la casilla Sólo ver a sus clientes.

Con esta casilla activa le está indicando al sistema que el franquiciatario podrá ver y consultar la información únicamente de sus franquicias.

3) Seleccione el parámetro 6 y en el campo Parámetro registre el código del dueño de las franquicias FF1.

4) Ahora registre a los usuarios de las franquicias, para este ejemplo son F42 para la franquicia 42 y F48 para la franquicia 48.

5) Para que ambos ingresen directamente al Punto de venta, regístrelos al Grupo 1 y en el campo Cía. registre el número de la franquicia, es decir 42 y 48 respectivamente.

6) Seleccione el parámetro 6 y en el campo Parámetro registre el código del dueño de las franquicias FF1.

7) También es necesario que active la casilla Sólo ver a sus clientes.


Almacenes

1) En el módulo Datos Generales, seleccione del menú Datos Generales el comando Catálogos. Elija la opción Almacenes.

2) Registre la franquicia, para este ejemplo será la FRANQUICIA 42, con Cía. 42.

Opcionalmente podrá otorgar acceso al franquiciatario para que consulte el inventario de sus tiendas.

3) Si lo autoriza, es necesario que registre en el campo Usuarios, el código de todos los usuarios que tendrán acceso a consultar la tienda. Nadie más que los registrados podrán consultarlo.

Observe que se registró al dueño FF1 y usuarios de las franquicias 42 y 48.

Adicionalmente también se registró otro usuario, el CM que es un usuario propio para que también pueda realizar las consultas de las franquicias.

Si no va a otorgar acceso a su franquiciatario a estas consultas, deje completamente vacío el campo Usuarios.

4) Oprima OK.

5) A las preguntas de si da de alta al Cliente mostrador y alta Tienda en parámetro conteste SI. A la pregunta de centros de costos, conteste NO.

6) Recuerde generar la FRANQUICIA 48, con Cía. 48.


INVENTARIOS

1) Ahora vaya al módulo Inventarios.

2) Cada producto deberá contar con las listas de precio:

     Lista 1 (puede elegir cualquiera): precio final de venta al público, con IVA incluido.

     Lista 3 (puede elegir cualquiera): costo real del franquiciatario, antes de IVA.


CLIENTES

1) Vaya al módulo Clientes y busque la Franquicia 42.

2) Asigne la lista de precio 3 (este es el precio al que usted le va a facturar); registre también el plazo y la línea de crédito autorizada.

3) Oprima el botón Enviar a, registre en el campo Localización la letra F. Esto permitirá que la factura que le genere, quede en status de traspaso pendiente por recibir.

4) Ahora dé de alta a la tienda 42M, que será el Mostrador de la franquicia 42, para este ejemplo.

5) Asigne la lista de precio 1 (precio de venta al público).

6) Oprima el botón Eventos. Registre el concepto PAGOS así como las cuentas correspondientes.

7) Clasifique su franquicia asignando del parámetro 6 al franquiciatario dueño de esta franquicia, para este ejemplo fue FF1.

8) También asigne del parámetro 7 la zona de la franquicia.


  

DESCUENTOS que otorga al franquiciatario

Estos descuentos se otorgan por franquicia. Para este ejemplo se registrará un descuento del 15 al producto HRLAMPA1, pero sólo a la franquicia 42 del franquiciatario FF1.

1) Ubicado en el registro de Mostrador de la franquicia, 42M para este ejemplo, haga clic en el botón % de Descuentos.

2) Registre el producto a ofertar, el descuento o nuevo precio, el rango de fechas y el número de piezas para que aplique el descuento.

Este descuento aplicará al momento en que le envíe (facture) el producto a la franquicia.

  
Traspasos a franquicias

Una vez configurada su base de datos, se mostrará como generar los traspasos desde bodega a cada franquicia.

1) Realice una factura normal a la franquicia 42.

2) Observe que utiliza la lista 3 de precios. Esta factura genera la cuenta por cobrar correspondiente.

Observe que aparece el descuento del 15% para el producto indicado.

Automáticamente el sistema generó un traspaso por recibir para la franquicia 42M.

3) Vaya ahora a Punto de venta y regístrese como usuario de la franquicia, para este ejemplo es F42.

4) Oprima el botón Traspasos y seleccione el botón Recibo.

Aparece pendiente por recibir el documento que acaba de generar. En la parte baja de la ventana puede ver el detalle.

5) Reciba el traspaso de forma normal, oprimiendo el botón Traspasa.

6) Confirme que sí desea recibir el traspaso.

 

7. Cierre la ventana de Traspasos.

Ahora si está listo para la operación desde las franquicias.

 

Procedimiento de VENTA

1) Registrado como usuario de la Franquicia 42 (F42), realice varios tickets de forma normal en la franquicia 42M. Para este ejemplo se realizaron 5 documentos variando las formas de pago. Incluya el producto al que asignó descuentos.

Aparecen enlistados los tickets generados así como el traspaso recibido.

2) Genere un Diario de ventas de la franquicia 42.

Muestra la información detallada de los tickets generados en la franquicia 42.

Si en este momento deseara generar un Corte de caja de esta franquicia, quedaría de la siguiente forma.

3) Recuerde generar un par de tickets de la franquicia 48M.

 


GENERAR CONSULTAS de dueño de franquicias

1) Firmado como dueño de las franquicias 42 y 48, es decir como usuario FF1.

2) Vaya al área de Back office de punto de venta.

3) Del menú Punto de venta, seleccione la opción Consultas y responda Si a la pregunta Nuevo?

En la ventana Consultas se enlista únicamente la información de los movimientos realizados por las 2 tiendas de este franquiciatario.

Desde aquí podrá llegar al detalle deseado a través de las diversas vistas que le permite la ventana utilizando los botones del lado derecho de la ventana.

 

Generar Reportes desde el módulo Facturación

Diario de Ventas

Desde la ventana de filtro, sale restringido al franquiciatario FF1.

El reporte muestra la información de ambas franquicias.

 

Ventas del mes

Desde la ventana de filtro, el reporte sale restringido al franquiciatario FF1.

El reporte le muestra el detalle de las ventas de cada una de las tiendas del franquiciatario FF1.

En este reporte aparecen las columnas que le indican también el importe y porcentaje de utilidad alcanzado. 

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