Franquicias: Configuración para facturación directa

Si tu empresa requiere incorporar franquicias al sistema Proscai, controlar a los franquiciatarios, obtener el análisis de ventas globales y apoyarte con el manejo de traspasos inteligentes, este artículo es para ti.

El control que Proscai facilita desde esta integración de franquicias, se verá reflejada en las siguientes características:

a) Llevar el registro de lo vendido a cada franquicia y controlar la cuenta por cobrar.

b) Agilizar la recepción de mercancía en la franquicia al no tener que capturar la mercancía que entrega, ya que llegará la información en forma de traspaso.

c) Conocer el detalle de las ventas por franquicia y franquiciatario.

d) Automatizar y realizar sugerencias de pedido por medio del análisis inteligente, a través de la funcionalidad de mercaderías.

Para este ejemplo se trabajará con la franquicia 42 y te pedimos que simultáneamente vayas configurando y generando los documentos de la franquicia 48 (ambas serán del mismo franquiciatario FF1), para que pueda apreciarse el efecto de las consultas a realizar.

Configuración 

La configuración de la base de datos se detalla por módulos:

  • Datos generales: Comportamientos, Parámetros, Usuarios y Almacenes
  • Inventarios: características de los productos
  • Clientes: características para Almacenes y % de descuentos

 

Datos generales

Comportamientos

1) Activa los siguientes comportamientos:

Comportamiento 102: Tiendas de 3 dígitos.

Comportamiento 114: Localización de clientes =F para franquicias

Comportamiento 115: Lista de precios de la tienda y no del cliente.

Parámetros

1) Selecciona del menú Datos Generales el comando Catálogo y elige la opción Parámetros (1).

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2) Elige el módulo Ventas y compras. En el sexto parámetro (1) registra las claves de los franquiciatarios,  para este ejemplo será ‘FF1’ (quien tendrá las franquicias 042 y 048) y ‘FF2’ (quien tendrá las franquicias 026, 031 y 037.    

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3) En el séptimo parámetro (2) registra también las zonas, para este ejemplo será NR para el NORTE y SR para el SUR. 

Usuarios

1. Selecciona del menú Datos Generales el comando Catálogos y elige la opción Usuarios (1).

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2. Registra al usuario franquiciatario, para este ejemplo ‘FF1’ que indicamos previamente en parámetros. En el campo Parámetro registra el código del dueño de las franquicias ‘FF1’.

3. Indica el Grupo ´41´ que es destinado para Franquicias y permite ingresar directamente a Punto de venta; registra Cía. ´0´ y activa la casilla ‘Sólo ver a sus clientes’, esta casilla activa le indica al sistema que el franquiciatario podrá ver y consultar la información únicamente de sus franquicias.

4. Selecciona la casilla del parámetro `6´ Franquicias.

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5. Ahora registra a los usuarios cajeros de las franquicias, para este ejemplo son F42 para la franquicia 042 y F48 para la franquicia 048, en el campo Parámetro registra el código del dueño de las franquicias ‘FF1’.

6. Para que ambos ingresen directamente al Punto de venta, regístralos al Grupo ‘41‘ y en el campo Cía.  registra el número de la franquicia, es decir ‘42‘ y ‘48‘ respectivamente, activa las casillas ‘No ver costos‘ y ‘Sólo ver a sus clientes‘. Selecciona el parámetro ‘6‘. 

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Almacenes

Este proceso de debe realizar por cada franquicia que se vaya a dar de alta.

1. En el módulo Datos Generales, selecciona del menú Datos Generales el comando Catálogos 2 y elige la opción Almacenes.

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2. Registra la franquicia, para este ejemplo será 042 FRANQUICIA 42, con Cía. 42 y en el campo Número de referencia registra la clave del franquiciatario ‘FF1‘ (1). 

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3. Puedes otorgar acceso al franquiciatario para que consulte el inventario de sus tiendas, registrando en el campo Usuarios (2) el código de todos los usuarios que tendrán acceso a consultar la tienda. Únicamente los registrados podrán consultarlo.

Observa que se registró al dueño FF1 y usuarios de las franquicias 42 y 48. Adicionalmente también se registró otro usuario, el CM que es un usuario propio para que también pueda realizar las consultas de las franquicias.

Si no deseas otorgar acceso al franquiciatario para estas consultas, deja vacío el campo Usuarios.

4. Guarda el registro y a las preguntas de dar de alta al Cliente en mostrador y alta Tienda en parámetros contesta ‘SI‘. A la pregunta de centros de costos, contesta ‘NO‘.

Ahora vamos a asignar las formas de pago a la franquicia. Si tienes dudas sobre este tema, consulta en nuestro centro de ayuda la sección Nuevas formas de pago POS.

5. Haz clic en el botón Formas de pago (3).

6. A través del botón Cambiar activa las formas de pago que utilizará esta tienda (1) y guarda el registro.

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7. Recuerda generar la FRANQUICIA 048, con Cía. 48.

Inventarios

1. Ve al módulo Inventarios.

2. Cada producto deberá contar con dos listas de precio:

  - Lista 1: precio final de venta al público, con IVA incluido.

  - Lista 3 (puede elegir cualquiera): costo real del franquiciatario, antes de IVA.

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Clientes

1. Ve al módulo Clientes y busca la Franquicia 042.  

2. A través del botón Datos crédito (1) asigna la lista de precio 3, este será el precio al que tú le vas a facturar al franquiciatario (2); registra también el plazo y la línea de crédito autorizada (3).

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3. Oprime el botón Enviar a y registra en el campo Localización la letra ‘F‘. Esto permitirá que la factura que se le genere quede en status de traspaso pendiente por recibir.

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4. Da de alta al cliente mostrador 042M, que será el ‘Mostrador‘ de la franquicia 42, este registro llevará la ‘lista de precio 1‘ (precio de venta al público).

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5. Clasifica la franquicia asignando del parámetro 6 al ‘franquiciatario dueño de esta franquicia‘, para este ejemplo fue ‘FF1‘.

6. También asigna del parámetro 7 la ‘zona‘ de la franquicia.

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DESCUENTOS que otorgas al franquiciatario

Estos descuentos se otorgan por franquicia. Para este ejemplo se registrará un descuento del 20% al producto HLAMP1, pero sólo a la franquicia 042 del franquiciatario FF1.

1. Ubicado en el registro de la franquicia, 042 para este ejemplo, haz clic en el botón % Descuentos.

2. Registra el producto a ofertar, el descuento o precio nuevo , el rango de fechas y el número de piezas para que aplique el descuento.

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Este descuento aplicará al momento en que se le envíe (facture) el producto a la franquicia, y posteriormente, en la venta al cliente final.

Traspasos a franquicias

Se mostrará como generar los traspasos desde bodega a las franquicias.

1. Realiza una factura normal a la franquicia 042.

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Observa que utiliza la lista 3 de precios. Esta factura genera la cuenta por cobrar correspondiente y muestra el descuento del 20% sobre el producto indicado.

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Automáticamente el sistema generó un traspaso por recibir para la franquicia 042M.

2. Ve a Punto de venta y registrado como el usuario de la franquicia, para este ejemplo es F42, del menú Traspasos selecciona el botón Recibo (1). Aparece pendiente por recibir (2) el documento que se acaba de generar. En la parte baja de la ventana puede ver el detalle (3) de los productos.

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3. Para recibir el traspaso haz clic en el botón Traspasa.

4. Confirma que sí deseas recibir el traspaso.

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5. El traspaso se genera y desaparece de la ventana Traspasos, ciérrala.

El traspaso se verá reflejado en la ventana principal de punto de venta.

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Ahora si estás listo para la operación desde las franquicias.

Funcionamiento

1. Registrado como usuario F42 de la Franquicia 042 (1), realiza un ticket en la franquicia 042M (2). Carga los productos (3), observa que respeta el descuento aplicado (4) al producto y procede al pago (5).

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2. Registra la forma de pago que indique el cliente (1), en este ejemplo es con tarjeta de crédito a 6 meses sin intereses (2).

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3. Por ser tarjeta, debes capturar los datos que te solicita la transacción (1).

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4. El importe se registra (1) y para finalizar, haz clic en el botón OK.

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5. Para este ejemplo, se realizaron 5 documentos variando las formas de pago y se incluyó el producto que otorga el descuento.

Aparecen enlistados los tickets generados (1).

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6. Genera un Diario de ventas de la franquicia 42. Para ello, del menú Cortes (1) selecciona el botón Diario vtas (2).

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El reporte muestra la información detallada de los tickets generados en la franquicia específica.

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Corte de caja

1. Para realizar el corte de caja de esta franquicia, del menú Cortes (1) selecciona el botón Cortes (2).

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El sistema envía un mensaje con la fecha del corte.

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Muestra los tickets generados y las formas de pago utilizadas. Para este ejemplo será Corte final del día (1).

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2. Genera varios tickets para la franquicia 48M, para este ejemplo se realizaron 3 ventas.

GENERAR CONSULTAS de dueño de franquicias

1. Fírmate como dueño de las franquicias 42 y 48, es decir como usuario ‘FF1‘.

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2. Ve al área Back office de punto de venta.

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3. Del menú Punto de venta selecciona Consultas.. A la pregunta ¿Nuevo?, contesta ‘SI‘.

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En la ventana Consultas se enlista únicamente la información de los movimientos realizados por las 2 tiendas de este franquiciatario. Desde aquí podrá llegar al detalle deseado a través de las diversas vistas que permite la ventana utilizando los botones inferiores.

Para conocer más sobre el tema de consultas revisa el artículo Consultas directivas POS.  

Generar Reportes desde el módulo Facturación

Si tú como franquiciatario deseas revisar el desempeño de las franquicias, puedes hacerlo de la siguiente forma desde el módulo Facturación.

Diario de ventas

1. Genera el reporte Diario de ventas, en la ventana de filtro restringido al franquiciatario ‘FF1‘.

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El reporte muestra la información de ambas tiendas del franquiciatario FF1.

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Ventas del mes

1. Genera el reporte Ventas del mes restringido por el franquiciatario FF1.

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El reporte muestra el detalle de las ventas de cada una de las tiendas del franquiciatario FF1 y aparecen las columnas que indican también el importe y porcentaje de utilidad alcanzado.

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De esta forma puedes revisar periódicamente el rendimiento de las franquicias.

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