En este documento se detalla el sistema de Distribución de empaque de mercancía que le permite Proscai, para realizar las entregas a sus clientes con base a las especificaciones que le solicitan.
Con Proscai podrá imprimir las instrucciones de empaque, la remisión por transporte así como las hojas o etiquetas de embarque, sean estas simplificadas o detalladas, incluso cuando maneje sucursales.
También podrá generar sus rutas de reparto.
Proscai cuenta con la capacidad para indicarle el número de cajas que requiere por factura, los productos por caja / sucursal que debe empaquetar y le facilita mecanismos para verificar que la mercancía que va a empacar sea la correcta, tanto en cantidad como en modelo.
Si usted es proveedor de tiendas de autoservicios y/o departamentales, consulte el manual Proceso EDI.
Se recomienda realizar este proceso desde el módulo Facturación una vez que el pedido ya fue facturado, pues garantiza que ya no habrá cambios y lo facturado será precisamente lo que entregue. (Aunque también se encuentra esta mecánica desde Pedidos y funciona de manera semejante, no se aconseja aplicarlo desde ahí, ya que si hubiera modificaciones en el pedido no se actualiza automáticamente la distribución de empaque y deberá correr el proceso nuevamente).
Configuración
Para utilizar este mecanismo de distribución de empaque es necesario que cada uno de sus productos (hijo) tenga registrado el empaque EDI y la Cantidad por empaque.
Para manejar este empaque EDI, tomaremos como base algunos lineamientos estándar.
Puede registrar 3 tipos de empaques utilizando las siguientes siglas: BG para sacos BX para cajas PL para tarimas
Si necesita manejar cajas diferentes donde no pueden mezclarse los productos, podrá agregar un tercer dígito para diferenciarlo, por ejemplo BXA o BXB, simplemente para que el sistema entienda que es una caja estándar con características especiales por producto para evitar que se mezclen productos que no pueden ir juntos.
Es importante ubicar el tamaño de caja que vaya a manejar como estándar, ya que más adelante le enseñaremos cómo manejar diversos tamaños, modificando factores. Si Liverpool es su cliente, le aconsejamos que sea en base a esa caja como registre su Cantidad EDI.
Identifique cuántos productos caben por caja. Si sus productos de un mismo departamento, por ejemplo perfumería, tienen tamaños o formas irregulares, es recomendable que deje un poco de espacio de margen, para poder manejarlos cuando tenga que combinar productos.
1) Vaya al módulo Inventarios e identifique un par de productos para darles seguimiento.
Para este ejemplo serán EC0001 y EC0013.
2) Oprima el botón Otros.
3) Registre el Tipo de Empaque (BX) y el número de Piezas por empaque.
Para este ejemplo se indica que caben 4 licuadoras por caja y 6 exprimidores por caja.
NOTA: Recuerde que este procedimiento deberá hacerlo por cada producto que tenga.
Si maneja productos en color y talla (módulo adicional), puede registrarlo en el producto raíz y heredarlo posteriormente a los hijos a través CTRL+ Alta CT siempre y cuando sea la misma cantidad.
4) Se generó un pedido por 15 licuadoras y 22 exprimidores, para este ejemplo quedó el P00093.
5) Al facturar de pedido, se generó el documento F00283 para este ejemplo.
6) Ubicado en la factura específica, oprima el botón Cajas.
Observe que se despliega la ventana Empaque.
7) En la ventana Empaque, oprima el botón Generar.
Observe que aparece la ventana Generar Empaque donde le indica el tipo de empaque que va a utilizar (el que registró en el producto) y le da la posibilidad de indicar el Factor.
Este Factor 1 representa la caja base que tomó como referencia, si las cajas que va a utilizar para empacar esta factura fueran mayores, por ejemplo del doble, es necesario indicarle al sistema que su factor es 2. Si por el contrario las cajas fueran más pequeñas y sólo le caben la mitad o el 70% en base a la caja base, entonces registraría el factor .50 ó .70 respectivamente.
Para este ejemplo deje el factor 1 y por el momento no se explicará el uso de packs.
8) Oprima el botón Generar.
Observe que el sistema genera la distribución de empaque.
En el recuadro Resumen por Tipo de Empaque le detalla el tipo de empaque que va a utilizar BX para este ejemplo, el factor, el número de empaques que se requieren y el total de producto que va a entregar.
En la parte baja de la ventana se encuentra la Lista de Empaque, que le detalla el número de empaques, le indica qué número de empaque es en relación al resto 1/8, enseguida le indica cuántos códigos de diferentes productos incluye el empaque (incluso si hay diferencia de código color y talla) y cuántas piezas de producto.
Si selecciona una línea, en el área Detalle del Empaque le muestra el detalle de lo que debe contener la caja.
En el área superior derecha de la ventana, aparece un listado de Acciones que puede ejecutar de acuerdo a sus necesidades:
Incluimos aquí una breve descripción y más adelante podrá imprimir los ejemplos:
1. Imprimir Instrucciones para Empaque: imprime un listado con el detalle de cómo deberá empacar su mercancía, el número y tipo de caja, el porcentaje de llenado de cada caja, el o los productos que van en cada caja, el modelo y la cantidad, así como un par de cuadros verificadores para realizar hasta un doble conteo.
2. Imprimir Lista de Empaque: No implementado.
3. Imprimir Remisión por Transporte: Genera un reporte por cada transporte que vaya a utilizar para entregar la mercancía, previamente se indica cuantos transportes va a utilizar (más adelante se lo indicaremos) y cada reporte tendrá la referencia del documento y de las cajas que llevará, con el detalle del producto y la cantidad. Estos reportes también incluyen casillas para verificar el conteo.
De las siguientes 4 acciones deberá seleccionar la que mejor se adapte a su forma de trabajo y que le soliciten sus clientes, ya sea que imprima hojas o etiquetas, ambas pueden ser simplificadas o detalladas.
4. Hojas simplificadas: Incluye datos generales, número de factura, número de pedido, dirección.
5. Hojas detalladas: Además de lo que incluye la hoja simplificada, muestra la relación de producto y sus cantidades.
6. Etiquetas simplificadas: Incluye datos generales, número de factura, número de pedido, dirección. Se imprime en etiqueta.
7. Etiquetas detalladas: Además de lo que incluye la hoja simplificada, muestra la relación de producto y sus cantidades. Se imprime en etiqueta.
8. Verificar: Despliega una ventana para verificar con la ayuda de un lector que la mercancía que va en la caja, es la correcta.
Esta acción de Verificar es opcional, sin embargo podría serle de utilidad para validar sus productos a entregar.
Continúe con el ejemplo, para esta factura se utilizarán 2 transportes.
9) Seleccione la caja 4 y oprima doble clic sobre la línea.
Observe que en la columna Tra. (Transporte) cambió la numeración a 1, lo cual indica que ya es otro transporte y al momento de generar la Remisión por transporte, generará 2 documentos detallados.
10) Seleccione la acción Imprimir Instrucciones para Empaque. Para este ejemplo se generará en pantalla.
Como se comentó anteriormente, esta relación le indica cómo realizar el empaque de su mercancía en sus cajas. La caja 1, 2 y 3 deberán contener 4 piezas del producto EC0001, la caja 4 contendrá 3 productos EC0001 y 1 producto EC0013, y así respectivamente
Las casillas pueden serle de utilidad, para validar hasta en 2 conteos que es la cantidad correcta, por ejemplo cuando se coloca en la mesa y cuando se guarda en la caja.
11) Cierre las instrucciones.
12) Imprima ahora la Remisión por Transporte.
Observe que automáticamente generó 2 remisiones correspondientes a cada uno de los transportes que se van a utilizar para la entrega. Observe como la remisión del transporte 1 lleva las cajas 1-3 de la factura F00283 y la remisión del transporte 2 lleva las cajas de la 4 a la 8 del mismo documento F00283.
13) Cierre ambas Remisiones.
14) Ahora Imprima la Hoja de Empaque simplificada.
El sistema genera una hoja por caja, para pegarla en cada caja, con información en código de barras para que se agilice la entrega con el cliente, indicando el número del pedido y la factura correspondiente.
15) Cierre la ventana de las Hojas de empaque.
16) Ahora imprima las Hojas de Empaque Detalladas. Obtendrá lo siguiente:
Donde además muestra la relación de productos y la cantidad que incluye la cada caja.
17) Cierre la ventana de las hojas detalladas.
De a cuerdo a la necesidad que tenga, usted decide cuales hojas son las que más le sirven para pegar en su caja, si las simplificadas o detalladas.
Si por el contrario, prefiere utilizar Etiquetas es necesario que cuente con la impresora indicada y que haya sido configurada para tal efecto.
18) Seleccione la acción de Imprimir Etiquetas simplificadas.
19) Prepare la impresora y oprima SI.
Obtendrá una impresión de sus etiquetas semejante a esta:
20) Seleccione la acción de Imprimir Etiquetas detalladas.
21) Prepare la impresora y oprima SI.
Obtendrá una impresión de sus etiquetas semejante a esta, donde además de los datos de la factura y del pedido del cliente, se detallan los productos y cantidad, que contendrá el empaque.
Por último, solamente hace falta Verificar. Esta acción es opcional y podría serle útil para pedidos especiales o clientes muy exigentes. También podría validar la confiabilidad de sus empleados y hacerlo eventualmente a alguna de las cajas que vaya a entregar.
22) Seleccione la acción Verificar.
23) A través de su lector de códigos de barra, escanee la referencia del documento y posteriormente el número de la caja o contenedor. Enseguida los productos.
Esta acción puede hacerla a la vez que va metiendo los productos a la caja. Observe que el sistema le indica a manera de un semáforo como se encuentra.
24) Al quedar en verde, significa que ya está verificada esta caja, escanee el símbolo de fin, u oprima Tabulador o Intro.
Así irá viendo sus cajas verificadas.
Si en una caja se encuentra una pieza de más o un producto que no va en la caja, el sistema se lo indica de la siguiente manera:
El semáforo le marca en rojo que hay una irregularidad y será necesario volver a verificar toda esta caja.
NOTA: La información generada de la Distribución de Empaque es efímera, el sistema solamente guarda los últimos 100 generados y se van borrando.
Si desea aumentar la cantidad de documentos registre el parámetro especial EMP_GUARDAR_CANT con el valor deseado entre “100 y 5000”.
A continuación explicaremos algunas variantes de la distribución para empaque:
- Manejo de sucursales
- Modificar factor
- Manejo de PACKS
Manejo de sucursales
En este ejemplo se muestra cómo empacar para sucursales.
1) Genere un pedido a un cliente que maneje sucursales.
2) Facture el pedido. En la factura que generó, oprima el botón Cajas.
3) Oprima el botón Genera y deje el factor 1.
El sistema le muestra la información generada y le indica las sucursales.
Modificar factor
En este ejemplo se muestra cómo modificar el Factor del empaque. Para este ejemplo se tomará el mismo pedido de Manejo de Sucursales, donde además se muestra lo que pasa con una distribución de empaque ya generado.
4) En la factura que generó, oprima el botón Cajas.
5) Nuevamente oprima el botón Generar.
El sistema le envía un mensaje que le indica que ya había generado una distribución y que se perderá si lo regenera.
6) Conteste SI, para que vea el efecto de modificar el factor.
7) Modifique el factor a 2 y oprima el botón Generar.
Observe que el sistema ajustó las cantidades, disminuyó el número de cajas en relación al ejercicio anterior, además cambió la distribución de mercancía por caja.
Sigue respetando el manejo de las sucursales sin mezclarlas.
El resto del procedimiento es exactamente igual.
Manejo de PACKS
Los pack son considerados como una forma de empacar un mismo producto. Vienen registrados desde el pedido EDI y podrá darles el tratamiento que mejor se ajuste a su logística de trabajo. Proscai considera 5 maneras diferentes para manejar pack.
En el producto se determina el número de piezas que caben por caja, de forma normal, para este ejemplo caben 10 desodorantes por caja.
Por ejemplo, el manejo de desodorantes. Podrían solicitarle piezas sueltas, o envases directamente por caja, o solicitarle paquetes de 3 piezas. Estos últimos paquetitos son los que se consideran Packs.
1. La primera, es Ignorarlos. Es decir no los toma en cuenta para nada. Le solicitan 24 packs de 3 piezas de desodorantes, usted vende 72 desodorantes.
Caja 1 = 10 piezas; caja 2 = 10 piezas… y caja 8 = 2 piezas. La remisión por empaque marcará un Total = 72 piezas.
2. La siguiente opción es la que los considera como piezas, es decir si solicitan los 24 packs de 3 piezas.
Caja 1 = 9 piezas; caja 2 = 9 piezas… y caja 8 = 9 piezas. La remisión por empaque marcará las 72 piezas, pero cada caja está conformada por 3 packs.
3. Como piezas, 1 caja por pack. Donde cada pack es la caja.
Caja 1 = 3 piezas; caja 2 = 3 piezas… caja 24 = 3 piezas La remisión por empaque indicará 24 contenedores, pero 72 piezas.
4. Como packs. Marca únicamente los packs en la lista.
Caja 1 = 3 piezas; caja 2 = 3 piezas… caja 8 = 3 piezas… La remisión por empaque marcará un Total = 24 piezas.
Observe que el campo Información de la ventana Empaque, se indica que opción está utilizando.
5. Como packs, 1 caja por pack. Donde el pack es la pieza y marcaría packs.
Caja 1 = 1 pack; caja 2 = 1 pack… caja 24 = 1 pack… La remisión por empaque marcará un Total = 24 piezas.
El resto del proceso es de manera normal, en cualquiera de las 5 opciones de manejo de packs.
Con esto termina el tema básico de Distribución de empaque en Proscai.
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