Proscai_Mailer es una aplicación complementaria de Proscai que sirve para enviar correos electrónicos. Se desarrolló con mucha flexibilidad para servir a muy distintos propósitos, pero su función original es la de enviar automáticamente Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) en formato XML y en PDF.
Funciona procesando Órdenes de Envío para e‐mail (OE), que son archivos en formato XML con la información necesaria para enviar un e‐mail. Proscai_Mailer revisa periódicamente un directorio específico en busca de OE. El nombre de estos archivos tiene la siguiente estructura:
_CFD_MAIL_REQ_<identificación>.XML
La parte <identificación> es un dato único para cada OE, formado por el número de sesión del usuario y la fecha y hora de su generación.
PROSCAI genera las OE usando la función de Empaquetado de CFD en forma automática al sellar un CFDI. Sin embargo también le permite ejecutarlo de manera manual filtrando por cliente o por fecha.
Las OE contienen los siguientes datos:
-
- Datos del servidor de correo saliente (SMTP)
- Dirección de correo electrónico del destinatario
- Título del correo
- Texto del correo (cuerpo).
- Lista de archivos a adjuntar
Proscai_ Mailer consta de una sola ventana sin botones ni menús.
Este artículo incluye los temas Configuración de Proscai_Mailer, Configuración de Empaquetado, Funcionamiento del Empaquetado, así como el Empaquetado manual. También encontrará el Anexo 1. ¿Cómo crear una tares programada? y el Anexo 2. Bitácora de eventos.
Configuración de Proscai_Mailer
Proscai_Mailer funciona bajo los sistemas operativos Microsoft Windows.
1. Actualiza Proscai, descarga la última versión de nuestro portal.
2. El equipo donde se ejecutará Proscai_Mailer debe tener instalado Microsoft .NET Framework 4.8, valida que está activa esta característica de Windows (1).
3. Deberás contar con un correo electrónico especial para el envío, con capacidad de envío masivo para que no lo identifique como spam.
4. De nuestro portal descarga Proscai Mailer y deposita los elementos en la misma carpeta donde está Proscai (1).
Para que Proscai_Mailer pueda inicializar algunos registros que requiere para su operación, la primera vez que se ejecute debe hacerse como Administrador.
5. Haz clic con el botón derecho en Proscai_Mailer (1) para elegir la opción Ejecutar como administrador (2).
6. Cierra la aplicación.
7. Crea una carpeta que utilizarás para el resguardo de empaquetados y órdenes de envío de tus documentos. Podrías llamarla Envio_Mails (1).
Se recomienda que esta nueva carpeta se encuentre en la misma ruta o dentro de la carpeta donde esté Proscai.
8. En la misma ruta, crea un acceso directo de la carpeta de empaquetado que llamamos Envio_Mails (1), dando clic con el botón derecho del mouse.
9. Registra los siguientes 2 parámetros especiales *, cuyo valor será la ruta donde se guardarán los archivos generados y las órdenes de envío.
- MAILER_ATTACHMENT_PATH Para este ejemplo su valor será: C:\Trabajo\proscai\Envio_Mails\
- MAILER_DIR Para este ejemplo su valor será: C:\Trabajo\proscai\Envio_Mails\
* Si la base de datos se encuentra hospedada en Galio, esta ruta te deberá ser proporcionada por el personal de Galio.
Configuración de Empaquetado
1. Ve al módulo Facturación y del menú Reportes elige la opción Empaquetar (1).
Se despliega la ventana CFD – Empaquetado.
Es necesario registrar y configurar el tipo de empaquetado para que se pueda utilizar la aplicación de Proscai_Mailer.
2. Haz clic en el botón Alta y registra el código del tipo de empaquetado general, debe ser GRAL y su descripción corresponde a EMPAQUETADO GENERAL (1).
- El Código servirá para identificar el tipo de empaquetado. Prácticamente se requiere uno para todos los clientes, salvo en el caso de cadenas departamentales que se sugiere uno por cliente cuando se lleva adenda.
- El campo Cliente déjalo en blanco para que puedas utilizarlo con todos tus clientes y si requieres hacer un empaquetado manual, lo realices a un cliente específico.
- Registra la ruta de la carpeta destino donde se resguardarán los empaquetados por cliente y las órdenes de envío de mail, corresponde a la carpeta que se creó anteriormente (2). Activa las casillas de los tipos de documento que pueden ser enviados por este medio (3).
- Activa las casillas PDF de PROSCAI_PDF e Incluir BOM (4), esta última es una especificación solicitada por el SAT.
- Para enviar los mensajes a los clientes se requiere activar la casilla Enviar por e-mail de: (5).
3. Haz clic en el botón Configuración (6).
En la ventana Configuración de Mail se registran los datos para el envío de mail, semejante al registro de tu servicio de mails.
Si requieres ampliar el tiempo de envío por mail, que típicamente es de 2 min por mensaje, marca la casilla para que utilices hasta 10 min. Activa esta casilla sólo en el caso de que tus documentos sean realmente muy grandes o tu conexión sea muy lenta.
4. Registra la dirección Remitente, típicamente es el mismo al usuario SMTP.
5. Registra el título del mensaje, así como el texto del cuerpo del email.
Puedes escribir el cuerpo del mail en HTML, lo que significa que puedes colocar cualquier cosa: como imágenes, diferente tipografía, marcos, etc. como lo harías en una página Web. Para ello, basta que el cuerpo del mail empieza con "HTML"; todo lo que le siga será considerado HTML.
|
Por ejemplo: HTML <html> |
Está permitido utilizar en el título y en el cuerpo del mail: acentos, ñ, y los siguientes símbolos: & < > " '
6. Indica también qué acción realizará el sistema sobre los archivos XML Después de enviar los mensajes: Que se queden en la carpeta de empaquetado, mandarlos a la bandeja de reciclaje o eliminarlos definitivamente de esa carpeta.
7. Por último, puedes activar que se registren en la bitácora los envíos exitosos. El sistema registra de manera automática solamente los errores.
8. Oprime OK para que se guarde la configuración.
Observa que en la ventana de CFD –Empaquetado, ya se especificó cuál será el mail remitente (1).
Ahora será necesario que los clientes tengan registrado el tipo de empaquetado que van a utilizar y que cuenten con su dirección de correo electrónico correspondiente.
Funcionamiento de Empaquetado
1. Ve al módulo Clientes y busca un cliente al que vayas a empaquetar documentos fiscales digitales. Para este ejemplo será C00001 (1).
2. Si directamente el cliente va a recibir los CFDI, registra su dirección e-mail en la carátula (2).
3. A través del botón Enviar a (3) y registra en el campo Empaquetado CDF, el código de su forma de empaquetado, que para este ejemplo es GRAL (4).
IMPORTANTE:
- Todos los nuevos clientes nacerán con el empaquetado GRAL asignado.
- Si fuera necesario que otros correos reciban los CFDI del cliente, se recomienda registrar primero los contactos del cliente con si dirección de e-mail e indicarles que se envíen las facturas por mail.
- El campo eMail facturación está destinado preferentemente para el punto de venta (campo e-mail CFDI), sin embargo, si se llena con alguna dirección de correo será el único que se usará para el envío de cualquier correo al cliente, deshabilitando cualquier otro campo de correo antes mencionado.
4. A través del botón Contactos (1) registra los contactos del cliente a quienes se vaya a enviar las facturas (2), indica su correo electrónico (3) y activa la casilla Enviar facturas por mail (4).
Si utilizas la opción Contactos, no llegará ningún correo al mail registrado en la carátula.
Otra opción es registrar la o las direcciones de e-mail directamente en el campo Empaquetado CFD (1). Enseguida del tipo de empaquetado agrega una coma (,) y captura los correos, si son más de uno sepáralos con una coma (,), de forma que quedaría de la siguiente manera:
IMPORTANTE: Esta indicación de empaquetado se deberá indicar por cada cliente.
5. Ahora ejecuta Proscai_Mailer.exe.
6. Genera una factura al cliente (1) y tímbrala (2).
Al momento de timbrar la factura se genera en automático la orden de envío, que al reconocerlas Proscai_Mailer, las envía.
- La forma más común de utilizar Proscai_Mailer es mantenerlo ejecutándose permanentemente. Así, periódicamente (p. ej. cada cinco minutos) revisará el directorio y procesará las órdenes de envío (OE) que encuentre. Se recomienda usar Tareas Programadas de Windows para programar que se ejecute al iniciar el equipo. Observa que con esta técnica Proscai_Mailer no estará visible, pero se podrá verificar que se está ejecutando al examinar el Administrador de Tareas. Si necesita más información revisa el Anexo 1. ¿Cómo crear una tarea programada?, más adelante.
- Aunque Proscai_Mailer no esté visible, su actividad (avisos y mensajes de errores que genera) se registra en la bitácora. Si requieres más información, consulta el Anexo 2 Bitácora de eventos, más adelante.
Si una vez realizado el envío automático Proscai_Mailer te envía un mensaje señalando la existencia de un error, deberá ser corregirlo y realizar el Empaquetado manual, como se describe más adelante.
Por ejemplo, se generaron y sellaron 2 facturas al cliente ALMGAR, el cual no tiene registrada ninguna dirección de correo electrónico. Con esto, Proscai_Mailer detectará el error.
Al momento de corregir el error, es decir en este caso registrar la dirección electrónica, será necesario empaquetar manualmente para enviar los mensajes.
Empaquetado manual
El empaquetado manual es necesario cuando se obtiene un error y se requiere volver a procesar un envío por mail como en el ejemplo anterior, o para integrar la adenda al CFDI emitido al cliente.
Para empaquetar manualmente realiza el siguiente proceso:
1. Ubicado en el módulo Facturación, selecciona del menú Reportes la opción Empaquetar.
2. Si manejaras diversos tipos de empaquetado, deberás escoger el del cliente (1) y enseguida oprimir el botón Empaquetar (2).
3. Se registra el código del cliente (3). Si lo deseas puede registrar un signo (?) para que el sistema te despliegue la ventana de búsqueda de clientes y el rango de fechas; oprime OK (4).
4. En la sección Resultado (1) observa que se realizó el empaquetado correspondiente.
El empaquetado es correcto y solo resta esperar a que lo detecte Proscai_Mailer para que lo envíe.
Una vez que fue enviado, te informa que fue exitoso el envío.
Importante: Solo puede haber una instancia de Proscai_Mailer activa en el equipo, si Proscai_Mailer detecta otra instancia al arrancar, se cerrará automáticamente.
Si tienes varias empresas utilizando Proscai, podrás compartir el mismo programa.
Notas:
- Si deseas que sea Proscai_Mailer quien te notifique directamente de algún error de envío a un correo electrónico, es necesario registrar un parámetro especial y la cuenta de correo:
CFD_MAIL_ERR_MAIL cuyo valor será la dirección de correo electrónico de quien recibirá los errores. - Si manejas Punto de venta, además deberás agregar el siguiente parámetro especial:
POS_CLI_CFD_EMP cuyo valor debe ser el tipo de empaquetado a utilizar, para este ejemplo GRAL, con la finalidad de que al dar de alta a un cliente desde la tienda, quede configurado con este tipo de empaquetado y se le pueda enviar por e-mail automáticamente la factura al terminarla.
Anexo 1 ¿Cómo crear una tarea programada?
Es necesario hacer que Proscai_Mailer se ejecute al iniciar el equipo, para ello habrá que generar una tarea programada en Windows. De acuerdo con las características de tu sistema operativo, programa la tarea programada para que se ejecute automáticamente.
1. Ubicado en el Programador de tareas (1) haz clic en la acción Crear tarea... (2).
Se despliega la ventana Crear tarea.
2. Ubicado en la pestaña General, asigna el nombre Proscai_Mailer (1) y activa las casillas Ejecutar solo cuando el usuario haya iniciado sesión (2) y Ejecutar con los privilegios más altos (3).
3. Pasa a la pestaña Desencadenadores (4).
4. Oprime el botón Nuevo (1) e indica que inicie la tarea Al iniciar el sistema (2) y Acepta (3).
5. De la pestaña Acciones (1) haz clic en el botón Nueva (2) y elige la acción Iniciar programa (3). A través del botón Examinar (4) busca y selecciona el programa Proscai_Mailer.exe (4), en el campo Iniciar en (opcional) registra la ruta de la carpeta donde se encuentra el ejecutable de Proscai_Mailer, para este ejemplo sería C:\Trabajo\PROSCAI STUDIO\ (5), que es la carpeta donde se debe depositar el archivo nyctkt_envelope.html que es indispensable para el envío de tickets por mail y Acepta (6).
6. De la pestaña Condiciones deshabilita todas las opciones (1).
7. De la pestaña Configuración (1) únicamente activa las tres primeras opciones (2). Haz clic en el botón Acepta (3).
La tarea programada de Proscai_Mailer se agrega a la biblioteca del Programado de tareas (1).
Dependiendo de tu equipo, es posible que te solicite registrar un password. Es importante que consideres que si se modifica este password en el servidor, será necesario venir a cambiarlo a la tarea programada, en caso contrario no se ejecutará la tarea.
Anexo 2. Bitácora de eventos
Si lo deseas puedes consultar la bitácora de Windows (1), elige Proscai (2) y te desplegará la información que contenga (3).
De forma automática se registran los errores, si marcas que se registren los envíos exitosos, también aparecerán en esta ventana.
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