Proscai_Mailer: Instalación, configuración y manejo

Proscai_Mailer es una aplicación complementaria de PROSCAI que sirve para enviar correos electrónicos. Se desarrolló con mucha flexibilidad para servir a muy distintos propósitos, pero su función original es la de enviar automáticamente Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) en formato XML y en PDF.

Funciona procesando Órdenes de Envío para e‐mail (OE), que son archivos en formato XML con la información necesaria para enviar un e‐mail. Proscai_Mailer revisa periódicamente un directorio específico en busca de OE.


El nombre de estos archivos tiene la siguiente estructura:

_CFD_MAIL_REQ_<identificación>.XML

La parte <identificación> es un dato único para cada OE, formado por el número de sesión del usuario y la fecha y hora de su generación.


PROSCAI genera las OE usando la función de Empaquetado de CFD en forma automática al sellar un CFDI. Sin embargo también le permite ejecutarlo de manera manual filtrando por cliente o por fecha.


Las OE contienen los siguientes datos:

  • Datos del servidor de correo saliente (SMTP)
  • Dirección de correo electrónico del destinatario
  • Título del correo
  • Texto del correo (cuerpo).
  • Lista de archivos a adjuntar
  • Proscai_ Mailer versión 1.4.0 consta de una sola ventana sin botones ni menús.

Este tema incluye la instalación, configuración y manejo de Proscai_Mailer.

 

Instalación y Configuración

Proscai_Mailer funciona bajo los sistemas operativos Microsoft Windows.

1. Actualice su Proscai.

2. El equipo donde se ejecutará Proscai_Mailer debe tener instalado Microsoft .NET Framework versión 3.5 o posterior.

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3. Valide que cuenta con un correo electrónico especial para el envío, con capacidad de envío masivo (para que no lo identifique como spam).

4. Para instalar Proscai_Mailer, descargue la versión 1.4.0 de “Proscai_Mailer.exe” a cualquier directorio del
disco. Típicamente se instala en la misma ruta y dentro de la carpeta donde está Proscai.

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(Si ya contaba con una versión anterior, por favor sustitúyala por la actual).

Para que Proscai_Mailer pueda inicializar algunos registros que requiere para su operación, la primera vez que se ejecute debe hacerse como Administrador, sólo en el caso que su sistema operativo sea Windows Vista, 7, 2008 ó 2008R

5. Haga clic con el botón derecho en Proscai_Mailer para elegir la opción “Ejecutar como” o “Ejecutar como Administrador”, la técnica cambia ligeramente dependiendo de la versión de Windows – si tiene dudas, por favor consulte la información de su sistema.

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Si el sistema operativo es XP ó 2003 no es necesario que lo ejecute en este momento.

6. Cierre la aplicación.

7. Cree la carpeta que utilizará para el resguardo de empaquetados y órdenes de envío de sus documentos. Podría llamarla CFD_MAIL.

Se recomienda que esta nueva carpeta se encuentre en la misma ruta o dentro de la carpeta donde se encuentre su Proscai.

8. Donde se encuentra Proscai_Mailer, cree un acceso directo de la carpeta de empaquetado.

9. Vaya al módulo Facturación.

10. Del menú Reportes elija la opción Empaquetar.

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Despliega la ventana CFD – Empaquetado.

Será necesario registrar y configurar el tipo de empaquetado para que se pueda utilizar la aplicación de Proscai_Mailer.

11. Oprima el botón Alta.

12. Registre el código del tipo de empaquetado, para este ejemplo es GRAL y su descripción corresponde a EMPAQUETADO GENERAL.

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El Código servirá para identificar el tipo de empaquetado. Prácticamente requiere uno para todos sus clientes, salvo en el caso de cadenas departamentales que se sugiere uno por cliente.

El campo Cliente déjelo en blanco para que pueda utilizarlo con todos sus clientes y si requiere hacer un empaquetado manual, lo realice a un cliente específico.

13. Registre la ruta de la carpeta destino donde se resguardaran los empaquetados por clientes y las órdenes de envío de mail, corresponde a la carpeta que creó anteriormente.

14. Active las casillas PDF de PROSCAI_PDF e Incluir BOM, esta última es una especificación solicitada por el SAT.

15. Para enviar los mensajes a los clientes requiere activar la casilla Enviar por e-mail de:

16. Oprima el botón Configuración.

En la ventana CFD – Empaquetado - Configuración de Mail se registran los datos para el envío de mail, semejante a su registro en Outlook.

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17. También debe marcar si se trata de una Conexión segura o no (SSL).

Si requiere ampliar el tiempo de envío por mail, que típicamente es de 2 min por mensaje, marque la casilla para que utilice hasta 10 min. Active esta casilla sólo en el caso de que sus documentos sean realmente muy grandes o su conexión sea muy lenta.

18. Registre la dirección Remitente, típicamente es el mismo al usuario SMTP.

19. Registre el título del mensaje así como el texto del cuerpo del email.

Puede escribir el cuerpo del mail en HTML, lo que significa que puede colocar cualquier cosa: como imágenes, diferente tipografía, marcos, etc. como lo haría en una página Web. Para ello, basta que el cuerpo del mail empieza con "HTML"; todo lo que le siga será considerado HTML.

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Está permitido utilizar en el título y en el cuerpo del mail: acentos, ñ, y los siguientes símbolos: &   <   >   "   '

20. Adicionalmente active la casilla para que en cada mensaje se Anexen los archivos XML de los documentos.

21. Indique también qué acción realizará el sistema sobre los archivos XML después de enviar los mensajes: Que se queden en la carpeta de empaquetado, mandarlos a la bandeja de reciclaje o eliminarlos definitivamente de esa carpeta.

22. Por último, puede activar que se registren en la bitácora los envíos exitosos. El sistema registra de manera automática solamente los errores.

23. Oprima OK para que se guarde la configuración.

Observe que en la ventana Principal de CFD –Empaquetar, ya se especificó cuál será el mail remitente.

Ahora será necesario que sus clientes tengan registrado el tipo de empaquetado que van a utilizar y que cuenten con su dirección de correo electrónico correspondiente.

24. Vaya al módulo Clientes.

25. Busque un cliente al que vaya a empaquetar documentos fiscales digitales. Para este ejemplo será 00003.

26. Verifique que el cliente cuente con su dirección de e-mail.

27. Oprima el botón Enviar a de la carátula del cliente.

28. Registre en el campo Empaquetado CFD, el tipo de empaque que va a utilizar para este cliente. En este ejemplo el empaquetado se llama GRAL y si se desea agregar otros correos, registra una , (coma). 

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29. Ahora registre los contactos del cliente a quienes vaya a enviar las facturas, indique su correo electrónico y active la casilla Enviar facturas por mail.

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30. Nuevamente haga clic en botón Enviar a de la carátula del cliente y observe que de forma automática se agregan los correos de los contactos que tienen activa la casilla Envío de facturas.

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A detalle aparece así:

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NOTA: si previamente existiera algún correo registrado en el campo Empaquetado CFD, se elimina con esta mecánica. Sin embargo si desea agregar manualmente un correo, es posible hacerlo.

Esta indicación de empaquetado, deberá realizarla por cada cliente.

31. Ejecute Proscai_Mailer.exe.

32. Facture y selle una factura al cliente.

Al momento de facturar y sellar se genera en automático la orden de envío (OE), que al reconocerlas Proscai_Mailer, las envía.

La forma más común de utilizar Proscai_Mailer es mantenerlo ejecutándose permanentemente. Así, periódicamente (p. ej. cada cinco minutos) revisará el directorio y procesará las órdenes de envío (OE) que encuentre. Se recomienda usar Tareas Programadas de Windows para programar que se ejecute al iniciar el equipo. Observe que con esta técnica, Proscai_Mailer no estará visible, pero se podrá verificar que se está ejecutando al examinar el Administrador de Tareas. Si necesita más información revise el tema Anexo 1. ¿Cómo crear una tarea programada?, más adelante.

Aunque Proscai_Mailer no esté visible, su actividad (avisos y mensajes de errores que genera) se registra en la bitácora. Si requiere más información, consulte el tema Anexo 2 Bitácora de eventos, más adelante.

 

Si una vez realizado el empaquetado automático, Proscai_Mailer le envía un mensaje señalando la existencia de un error, deberá corregirlo y realizar el empaquetado manual, como se describe más adelante.

 

IMPORTANTE: sólo puede haber una instancia de Proscai_Mailer activa en el equipo – si Proscai_Mailer detecta otra instancia al arrancar, se cerrará automáticamente.

Si tiene varias empresas utilizando Proscai, podrá compartir el mismo programa.

 

NOTAS:

  • Si desea que sea Proscai Mailer quien le notifique directamente de algún error de envío a su correo electrónico, es necesario registrar un parámetro especial y la cuenta de correo:

CFD_MAIL_ERR_MAIL
cuyo valor es la dirección de correo electrónico de quien recibirá los errores.

  • Si maneja Punto de Venta, además deberá agregar el siguiente parámetro especial:

POS_CLI_CFD_EMP
cuyo valor es el código del tipo de empaquetado a utilizar, para este ejemplo sería: GRAL

Con la finalidad de que al dar de alta un cliente desde la tienda, quede configurado con este parámetro y pueda enviarse el e-mail automáticamente al terminar la factura.

  

Empaquetado manual

Se generaron y sellaron 2 facturas al cliente 00002, el cual no tiene registrada ninguna dirección de correo electrónico.

Con esto, Proscai_Mailer detectará el error.

Al momento de corregir el error, es decir en este caso registrar la dirección electrónica, será necesario empaquetar manualmente para enviar los mensajes.

1. Seleccione del menú Reportes el comando CFD y elija a su vez la opción Empaquetar.

2. Si manejara diversos tipos de empaquetado, deberá escoger el del cliente y enseguida oprimir el botón Empaquetar.

3. Registre el código del cliente. Si lo desea puede registrar un signo (?) para que el sistema le despliegue la ventana de búsqueda de clientes.

4. Oprima OK.

El empaquetado es correcto, y sólo resta esperar a que lo detecte Proscai_Mailer para que lo envíe.

Una vez enviado, le avisa.

 

 

Anexo 1. ¿Cómo crear una tarea programada?

Es necesario hacer que Proscai_Mailer se ejecute al iniciar la máquina, para ello habrá que generar una tarea programada. De acuerdo a las características de su sistema operativo, genere la tarea, para este ejemplo se explica desde XP.

1. Crear tareas programadas para que se ejecute automáticamente al prender la máquina.

En opciones avanzadas de la tarea, es necesario desactivar las siguientes indicaciones.

Al momento de registrar Password es importe que se considere que si se modifica este password en el servidor, es necesario venir a cambiarlo a la tarea programa, en caso contrario no se ejecutará la tarea.

 

 

Anexo 2. Bitácora de eventos

Si lo desea, puede consultar la bitácora de Windows.

De forma automática se registran los errores, si usted marca que se registren los envíos exitosos, también aparecerán en esta ventana.

Adicionalmente, si su cliente desea ver los documentos XML que le está enviando, descarga y ofrécele el Visualizador de facturas Proscai gratuito.

Al cliente le llegarán los 4 archivos de las 2 facturas, en .xml y .pdf

En el Visualizador, al revisar su documento XML, verá reflejado el logotipo que anexó, así como el texto del archivo .txt

    

 

 

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