El propósito principal de un WMS (Warehouse Management System) o Sistema de Administración de Almacenes es controlar las entradas, salidas y movimientos de los materiales que ocurren dentro del almacén resguardado por el operador logístico, lo que ayuda a optimizar, automatizar, medir y controlar las operaciones del almacén, creando completa visibilidad.
Proscai permite mantener la interacción con sistemas WMS a través de una interfaz sencilla para intercambiar archivos con el operador logístico.
Los archivos que se intercambian son de tres tipos:
- Existen elementos de salida (catálogos) que se envían desde Proscai por primera vez y subsecuentemente cuando sea necesario actualizarlos.
- Las transacciones que se realizan día con día como parte del funcionamiento operativo entre Proscai y el operador logístico siempre tienen un flujo de ida y vuelta. Por ejemplo, se le notifica al WMS sobre una orden de compra que debe ser recibida, y éste envía la notificación de recibo para que Proscai genere la recepción de entrada y su afectación contable.
- Cuando es necesario que el WMS notifique de ajustes realizados (traspasos recibidos de tiendas, movimientos de inventario, inventario físico, etc.) en Proscai se generará la afectación correspondiente.
La interacción entre Proscai y los sistemas WMS se realiza a través de archivos planos que generalmente tienen las siguientes características:
- El nombre del archivo que se genera está definido por un prefijo identificador seguido de la información de fecha/tiempo en que fue creado: aammddhhmmss; por ejemplo PRD230120114114, de manera que los archivos siempre serán de identificación única.
| Archivo | Prefijo | Descripción |
| Que se envía |
Catálogo de productos SKU´s de productos Catálogo de clientes Catálogo de sucursales de clientes Catálogo de proveedores Órdenes de compra por recibir Pedidos para surtir a clientes |
| Que se recibe |
TRAENT DEV |
Recepción de entrada de mercancía Traspasos de envío a tda o surtido de pedidos a clientes Entrada de mercancía por traspaso de tienda Inventario físico Ajuste de inventarios Traspaso de inventarios Devoluciones |
- Siempre se van a generar dos archivos con el mismo nombre, pero diferente extensión: *.txt y *.TRG
El archivo con extensión *.txt contienen la información a intercambiar, mientras que el archivo con extensión *.TRG no contiene información y funciona como un validador del proceso y de la integridad del *.txt y nunca deben ser modificados.
Configuración
1. Crea una carpeta llamada WMS (1), te sugerimos sea adentro de la carpeta de Proscai. Genera una subcarpeta llamada IN donde se depositarán todos los archivos que el operador logístico te envíe, y genera otra subcarpeta llamada OUT donde se depositarán los archivos que serán enviados al operador logístico para su procesamiento respectivo (2).
2. Dentro de la carpeta IN agrega una subcarpeta llamada YA que servirá para que Proscai mueva los archivos de forma automática una vez que hayan sido procesados. Haz lo mismo dentro de la subcarpeta OUT.
3. Toma nota de la ruta de la carpeta IN y de la carpeta OUT, ya que serán declaradas dentro de Proscai para el funcionamiento de la interfaz.
4. Registra los siguientes parámetros especiales, cuyo valor será la ruta de las carpetas anteriormente creadas:
| WMS_PATHIN | Valor: ruta de la carpeta IN* Para este ejemplo es C:\Trabajo\proscai\WMS\IN\ |
| WMS_PATHOUT | Valor: Ruta de la carpeta OUT* Para este ejemplo es C:\Trabajo\proscai\WMS\OUT\ |
* Es importante agregar el carácter \ al finalizar la ruta de las carpetas, para que la considere de forma adecuada.
5. Activa el comportamiento 116 WMS=Onest. De esta forma se activará el menú WMS dentro del menú de Proscai.
Funcionamiento
En esta sección se detalla el proceso de primera vez, así como las ejecuciones periódicas del día a día.
1. Del menú Proscai haz clic en la opción WMS (1), observa que se despliegan todas las opciones de esta funcionalidad (2).
Dentro de las diversas opciones del menú WMS, las primeras 5 corresponden a la exportación de algunos catálogos de Proscai, y el resto a las transacciones y movimientos cotidianos.
Catálogo de productos:
Existen 2 momentos para generar el archivo de Catálogo de Productos:
1. Al iniciar la relación con el operador logístico
2. Como actualización periódica del catálogo.
1) Al iniciar la relación con el operador logístico:
Al iniciar la relación con tu operador logístico requieres enviarle todo tu catálogo de productos, este primer archivo contendrá los productos de la base de datos que fueron registrados desde la fecha que desees.
En este ejemplo se indica que considere todos los productos que hayan sido dados de alta desde la fecha registrada (01/01/2010) hasta el día actual. Si deseas exportar todo el catálogo, deberás definir una fecha inicial con una antigüedad amplia.
Al aceptar la ventana, Proscai envía un mensaje indicando el total de productos coincidentes a la fecha anteriormente estipulada, e iniciará la exportación al darle OK.
Al concluir la exportación, depositará en la carpeta OUT (1) los archivos para el operador logístico.
Recuerda que el archivo que contienen la información es el de la extensión *.txt El archivo con extensión *.TRG (2) se genera al final del proceso como validador de la integridad del *.TXT (3) y no deben ser modificados.
Si en algún momento no se generara el archivo .TRG, significa que el proceso no se ha realizado adecuadamente y deberá repetirse.
2) Como actualización de catálogo:
Posteriormente, puedes generar los archivos de envío sólo de los productos nuevos o modificados, para que el operador logístico esté actualizado. De esta forma, se procesará el archivo con mayor rapidez.
La fecha por registrar dependerá de la actividad de tus productos (altas y cambios), considera que debes realizarlo diario, semanal o mensualmente para mantenerlo actualizado.
Para este ejemplo se actualizaron 3 productos y se registró uno nuevo, dejamos la fecha del día actual (1) y al aceptar la ventana, indicará los productos encontrados (2).
Recuerda que al final deberán existir los archivos en par.
IMPORTANTE: Recuerda que los archivos no deben ser modificados, ya que perderían su estructura y funcionalidad.
El contenido del archivo del catálogo de productos .txt generado (layout) es la siguiente:
Los campos del archivo corresponden al catálogo de productos:
1. Encabezado del registro
2. Código del producto
3. Descripción del producto
4. Código EAN
5. Cantidad por caja genérica de origen
6. Volumen
7. Peso
8. Cálculo del largo por alto
9. Cajas por tarima (IVarios1)
10. 1 = Tipo
11. Localización.
NOTA: en caso de requerir algún campo adicional, solicítalo a tu asesor para que analice tu necesidad.
Catálogo de SKUS:
Al igual que el catálogo de productos arriba señalado, se deberán exportar los SKU de cada producto.
1. De manera inicial, debes definir la fecha de exportación acorde al criterio utilizado en la exportación del catálogo de productos (fecha inicial).
2. Para exportaciones por actualización, indica la fecha (1) desde los últimos cambios (2).
El nombre del archivo contendrá el prefijo CON y los identificadores de fecha y horario de exportación.
La estructura del archivo de los SKU es la siguiente:
Los campos del archivo corresponden a los siguientes datos de los productos:
1. Encabezado del registro
2. Código del producto
3. Código SKU
4. 1 = Tipo
Catálogo de Clientes:
A través de este archivo se envía el Catálogo de clientes.
1. De manera inicial, se recomienda definir la fecha de exportación acorde al mismo criterio utilizado en la exportación del catálogo de productos (fecha inicial).
2. Para exportaciones por actualización, indica la fecha desde los últimos cambios.
El nombre del archivo contendrá el prefijo CLI y los identificadores de fecha y horario de exportación.
La estructura del archivo de Clientes es la siguiente:
Los campos del archivo corresponden a los datos del cliente:
1. Encabezado del registro
2. Código
3. Razón social
4. RFC
5. Dirección (Calle)
6. Colonia
7. Ciudad
8. Estado
9. Código Postal
10. Teléfono
Catálogo Sucursales:
A través de este archivo se extraen los datos de las sucursales de cada cliente, se consideran sucursales cuando se vende a cadenas departamentales.
1. De manera inicial, se recomienda definir la fecha de exportación acorde al mismo criterio utilizado en la exportación del catálogo de clientes (fecha inicial).
El nombre del archivo contendrá el prefijo SUC y los identificadores de fecha y horario de exportación.
La estructura del archivo txt de sucursales de clientes es la siguiente:
Los campos del archivo corresponden a los datos de las sucursales por cliente:
1. Encabezado del registro
2. Código del cliente
3. Número de sucursal
4. Nombre de la sucursal
5. RFC
6. Dirección (Calle) y número
7. Colonia
8. Ciudad
9. Estado
10. Código Postal
11. Teléfono
Catálogo Proveedores:
A través de este archivo se envía el catálogo de Proveedores.
1. De manera inicial, se recomienda definir la fecha de exportación acorde al mismo criterio utilizado en la exportación del catálogo de clientes (fecha inicial).
2. Para exportaciones por actualización, indica la fecha desde los últimos cambios.
El nombre del archivo contendrá el prefijo PRV y los identificadores de fecha y horario de exportación.
La estructura del archivo de proveedores es la siguiente:
Los campos del archivo corresponden a los datos del proveedor:
1. Encabezado del registro
2. Código
3. Razón social
4. RFC
5. Dirección (Calle) y número
6. Colonia
7. Ciudad
8. Estado
9. Código Postal
10. Teléfono
A continuación se describen los archivos de las diferentes transacciones del sistema que la interfaz permite procesar.
Órdenes de compra:
Las órdenes de compra que se han pactado con los proveedores deben ser notificadas al operador logístico, quien quedará en espera de la entrega física por parte del proveedor.
IMPORTANTE: las órdenes de compra deber ser previamente Confirmadas para poder ser procesadas correctamente.
1. Del menú Proscai haz clic en la opción WMS y selecciona la opción O.C. (1).
En el caso de las órdenes de compra se debe definir el rango de documentos y/o fechas de entrega (fecha Desde), para generar el archivo.
El nombre del archivo contendrá el prefijo ENT y los identificadores de fecha y horario de exportación.
La estructura del archivo de órdenes de compra contiene dos tipos de identificador en los renglones (CA para los encabezados generales de la orden de compra y DE para el desglose del producto ordenado):
CA
1. Encabezado del registro
2. Folio de la orden de compra
3. 1 = Valor fijo
4. Folio de la orden de compra
5. Fecha de captura
6. Fecha de vencimiento
7. Almacén que recibe
DE
1. Desglose del registro
2. Folio de la orden de compra
3. Número único ID de renglón
4. Código de producto
5. Cantidad confirmada
Importante:
El procesamiento de este archivo se recomienda realizarlo al finalizar el día o cuando todas las órdenes de compra hayan sido asignadas.
Recepción
Cuando el operador logístico recibe por parte del proveedor la mercancía de una orden de compra previa, deberá generar los archivos que sirven como notificación de dicha entrada, con los cuales Proscai generará la afectación a inventarios, cuentas por pagar y contabilidad.
Importante: Para que este proceso de importación de recepciones se pueda realizar, en la carpeta IN deberán existir los archivos con el prefijo REC que el operador logístico haya proporcionado.
1. Del menú Proscai haz clic en la opción WMS y selecciona la opción Recepción (1).
El nombre del archivo contendrá el prefijo REC y los identificadores de fecha y horario de exportación.
Las recepciones se generarán de forma individual por cada archivo recibido, bajo la siguiente estructura:
1. Orden de compra
2. Número único ID de renglón
3. Código del producto
4. Cantidad recibida
5. Comentario
6. Pedimento
7. Fecha de pedimento
8. Aduana
9. Tipo de cambio hasta 4 decimales
10. Referencia del documento del proveedor
11. Tipo de movimiento
Una vez procesado, generará el registro de la entrada en el módulo Recepciones por el producto y la cantidad que el archivo contenía.
Así como su afectación contable.
Pedido
Los pedidos que se han recibido de los clientes deben ser enviados al operador logístico, quien realizará el proceso de surtido para su posterior entrega física al cliente. Este mismo mecanismo sirve para las solicitudes de surtimiento hacia tiendas (traspasos de salida = J).
IMPORTANTE: los pedidos deber ser previamente Autorizados y Asignados para que sean procesados correctamente.
1. Del menú Proscai haz clic en la opción WMS y selecciona la opción Pedido (1).
En el caso de los pedidos es necesario definir un rango de documentos y/o las fechas de entrega (fecha Desde) para que genere el archivo.
El nombre del archivo contendrá el prefijo SAL y los identificadores de fecha y horario de exportación.
La estructura del archivo de pedidos contiene dos tipos de identificador en los renglones (CA para los encabezados generales del pedido y DE para el desglose del producto pedido):
Los campos del archivo corresponden a los datos de los pedidos:
CA
1. Encabezado del registro
2. Número de pedido
3. 1= valor fijo
4. Número de sucursal del cliente
5. Código del cliente
6. 3= valor fijo
7. Referencia
8. Fecha de captura
9. Fecha de vencimiento
10. Volumen total (Cantidad pedida multiplicada por el volumen de cada producto)
11. Peso total (Cantidad pedida multiplicada por el peso de cada producto)
12. Almacén
DE
1. Desglose del registro
2. Número de pedido
3. Número único ID del renglón
4. Código de producto
5. Cantidad asignada
Importante:
El procesamiento de este archivo se recomienda realizarlo al finalizar el día o cuando todos los pedidos hayan sido asignados.
Factura (Traspasos J)
Cuando el operador logístico realiza el proceso de surtido de los pedidos previamente enviados deberá generar los archivos que sirven como notificación de salida, con los cuales Proscai generará la afectación a inventarios, la factura correspondiente a clientes y su afectación a cuentas por cobrar.
En el caso de surtido a tiendas propias generará el documento de traspaso.
Importante: Para que este proceso de importación de facturas se pueda realizar, en la carpeta OUT deberán existir los archivos con el prefijo FAC que el operador logístico haya proporcionado.
1. Del menú Proscai haz clic en la opción WMS y selecciona la opción Factura (1).
El nombre del archivo contendrá el prefijo FAC y los identificadores de fecha y horario de exportación.
El sistema detectará la estructura del archivo para generar los traspasos a tiendas propias o las facturas correspondientes a clientes finales:
CA
1. Encabezado del registro
2. Valor fijo
3. Número de pedido
4. Fecha
5. Sucursal
DE
1. Desglose del registro
2. Valor fijo
3. Número único ID del renglón
4. Código del producto
5. Cantidad
6. Caja
En este ejemplo se procesó un traspaso a tiendas propias y se observa a continuación.
Inventario físico
A fin de realizar el ajuste por inventario físico basado en la cantidad existente en el almacén, el operador logístico deberá enviar un archivo que indique las unidades disponibles.
Importante: Para que este proceso de importación de Inventario físico se pueda realizar, en la carpeta OUT deberán existir los archivos con el prefijo INV que el operador logístico haya proporcionado.
1. Del menú Proscai haz clic en la opción WMS y selecciona la opción Inventario físico (1).
El nombre del archivo contendrá el prefijo INV y los identificadores de fecha y horario de exportación.
El sistema detectará la estructura del archivo para registrar el ajuste de inventario en el almacén correspondiente:
1. Código del producto o EAN
2. Cantidad física
3. Almacén de afectación
El resultado obtenido será un ajuste de inventario en el almacén correspondiente.
Ajuste de inventarios
Cuando por alguna causa se requiera ajustar la existencia de algún producto en particular, el operador logístico debe enviar un archivo que contenga el código de producto, así como la cantidad positiva o negativa, a fin de realizar dicho ajuste.
Por ejemplo, si el proveedor logístico al realizar un reacomodo de los productos encontrara alguna unidad, te informará su hallazgo a fin de ser ajustado en el inventario.
Importante: Para que este proceso de importación del Ajuste de inventarios se pueda realizar, en la carpeta OUT deberán existir los archivos con el prefijo AJU que el operador logístico haya proporcionado.
1. Del menú Proscai haz clic en la opción WMS y selecciona la opción Ajuste de inventarios (1).
El nombre del archivo contendrá el prefijo AJU y los identificadores de fecha y horario de exportación.
El sistema detectará la estructura del archivo para generar los ajustes correspondientes:
1. Código del producto o EAN
2. Cantidad de ajuste, se permiten valores con símbolo negativo
3. Almacén de afectación
El resultado obtenido será un ajuste de inventario en el almacén correspondiente.
Traspaso de inventarios
Cuando se requiere reportar el movimiento de mercancías dentro del almacén, y cambiar hacia otro almacén diferente algún producto en particular, el operador logístico debe enviar un archivo que contenga una referencia, el código de producto, así como los almacenes y cantidades involucrados.
Por ejemplo, si el proveedor logístico encontró piezas dañadas y las debe ubicar en un sub almacén denominado "mermas" deberá notificar dicho traslado interno.
Importante: Para que este proceso de importación de traspaso de inventarios se pueda realizar, en la carpeta OUT deberán existir los archivos con el prefijo TRA que el operador logístico haya proporcionado.
1. Del menú Proscai haz clic en la opción WMS y selecciona la opción Traspaso de inventarios (1).
El nombre del archivo contendrá el prefijo TRA y los identificadores de fecha y horario de exportación.
El sistema detectará la estructura del archivo para generar los movimientos correspondientes:
1. Referencia
2. Código del producto
3. Almacén origen
4. Almacén destino
5. Cantidad
El resultado obtenido será un traslado de inventario entre el almacén origen y el almacén destino.
Recibe varios
Esta opción permite determinar un contador de tiempo automático para procesar las opciones de Recepciones y Facturas del menú WMS. Esta automatización se recomienda en casos donde el volumen de transacciones a recibir sea muy constante.
1. Del menú Proscai haz clic en la opción WMS y selecciona la opción Recibe varios (1).
2. Te pregunta si deseas realizar la activación del Timer.
- Si respondes que SI en automático se quedará corriendo este proceso, y cada cinco minutos activará los procesos en búsqueda de archivos de Recepciones y Facturación.
- Si respondes que NO, solo se ejecutarán por esta ocasión, los procesos de Recepciones o Facturación que encuentre.
Comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.