Cierre de periodo administrativo

En Proscai el cierre administrativo de un periodo se entiende como el proceso de depurar la base de datos, concretamente los movimientos, auxiliares y documentos saldados, con la finalidad de agilizar los procesos de la base de datos. La información final que se detalla en estos auxiliares se graba en la carátula de los módulos de forma global, quedando como saldos anteriores.

Es recomendable que antes de hacer un cierre de periodo, generes un respaldo de la base de datos por si es necesario consultar alguna información anterior.

Aunque el cierre de periodo puedes hacerlo en cualquier momento, se recomienda realizar el ejercicio con el periodo completo, es decir, de forma anual.

IMPORTANTE: por razones de análisis históricos se recomienda mantener 5 años anteriores para cumplir con los requerimientos de carácter fiscal de mantener los últimos 5 años vigentes.

La fecha del último cierre se guarda en Datos generales en Proscai (1).

Algunos efectos que se podrán observar son:

• En el módulo Cuentas por cobrar el saldo actual del cliente pasará al campo saldo anterior, de la carátula del cliente.
• En la consulta Saldos quedarán los documentos que adeuda el cliente previo a la fecha de cierre, así como los posteriores a la fecha de cierre.
• En la consulta Movimientos sólo aparecerán las facturas que sean posteriores al cierre.
• También en los módulos Inventarios, Proveedores y Bancos podrá consultar los Auxiliares.

Funcionamiento

1. Activa el comportamiento 6 No acumular ventas anuales. Proscai se reinicia.

2. Ubicado en Datos generales, selecciona del menú Datos generales la opción Cierre de período (1). 

Muestra la ventana Cierre de período con la fecha del último cierre realizado (1) y propone la fecha de cierre para el último día del año anterior, para este ejemplo 31/12/2023 (2). 

El cierre solo se realiza por un año a la vez, si fuera necesario cerrar varios años anteriores, se deberá hacer de forma individual.  El sistema te mostraría el mensaje: No se puede cerrar más de un año a la vez.

3. Captura la fecha de cierre (1) y haz clic en el botón OK.        

4. Presenta un mensaje para corroborar la fecha del cierre y te previene de haber hecho tu respaldo con el mensaje: ¿Está seguro de querer hacer un cierre de periodo con fecha xx/xx/xxxx? No continúe si no tiene un respaldo. Confirma para continuar (1). 

5. Al terminar el proceso te pide que corras la rutina Borra tablas alternas. Acepta el mensaje: Para terminar el proceso es necesario correr la rutina "Borra tablas alternas".

Genera un reporte indicando el tiempo que tardó, el cual dependerá del tamaño de la base de datos.

6. Cierra el reporte. 

Borra tablas alternas

La rutina que borra las tablas complementarias a la información previamente depurada por el cierre contiene datos que se generaron por ejemplo en la información de pre registros de depósitos, o los XML ya vinculados a las recepciones, entre otros. El resultado que se obtiene al depurar la base de datos es evitar dejar información huérfana de registros que fueron depurados con el proceso de cierre.

1. Ubicado en Datos generales, selecciona del menú del mismo nombre la opción Borra tablas alternas (1). 

2. El sistema envía el mensaje: ¿Está seguro de querer borrar las tablas alternas? ¿Continúo?, confirma la acción (1). 

Proscai correrá una serie de procesos internos con los cuales eliminará las tablas alternas.

3. Reinicia Proscai para observar que se actualiza la fecha en la ventana Datos de la Empresa (1).

Para ver los efectos del cierre de período en el sistema, puedes realizar varias consultas:

• En Cuentas por cobrar el saldo actual del cliente se encuentra ahora registrado en el campo Saldo anterior, en la carátula del cliente.
• En la consulta Saldos se encuentran únicamente los documentos que adeuda el cliente, sean anteriores o posteriores a la fecha del cierre.
• También en los módulos Inventarios, Proveedores y Bancos podrá revisar los Auxiliares.

Es importante valorar que, si no hay cierre contable del año que administrativamente se quiere cerrar, el sistema enviará el siguiente mensaje: La fecha de cierre está dentro del periodo de contabilidad. En caso de continuar con el cierre, no genere pólizas automáticas desde Proscai. ¿Desea efectuar cierre?. 

En este caso, se sugiere primero realizar el cierre contable y posteriormente realizar el cierre administrativo.