Inventario físico – Proscai

El inventario físico lo entendemos como la verificación de las existencias de materiales/productos con que cuenta la empresa, a efecto de validar el control de almacenes.

El conteo físico del inventario permite tener stocks actualizados, mejorar la organización de los productos y validar que efectivamente se encuentren los bienes registrados.

Proscai cuenta con tres opciones para realizar la captura de un inventario físico y maneja dos mecánicas para su elaboración que se regulan a través de un comportamiento:

Captura manual.
Captura a través de la importación de un archivo previamente definido.
Captura a través de la importación de un colector de datos.

Mecánica de Reemplazo: el sistema registra lo que lee o captura reemplazando siempre por la última lectura. Los productos no inventariados (es decir no leídos) quedan con el inventario que tenían al momento de iniciar el conteo.
Mecánica de sumarización: permite que Proscai sume y acumule las cantidades leídas o capturadas de un mismo producto, dejando aquellos productos no encontrados o no leídos en cero al momento de cerrar el inventario.

El procedimiento del inventario físico consta de 3 etapas: Preparar, Capturar o importar y Cerrar el proceso.

Los temas que se desarrollan a continuación son:

a) Captura de Inventario físico

b) Captura de Inventario físico con comportamiento 73

c) Importar Inventario físico

d) Importar inventario físico desde lector TS

Características generales:

Es necesario indicar a los usuarios que no realicen ninguna operación de inventarios mientras se realiza este proceso.
Es necesario seleccionar un almacén sobre el cual vas a realizar el inventario físico cuando Preparas, Capturas o Importas y Cierras.

Las consultas de cada conteo serán a través del botón ALMACENES del producto.

Si los productos son COLOR Y TALLA, cuando manualmente se registra un producto raíz, el sistema despliega la ventana con formato de matriz para registrar las cantidades de los “productos variantes”.

Cuando el conteo se realiza a través de un lector, leerá los productos específicos.

La generación de marbetes es una tarea opcial, solo la explicaremos en el primer caso.

a) Capturar Inventario Físico

A través del conteo para Inventario Físico vamos a verificar la existencia y cantidad de mercancía en bodega. Se realiza con el fin de manejar siempre datos reales con relación a los productos.

1. Define el rango de productos a inventariar. Para este ejemplo serán del U77701 al U77704.

2. Ve al módulo Inventarios y selecciona del menú Inventarios el comando Inventarios físico y enseguida la opción Imprimir marbetes (1).

3. Registra el rango de productos a inventariar (1), para este ejemplo será del U77701 al U77704 para darles seguimiento.

El sistema imprimirá por triplicado los marbetes para su conteo y validación de cantidades.

Si cuentas con un formato de marbetes personalizando, solicita su desarrollo con tu asesor.

4. Ahora selecciona del menú Inventario, el comando Inventario físico, la opción Preparar.

5. Confirma que SI deseas preparar los productos para un inventario físico.

6. Registra el rango de productos, en este ejemplo del U77701 al U77704, y haz clic en el botón OK.

7. Envía un mensaje con la recomendación de no realizar movimientos de inventario hasta que se termine el proceso de inventario físico, haz clic en el botón OK.

8. Selecciona el almacén donde vas a realizar el Inventario Físico. Para este ejemplo será 00 Central.

9. Busca algún producto, para este ejemplo es U77704 y haz clic en el botón Almacenes para validar el stock del almacén. En este ejemplo el almacén 00 cuenta con 10 piezas.

Observa que la columna Físico I. indica la cantidad de 10 piezas en stock (esto es lo que tiene registrado el sistema) y en la columna Conteo se repite la misma cantidad, posteriormente se verá reflejada en esta columna el conteo del inventario físico que se realice.

10. Si lo deseas revisa los otros productos, para este ejemplo se observa que: U77701 tiene stock de 18, el U77702 tiene stock de 8 y el U77703 tiene stock de 12.

11. Del menú Inventarios elige Inventarios físico y haz clic en la opción Capturar conteo físico (1).

12. Selecciona el almacén donde estás realizando el Inventario Físico.

13. Captura el código de un producto U77701 y al oprimir la tecla tabulador registra la cantidad encontrada en bodega, para este ejemplo serán 18 piezas y nuevamente da tabulador.

14. Registra el código y la cantidad contada de los demás productos.

15. Haz clic en el botón OK y confirma que estás seguro de querer terminar la captura.

16. Al mensaje de imprimir el reporte, contesta NO de momento. Si deseas corroborar las cantidades capturadas elige Si.

17. Busca alguno de los productos recién contados y revisa los Almacenes.

Observa la columna Físico Inicial que marca las 10 piezas iniciales, en la columna Conteo aparece una cantidad diferente 13, que corresponde a lo registrado en el inventario físico.

18. Cierra la ventana.

19. Del menú Inventarios, elige Inventario físico y enseguida la opción Reporte, registra el rango de productos inventariados y el almacén específico.

El reporte informa sobre el stock inicial (1) antes de capturar el Inventario físico, el conteo que se realizó (2) y permite ver la diferencia de datos (3). En estos momentos aún no ha actualizado el inventario y se puede rectificar cualquier dato.

20. Cierre el reporte.

21. Del menú Inventario físico elige la opción Cerrar (1).

Muestra un mensaje que indica que correrá una rutina para actualizar el inventario.

22. Nuevamente selecciona el almacén.

23. Registra el rango de productos y haz clic en el botón OK.

24. Enseguida pregunta que si continua, conteste SI.

La acción Cerrar de Inventario Físico actualiza el inventario a partir de los nuevos datos que acabas de registrar. También se genera y aplica la póliza correspondiente *.

25. Busca alguno de los productos que sufrieron diferencias.

Esta información podrás consultarla en la ventana Almacenes del producto.

Si no manejas multialmacenes, la información se muestra actualizada en la caratula del producto, en el campo de Stock actual.

26. Si deseas consultar la cantidad de stock que tenías antes de capturar el conteo físico, selecciona la consulta Auxiliar.

Observe la entrada o salida necesaria para ajustar el conteo, con el tipo de movimiento IF.

27. Cierre la ventana Auxiliar.

28. Busca la póliza de Inventario físico que se generó.

* Para muchos contadores esta póliza que se genera de forma automática prefieren elaborar manualmente por diferencias, realizando los asientos contables a las diferentes cuentas según las causas (mermas, calidad, etc.). Para evitar su generación se activa el comportamiento 125 No generar póliza de inventarios físico. Activo el comportamiento no se genera la póliza.

Con esta mecánica de captura de inventario físico, todos aquellos productos preparados, pero no contados, quedan con la cantidad inicial que traían, esto es, si al preparar el sistema indica 25 y no se lee ninguna pieza del producto, dejará como cantidad final, 25.

Nota: Si por alguna razón tienes que interrumpir la elaboración de un Inventario Físico para continuar más tarde, puedes hacerlo siempre y cuando no realices movimientos de Inventario.

b) Captura de Inventario Físico con Comportamiento 73

Existe otra mecánica, para elaborar el inventario físico, donde el sistema suma los diferentes conteos que se realizan del producto, ya sea porque se encuentra en diversas ubicaciones del almacén o porque se estén utilizando varios colectores. Adicional a esto, los productos preparados y no encontrados (por lo tanto no leídos), quedarán con la lectura de inventario físico en ceros, esto es que si al preparar el sistema indica 25 y no se lee ninguna pieza del producto, dejará como cantidad final, (0) cero.

Para que el sistema funcione de esta forma, se requiere activar un comportamiento.

1. Desde Datos generales activa el comportamiento 73 Sumar lecturas de inventario físico (1). El sistema se va a reiniciar.

2. Para este ejemplo vamos a revisar el inventarios de dos productos en la tienda 002 para darles seguimiento. U11101 (1) y U11102 (2).

3. Del menú Inventarios, opción Inventario físico, selecciona la opción Preparar.

4. Responda que SI deseas preparar los productos para el Inventario físico.

5. Registra el rango de productos y haz clic en el botón OK.

6. Muestra el mensaje recordando no realizar movimientos en el inventario durante el proceso del Inventario Físico.

7. Selecciona el almacén, para este ejemplo es la tienda 002.

8. Busca alguno de los productos específicos y consulta Almacenes. Para este ejemplo se observa que en la tienda 002 columna Físico inicial se registró la cantidad de 4 y marca en 0 (cero) la columna Conteo.

9. Cierre la ventana y si lo deseas revisa los demás productos.

10. Nuevamente del menú Inventarios, opción Inventario físico escoge la opción Capturar Conteo físico, selecciona el almacén correspondiente, en este ejemplo es la tienda 002.

El sistema presenta la ventana Inventario físico para registrar los productos a inventariar.

Si manualmente se registra el producto raíz (1), Proscai va a mostrar la ventana matricial para que indiques los productos por color y talla (2).

11. Registra las cantidades encontradas y haz clic en el botón OK.

NOTA: Recuerda que a todos aquellos productos preparados que no se les registre alguna cantidad, el sistema los marcará con 0 por tener prendido el Comportamiento 73.

12. Si capturas productos en color y talla deberás registrar directamente la cantidad.

13. Haz clic en el botón OK para guardar la captura.

Si al estar capturando los productos, éstos se encuentran dispersos, el Sistema sumará las cantidades al finalizar.

14. El sistema te pregunta si quieres terminar la captura, confirma que Si.

15. El sistema te pregunta si deseas el reporte. Contesta por el momento que no.

16. Para confirmar la información elige del menú Inventarios, Inventario físico, la opción Reporte. Registra el rango de producto e indica el almacén correspondiente.

El reporte permite revisar el stock inicial registrado en el sistema (1) antes de capturar el Inventario Físico; enseguida muestra los datos registrados del conteo (2) realizado, esto nos permite ver la diferencia (3) de datos. Como en estos momentos aún no se ha actualizado el inventario, si fuera necesario podrías rectificar cualquier dato.

Recuerda que por tener prendido el comportamiento 73 los productos no tomados en cuenta en el conteo del inventario físico aparecen con 0, dentro del rango preparado.

17. Cierra el reporte.

18. Ahora ve nuevamente al menú Inventario y elige Cerrar del comando Inventario físico.

19. Envía un mensaje que la rutina actualizará el inventario, confirma mensaje.

20. Selecciona el almacén y registra el rango de productos.

21. Muestra el mensaje de que correrá la rutina para actualizar el inventario del almacén correspondiente. Haz clic en el botón SI.

Se genera la póliza correspondiente.

Para evitar que se genere de forma automática esta póliza, puedes activar el comportamiento 125 No generar póliza de inventarios físico.

22. Busca alguno de los productos. Comparemos la imagen del stock actual (1) y con el stock anterior (2).

Ahora va a revisar otro reporte en el cual podrá observar los ajustes que hizo el Sistema.

23. Del menú Reportes selecciona Diario de productos, define el almacén, escribe en ambos campos de Tipo de movimiento IF y oprime OK.

Observa que el reporte informa los ajustes que realiza de Entradas y Salidas de producto.

Nota: Si por alguna razón tienes que interrumpir la elaboración del Inventario Físico para continuar más tarde, puedes hacerlo siempre y cuando no realices movimientos de Inventario.

c) Importar Inventario físico

Otra forma de capturar el inventario es importando el conteo realizado desde un colector conectado a la computadora, desde un archivo de texto, desde un lector por Terminal Server (portapapeles) o a través de un colector RFID . Para que Proscai funcione de esta forma se debe indicar en Datos generales.

Los pasos del proceso son exactamente igual: preparar, capturar o importar, generar el reporte y cerrar; lo único que se modifica es la forma de la captura.

Se requiere tener activo el comportamiento 73.

1. Ve a Datos generales. Ubicado en la ventana Datos de la empresa y a través del botón Editar selecciona la forma en que vas a importar los datos del inventario físico (1), para este ejemplo será a través de archivo.

El sistema se reinicia.

Vamos a realizar el ejemplo con los productos del U33301 al U33303 en el almacén 001.

2. Generamos el reporte Inventario a una fecha para tenerlo como referencia.

3. Desde el módulo Inventarios Prepara el rango de productos a inventariar, para este ejemplo será del U33301 al U33303 en el almacén 001.

4. Realiza tu conteo de inventario físico y genera el archivo a importar.

5. En el módulo Inventarios selecciona del menú Inventario físico la opción Importar conteo físico (1).

Despliega la ventana Inventario físico.

6. Haz clic en el botón Importar, ubicado en la parte baja de la ventana.

El sistema envía un mensaje para indicar la estructura que debe tener el archivo y especifica que por el simple hecho de nombrar un producto, lo tomará con existencia 1.

7. Contesta que Si.

8. Identifica dónde se encuentra el archivo y cárgalo.

El sistema carga la información del archivo.

9. Haz clic en el botón Procesa e indica nuevamente el almacén para que guarde los datos.

El sistema deja en blanco la ventana.

10. Cierre la ventana Inventario físico.

Si hubieras leído e importado códigos de productos inexistentes, el sistema envía un mensaje indicando que proceses nuevamente para guardar el conteo.