Programar pagos a proveedores

Este proceso de Proscai facilita la programación de los pagos, ya que permite tener en una sola ventana los documentos pendientes por pagar y establecer las fechas de los pagos para gestionar el flujo.

Una vez configurada la base de datos, podrás establecer las condiciones para generar la mejor vista de la ventana a través de los diversos filtros que puedes agregar.

Al tener a la vista todos los documentos pendientes de pago, podrás programar de forma automática o manual los pagos por día, semana o mes; y aplicar diversos filtros para dejar a la vista la información que solicites.

Cuando el usuario indicado vaya a realizar el pago a los proveedores y generar el cheque o la transferencia, el sistema únicamente va a mostrar los documentos que han sido autorizados mediante este mecanismo.

Se sugiere asignar los diferentes niveles de seguridad que requiera tu empresa.

Configuración

1. Ve a Datos generales activa el comportamiento 87 Pago a proveedores únicamente programados.

Este comportamiento hará que, al momento de realizar el pago, únicamente aparezcan los pagos autorizados a realizar.

2. Valida el RFC (1) y los datos bancarios (2) de cada uno de los proveedores.

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De no contar con esta información, el sistema no podrá generar la aplicación de los pagos y mostrará el siguiente mensaje:

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Manejo de Programar pagos

1. Dentro del módulo Proveedores, selecciona del menú Proveedores la opción Programar pagos (1). 

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Despliega la ventana Programa de pagos y previo a cargar toda la información muestra el cuadro de diálogo que permite filtrar la información para obtenerla más específica de acuerdo con tus necesidades: puede ser por rango de proveedor, documento, referencia, fecha de vencimiento, estatus (si cuentan con contra recibo), moneda o alguno de los parámetros, si los dejas en blanco va a presentar toda la información.

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Enseguida pregunta su deseas actualizar al adeudo actual, esto quiere decir que si quieres que incluya los nuevos documentos que hayan sido recibidos.

2. Contesta que SI.

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El Sistema presenta la ventana Programa de Pagos, en ella aparecerán los documentos pendientes por pagar, dependiendo de los filtros registrados.

Analicemos la ventana y expliquemos los botones:

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  1. Inicialmente está el código de proveedor, el almacén desde donde se realiza la recepción, el tipo (si es proveedor o acreedor) y su nombre del proveedor; enseguida presenta la información referente al documento: estatus CFDI, número, Referencia, Referencia y folio de contra recibo, así como la fecha de Emisión y de Vencimiento). 
  2. En la columna Progr. se mostrará la fecha programada para el pago.
  3. Enseguida se observa el Importe del documento, si es alguna Parcialidad y la Moneda; en la columna Estatus se marcarán los documentos Autorizados para pago y deberán estar Seleccionados previamente.
  4. Indica los días de retraso, la columna Semana indica el número de la semana en que se va a pagar cada documento de acuerdo con la fecha programada. Al inicio marca todo como semana 99  porque no tiene asignada ninguna fecha de programación, en cuanto se programa aparece la semana correspondiente. Las siguientes columnas presentarán el importe correspondiente a los pagos programados en las semanas futuras, permitiendo así conocer el flujo de pagos.
  5. Finalmente se observa la columna #Transfer, donde se podrá observa como referencia el número de transferencia proporcionado por el banco (este dato no se guarda).  

Debajo de los encabezados se muestra el importe total de pesos y de dólares respectivamente. 

En el caso de los botones:

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Este botón considera todos los documentos de la ventana para ser programamos con relación a la fecha de vencimiento de cada uno.

Deberá ser utilizado cada vez que se realicen programaciones para considerar las compras más recientes.

3. Haz clic en el botón Reprograma Todo (1) y observa que se ajustan las fechas de la columna Progr. con base al vencimiento del documento (2).

Conforme a los días de retraso/vigencia, se asigna la semana de pago (3).

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Al revisar las columnas de Semanas (4) observamos lo siguiente: 

La semana 0 representa un pago atrasado que ya debió cubrirse y en las siguientes columnas de semana, a partir de la fecha programada, se registran los pagos a realizar.

También es posible utilizar los siguientes botones para filtrar aún más la información:

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Filtra sem 0 (1) muestra en pantalla exclusivamente lo que haya quedado programado para la columna SEM<=0> (semana actual); o cualquier otra en caso de registrar algún valor específico.

Filtra prv (2) al seleccionar un proveedor y oprimir este botón, sólo aparecerán sus documentos y excluirá al resto.

Filtra OK (3) dejará en pantalla aquellos documentos que han sido autorizados para su pago y tienen la marca (*).

Filtra tipo (4) mostrará la información por tipo, es decir si son Proveedores o Acreedores.

Filtra ref (5) deja en pantalla los documentos que incluyen referencia.

A través del botón Cargar el sistema te muestra nuevamente la ventana inicial de filtros para cargar la información, en el caso que hayas aplicado vistas con algún filtro.  

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Si quieres ver el detalle del documento, es decir los productos de la factura, así como la cantidad, precio, descuento y stock utiliza el botón Ver Documento (1); y para ver el detalle a nivel del auxiliar del documento utiliza el botón Aux. doc. (2), se mostrará la fecha y tipo de movimiento, su referencia, así como los cargos y abonos relacionados. 

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Para asignar o modificar la referencia al documento (puede ser registrado desde el momento de alta del documento) puedes hacerlo a través del botón Referencia (1).

También es posible asignar un folio (consecutivo con el prefijo CR) a manera de contra recibo, es como tomar a revisión, a través del botón Folio (2).

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Para programar manualmente o realizar cambio de fecha sugerida, incluso dejarla en blanco, se utiliza el botón Progr (1); en el campo siguiente mostrará la fecha que registres (2) y aplicará a los renglones que estén seleccionado dentro de la ventana.

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Para mostrar la programación manual daremos seguimiento a dos documentos:

   - R00530 (1) con fecha de vencimiento 20/07/2121

   - R00526 (2) con fecha de vencimiento 18/07/2121

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4. Se selecciona la recepción R00530, hacemos clic en el botón Progr y registramos una nueva fecha tentativa de pago, para este ejemplo se 15/10/2021, enseguida oprime Enter. Se selecciona el segundo documento R00526, hacemos clic en el botón Progr y se deja en blanco, oprime OK.

Observa en la ventana que la primera recepción cambió de fecha (1) y se recorre a la Semana que corresponda (1) y en el caso de la segunda, la fecha queda infinito y el pago se va a más de 8 semanas (2), es decir ya no queda con una fecha programada.

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Si requieres realizar el pago en Parcialidades, podrás dividir los documentos a efecto de autorizar las parcialidades.

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1. Selecciona un documento (1), para este ejemplo será RG0071 por $14,301.00 pesos (2) que debería ser pagado en la semana 0 y haz clic en el botón Divide

2. Registra algún importe, en este ejemplo serán $10,000.00 pesos (3) y haz clic en el botón OK (4).

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El Sistema registra una marca (*) en la columna Parcialidades (1), y registra en la semana correspondiente el importe del pago parcial (2).

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Otra manera para llevar a cabo la programación es a través de botones.

1. Los botones - y + permiten sumar o restar “n” número de semanas a la fecha de programación considerando la fecha de vencimiento. Lo manda al lunes inmediato y posteriormente de semana en semana.

2. Los botones numéricos suman semanas a la fecha programada, de acuerdo con la línea que selecciones, considerando que la semana 0 es la semana en curso. Esto permite programar rápidamente a razón de 6 semanas (1 mes y 1/2).

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La selección de los documentos puede ser masiva y aleatoria a través de las teclas Ctrl + clic en el renglón.

1. Selecciona diversos documentos y utiliza los diversos botones para ubicarlos en la fecha deseada.

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Ahora conocerás los botones de Día y Mes para ver otras opciones.

1. Haz clic en el botón DIA (1) para que veas la diferencia de la vista diaria. Esto permite ver los pagos programados para los próximos 8 días (2).

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2. Haz clic en el botón MES (1). Esto permite ver el flujo de pagos para los próximos 8 meses (2).

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De acuerdo con tus necesidades, elige la vista que más se adecúe a tu forma de trabajar. 

Ahora conocerás la función del botón Autorizar.

1. Selecciona algunos documentos para ser pagado en la semana 0 y haz clic en el botón Autoriza (1), observa que aparece en la columna Stat un asterisco (*), lo cual significa que ya están autorizados (2).

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Una vez programados y autorizados el esquema de pagos, finalmente procedemos a realizar los pagos.

Existe una opción que te permite importar a los documentos autorizados, el número de transferencia de pago aplicada para tenerla como referencia del pago realizado.

Este referencia se carga a través de un archivo de texto separado por tabuladores cuyo layout es: código de proveedor y número de transferencia bancaria. 

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Si deseas importar esta información de referencia, haz clic en el botón #Transfer (1) y carga el layout específico (2).

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Observa que se agrega a la columna # Transfer el número de la transferencia (1).  

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IMPORTANTE: este es un valor únicamente de referencia que no se guarda, y sólo será visible en el momento en que se carga.

 

Para realizar el pago de los documentos existen dos formas:

     a) Puedes realizar el pago directamente desde el módulo de bancos, de forma tradicional. Con el comportamiento 87 activo sólo serán visibles los documentos autorizados a pagar.

     b) La ventana Programar pagos permite que desde aquí mismo se paguen y genera las pólizas correspondientes haciendo más eficientes los tiempos de captura, veámoslo a continuación.

Recomendación:

Se pueden definir privilegios diferentes para que sean distintos usuarios quienes Programen, Autoricen y Paguen.

1. Con los documentos autorizados y marcados para pagar (aquellos que tienen la marca en la columna Sel), haz clic en el botón Paga (1).  

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2. Registra la cuenta contable del banco de donde se van a sacar los fondos (1), indica la fecha y registra un concepto (2). Finalmente haz clic en el botón OK (3).

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EL sistema deja en pantalla los documentos a pagar, procesa la información y genera las pólizas correspondientes.

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Después de generar todos los pagos el sistema te sugiere obtener una Relación de pagos realizados.

3. Solicita la información en pantalla y observa los resultados.

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Para más detalle, busca alguna de las pólizas dentro del módulo Contabilidad.

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El auxiliar del banco desde donde se generó el pago muestra lo siguiente.

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De esta manera será muy fácil y rápido analizar tus cuentas por pagar y crear el flujo de pagos que te ayude a ordenar las finanzas de tu empresa.

 

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