Programar pagos a proveedores

Este proceso de Proscai facilita la programación de los pagos, ya que permite tener en una sola ventana los documentos pendientes por pagar y establecer las fechas de los pagos para gestionar el flujo.

Una vez configurada la base de datos, podrás establecer las condiciones para generar la mejor vista de la ventana a través de los diversos filtros que puedes agregar.

mceclip0.png

Al ver los documentos pendientes de pago podrás programar de forma automática o manual los pagos por día, semana o mes; y aplicar diversos filtros para dejar a la vista la información que solicites.

mceclip1.png

Cuando el usuario indicado vaya a realizar el pago a los proveedores y generar el cheque o la transferencia, el sistema únicamente va a mostrar los documentos que han sido autorizados mediante este mecanismo.

Se sugiere asignar los diferentes niveles de seguridad que requiera tu empresa.

Configuración

1. En el módulo Datos Generales activa el comportamiento 87. Pago a proveedores únicamente programados. Este comportamiento hará que, al momento de realizar el pago únicamente aparezcan los pagos autorizados a realizar.

2. Valida o registra el RFC (1) y los datos bancarios (2) de cada uno de los proveedores.

mceclip2.png

De no contar con esta información, el sistema no podrá generar la aplicación de los pagos y mostrará el siguiente mensaje:

mceclip3.png

Manejo de Programar pagos

1. Dentro del módulo Proveedores selecciona del menú Proveedores el comando Programar Pagos.

mceclip4.png

Muestra el cuadro de diálogo que permite filtrar la información para obtenerla más específica de acuerdo con tus necesidades: puede ser por rango de proveedor, documento, referencia, fecha de vencimiento, estatus (si cuentan con contrarrecibo), moneda o alguno de los parámetros, si los dejas en blanco va a presentar toda la información.

mceclip5.png

Enseguida pregunta su deseas actualizar al adeudo actual, esto quiere decir que si quieres que incluya los nuevos documentos que hayan sido recibidos.

2. Contesta que SI.

mceclip6.png

El Sistema presenta la ventana Programa de Pagos, en ella aparecerán los documentos pendientes por pagar, dependiendo de los filtros registrados.

mceclip7.png

Analicemos la ventana y expliquemos los botones:

  1. Inicialmente encontramos el código, nombre del proveedor y su tipo (si es proveedor o acreedor), así como la información referente al documento (Estatus CFDI, Número, Referencia, fecha de Emisión y Vencimiento).
  2. En la columna quedará registrada la fecha programada para el pago y la columna Importe muestra el saldo al día.
  3. La columna Semana indica el número de la semana en que se va a pagar cada documento de acuerdo con la fecha programada. Al inicio marca todo como semana 99 porque no tiene asignada ninguna fecha de programación, en cuanto se programa aparece la semana correspondiente.
  4. Las columnas finales presentarán el importe correspondiente a los pagos programados en las semanas futuras, permitiendo así conocer el flujo de pagos.

En el caso de los botones:

mceclip8.png

3. Haz clic en el botón Reprograma todo y observa cómo se ajusta la columna Progr.

Observa la programación que hace: 

mceclip9.png

La semana 0 representa un pago atrasado que ya debió cubrirse.

La fecha programada (1) será con base al vencimiento del documento, indica los días de retraso (2), el importe (3) y registra en la columna de la semana que le corresponda, cuándo debe realizarse el pago. Para este ejemplo sugiere que en esta misma semana (SEM=0) se paguen la mayoría de los documentos, y acomodó para el resto de las semanas otros documentos. 

Utilizando los siguientes botones puedes filtrar aún más tu información:

mceclip10.png

  1. Muestra en pantalla exclusivamente lo que haya quedado programado para la columna SEM<=0> (semana actual); o cualquier otra en caso de registrar algún valor específico.
  2. Al seleccionar un proveedor y oprimir este botón, sólo aparecerán sus documentos y excluirá al resto.
  3. Deja en pantalla aquellos documentos que han sido autorizados para su pago y tienen la marca (*).
  4. Mostrará la información por tipo, es decir si son Proveedores o Acreedores.
  5. Deja en pantalla los documentos que incluyen referencia.

Si quieres ver el detalle del documento, es decir los productos de la factura, así como la cantidad, precio, descuento y stock utiliza el botón Ver Documento (1).

Para ver el detalle a nivel del auxiliar del documento utiliza el botón Aux. Doc (2), podrás ver la fecha y tipo de movimiento, su referencia, así como los cargos y abonos relacionados. 

mceclip11.png

mceclip12.png

Para programar manualmente o realizar cambio de fecha sugerida, incluso dejarla en blanco, se utiliza el botón Progr (1); en el campo siguiente mostrará la fecha que registres (2) y aplicará a los renglones que estén seleccionado dentro de la ventana.

mceclip13.png

4. Selecciona una recepción, haz clic en el botón Progr. y registra una nueva fecha tentativa de pago, enseguida oprime Enter.

5. Selecciona otro documento, nuevamente haz clic en el botón Progr, déjalo en blanco y oprime OK.

Observa en la ventana que la primera recepción cambió de fecha (1) y se recorre a la Semana que corresponda (2).

En el caso de la otra recepción la fecha (3) queda infinito y el pago se va s más de 8 semanas (4), es decir ya no queda con una fecha programada.

mceclip0.png

Ahora conocerás cómo dividir los documentos a efecto de autorizar parcialidades.

6. Selecciona una recepción y haz clic en el botón Divide, para este ejemplo será R00443 (1) por $9,280.00 pesos e indica que debería ser pagado en la semana 0.

mceclip1.png

7. Registra algún importe, en este ejemplo serán $5000.00 pesos (2) y haz clic en el botón OK.

mceclip2.png

El Sistema registra una marca en la columna Parcialidades (*), y registra en la semana correspondiente el importe del pago parcial.

mceclip3.png

Otra manera para llevar a cabo la programación es a través de botones.

1. Estos botones permiten sumar o restar “n” número de semanas a la fecha de programación considerando la fecha de vencimiento. Lo manda al lunes inmediato y posteriormente de semana en semana.

2. Estos otros botones suman semanas a la fecha programada, de acuerdo con la línea que selecciones, considerando que la semana 0 es la semana en curso. Esto permite programar rápidamente a razón de 6 semanas (1 mes y 1/2).

mceclip4.png

La selección de los documentos puede ser masiva, y aleatoria a través de las teclas Ctrl + clic en el renglón.

Observa en este ejemplo el documento R00423 que vencía el miércoles 27 de marzo, lleva 48 días de vencimiento, al día de la consulta.

mceclip5.png

8. Selecciona el documento y haz clic en el botón (+).

Lo programa al lunes inmediato siguiente de su vencimiento.

mceclip6.png

9. Nuevamente oprime el botón (+) hasta que quede programado para el lunes de la próxima semana, en este ejemplo de 20 de mayo. Pasó a la semana uno. Podrás seguir sumando semanas hasta ubicarlo en la fecha deseada.

mceclip7.png

Ahora conocerás la función del botón Autorizar.

10. Selecciona otro documento, para este ejemplo será R00419, para ser pagado en la semana 0.

11. Haz clic en el botón Autoriza (1) y observa que aparece en la columna Stat un asterisco (*), lo cual significa que ya está autorizado.

12. Autoriza un par de documentos más.

mceclip8.png

Ahora conocerás los botones de Día y Mes para ver otras opciones.

13. Modifica de forma manual algunas fechas de programación, recuerda hacerlo a través del botón Progr. (1) o sumando semanas con los botones numéricos. En los documentos que vayan a ser pagados, haz doble clic sobre la línea de forma que se registre una marca en la columna Sel. (2).

mceclip9.png

14. Haz clic en el botón DIA para que veas la diferencia de la vista diaria. Esto permite ver los pagos programados para los próximos 8 días.

mceclip10.png

15. Haz clic en la vista MES. Esto permite ver el flujo de pagos para los próximos 8 meses.

De acuerdo con tus necesidades, elige la vista que más se adecúe a tu forma de trabajar.

mceclip11.png

Una vez programado y autorizado el esquema de pagos, finalmente procedemos a realizar los pagos.

Puedes realizar el pago directamente desde el módulo de bancos, de forma tradicional. Con el comportamiento 87 activo sólo serán visibles los documentos autorizados a pagar.

La ventana Programar pagos permite que desde aquí mismo se paguen y genera las pólizas correspondientes haciendo más eficientes los tiempos de captura, veámoslo a continuación.

Recomendación:

Se pueden definir privilegios diferentes para que sean distintos usuarios quienes Programen, Autoricen y Paguen.

16. Con los documentos autorizados y marcados para pagar (aquellos que tienen una marca en la columna Sel), haz clic en el botón Paga.

mceclip12.png

17. Registra la cuenta contable del banco de donde se van a sacar los fondos (1), indica la fecha y registra un concepto. Finalmente haz clic en el botón OK.

mceclip13.png

Procesa la información y genera las pólizas.

mceclip14.png

Después de generar todos los pagos el sistema te sugiere obtener una relación de pagos realizados.

18. Solicita la información en pantalla y observa los resultados.

mceclip15.png

Para más detalle, busca alguna de las pólizas dentro del módulo Contabilidad.

mceclip16.png

El auxiliar del banco desde donde se generó el pago muestra lo siguiente.

mceclip17.png

De esta manera será muy fácil y rápido analizar tus cuentas por pagar y crear el flujo de pagos que te ayude a ordenar las finanzas de tu empresa.

 

¿Fue útil este artículo?
Usuarios a los que les pareció útil: 0 de 0

Comentarios

0 comentarios

Inicie sesión para dejar un comentario.