Autorizar pedidos

Autorizar pedidos permite validar con las áreas involucradas si existen las condiciones necesarias por parte del cliente para realizar la venta; por ejemplo el área de crédito y cobranza podría informar si va al corriente de pagos, si no ha excedido el límite de crédito, si está bajo alguna condición específica, etc.

Proscai permite asignar niveles de autorización para procesar los pedidos, tanto por el área de Ventas como por el área de Crédito, para conocer el estatus del cliente y validar la fecha de la entrega en relación con la disponibilidad de mercancía.

Utilizando el proceso de autorización, los pedidos siempre serán revisados y en su caso, autorizados por las áreas que se indiquen para asegurar que pueden ser procesados y que cumplen con las políticas de cobranza establecidas en la empresa.

Al final de este artículo también comentamos como poder modificar pedidos autorizados. 

Es requisito que un pedido se encuentre autorizado, si se va a utilizar la mecánica de asignar pedidos.

 

Funcionamiento

Existen 2 formas de autorizar pedidos:

  • A través del menú Pedidos, opción Autorizar que ofrece sólo un nivel.
  • A través del botón Autorizar de la sección Acciones, que ofrece hasta 7 niveles.

 

Autorizar en un nivel

1. Genera un pedido de forma tradicional.

2. Del menú Pedidos elige la opción Autorizar pedido, también puedes hacerlo oprimiendo simultáneamente las teclas Ctrl.+A (1). 

Observa que se registra un OK como estatus en el pedido (2), esto permitirá asignar los pedidos.

Para desautorizar un pedido, selecciona nuevamente el comando Autorizar pedido y observa que se borra la marca de autorización (OK).

 

Autorizar en 7 niveles

1. Identifica el pedido a autorizar.

2. Haz clic en el botón de acciones Autorizar (1).

Despliega los niveles de autorización (2) que funcionan de manera consecutiva.

3. Al oprimir sobre un nivel (1), el estatus de asignación se verá reflejado en el pedido (2).

Si en estos momentos quisieras asignar el pedido, el sistema muestra un mensaje indicando que aún no está autorizado.

Es hasta oprimir el último nivel de autorización OK. G (1) que el sistema lo toma como autorizado (2) y solo entonces podrás asignar el pedido.

 

Cambios en pedidos autorizados

Los pedidos que se encuentren autorizados no pueden ser modificados cuando se hace clic en el botón Cambio, el sistema te envía un mensaje. 

Será necesario que la persona responsable "desautorice el pedido", para poder realizar la modificación.

1. Para desautorizarlo oprime simultáneamente Ctrl + A y esto eliminará el estatus OK.

 

Cambiar comentarios en pedidos autorizados

Adicionalmente, sólo con previa configuración es posible modificar los datos en la ventana Comentarios del pedido (si se encuentra activo el comportamiento 93: Poder cambiar comentarios en pedidos autorizados).

1. Para modificar los comentarios de un pedido autorizado, haz clic en el botón Comentarios (1) y registra la modificación necesaria.

 

Si deseas conocer cómo asignar un pedido, consulta el artículo Asignar pedidos.

 

 

Si deseas que el sistema autorice pedidos automáticamente, revisa la descripción del comportamiento 72. Autorizar pedidos en automático.

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