Autorizar pedidos

Autorizar pedidos permite validar con las áreas involucradas, si existen las condiciones necesarias por parte del cliente para realizar la venta; por ejemplo, el área de crédito y cobranza podría informar si va al corriente de pagos, si no ha excedido el límite de crédito, si está bajo alguna condición específica, etc.

Proscai permite asignar niveles de autorización para procesar los pedidos, tanto por el área de Ventas como por el área de Crédito, para conocer el estatus del cliente y validar la fecha de la entrega en relación con la disponibilidad de mercancía.

Utilizando el proceso de autorización, los pedidos siempre serán revisados y en su caso, autorizados por las áreas que se indiquen para asegurar que pueden ser procesados y que cumplen con las políticas de cobranza establecidas en la empresa.

Al final de este tema también comentamos como poder modificar pedidos autorizados.

Es requisito que un pedido se encuentre autorizado, si se va a utilizar la mecánica de asignar pedidos.

 

Funcionamiento

Existen 2 formas de autorizar pedidos:

  • A través del menú Pedidos, opción Autorizar que ofrece sólo un nivel.
  • A través del botón Autorizar del lado izquierdo de la ventana, que ofrece hasta 7 niveles.

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Autorizar en un nivel

1. Genera un pedido para autorizarlo.

2. Del menú Pedidos (1) elige la opción Autorizar pedido (2), también puedes hacerlo oprimiendo simultáneamente las teclas Ctrl. + A

Observa que se registra un OK como estatus en el pedido (3), esto permitirá asignar los pedidos.

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Para desautorizar un pedido, selecciona nuevamente el comando Autorizar pedido y observa que se borra la marca de autorización (OK).

 

Autorizar en 7 niveles

1. Identifica el pedido a autorizar.

2. Haz clic en el botón Autorizar del lado izquierdo de la ventana (1).

Despliega los niveles de autorización (2) que funcionan de manera consecutiva.

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3. Al oprimir sobre un nivel, el estatus de asignación se verá reflejado en el pedido.

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Si en estos momentos quisieras asignar el pedido, el sistema muestra un mensaje indicando que aún no está autorizado.

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Solamente hasta oprimir el último nivel de autorización OK. G (1), el sistema lo toma como autorizado (2) y solo entonces podrás asignar el pedido.

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Cambios en pedidos autorizados 

Los pedidos que se encuentren autorizados (1) no pueden ser modificados, el sistema envía un mensaje como el siguiente (2) cuando se hace clic en el botón Cambiar

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Será necesario que la persona responsable desautorice el pedido, para poder realizar la modificación.

1. Para desautorizarlo oprime simultáneamente Ctrl + A. Se elimina el estatus OK.

 

Adicionalmente, sólo con previa configuración es posible modificar los datos en la ventana Comentarios del pedido (si se encuentra activo el comportamiento 93: Poder cambiar comentarios en pedidos autorizados).

1. Para modificar los comentarios de un pedido autorizado, haz clic en el botón Comentarios del lado izquierdo de la ventana y registra la modificación.

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