Programar cobros

El proceso de Programar cobros facilita la gestión de cobranza en tu empresa ya que mantiene a la vista en una sola ventana todos los documentos pendientes de cobrar, y permite establecer las fechas de cobro para ir evaluando el flujo de efectivo.

Al tener a la vista los documentos pendientes de pago, podrás programar la cobranza de forma manual o automática, por día o semana; y aplicar diversos filtros para ver sólo la información solicitada.

Configuración

Para realizar la programación, se requiere que todos los clientes tengan registrados los días de revisión y pago. Puedes indicarlo con días (LM...JV...) o con fechas (7-12).

• Al manejar fechas debes separarlas con un guion (15-30).
• En el caso de los días de la semana es necesario que el Miércoles se marque con la inicial N, esto con el fin de diferenciarlo de la M de martes (L, M, N, J, V, S).

Algunos de los clientes podrán tener activa la casilla Desde revisión, esto creará diferencias.

Funcionamiento

1. En el módulo Clientes, selecciona del menú Clientes (1) la opción Programar cobros (2).

2. Aparece la ventana de filtro donde puedes registrar rangos de clientes, de documentos o fechas y otras características, haz clic en el botón OK.

El sistema muestra la ventana Gestión de Cobranza con los documentos por cobrar que tienes pendientes de todos los clientes o del rango que desees.

3. Da doble clic en la barra de color que contiene el nombre de la ventana para ajustarla al tamaño de la pantalla y poder ver los botones.

4. Haz clic en el botón Programa RyP (1).

En estos momentos el sistema indicará, según las condiciones especificadas por cada cliente, cómo queda tu programación de pagos con base a los días correspondientes. La vista que tienes en este momento es por semana (1); para este ejemplo, en la semana 0 se deben realizar la mayoría de los cobros.

5. Haz clic el botón Día (1) para apreciar el efecto de la vista (2).

Observa que ahora la información pasó al desglose de los días, indicando qué documentos deben ser cobrados cada día o enviados a revisión según su estatus.

Una vez que ya se enviaron algunos documentos a revisión, se van a registrar los contra recibos.

Registro de contra recibos

6. Selecciona una factura, para este ejemplo será F00000287 y haz doble clic en ella.

Observe que aparece una X en el campo Cont. Rec (1), en la columna Día se registró el día de pago que para este ejemplo fue Jue (2), y se ajustó la fecha programada (3).

Al registrarse la marca en la columna Contra recibo, para el sistema es un indicador y por ello lo toma en cuenta para la programación, en base al día de pago.

8. Para este ejemplo se van a registrar nuevamente otros contra recibos que corresponden a diferentes clientes y diferentes condiciones de plazo.

Las fechas se ajustaron. Aquellos clientes que tiene activa la característica DESDE REVISIÓN, cuentan con un periodo mayor de plazo ya que empieza a contar el tiempo desde que entra a revisión.

Programar fecha de cobro

También es posible programar los documentos para su cobro a un día en especial, tomemos como ejemplo el documento F00000279 que se va a programar para el 27 de enero.

9. Selecciona la línea del documento (1), haz clic en el botón Prog y en el cuadro en blanco (2) registra la fecha y guarda el registro.  

De manera automática el sistema hace el cambio de fechas del documento.

Registrar una fecha te permite programar el cobro si afectar directamente los documentos.

Aplicar filtros

Esta información puede ser vista y programada por semanas, donde la semana 0 corresponde a la semana en curso (1); también es posible ordenarla por encabezados (2).

El sistema también permite filtrar la información por semana, por cliente, a una fecha, etc. Sólo basta hacer clic en el botón correspondiente para obtener la información específica (3).

10. Haz clic en el botón Filtra sem 0 (1), escribe en el campo en blanco el número 0 para obtener la información de esta semana y guarda. Observa que solo deja a la vista lo referente a esa semana (3).

11. Si deseas imprimir esta información como un reporte, deberás hacer clic en el icono de la impresora localizado en la barra superior de herramientas. Se genera el Reporte de gestoría de cobranza ordenado por cliente, indicando qué documentos van a cobro (1) y cuáles entran a revisión (2).

12. Cierra el reporte.

A través del botón Comentarios podrás agregar alguna información que desees para cada documento.

13. Selecciona el documento, haz clic en el botón Comentarios, registra la información deseada y guarda. Estos comentarios podrás verlos en la ventana Comentarios de la factura, desde el módulo Facturación.

Cuando el pago de la factura haya sido registrado en el Sistema, desaparece el documento al solicitar nuevamente esta ventana.

Para volver a tener toda la información en pantalla, utiliza el botón Cargar. 

Cómo puedes observar, a través de esta ventana podrás: 

• • administrar la cobranza de una manera más efectiva,
  • evaluar el flujo de efectivo y
  • estar al tanto de los documentos pendientes por cobrar.