Control de embarques – Proscai

Proscai permite controlar la logística de Embarques con mucha facilidad y con muy buenos resultados. Con base a las cajas que conforman cada factura, a los transportes establecidos y las rutas asignadas, el sistema te permite tener en una sola vista todos los documentos pendientes de forma que podrás ir asignando los datos de los talones y folios, así como las firmas de autorización que se requieran.

Lo primero es generar los talones de embarque, para que sean pegados en las cajas obteniendo un mayor control, enseguida generar la Relación de camiones con lo cual vas conformando la ruta. Gracias a la impresión de la Relación de surtido facilitarás el manejo del producto, pues sirve para realizar el empacado optimizando el tiempo y los viajes al almacén; además podrás generar e imprimir los avisos de entrega y el reporte Relación de embarques.

La ventana Gestión de embarques mantiene a la vista tres fechas importantes: la fecha de talón que es del día que se empaquetó para su entrega, la fecha de ruta que realmente es cuando se embarcó y la fecha de entrega (folio), con lo cual podrás evaluar tu eficacia de entrega. Por otro lado, a partir de la fecha de la emisión de la factura podrás saber cuánto tiempo pasó entre que se facturó y se entregó físicamente el producto.

Una vez que la factura cumple con todo el proceso, desaparece de la ventana significando que llegó a buen término.

En este tema te mostramos cómo determinar el número de cajas en una factura y, posteriormente, te explicamos el funcionamiento de la ventana Gestión de Embarques.

Cómo determinar el número de cajas por factura

Existen dos caminos para determinar el número de cajas utilizadas, es necesario definir la que mejor se ajuste a tu forma de trabajo:

a) Después de haber empacado, sabes cuántas cajas se utilizaron.

b) Permites que el sistema te sugiera cuantas cajas se necesitan para la mercancía, según configuración previa.

A continuación, te explicaremos cada una para posteriormente adentrarnos al tema Gestión de Embarques.

a) Verifica en el producto, a través de la ventana OTROS, que en el campo Caja genérica muestre el valor por default de "1".

Posteriormente, al momento de facturar tú debes registrar en la ventana Comentarios de Factura, cuántas cajas se utilizaron, en el campo Cajas.

b) Registras la cantidad de piezas que caben en las cajas y el sistema calculará las cajas necesarias de acuerdo con la cantidad facturada.

Para realizar este ejercicio, se utilizará la opción b, dónde el sistema calculará el número de cajas. Toma nota de los documentos que se vayan generando a lo largo de este tema, para darles seguimiento.

Configuración

1. Ubicado en Datos generales, elige del menú Datos generales la opción Catálogos y selecciona Tipos de Movimiento.

2. Registra el tipo de movimiento TL TALONES (1) y tu formato* (2).

3. Valida la existencia del tipo de movimiento RC Número relación de camiones (1), éste viene registrado por default. Captura tu formato* (2).

4. Ahora selecciona del menú Datos generales la opción Catálogos y selecciona Parámetros.

5. Elige el módulo Ventas (1), selecciona el parámetro 7 Fletes (2) y valida o registra tus opciones de flete (3).

6. Identifica los productos con los que vas a trabajar. Para este ejemplo se dieron de alta EPORTO PORTAFOLIO NEGRO EN PIEL y EMOCHI MOCHILA ESCOLAR para darles seguimiento.

7. Ubicado en el producto (1) haz clic en el botón Otros (1) y en la sección Dimensiones y empaque (3) registra que caben "12" portafolios en cada caja. Adicionalmente puedes indicar el volumen que ocupa (.22 m³) y su peso que es 600 grs. El empaque BX se identifica como Caja.

8. En el segundo producto (1) registra que caben "18" mochilas en cada caja (2). Adicionalmente puedes indicar que cada mochila ocupa un volumen de .10m³ y pesa 250 grs.

9. Realiza una recepción de mercancía de ambos productos, para este ejemplo será por 100 piezas.

Funcionamiento

1. Realiza una factura (1) con ambos productos, 40 portafolios y 26 mochilas (2). El sistema indica en Comentarios de la Factura, que se requieren 5 cajas para esta factura (3).

Este cálculo lo genera Proscai automáticamente, mezclando productos en la última caja.

Si por las características de tus productos éstos no pueden mezclarse, deberás ajustar la cantidad de cajas manualmente.

2. Realiza otra factura (1) por 15 portafolios y 10 mochilas (2).

El sistema calcula automáticamente que son 2 cajas. Observa también que en ambos casos el sistema indica el volumen y el peso que se genera.

3. Timbra ambos documentos.

4. Selecciona del menú Facturación la opción Control de Embarques (1) y elige Talones (2).

5. Registra ambas facturas generadas de los cuales vamos a imprimir los talones.

6. Haz clic en el botón OK.

El sistema envía a impresión los talones (solicita a soporte el desarrollo del formato de tus Talones). En este caso serán 7 talones dobles los que imprime, 5 de la primera factura y 2 de la segunda. En cada caso se indican cuántas cajas son de cada factura.

7. Pega los Talones de Embarque a sus cajas.

Ahora generarás la Relación de camiones.

8. Selecciona del menú Facturación, el comando Control de Embarques (1), elige la opción Relación de camiones (2).

9. A través del botón Nuevo genera la relación: ingresa el transporte (1), puedes agregar el importe del servicio de fletes y decidir cómo quieres que se distribuya ese importe (2); captura ambos documentos (3), de esta manera dividirá el importe entre las facturas.

El sistema genera una relación donde indica el total de cajas, de piezas y a qué facturas se refiere. También dice que ambas facturas pertenecen a la misma ruta.

10. Enseguida pregunta si deseas la Relación de Surtido, contesta que Si la deseas.

El sistema imprimió la lista de surtido con el total de productos que amparan las facturas.

11. Del menú Control de embarques, selecciona ahora la opción Aviso de entrega (1).

12. Registra el número de las facturas, para este ejemplo F00000409 y F00000410 (1), asigna el número de talón (2) (en el caso del envío por paquetería posteriormente registra en esta ventana el número de guía que te asigne tu proveedor). Observa que en automático indica el importe por Flete prorrateado que le corresponde a cada documento(3). Es posible modificar manualmente el importe que le correspondió por el prorrateado, pero esto no altera los otros documentos, no se recomienda hacerlo.

El resto de los datos los registrarás una vez que haya sido entregada la mercancía.

13. Haz clic en el botón OK y contesta que si imprima la relación que ofrece el sistema. Imprimirá por hoja, cada una de las entregas que se realizarán.

14. Del menú desplegable Control de embarques, elige el reporte Relación de embarques, al día.

El servicio de flete entregó al día siguiente las cajas de 1 factura. Vamos a registrar el número de folio o contra recibo que dio el cliente.

15. Selecciona del menú desplegable Control de embarques el comando Aviso de entrega.

16. Registra los nuevos datos, como son folio o firma de recibido y la fecha.

Al registrar estos datos se recalcula la fecha de vencimiento del documento.

17. Oprime OK. En esta ocasión contesta NO para que el sistema no imprima la relación de embarque.

18. Del menú desplegable de Facturación, Control de embarques elige la opción Consulta Embarques.

En esta ventana aparecerán todas las facturas pendientes de entregar o que no han sido liberadas.

Si tuvieras un listado muy largo de facturas, y quisieras encontrar una fácilmente, haz clic en el botón Buscar Facturas. En el primer campo anota el número de la factura que buscas y da tabulador. El sistema mostrará la factura en el recuadro inferior izquierdo. Seleccionas ahí el documento y oprimes OK.

También es posible que registres aquí los datos de folio y fecha de entrega.

19. Selecciona un documento y oprime el botón Captura Talones(es) o Folio(s). Muestra el número de la factura seguido de la fecha, registra enseguida el número de folio que te entregó el cliente. Finalmente oprime OK.

Observa que aparecen tres columnas de firmas, son filtros que te permiten dar seguimiento y controlar las facturas, según los niveles de seguridad que tengas asignados a tus empleados. Para poder utilizar esta opción es necesario estar registrado como usuario y haber ingresado así a Proscai.

20. Seleccione un documento y haz clic en el botón Firma 1, elige imprimir en pantalla.

Observa que ya ha asignado un número en la columna Firma 1, este número es el consecutivo (o secuencia) asignado a los usuarios, en este caso es el usuario con secuencia 16 quien dio la primera firma.

21. Cierra el reporte y la ventana Gestión de embarques.

22. Genera el reporte Relación de embarque filtrando los 2 documentos que hemos trabajado. Observa que la Firma 1 es asignada al área CxC y figura en el reporte.

En la ventana Gestión de embarques también aparece indicado el usuario que dio la firma 1.

La Firma 2 y la Firma 3 pueden ser otorgadas por otro empleado de la empresa, al momento de registrar la tercera, el sistema borra de esta ventana ese documento, con lo cual se puede decir que el proceso relacionado con el mismo terminó.

23. Registra las firmas 2 y 3.

Si consultas los comentarios de la factura, observarás que el sistema indica Talón y Folio (1), el costo del flete prorrateado para este ejemplo (2) y los usuarios que autorizaron las firmas (3). Si fuera necesario, es posible modificar el costo del flete, considerando que la afectación solo sería a dicho documento.