Autorizar órdenes de compra

Una mecánica sugerida para implementar en las órdenes de compra es la Autorización de los documentos, que agiliza la recepción de mercancía.

Una vez generadas las órdenes de compra en el sistema el personal encargado podrá Autorizar los documentos, esto puede ser para validar los precios acordados, ver que sea el proveedor correcto, etc., y posteriormente continuar con el proceso normal. Proscai permite Autorizar órdenes de compra con 6 niveles, de dos maneras:

  • De forma individual, es decir documento por documento. Se asigna al personal los diversos niveles que te permite Proscai, de acuerdo con las necesidades de tu empresa.
  • De forma masiva a través de una ventana que muestra todos los documentos pendientes de autorizar, lo cual agiliza el proceso.

Importante: El proceso de Requisición requiere que las órdenes de compra se encuentren Autorizadas.

 

Mecánica individual de autorización

1. Genera una orden de compra (1) y haz clic en el botón Autorizar de la sección Acciones (2).

Despliega la ventana Autoriza O.C. (3) que incluye 6 botones consecutivos que te permiten autorizar la orden de compra de acuerdo con tus procesos y necesidades.

2. Haz clic en el botón O.K. A (1) y observa que se registra en el documento el nivel de autorización en que se encuentra el documento (2). La autorización es jerárquica.

3. Prueba a asignar los demás niveles (1) y observa que a partir del segundo nivel se marca como Confirmado (2).

4. Cierra la ventana de Autoriza O. C. 

El documento ha sido autorizado y se observa su estatus.  

 

Mecánica de autorización masiva

Para este ejemplo contamos con varias órdenes de compra generadas previamente.

1. Selecciona del menú Órdenes de compra el comando Autorizar Órdenes (1).

2. Despliega la ventana Autoriza O. C. Haz clic en el botón Filtrar (1).

Muestra una ventana de filtros, como rango de proveedores, de documentos, fechas de emisión y de entrega.

3. Para este ejemplo registra un rango de fechas de emisión, también podrías utilizar los botones de fechas para asignarlas. Haz clic en el botón OK.

El sistema deja a la vista los documentos que cumplen con los filtros indicados. En la parte superior están los datos generales de los documentos (1). Al seleccionar un documento despliega el detalle en la parte inferior de la ventana (2), incluso puedes conocer el estatus de autorización que tiene (3).

Desde esta ventana también es posible realizar las tareas de autorizar y cambiar proveedor cuando se trate de una requisición.

5. Selecciona un documento y asigna varios niveles de autorización (1) para que veas su efecto (2).

6. Para finalizar cierra la ventana.

 

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