Esta opción del sistema permite elaborar notas de crédito, notas de cargo y devoluciones registrando la referencia a un documento específico si fuera necesario, para que el sistema realice los cálculos y las modificaciones pertinentes con relación al tipo de documento efectuado.
Las consultas para estos documentos se generan en los módulos de Cuentas por pagar e Inventarios.
Las notas de crédito son documentos que disminuyen la cuenta por pagar del proveedor, y afectan una recepción en un importe determinado, como un descuento o bonificación, rebajas de precios, cancelación de documento, etc.
Las notas de cargo son los documentos con los que le avisas el proveedor que se hizo un cargo en su cuenta, detallando el motivo que lo originó, generalmente por movimientos fuera del flujo normal de la venta (fletes, intereses, comisiones, etc.), es decir aumenta la cuenta por pagar.
Las notas de devolución son documentos que se generan por devolución de mercancía, de esta forma se descuenta el importe a pagar de una recepción, es decir disminuye la cuenta por pagar, así como el inventario.
Configuración
1. Registra los tipos de movimiento que se van a utilizar con las afectaciones correspondientes. Para este ejemplo quedaron de la siguiente manera:
D: Nota de crédito / devolución
CB: Nota de cargo
Funcionamiento
Para es te ejemplo vamos a realizar el ejercicio de una devolución.
1. Identifica la recepción a la cual se va a aplicar la nota de devolución, para este ejemplo es la recepción R00696 (1).
2. Selecciona del menú Recepciones la opción Crédito_Cargo_Devolución (1).
3. Selecciona el almacén correspondiente (1). Para este ejemplo es el 003.
4. Registra el tipo de movimiento correspondiente, para este ejemplo es D (1) y oprime la tecla tabulador para que el sistema asigne el número consecutivo del documento (2) y se registra la fecha del día.
5. Registra el código del proveedor (3) a quien harás la devolución, para este ejemplo es PRO009 (3) y en el campo Aplicar a registra el número de la recepción a la cual vas a aplicar la nota de devolución a generar, en este caso es R00696 (4).
6. Con la tecla tabulador llega al campo Código y registra el código de los productos a devolver, para este ejemplo serán 3 productos (5), y haz clic en el botón OK para generar el documento (6).
7. En la ventana Comentarios de recepción registra el motivo de la devolución (1) y termina el documento (2).
8. Contesta que No imprima y que No continúe.
Se genera el documento correspondiente, para este ejemplo es el D00017 con referencia a la recepción R00696 (1).
Si revisas la recepción original observarás que se modificaron los totales (1), y al consultar el Auxiliar (2) se detallan los documentos afectados (3).
A continuación vamos a consultar la afectación del proveedor y de los productos.
1. Ve al módulo Proveedores y busca al proveedor específico (1). Genera la consulta Movimientos (2) y observa la recepción y su nota de devolución realizada con la afectación correspondiente (3).
2. Genera la consulta Facturas (4) para que veas que además del registro de la recepción (5), se encuentra también la nota de devolución (6) sobre el documento inicial.
3. Cierra ambas consultas.
4. Ahora ve al módulo Inventarios y busca uno de los productos devueltos (1). Genera la consulta Auxiliar (2) y observa que adicional a la recepción, existe la nota de devolución que muestra la entrada de la pieza devuelta (3).
La generación de notas de cargo y de crédito se realiza de la misma manera, sólo hay que utilizar el tipo de movimiento correspondiente conforme a lo que hayas registrado en el módulo de Datos Generales, así como el código del producto o servicio indicado.
Te sugerimos ejercitarte tanto en la realización de notas de cargo, crédito y devoluciones, así como en las consultas para validar los efectos que tienen los ejercicios que realices.
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