Sabemos que un factor clave para el éxito de una campaña es la relación que entablas con el cliente, y esto te permitirá aumentar los ingresos a través de mejores ventas, donde podrás dar a conocer los productos o servicios nuevos, ofrecer promociones, etc.
Proscai cuenta con una característica que te facilita la gestión y el seguimiento a los clientes de punto de venta con el objetivo de aumentar su fidelización y fomentar el contacto 1 a 1, así como conocer y anticipar sus necesidades.
| El objetivo de esta mecánica es aprovechar toda la información del cliente con la que ya cuentas en Proscai: datos de registro, historial de compras, frecuencia, productos, etc., para comercializar tus productos de manera más eficaz y proveer información y soporte, avisarles de nuevas actividades, propuestas y recompensas. |
- De este modo podrás mejorar la atención al cliente y acelerar todas las etapas del ciclo de ventas a través de diversas campañas de marketing: servicios de postventa, oportunidades comerciales y más, que se almacenarán en los eventos de cada uno para tener una visión particular.
- En Proscai puedes extraer información de tus clientes de diversas formas: a través de sentencias de consulta en SQL, estableciendo Querys, o a través de la consulta piramidal Campañas CRM, entre otras.
- Puedes registrar el diálogo que las personas encargadas de contactar a los clientes deberán utilizar, para que todos reciban el mismo mensaje. Esto se realiza a través del botón Script.
- Podrás definir un query, que de manera integrada funciona como motor de la campaña, para seleccionar a los clientes específicos que cumplan con las condiciones estipuladas.
Esta mecánica de Campañas te ayudará a:
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En este artículo te explicaremos 2 formas para definir los clientes de tus campañas, ambas funcionan de la misma manera:
a) Usando un archivo de texto.
b) Definir un query con las condiciones deseas.
Requisitos
- Clasificación adecuada de clientes (parámetros) y productos (familias).
- Definir las campañas que se van a desarrollar.
Te sugerimos revisar el tema Pregunta estadística al final de la venta que te ayudará a definir mejor tu estrategia.
a) Archivo de texto para cargar clientes
Para trabajar con un archivo de texto, deberás solicitar a tu área de sistemas el archivo con los datos de los clientes que cubran los parámetros de tu estrategia, en formato .txt y su nombre deberá ser “clientes.txt”. Este archivo deberá guardarse en una carpeta específica.
NOTA: Si vas a registrar varias campañas simultáneamente, deberás guardar en la carpeta específica, uno por uno los archivos “clientes.txt”. Cada vez que el sistema cargue el archivo y lo asocie a la campaña indicada, lo eliminará automáticamente por razones de seguridad. Entonces podrás guardar el siguiente archivo “clientes.txt” para cargarlo y asociarlo a la siguiente campaña y así sucesivamente.
Configuración
1. Crea una carpeta donde guardarás el archivo de texto con el listado de los clientes específicos participantes en la campaña. Para este ejemplo llamaremos a la carpeta: "campañas" (1).
2. Guardar en esa carpeta el archivo “clientes.txt” (2). Este archivo contiene únicamente el código de los clientes que cumplen con los parámetros definidos para tu campaña (3), y recuerda que será eliminado una vez que se procese en Proscai.
3. Identifica la ruta donde se encuentra la carpeta que contiene el archivo “clientes.txt” (1).
4. En el módulo de Datos Generales registra el siguiente parámetro especial:
Parámetro especial: CRM_PATH cuyo valor será la ruta donde se encontrará el archivo “clientes.txt”
Crear Catálogo de Campañas
1. Define en Proscai las campañas que realizarás. Para ello ve al módulo Back office de Punto de venta (1).
2. Selecciona del menú CRM (1) la opción Catálogo de Campañas (2).
Despliega la ventana Catálogos (1) donde se observan tres secciones: en la primera se registra el código y nombre la campaña (2); en la segunda sección es posible agregar un texto con las palabras o explicación que se debe dar de la campaña cuando se contacte a los clientes (3) y en la tercera se puede registrar una sentencia SQL que describa la condición para identificar a los clientes que cumplan con los criterios que desees para tu campaña (4).
3. Para registrar tu primera campaña, haz clic en el botón Cambiar (1), registra el código y su descripción (2), y guárdalo (3).
4. Selecciona la línea registrada (1) y a través del botón Script (2) registra el mensaje de texto que el encargado del telemarketing les haga saber a los clientes de forma precisa (3) y guárdalo (4).
5. Registra otras campañas (1) y define el mensaje para los clientes (2). Finalmente cierra la ventana.
Generación de campañas
Ejemplo primera campaña
1. Selecciona del menú CRM (1) la opción Generación de campañas (2).
Despliega en la ventana Campaña el contenido del archivo “clientes.txt” para asociarlo a alguna de las campañas.
2. En el campo Campaña registra el código de tu campaña (1), para este ejemplo es RET045 y agrega el periodo de vigencia (2). Oprime OK (3).
Enseguida aparece un mensaje de confirmación, donde pregunta si quieres generar la campaña que se registró al número de clientes que contiene el archivo .txt
3. Si es correcto, acepta el mensaje (4).
4. El sistema envía el mensaje indicando cuantos generó (1), acepta el mensaje.
El sistema genera la campaña y cierra la ventana, automáticamente elimina el archivo “clientes.txt”.
En el caso de no encontrar el archivo, enviará un mensaje como el siguiente:
Ejemplo segunda campaña
1. En la misma carpeta Campañas, coloca un nuevo archivo “clientes.txt” para la segunda campaña, para este ejemplo contiene el código de 8 clientes.
2. Genera la segunda campaña de la misma forma anteriormente descrita.
Si la mecánica de archivos de texto es la que usarás para cargar a tus clientes de una campaña, entonces pasa directamente al tema Manejo de campañas.
A continuación explicaremos la segunda forma de seleccionar clientes, a partir de la definición de querys.
b) Definir query para cargar clientes
Otra opción para generar campañas de marketing es a través de la definición de querys, desde donde podrás establecer los criterios necesarios que cubran los elementos de tu campaña y obtener así el rango de clientes deseado. Realiza los siguientes pasos.
1. Ve al módulo Back office de Punto de venta.
2. Selecciona del menú CRM (1) la opción Catálogo de campañas (2).
3. Despliega la ventana Catálogos, y a través del botón Cambiar registra el código y descripción de tu campaña y guárdalo (1). A través del botón Script registra el mensaje de texto que el encargado debe hacerle saber a los clientes y guárdalo (2).
4. Haz clic en el botón Query (3).
5. Registra la sentencia que describirá la condición para que busque a los clientes que cumplan con los criterios que desees para tu campaña (1) y guarda el registro. Este mecanismo utiliza la misma sintaxis semejante a la definición de consultas que se hace en MySQL.
6. Haz clic en el botón Genera (2).
7. Registra el rango de fechas para realizar la búsqueda dentro del historial de ventas (1).
8. Acepta el mensaje del número de clientes que cumplen con los criterios del query.
9. El sistema correrá un proceso y posteriormente te envía otro mensaje con los registros creados. Acepta el mensaje.
10. Regresas a la ventana Catálogos. Cierra la ventana.
Enseguida mostraremos cómo manejar las campañas definidas previamente, por medio del archivo de texto o a través del query.
Manejo de campañas
1. Ubicados en la sección Back office de Punto de venta, ahora selecciona del menú CRM, el comando Campañas (1).
Despliega la ventana Campaña que enlista las campañas que se han definido (1). Al seleccionar cada una te permite registrar un rango de fechas para recordar (2), y te muestra el código de la campaña seleccionada (3). Si te encontraras firmado en alguna tienda en específico, podrías ver sólo a tus clientes, en caso contrario cargará a todos (4). Permite agregar un filtro que mostrará a los clientes según el estatus que tengan, con relación a la campaña seleccionada (5).
2. Para este ejemplo vamos a seleccionar la campaña Preventa de suéteres (1) y hacemos clic en el botón OK.
El sistema indicará el total de clientes para esta campaña, cuántos con email registrado y a cuántos les falta (1). Enlista la información de cada cliente, los medios para contactarlos y su estatus de lealtad, así como su información de ventas (3). Muestra la fecha para Recordar, el orden de contacto, el número celular y otros datos (4). La parte central detalla las ventas realizadas del cliente seleccionado (5).
En la parte inferior podrás registrar Eventos (6) a cada uno de los clientes, el mensaje que se debe dar al cliente cuando se le llame por teléfono (7) y del lado derecho se encuentran una serie de botones que te permitirán administrar la comunicación con ellos e ir marcando el momento para contactarlos nuevamente (8).
El manejo de esta herramienta de seguimiento de campañas es muy sencillo.
3. Inicialmente se seleccionó al primer cliente y se hizo una llamada para contactarlo (1). No se encontraba en su domicilio e informaron que llegaría en 1.30 horas, por lo que se mencionó que se le volvería a llamar.
4. Se utilizó el botón +2 hora (2) y el sistema modificó el orden del cliente dentro de la lista (3).
A continuación se le marcó al siguiente cliente para informarle sobre la preventa de suéteres (1) quien pidió que le recordaran en una semana porque estaría de viaje y preguntó sobre los accesos para discapacidad.
5. Utiliza el botón Evento (2) para registrar el detalle de la llamada (3) y guarda (4).
Con el cliente seleccionado (1) se programó una nueva fecha para recordarle del evento a través del botón Fecha (2).
Y se registra el motivo para recordar.
Observa que para el cliente (1) el sistema modificó la fecha Recordar (2) y se guarda el evento (3).
Al contactar al siguiente cliente (1) se le invitó a la preventa de suéteres; una vez confirmado puedes marcar al cliente con un Evento (2), posteriormente haz clic en el botón Objetivo cumplido (3) y registra un comentario (4).
Con esto se cambia el estatus del cliente y es eliminado automáticamente de la ventana (1).
A través de los botones inferiores, podrás agregar días, semanas o meses para el seguimiento al cliente.
Puedes agregar a un cliente Nuevo que no aparezca en la lista, revisar o modificar el registro de los clientes a través del botón Cliente y si lo necesitas, registrar una fecha específica a través del botón Fecha.
Al seleccionar una campaña también existe la posibilidad de filtrar en pantalla a los clientes por su estatus, es decir:
- aquellos que aún están pendientes de contactar, a través de la casilla Abierto.
- aquellos con quien ya se cumplió el objetivo, a través de la casilla Cerrado.
Dejará en pantalla únicamente lo solicitado.
De forma automática el sistema registra en todos los clientes del proyecto, un Evento con el nombre del proyecto.
También es posible darle seguimiento a través de un reporte, ubicado en el módulo Clientes, elige del menú Reportes (1) la opción Eventos (2). Registra el código de tu campaña en el campo Proyecto (3).
Consideramos que esta es una herramienta de mucha utilidad para tu empresa y te ayudará al control y seguimiento de las estrategias de marketing que establezcas.
También te puede interesar consultar los artículos:
Pregunta estadística al final de la venta.
CRM Consulta clientes de lealtad.
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