CRM Seguimiento para Campañas de marketing

Sabemos que un factor clave para el éxito de una campaña es la relación que entablas con el cliente, y esto te permitirá aumentar los ingresos a través de mejores ventas, donde podrás dar a conocer los productos o servicios nuevos, ofrecer promociones, etc. 

Proscai cuenta con una característica que te facilita la gestión y el seguimiento a los clientes de punto de venta con el objetivo de aumentar su fidelización y fomentar el contacto 1 a 1, así como conocer y anticipar sus necesidades.

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mceclip0.png El objetivo de esta mecánica es aprovechar toda la información del cliente con la que ya cuentas en Proscai: datos de registro, historial de compras, frecuencia, productos, etc., para comercializar tus productos de manera más eficaz y proveer información y soporte, avisarles de nuevas actividades, propuestas y recompensas.

De este modo podrás mejorar la atención al cliente y acelerar todas las etapas del ciclo de ventas a través de diversas campañas de marketing: servicios de postventa, oportunidades comerciales y más, que se almacenarán en los eventos de cada uno para tener una visión particular.

En Proscai puedes extraer información de tus clientes de diversas formas: a través de sentencias de consulta en SQL, estableciendo Querys, o a través de la consulta piramidal Campañas CRM, entre otras.

Actualización a JULIO 2021. Se han incorporado dos nuevas funcionalidades:

  • Ahora te permite registrar el diálogo que las personas encargadas de contactar a los clientes deberán utilizar, para que todos reciban el mismo mensaje. Esto se realiza a través del botón Script
  • Definir un query, que de manera integrada funciona como motor de la campaña, para seleccionar a los clientes específicos que cumplan con las condiciones estipuladas.

Esta mecánica de Campañas te ayudará a:

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  • Una vez identificadas las características de cada segmento de consumidores, podrás definir tus estrategias de acción.
  • Crear estrategias especiales para los mejores clientes, retenerlos y cuidarlos de la competencia.
  • Dar seguimiento a las estrategias de marketing que establezcas.
  • Aumentar el consumo de los clientes conociendo su historial de compras.
  • Ampliar la variedad de productos que consumen los clientes.

En este artículo te explicaremos 2 formas para definir los clientes de tus campañas, ambas funcionan de la misma manera:

   a) Usando un archivo de texto.

   b) Definir un query con las condiciones deseas.

Requisitos

 - Clasificación adecuada de clientes (parámetros) y productos (familias).
 - Definir las campañas que se van a desarrollar.

Te sugerimos revisar el tema Pregunta estadística al final de la venta que te ayudará a definir mejor tu estrategia. 

a) Archivo de texto para cargar clientes

Para trabajar con un archivo de texto, deberás solicitar a tu área de sistemas el archivo con los datos de los clientes que cubran los parámetros de tu estrategia, en formato .txt y su nombre deberá ser “clientes.txt”. Este archivo deberá guardarse en una carpeta específica.

NOTASi vas a registrar varias campañas simultáneamente, deberás guardar en la carpeta específica, uno por uno los archivos “clientes.txt”. Cada vez que el sistema cargue el archivo y lo asocie a la campaña indicada, lo eliminará automáticamente por razones de seguridad. Entonces podrás guardar el siguiente archivo “clientes.txt” para cargarlo y asociarlo a la siguiente campaña y así sucesivamente.

Configuración

1. Crea una carpeta donde guardarás el archivo de texto con el listado de los clientes específicos participantes en la campaña. Para este ejemplo llamaremos a la carpeta: "campañas" (1). 

2. Guardar en esa carpeta el archivo “clientes.txt” (2). Este archivo contiene únicamente el código de los clientes que cumplen con los parámetros definidos para tu campaña (3), y recuerda que será eliminado una vez que se procese en Proscai.

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3. Identifica la ruta donde se encuentra la carpeta que contiene el archivo “clientes.txt”.

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4. En el módulo de Datos Generales registra el siguiente parámetro especial: 

     Parámetro especial: CRM_PATH cuyo valor será la ruta donde se encontrará el archivo “clientes.txt”  

5. Define en Proscai las campañas que realizarás. Para ello ve al módulo Back office de Punto de venta.

6. Selecciona del menú CRM la opción Catálogo de campañas.

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7. Despliega la ventana Catálogos, haz clic en el botón Cambiar (1) y registra el código y descripción de tu primera campaña (2). Selecciona la línea registrada y haz clic en el botón Script (3).

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NUEVO

El botón Script permite registrar el texto que desees que el encargado del telemarketing les haga saber a los clientes, de forma precisa. 

8. Registra el mensaje de texto que el encargado debe hacerle saber a los clientes (1) y guárdalo. 

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9. Registra otras campañas y define el mensaje para los clientes (1). Finalmente cierra la ventana.

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10. Selecciona del menú CRM la opción Generación de campañas.

Despliega en la ventana el contenido del archivo “clientes.txt” para asociarlo a alguna de las campañas.

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11. Registra el código de la campaña (1), para este ejemplo es AT45 y agrega el periodo de vigencia (2). Oprime OK (3).

Enseguida aparece un mensaje de confirmación, donde pregunta si quieres generar la campaña que se registró al número de clientes que contiene el archivo .txt

12. Si es correcto, haz clic en el botón OK del mensaje (4).

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El sistema genera la campaña y cierra la ventana, automáticamente elimina el archivo “clientes.txt”.

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En el caso de no encontrar el archivo, enviará un mensaje como el siguiente:

O si percibe que el archivo no es correcto, también envía un mensaje y elimina el archivo.

13. Coloca el nuevo archivo “clientes.txt” para la siguiente campaña, en la misma carpeta. Para este ejemplo serán 8 clientes.

14. Genera tu segunda campaña de la misma forma.

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Si la mecánica de archivos de texto es la que usarás para cargar a tus clientes de una campaña, entonces pasa directamente al tema Manejo de campañas.

A continuación explicaremos la segunda forma de seleccionar clientes, a partir de la definición de querys. 

b) Definir query para cargar clientes - NUEVO

Otra opción para generar campañas de marketing es a través de la definición de querys, desde donde podrás establecer los criterios necesarios que cubran los elementos de tu campaña y obtener así el rango de clientes deseado. Realiza los siguientes pasos.

1. Ve al módulo Back office de Punto de venta.

2. Selecciona del menú CRM la opción Catálogo de campañas.

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3. Despliega la ventana Catálogos, y a través del botón Cambiar registra el código y descripción de tu campaña (1), selecciona la línea registrada y haz clic en el botón Script (2).

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NUEVO El botón Script permite registrar el texto que desees que el encargado del telemarketing les haga saber a los clientes, de forma precisa. 

4. Registra el mensaje de texto que el encargado debe hacerle saber a los clientes (1) y guárdalo.

5. Haz clic en el botón Query (2).

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6. Registra la sentencia que describirá la condición para que busque a los clientes que cumplan con los criterios que desees para tu campaña (1). Este mecanismo utiliza la misma sintaxis semejante a la definición de consultas que se hace en MySQL. Guarda el registro.

7. Haz clic en el botón Genera (2).  

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8. Registra el rango de fechas para realizar la búsqueda dentro del historial de ventas. 

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9.  Acepta el mensaje del número de clientes que cumplen con los criterios del query.

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10. El sistema correrá un proceso y posteriormente te envía otro mensaje con los registros creados. Acepta el mensaje.   

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11. Regresas a la ventana Catálogos. Cierra la ventana. 

Enseguida mostraremos cómo manejar las campañas definidas previamente, por medio del archivo de texto o a través del query.

Manejo de campañas    

1. Ubicados en la sección Back office de Punto de venta, ahora selecciona del menú CRM, el comando Campañas.

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Despliega la ventana Campaña que enlista las campañas que se han definido (1). Permite registrar un rango de fechas para recordar (2), e indica la campaña seleccionada (3). Si te encontraras firmado en alguna tienda en específico, podrías ver sólo a tus clientes, en caso contrario cargará a todos (4). Permite agregar un filtro que mostrará a los clientes según el estatus que tengan, con relación a la campaña seleccionada (5).

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2. Para este ejemplo vamos a seleccionar la campaña Preventa de suéteres (1) y hacemos clic en el botón OK.  

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El sistema indicará el total de clientes para esta campaña, cuántos con email registrado y a cuántos les falta (1). Enlista la información de cada cliente y los medios para contactarlos, así como su información de ventas (3). También aparece la fecha para Recordar (4). La parte central detalla las ventas realizadas del cliente seleccionado (5)

En la parte inferior podrás registrar Eventos (6) a cada uno de los clientes, el mensaje que se debe dar al cliente cuando se le llame por teléfono (7) y del lado derecho se encuentran una serie de botones que te permitirán administrar la comunicación con ellos e ir marcando el momento para contactarlos nuevamente (8).

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El manejo de esta herramienta de seguimiento de campañas es muy sencillo.

3. Previamente se seleccionó al primer cliente y se hizo una llamada para contactarlo. No se encontraba en su domicilio e informaron que llegaría en 1.30 horas, por lo que se mencionó que se le volvería a llamar.

4. Se utilizó el botón + 2 horas y se modificó el orden del cliente dentro de la lista, cambió al orden 3.

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5. Enseguida se le marcó al siguiente cliente y se le informó sobre la apertura de la nueva tienda, pidió que le recordaran 3 días antes, porque estaría de viaje y preguntó sobre los accesos para discapacidad.

Se utilizó el botón Eventos para registrar el detalle de la llamada. 

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Con el cliente seleccionado (1) se programó una nueva fecha para recordarle del evento a través del botón Fecha (2).

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Y se registra el motivo para recordar (3).

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El sistema modificó la fecha Recordar, para este cliente.

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Al contactar al siguiente cliente (1) se le invitó a la apertura de la tienda; una vez confirmado puede marcar al cliente con un evento (2) y posteriormente hacer clic en el botón Objetivo cumplido (3).

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Se registró un comentario.

Con esto se cambia el estatus del cliente y es eliminado automáticamente de la ventana (1).

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A través de los botones inferiores, podrás agregar días, semanas o meses para el seguimiento al cliente.


Puedes agregar a un cliente Nuevo que no aparezca en la lista, revisar o modificar el registro de los clientes a través del botón Cliente y si lo necesitas, registrar una fecha específica a través del botón Fecha.

 

Al seleccionar una campaña también existe la posibilidad de filtrar en pantalla a los clientes por su estatus, es decir:

  • aquellos que aún están pendientes, a través de la casilla Abierto.
  • aquellos con quien ya se cumplió el objetivo, a través de la casilla Cerrado.

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Deja en pantalla únicamente lo solicitado. 

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De forma automática el sistema registra en todos los clientes del proyecto, un Evento inicial con el nombre del proyecto. Puedes consultarlo para dar seguimiento, eligiendo del módulo de Clientes (1) el reporte Eventos (2).

6. Registre el nombre del proyecto (3).

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Consideramos que esta es una herramienta de mucha utilidad para tu empresa y te ayudará al control y seguimiento de las estrategias de marketing que establezcas.

 

También te puede interesar consultar los artículos:

     Pregunta estadística al final de la venta.

     CRM Consulta clientes de lealtad.

    CRM Generador de cupones.

 

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