Confirmar órdenes de compra

Un proceso sugerido en órdenes de compra es la autorización y confirmación de los documentos para agilizar la recepción de mercancía. Estas características te permiten mantener el control de tus órdenes de compra.

Confirmar las órdenes agiliza la recepción de mercancía, ya que previamente quedó validado el documento, la cantidad y el precio acordado.

Para confirmar órdenes de compra, puedes hacerlo en 2 momentos:

• Cuando el proveedor te ha confirmado el surtido del pedido.
• Cuando la mercancía ingresa a tu almacén y el encargado de la bodega registra la cantidad exacta recibida.

Confirmar órdenes de compra agiliza la tarea de quien da seguimiento a las recepciones en el sistema, para posteriormente generar el pago. 

La confirmación:

• Se puede realizar de forma completa a través del botón Confirma Todo,
• Se puede realizar parcialmente o de forma manual a través del comando Confirmar embarque. 
• También es posible eliminar la confirmación de un documento.
• Se puede confirmar a través de archivo de texto vía XXXXXX (6X).

Adicionalmente, podrás configurar el sistema para que únicamente puedas recibir órdenes de compra sólo confirmadas.

Configuración

1. Activa el comportamiento 68 Recibir órdenes de compra sólo confirmadas, para que al momento de generar la recepción de mercancía el sistema automáticamente tome sólo la cantidad confirmada.

Confirmar todo

1. Ubicado en una orden de compra, en este ejemplo observamos que se encuentra Autorizada (1), haz clic en el botón Confirmar todo (2) y acepta el mensaje que muestra (3).

Al aceptar el mensaje, observa que se registra en la columna Confirmado la cantidad pedida (1).

El documento fue confirmado en su totalidad.

Elimina la confirmación de un documento

1. Para quitar el estatus de Confirmado, ubicado en el documento haz clic simultáneamente en la tecla Shift + botón Confirmar todo (1). Confirma el mensaje para desasignar la orden de compra (2).

La orden de compra vuelve a quedar sin confirmación.

Confirmación parcial

Esta mecánica te permite modificar o ajustar la cantidad de producto conforme a lo que el proveedor te confirma para entregar.

1. Ubicado en una orden de compra autorizada, selecciona del menú Órdenes de compra la opción Confirmar Embarque (1).

Despliega la ventana Asignación con los productos contenidos en la orden (1) y cuenta con el campo editable Asignar para registrar la cantidad acordada a entregar por parte del proveedor (2).

El sistema muestra la cantidad pedida y su precio, y te permite registrar la cantidad a recibir. Para este ejemplo se registrará alguna variación de entrega.

2. Selecciona el producto y registra la cantidad a recibir, registra algunas variaciones.

3. Haz clic en el botón OK para que se registren en el documento. Podemos observar la cantidad pedida (1) y la cantidad confirmada (2).

Posteriormente se recibirá la mercancía.

4. Ve al módulo Recepciones y realiza la recepción de esta orden de compra al almacén específico.

Al revisar la orden de compra original, observamos que se surtió solo la cantidad confirmada.

Confirmar con archivo vía XXXXXX (6X)

También puedes confirmar órdenes de compra a partir de un archivo de texto que cumpla con la siguiente estructura: solo incluye línea por código de producto. 

1. Identifica la orden de compra a confirmar.

2. Del menú Órdenes de compra elige la opción Asignar con lector (1).

3. Despliega la ventana Asignar con lector, en el campo Producto registra el código XXXXXX (6x) y da tabulador (1).

4. Busca y selecciona el archivo layout que creaste con los productos a confirmar (2) y haz clic en el botón OK para cargarlo.

5. Una vez que termine, haz clic en el botón Cancel.

El documento registra la cantidad que se confirmó vía el archivo de texto (1).

Si al leer el archivo el sistema enviara el mensaje: No se encontró el producto, deberás revisar tu archivo de texto y corregir los códigos de producto.

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