Multimonedas

La funcionalidad Multimonedas permite realizar transacciones en múltiples monedas, con lo cual se facilita la compra y venta nacional e internacional.

Si tienes la necesidad de hacer negocios en monedas extranjeras, Proscai te ayuda a manejar y controlar las operaciones de tus proveedores y clientes en diferentes monedas, facilitando tu operación en la elaboración de pedidos, facturas, órdenes de compra, recepciones, depósitos y pagos. 

Proscai permite manejar hasta 9 monedas diferentes definiendo la paridad de cada una de ellas de forma manual, teniendo la revaluación al día y la fluctuación de cada operación conforme a la moneda principal de la empresa.

  • Te ayuda a controlar los gastos transformados de moneda extranjera a moneda corriente.
  • Simplifica la conversión de divisas.
  • Con la interacción del módulo Contabilidad, podrás recalcular los saldos a final de cada mes.
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Requisitos:

  • Requiere que tengas activo el módulo de Multimonedas.
  • Se asume que ya cuentas con el conocimiento sobre el funcionamiento básico de Proscai. Si tienes alguna duda, por favor consulta la sección Conceptos básicos.

En este documento se abordan los temas:

  - Configuración general

  - Proceso de compra

  - Proceso de venta

  - Manejo de tesorería

  - Póliza de actualización cambiaria 

 

Configuración general

Para utilizar la funcionalidad de multimonedas es necesario configurar el sistema en varios módulos que se describen a continuación, básicamente sólo se realiza la primera vez.

Datos generales

Definir el catálogo de monedas

Es necesario registrar en el sistema las diferentes monedas que utilizarás y el tipo de cambio correspondiente.

1. Ve al módulo Datos generales y en la ventana Datos de la empresa oprime simultáneamente la tecla Ctrl + haz clic en el botón Monedas (1).

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2. Despliega la ventana Monedas que te permitirá definir: el Nombre de las monedas (1), la abreviatura conforme a los catálogos emitidos por el SAT (2) y posteriormente, la paridad de cada una (3).

IMPORTANTE: la moneda 1 SIEMPRE será PESOS y la moneda 2 será DÓLARES, por ser la segunda más usada. 

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3. Al guardar el registro, Proscai se reinicia.

IMPORTANTE: Todos los días deberás definir el tipo de cambio vigente, bastará con que hagas clic directamente en el botón Monedas, actualices el valor correspondiente al día actual (1) y guardes el registro (2). Recuerda que el sistema se reiniciará.

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Proscai también permite registrar un tipo de cambio específico al momento de realizar algunas  transacciones, a través de la activación de ciertos comportamientos.

Activar comportamientos para multimonedas

1. Activa los comportamientos que deseas y que te permitirán definir el tipo de cambio específico al momento de realizar una compra o una recepción, o para depósitos y pagos.

Conforme a los parámetros que actives, cada vez que realices una operación el sistema desplegará la ventana Monedas (1) y te permitirá modificar la paridad de la moneda deseada (2).

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Módulo Inventarios

Cada producto además de sus datos comerciales (perfil de impuestos, clave CFDI, cuentas contables), deberá estar configurado con los siguientes datos. 

Para este ejemplo tenemos el producto PMM001 (1). 

1. Definir las listas de precios para la venta en pesos y en dólares: Para este ejemplo se destina la Lista 2 para el precio en pesos y se indica con el número de Moneda 1 (2);  y se destina la Lista 3 para venta en dólares indicándolo con la Moneda 2 (3).

2. Sólo si tu producto lo comprarás en moneda extranjera, deberás definir en la Lista 6 el costo del producto en la moneda que aplique, para este ejemplo sería dólares (4), adicionalmente desplaza hacia abajo la barra de herramientas vertical y en la sección inferior Otros, haz clic en el botón Compras (5) y a través del botón Cambio define la Moneda de origen del producto (6) que será en dólares. 

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Para este ejemplo también se dio de alta el producto PMM002 con características similares.

 

Módulo Clientes

Es necesario definir a cada cliente su moneda de operación. Por default todos los clientes nacen con la moneda 0 ó 1 que corresponde a pesos mexicanos.

Para este ejemplo daremos de alta al cliente CLI016 que utilizará la moneda 2 (dólares). 

1. Ve al Catálogo de Cuentas por cobrar y registra un nuevo cliente (1). Haz clic en el botón Enviar a (2).

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2. A través del botón Cambio asigna la lista de precios (1) que le otorgas al cliente, para este ejemplo la Lista 3 es dólares; y en el campo Moneda registra el número 2 correspondiente a la moneda Dólares, al finalizar oprime OK. 

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De esta forma se le está indicando al sistema que, con este cliente en concreto, se va a trabajar con dólares al asignarle la moneda 2.

Si necesitas definir la moneda de operación a tus diferentes clientes, solamente repite los pasos anteriores y registrar el número de la moneda correspondiente.

 

Módulo Proveedores

Es necesario indicar en cada proveedor, el tipo de moneda que utilizará, siempre y cuando sea diferente a moneda nacional.

1. Para este ejemplo se registra al proveedor COMINT (1) y se le asigna la Moneda 2 (2). 

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Cada vez que le compres a este proveedor, el sistema generará la cuenta por pagar en dólares. El precio que se capture en las órdenes de compra y recepciones, también estará reflejado en su moneda definida. 

2. Si el proveedor es extranjero (1) se debe utilizar el RFC genérico para extranjeros e indicar la moneda extranjera (2), también es necesario que a través del botón Varios (3) se marque el IVA correspondiente (4) y se capturen los datos de la sección Información SAT (5) conforme a los catálogos emitidos por esta autoridad. A través del botón Datos Bancarios (6) se debe activar la casilla Extranjero (7).  

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Módulo Bancos 

Registro de bancos

Para este ejemplo vamos a utilizar un banco donde se realizan operaciones en moneda extranjera. 

1. Ve al módulo Bancos. Identifica el banco a utilizar (1) para este ejemplo será Banco Mexicano donde se tiene la cuenta en dólares, se indica la Moneda "2" que corresponde a dólares (2) y cuenta con todos los datos fiscales conforme a los catálogos emitidos por el SAT (3). Observa que muestra la Moneda DOLARES (4).

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Registrar cuentas contables 

Si cuentas con el módulo de Contabilidad activado, es necesario registrar las cuentas de Ganancia cambiaria y Pérdida cambiara. Estas cuentas deben existir previamente en tu catálogo contable.

1. Ubicado en Datos generales, haz clic en el botón Cuentas (1) y registra las cuentas de Ganancia cambiaria y Pérdida cambiara (2).

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El sistema se reiniciará.

 

Como se puede observar, la configuración general prácticamente se realiza la primera vez, con excepción de cuando se quiere incorporar un nuevo cliente, producto, proveedor o banco.

A continuación se realizará un ejemplo desde el escenario donde se importan los productos y posteriormente se venderán.

 

Proceso de Compra

Vamos a realizar una orden de compra y posteriormente se hará la recepción de mercancía.

1. Se inicia una orden de compra, eligiendo el almacén correspondiente, al proveedor COMINT, observa que al momento de registrar el código del proveedor y dar tabulador (1) la ventana cambia a dólares, lo cual significa que todos los precios estarán expresados en esa moneda.

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2. Incluye los productos dados de alta PMM001 y PMM002.

Finalmente obtenemos el documento O00321 (1), con el precio de los productos en dólares (2) y el importe total del documento también se refleja en dólares (3). Como este proveedor es nacional pero nos vende en dólares, se muestra el IVA correspondiente, si el proveedor fuera extranjero, no lo calculará. 

Para este ejemplo, además se autorizó y confirmó la orden de compra.

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3. Ve al módulo Recepciones y realiza la recepción de la orden de compra (1).

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4. Si está activado el comportamiento 55 Preguntar tipos de cambio en recepciones, el sistema te solicitará que indiques el tipo de cambio del día para la recepción, para este ejemplo se registra en $ 20.85 (1) y haz clic en el botón OK (2).

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5. Indica el documento a recibir.

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6. Elige el almacén de la recepción.

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7. Recuerda moverte con la tecla Tabulador para que se asigne el número del documento, registra en el campo Referencia el folio que corresponde al documento del proveedor y termina de recibir la mercancía. Para este ejemplo se obtuvo el documento R00563 (1), y observa que el valor total del documento se ve reflejado en pesos (2).  

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Observa que el sistema realizó la conversión del precio de los productos utilizando el tipo de cambio registrado (3).

Si deseas realizar una consulta al proveedor, ve al módulo Proveedores y realiza la consulta de Movimientos del proveedor COMINT (1). La consulta brinda información precisa del movimiento realizado mostrando el número del documento (2), el valor correspondiente en moneda nacional (3), el Tipo de cambio utilizado (4), el Importe Total del movimiento en pesos (5) y el Total reflejado en dólares (6). 

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Si deseas realizar una consulta al producto, ve al módulo Inventarios, identifica un producto (1) y realiza la consulta Compras por proveedor (1). La consulta brinda información de la compra del producto: Proveedor, Cantidad e Importe con su valor reflejado en moneda nacional (2). 

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A continuación describimos el funcionamiento del proceso de venta con multimonedas.

 

Proceso de venta

1. Genera un pedido y elige el almacén (1) al cliente específico (2) y registra el producto (3), observa que el precio que indica es el registrado en la lista 3 del producto y corresponde a la moneda extranjera definida (4). 

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2. Finalmente se obtiene el documento, para este ejemplo P00314 (1) reflejado en dólares (2), que corresponde a la moneda que se le destinó para venderle y cobrarle.  

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Observa que al ser un cliente nacional, se calcula el IVA correspondiente (3).

Ahora se va a facturar de pedido.

3. Ve al módulo Facturación y del menú Facturación elige la opción Facturar de pedido (1).

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4. Elige el almacén de facturación.

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5. Si tienes activo el comportamiento 58 Preguntar tipos de cambio en facturas, el sistema presentará la ventana Monedas para capturar el tipo de cambio aplicable, para este ejemplo será 21.12 (1) y haz clic en el botón OK (2).

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6. Registra el número de pedido a facturar (1) y haz clic en el botón OK (2). A través del botón Buscar (3) podrás identificar el documento del cliente utilizando alguno de los criterios disponibles (4).

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7. El sistema carga en la ventana los datos del pedido del cliente (1). Con la tecla tabulador recorre los campos del documento para que el sistema asigne el número de la factura.

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8. Mientras se genera el documento, se observa que el precio y el importe (1), así como el gran total se muestra en moneda nacional (2). Finaliza el documento.

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9. Finalmente , el documento timbrado indica que está en dólares (1), el tipo de cambio utilizado (2) y el gran total también se refleja en dólares (3). 

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Antes de realizar los pagos necesarios, vamos a revisar el estatus del producto, del proveedor y del cliente. 

1. Busca el producto (1) y genera la consulta del Auxiliar (2). Observa que el costo se indica en pesos (3) y se observa también el stock actual (4).

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2. Busca al cliente (1) y genera la consulta Saldo. Observa que indica el valor del documento en moneda nacional (2) y su valor en dólares (3).

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Manejo de tesorería

Para este ejemplo vamos a registrar primero un pago parcial del cliente y posteriormente un pago al proveedor. 

Nota: Si el tipo de cambio del depósito difiere al del día actual deberás capturarlo previamente en la ventana Monedas; para que se muestre dicha ventana deberás estar ubicado en el banco específico, seleccionar del menú Control (1) la opción Tipos de cambio (2) y registrar el valor en la ventana Monedas.

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Para este ejemplo se utilizará el tipo de cambio general en el depósito a realizar.

Pago de cliente

1. Ve al módulo Bancos, identifica tu banco, para este ejemplo será Banco Mexicano- Cta en Dólares (1) y haz clic en el botón Pre registros depósitos (2).

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2. A través del botón Alta registra los datos del depósito. Para este ejemplo corresponde el cliente CLI016 (1) por un importe de 1500 dólares (2). De forma automática y sin posibilidad de modificación, el sistema indica que es Moneda 2 que corresponde a dólares (3) y muestra el tipo de cambio general (4). Termina el pre registro.

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3. Cierra la ventana y nuevamente en el registro del banco, haz clic en el botón Aplica Preregistro (1).

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Del lado izquierdo se muestra el pre registro del pago del cliente que, para este ejemplo, representa $32,250.00 pesos (1). De lado derecho se muestran los documentos pendientes de pago (2).

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4. Seleccionado el pre registro del pago, haz doble clic sobre el documento al cual aplicará el pago y observa que se agrega en la columna # Pago la referencia del pre registro (1). Haz clic en el botón Genera Depósito para que se aplique el pago (2).

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5. Si manejas contabilidad, se genera la póliza correspondiente, acepta el mensaje.  

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Pago a proveedor

1. Ubicado en el registro del banco se observa que el saldo se ha actualizado, en pesos (1) y en dólares (2). Ahora vamos a registrar un pago al proveedor, haz clic en el botón Pagos (3).

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2. A través de la tecla tabulador recorre los campos, en el campo Concepto se definió a qué documento  se va a referenciar el pago (1), al registrar el código del proveedor (2) se ha agregado también como beneficiario. En el campo Doc. se registra el signo ? para buscar el documento del proveedor a pagar, se selecciona (4) y haz clic en el botón OK.  

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3. El documento se agrega (1) y para este ejemplo se decidió realizar un pago parcial por 4000 dólares (2) y se finalizó. 

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4. Al manejar contabilidad, se ha generado la póliza correspondiente; acepta el mensaje (1).  

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5. Revisa el Auxiliar del banco (1).  Observa el cobro del cliente (2) así como el pago al proveedor (3) y, en todos los casos, se conoce le tipo de cambio utilizado (4). 

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Ahora vamos a generar algunos reportes que nos permitirán dar seguimiento a los saldos en moneda extranjera. 

1. Ve al módulo de Clientes y del menú Reportes elige Analíticos (1). 

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2. Define la Moneda del reporte, para este ejemplo será Moneda 2 que corresponde a dólares (1) e indicamos que se vea en la Moneda del documento (2).

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El reporte Analítico de saldos permite identificar al cliente específico (1) y saber la moneda del documento (2), ver su valor total (3) y lo que aún está pendiente de cobro (4). Recuerda que los valores del reporte están expresados en la moneda del cliente, es decir en dólares.  

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4. Ahora ve al módulo Proveedores y del menú Reportes elige Analíticos (1).

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5. Para este ejemplo se define la Moneda 2 que equivale a dólares (1) y la base se marca del Documento (2).  

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6. El reporte Analítico de saldos permite identificar los saldos del proveedor en su moneda asignada (2). 

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El manejo de multimonedas considera que al haber variaciones de tipo de cambio en cada transacción calculará la diferencia cambiaria correspondiente, para ver este ejemplo, realizamos el siguiente ejercicio.

1. Ve al módulo Bancos y realiza las siguientes dos transacciones:

 a) Un segundo pago parcial del cliente CLI016 por 700 dólares, al mismo documento F00000439, ahora con un tipo de cambio en $ 22.10 pesos por dólar (1).

 b) Un segundo pago parcial al proveedor COMINT por 2000 dólares a la recepción R00563, con el tipo de cambio en $ 20.63 pesos por dólar (2).

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2. Ve al módulo Contabilidad y busca la póliza que se generó al registrar el segundo pago al proveedor. Observa que señala que la R00563 cuenta con diferencia cambiaria (1).

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Póliza de actualización cambiaria 

Si manejas Contabilidad, cada fin de mes es necesario ajustar saldos del banco, de los clientes y los proveedores. Para ello, mostraremos uno de los procesos siguiendo las siguientes instrucciones.

1. Del menú Contabilidad (1) selecciona la opción Pólizas automáticas (2) y observa que hay 3 tipos de pólizas remarcadas que funcionan para el módulo de multimonedas y permiten reajustar los saldos. Para este ejemplo se elige Actualiza saldos de Proveedores (3).

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2. Registra la fecha (1) a la cual vas a generar esta póliza y haz clic en el botón OK. 

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3. Confirme que sí deseas actualizar los documentos. 

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4. Define el tipo de cambio correspondiente basándote en el DOF (Diario Oficial de la Federación). Para este ejemplo será 21.36 (1).

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El sistema genera la póliza correspondiente, en este ejemplo es por Diferencia cambiara CXP (1) ya que actualizó el tipo de cambio de los documentos pendientes de los proveedores (2) y el resultado fue por Pérdida (3). 

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Si se hubiera registrado un tipo de cambio menor, por ejemplo 20.12, la póliza de ajuste se genera indicando que fue por Ganancia (1). 

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Observa que dependiendo el tipo de cambio original del documento, el sistema determina la cuenta que se verá afectada.

Prueba aplicando las mismas consultas y procesos a clientes y bancos para que veas los resultados.

 

De esta manera el manejo de Multimonedas con Proscai simplifica las operaciones diarias que involucran monedas extranjeras.

 

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