Las empresas que importan, frecuentemente se enfrentan a la problemática de ir recibiendo "por partes y a veces con gran diferencia de fechas" toda la información de gastos referentes a la importación realizada, y resultaría inviable detener la venta de la mercancía hasta obtener el costo final, así que se inician las salidas de inventario sin tener el costo integrado y real.
Proscai cuenta con un mecanismo que permite ir registrando la recepción de compra y los gastos de importación conforme van llegando, y posteriormente obtener el costo real y completo del producto y actualizarlo en todos los movimientos de salida. Este recálculo de costos aplica también para las importaciones de materias primas que participen en los procesos de producción.
Es importante señalar que este mecanismo funciona con la activación del comportamiento Costo promedio.
Requisitos:
Contar con los módulos Multimonedas y Lotes y pedimentos en funcionamiento.
Configuración
1. Ve a la sección Datos generales.
2. Activa los siguientes comportamientos:
- 24 Preguntar número pedimento en recepciones de mercancía (capas de pedimento).
- 45 Costo promedio.
- 55 Preguntar tipos de cambio en recepciones.
- 22 Sumar advalorem al costo de ventas (POR PRECIO).
3. Registra el parámetro especial PEDIMENTOS_NUEVO_RECOSTEO cuyo valor será 1.
4. Para este ejemplo, el tipo de cambio de la moneda 2 (Dólares) se registró en 22.53 (1). En cada proceso de compra se deberá definir el tipo de cambio correspondiente.
5. En el módulo Inventarios los productos a importar (1) deberán contar, adicional a la información de venta y su perfil de compras definido, con los siguientes datos: Lista 6 = costo del producto directo del proveedor en la moneda extranjera (2). A través del botón Otros (3) registra la Moneda de origen como 2 = dólares (4).
Para este ejemplo se utilizarán tres productos (PIMP011, PIMP12, PIMP13) con características semejantes. También se requieren los servicios registrados como flete extranjero, flete nacional, servicios aduanales, impuestos y derechos, así como todos los gastos involucrados a detallar en el proceso de importación. Cada uno de los servicios deberá estar marcado como Servicio y contar con su información general, además si el servicio es extranjero se deberá indicar la Moneda de origen 2.
Para obtener el mejor detalle en tu operación, será necesario que el área de costos/contabilidad/logística/dirección definan el desglose de los gastos a controlar.
6. Ve al módulo Proveedores. Para este ejemplo se utilizarán 2 proveedores extranjeros (PROEXT y FLEEXT) y 2 proveedores nacionales (CAMTOR y AGEADU). Cada proveedor y prestador de servicios deberán contar, adicional a la información general, con los siguientes datos:
- Si fuera proveedor extranjero (1) registra la Moneda 2 (2). A través del botón Varios (3) activa la casilla de IVA Exportación (4). A través del botón Datos Bancarios (5) indica que se trata de un proveedor Extranjero (6).
PROEXT como el vendedor y FLEEXT para el flete internacional.
CAMTOR como flete nacional y AGEADU quien es el agente aduanal.
Activar la funcionalidad para el recosteo de promedio
Esta activación sólo se debe realizar la primera vez. Para ello:
1. Ve al módulo Inventarios. Del menú Inventarios elige Cambiar Precios... y presiona simultáneamente la tecla Ctrl. y haz clic en la opción Recostea promedios (1).
2. El sistema solicita una fecha a partir de la cual revisará el historial de los productos, se recomienda que sean mínimo 3 meses hacia atrás del día actual (1), realizará un proceso interno que tardará unos minutos.
Con esto ya se ha inicializado el proceso.
Funcionamiento
Orden de compra y recepción de mercancía
1. Inicia una orden de compra al proveedor extranjero (1), observa que el documento indica que será en dólares (2). Registra los productos (3), el precio (4) y el importe (5) se expresa en dólares.
Finalmente obtenemos el documento O00317.
2. Realiza la recepción de la orden de compra. Desde el menú Recepciones elige la opción Recepción de orden de compra (1).
3. El sistema pregunta el Tipo de cambio, en esta ocasión se deja el que muestra (1).
4. Indica el número de la orden de compra a recibir.
5. Registra los datos de importación como Pedimento, Fecha y Aduana (1).
6. Recorre los campos para que el sistema asigne el número del documento (1), registra en el campo Referencia (2) el número de factura de tu proveedor. De ser necesario ajusta las cantidades recibidas y finaliza la recepción.
7. Contesta conforme a tu esquema de trabajo, si deseas o no mantener tu orden de compra surtida.
8. Concluye con la generación de la recepción. Obtenemos el documento R00553 (1). El cual ya está expresado en moneda nacional al tipo de cambio previamente definido.
9. Ve al módulo Inventarios para revisar el producto (1). En este ejemplo hemos realizado la primera compra del producto, observa que el Último costo y costo Promedio reflejan el mismo valor y el campo Prorrateo más Advalorem mostrará la integración del Promedio más los gastos de Advalorem cuando se agreguen al costo; recuerda que el costo Anterior es el costo del proveedor.
10. Haz clic en el botón Auxiliar (2), se observa el detalle del producto valuado en pesos conforme al tipo de cambio registrado (3).
11. Haz clic en el botón Lotes (1), se observa el pedimento recibido y la cantidad (2). Ahora haz clic en el botón UEPS/PEPS (3) y observa lo recibido y el costo en moneda nacional (4).
Ahora simulemos una primera venta aún sin contar con los gastos recibidos.
Primera Venta
Para este ejemplo vamos a realizar una factura directa.
1. Inicia una factura (1); al registrar el primer producto por 8 piezas (2) se despliega la ventana para seleccionar el lote de donde sacará el producto (en este momento sólo hemos recibido uno), selecciónalo (3) y haz clic en el botón OK.
2. Registra el precio de venta del producto. Repite los pasos para el segundo y tercer producto, elige el lote e indica el precio.
Finalmente obtenemos el documento F00000436.
Al revisar el producto observamos que los valores de la sección Costos no se modifican, en el Auxiliar vemos el costo y stock actuales, en la ventana Lotes también observamos la salida que ha registrado el producto y en la ventana UEPS/PEPS la cantidad restante muestra el resultado de la salida.
Ahora simulemos realizar una recepción parcial de gastos.
Primera recepción de gastos
1. Para registrar una recepción de gastos de la importación recibida, se busca la recepción de compra base R00553 (1) y del menú Recepciones elige la opción Gastos de importación (2).
Observa que el número del documento corresponde al de la recepción original seguido de una letra A (1).
2. Registra el tipo de movimiento que utilizas para la recepción de tus gastos, en este ejemplo utilizaremos RG Recepción de gastos (1), observa que la referencia es el número del documento base (2) y registra el nombre del beneficiario (3). Captura el código del proveedor extranjero (4) y el código del servicio (5), la referencia que corresponde al número de documento del proveedor (6) así como el importe a pagar antes de impuestos. Para este ejemplo el flete internacional (7) es por $8,674.05 dólares. Al dar tabulador se convierten en pesos y si fuera el caso, calculará de forma automática el valor de los impuestos involucrados. Guarda el documento.
3. El sistema te preguntará si es un documento electrónico, es decir si recibirás un archivo XML de timbrado de parte del proveedor, en este ejemplo contesta NO (8) por ser proveedor extranjero.
4. Haz clic en el botón Siguiente (1) para ver documento generado (2).
Ahora realizaremos una nueva factura.
Segunda venta
Esta venta se realizará a través de un pedido previamente capturado.
1. Genera un pedido por producto de importación. Para este ejemplo tenemos el documento P00312 (1) que se autorizó y asignó.
2. Ve al módulo Facturación y factura de pedido. El sistema carga en automático el pedido con los productos solicitados avanza con el tabulador hasta obtener el folio de la factura y presiona Enter.
Sólo en caso de requerir disminuir las cantidades mostradas, repasa los campos de producto para asignar los lotes (1).
3. Obteniendo el número del documento (1), al llegar a las líneas de producto (2) el sistema solicita que se asigne la cantidad de producto del lote deseado (3). Selecciónalo y haz clic en el botón OK.
4. Haz lo mismo con los tres productos y termina de generar el documento. Para este ejemplo se generó F00000437.
En el módulo Inventarios revisa el producto (1), observa que no han cambiado los valores de la sección Costos. En la consulta del Auxiliar también podemos ver que el costo ha sido el mismo (3) y en la ventana de Lotes vemos el detalle de los movimientos (4).
Hasta este momento seguimos trabajando con el costo inicial de la compra porque no se ha recosteado el producto.
Segunda compra
Vamos a realizar una segunda compra de producto.
1. Para este ejemplo será directamente desde el módulo de Recepciones, al oprimir el botón de Alta (1), el sistema muestra la ventana Monedas (2) donde deberemos especificar el tipo de cambio a utilizar (3) para el documento.
2. Para que podamos observar variaciones vamos a modificar el tipo de cambio, en esta ocasión será más bajo y lo registramos (1).
3. Registra los datos de importación de la nueva compra (1).
4. Captura los productos y observa que el costo en dólares sigue siendo el mismo (1) así como el importe (2). Termina la compra.
Obtenemos el nuevo documento de recepción de mercancía R00554 (1). Observa que los importes resultantes ya están expresados en moneda nacional.
5. Nuevamente ve al módulo Inventarios para revisar el producto y observa que los valores han cambiado. El costo Ultimo corresponde al valor de la última compra y el costo promedio corresponde al cálculo que hizo el sistema en relación con el costo inicial y la nueva compra (1). El Auxiliar muestra el detalle y se observa la variación de costo (2) de las piezas que ingresaron; la ventana Lotes muestra ambas capas y el stock disponible de cada una (3), la ventana UEPS/PEPS permiten visualizar las capas y su costo por capa (4), en la parte inferior indica que existe un total de 207 piezas con un costo promedio de 445.42 (5).
Tercera factura
En este documento consumiremos producto de ambos pedimentos.
1. Genera un pedido (1), para este ejemplo daremos seguimiento al producto PIMP11 (2), se generó el P00313.
2. Realiza la Factura de pedido. Para observar el efecto de costeo con dos capas, será necesario recorrer los campos y la línea de producto para indicar el lote a utilizar.
Para este ejemplo vamos a utilizar 10 piezas del primer lote y 5 del segundo.
3. Repasa la línea del producto (1) e indica la cantidad de 10 (2), selecciona el primer pedimento (3) y haz clic en el botón OK.
4. Registra nuevamente el código del producto PIMP11 (1) por 5 piezas (2) y elige el segundo pedimento (3).
Finalmente tenemos el documento F00000438 (1) y observamos las dos líneas de producto por ser de diferentes lotes (2).
Al revisar nuevamente el Auxiliar del producto, observamos que sin importar la capa que utilice, el costo a utilizar corresponderá al Promedio.
Nuevos gastos de la primera recepción
Ahora vamos a registrar nuevos gastos de importación, de la primera recepción R00553.
1. Busca la recepción de producto R00553, del menú Recepciones selecciona Gastos de importación. Observa que ahora indica la letra B en el código de la recepción (1), registra el tipo de movimiento RG (2).
2. Registra al proveedor (1) y los nuevos gastos, para este ejemplo serán gastos aduanales, flete nacional e impuestos (2).
3. Al concluir la captura del documento R00553B el sistema preguntará si los documentos a generar serán electrónicos, contesta según sea el caso.
Finalmente obtendremos los documentos R00553B correspondientes a los gastos del agente aduanal y del flete nacional.
Con estos ejemplos realizados recostearemos la primera compra, la cual para este ejercicio, consideramos que ya hemos recibido todos sus gastos involucrados.
Recosteo individual de compra
1. Ubicados en la recepción de compra inicial R00553, haz clic en el botón Pedimento (1).
2. Mostrará la ventana Gastos, y te pregunta si deseas incrementar el porcentaje de arancel, contesta Si (1).
Observa la información contenida: aparecerán el proveedor del producto comprado y los acreedores de los servicios contratados (1), la cantidad y su total (2), el importe por proveedor y su total (3), la referencia de los documentos de los proveedores (4), así como los gastos y sus incrementables (5).
3. Finalmente haz clic en el botón Guarda el costo (6).
4. Al revisar el producto se observa que los valores de costos siguen sin modificación.
Rutina de recosteo general al costo promedio
Este proceso permite recostear el costo promedio de los productos y se recomienda correr esta rutina cada fin de mes.
1. Ve al módulo Inventarios. Del menú Inventarios elige Cambiar Precios... y selecciona la opción Recostea promedios (1).
La rutina recosteará los movimientos de salida, al costo promedio de la recepción de compra de la cual se derivan. El proceso iniciará y al concluir el contador de registro, podrás revisar el efecto del proceso.
En el producto se observa el costo directo del proveedor (1), el costo de la última recepción (2), el costo promedio actual (3), el costo de los gastos de importación (4) y el valor total del costo promedio más el Advalorem (5).
En la ventana UEPS/PEPS observamos que ya muestra el Advalorem de la capa (6) y el tipo de cambio utilizado (7).
Como podemos observar en el auxiliar del producto, la afectación y actualización del costo será sobre todos los renglones de salida que estén involucrados con su capa respectiva.
Recalcular costo promedio para Producción
La configuración se explicó al inicio de este artículo, en esta sección sólo definimos un producto para darle seguimiento.
Configuración
1. Para este ejemplo se dio de alta el producto importado PIMP14 marcado como Materia prima (1). Se registro en Lista 5 el costo aproximado en moneda nacional (2) y en la Lista 6 el costo en la moneda extranjera (3) y la moneda dólares (4). A través del botón Otros se registró también la Moneda de origen del producto (5).
2. A su vez, esta materia prima importada PIMP14 es componente de un producto terminado U11105 (1).
Funcionamiento
Compra y recepción de materia prima
1. Se realizó una orden de compra al proveedor extranjero por 200 piezas del producto PIMP14 (1). Recuerda que este documento está expresado en dólares.
2. Se realiza la recepción de orden de compra indicando el tipo de cambio a $19.80 (1).
3. Se registraron los datos de importación y se obtuvo el documento correspondiente R00562 (1).
4. Al revisar el producto PIMP14 (1) observamos que se registró el costo promedio y se actualizó la lista 5 (2), y a través del botón UEPS/PEPS observamos los datos de la compra de importación (3).
5. Al revisar el ensamble del producto terminado U11105 donde participa el producto de importación (1) se observa que el costo de la materia prima también se ha actualizado.
Entrada a producción
1. Genera una orden de producción, para este ejemplo es E00137 (1) por 40 piezas del producto terminado U11105.
2. Se realiza el proceso normal de entrada y salida de producción.
3. Al finalizar, ubicado en la orden de producción específica haz clic en el botón Cerrar (1) y confirma que si deseas recostear el documento (2).
Al revisar el Auxiliar (1) del producto importado PIMP14 observamos su paso por el departamento de producción (2) y la cantidad utilizada (3).
De la misma forma observamos a través del botón UPES/PEPS (4) los documentos en los que ha participado el producto de este lote (5) y finalmente vemos el stock actual (6).
Registro de gastos de importación
Ahora vamos a registrar los primeros gastos que nos llegaron de la importación de la materia prima. El tipo de cambio del día está en 22.53 pesos por dólar.
1. Busca la recepción de mercancía R00562 y del menú Recepciones elige la opción Gastos de importación (1).
Observa que el número del documento corresponde al de la recepción original R00562 seguido de una letra A (1).
2. Registra el tipo de movimiento de Recepción de gastos RG (2) y observa que la referencia es el número del documento base. Captura el nombre del beneficiario (3).
3. Captura el código del proveedor extranjero (4) y el código del servicio contratado (5), la referencia que corresponde al número de documento del proveedor, así como el importe a pagar. Para este ejemplo el flete internacional es por 1000 dólares (6) que corresponden a $22,530.00 pesos. Guarda el documento (7).
4. El sistema preguntará si es un documento electrónico, en este ejemplo contesta NO (1) por ser proveedor extranjero.
Si deseas revisar el documento generado, haz clic en el botón Siguiente.
Segunda compra de materia prima
1. Realizamos una segunda compra de materia prima directamente desde el módulo de Recepciones, al oprimir el botón de Alta (1) el sistema muestra la ventana Monedas (2) para modificar el tipo de cambio del documento (3).
2. En este ejemplo vamos a utilizar un tipo de cambio diferente al original, como comúnmente pasa en la operación. En esta ocasión será 21.14, mayor que la primera recepción (1).
3. Registra los datos de importación de la nueva compra (1).
4. Captura los productos y observa que, aunque el costo en dólares sigue siendo el mismo (1), el importe en moneda nacional se modificará (2).
Obteniendo el nuevo documento de recepción de mercancía R00564 y observamos en pesos el valor unitario (1) y el importe de la cantidad recibida (2).
5. Nuevamente al revisar el producto materia prima PIMP14 se observa que los valores han cambiado. El costo Ultimo corresponde al valor de la última compra y el costo promedio corresponde al cálculo que hizo el sistema en relación con el costo inicial y la nueva compra (1).
El Auxiliar muestra el detalle y se observa la variación de precio (2) de las piezas que ingresaron; el Auxiliar de Lotes muestra ambas capas y el stock disponible de cada una (3), la ventana UEPS/PEPS permiten visualizar las capas y su costo por capa (4), en la parte inferior indica que son 220 piezas con costo promedio de 61.23 (5).
Segunda orden de producción
A continuación vamos generar una segunda orden de producción por 32 piezas.
1. Genera una nueva orden de producción, para este ejemplo es E00138 (1).
2. Se realiza el proceso normal de entrada y salida de producción.
3. Al finalizar, habiendo recibido el producto y ubicados en la orden de producción específica, haz clic en el botón Cerrar (1) y confirma que si deseas recostear el documento (2).
Registro segundos gastos a primera recepción
Ahora vamos a registrar los últimos gastos de importación de la primera recepción R00562.
1. Busca la recepción de producto R00562 (1), del menú Recepciones selecciona Gastos de importación. Observa que ahora indica la letra B en el código de la recepción (2), registra el tipo de movimiento RG (3).
2. Registra al proveedor (1) y los nuevos gastos, para este ejemplo serán gastos aduanales, flete nacional e impuestos (2).
Para obtener el documento R00562B el sistema preguntará si los documentos que genera serán electrónicos, contesta según sea el caso.
Finalmente obtendremos los documentos R00562B correspondientes a los gastos del agente aduanal y del flete nacional.
Con estos ejemplos realizados recostearemos la primera compra, la cual, para este ejercicio consideramos que ya hemos recibido todos sus gastos de importación involucrados.
Recosteo individual de compra
1. Ubicados en la recepción de compra inicial R00562 (1), haz clic en el botón Pedimento (2).
2. Abre la ventana Gastos y pregunta si deseas incrementar el porcentaje de arancel, contesta Si (1).
Se observa el proveedor y el producto/servicio comprado; la cantidad, el precio promedio individual y su total, la referencia de los documentos de los proveedores (1), así como los gastos y sus incrementables.
3. Haz clic en el botón Guarda costo (2).
4. Al revisar el producto se observa que los valores de costos siguen sin modificación.
Rutina de recosteo general al costo promedio aplicado a producción
Este proceso permite recostear el costo promedio de los productos y se recomienda correr esta rutina cada fin de mes.
1. Ve al módulo Inventarios. Del menú Inventarios elige Cambiar Precios...y selecciona la opción Recostea promedios(1).
La rutina recosteará los movimientos de salida, al costo promedio de la recepción de compra de la cual se derivan. El proceso iniciará y al concluir el contador de registro, podrás revisar el efecto del proceso.
2. Ve al módulo de producción y recostea nuevamente las órdenes de producción cerradas, para este ejemplo E00137 y E00138.
3. Al revisar el producto materia prima PIMP14 se observa el costo directo del proveedor (1), el costo de la última recepción (2), el costo promedio actual (3), el costo de los gastos de importación (4) y en el campo Pr+Adv el costo actualizado (5).
Al generar la consulta Auxiliar observemos la columna Costo, con relación a la primera salida de producción (6) el costo de la materia prima estuvo en 104.9400 pesos; y en la segunda el costo se recalculó en 86.0673, que corresponde a indicado en el campo Pr+Adv (5) de la carátula del producto.
Como podemos observar en el auxiliar del producto, la afectación y actualización del costo será sobre todos los renglones de salida que estén involucrados con su capa respectiva.
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