Presupuestos para centros de costos

Los centros de costos permiten mantener un control más preciso y a detalle de los gastos de una empresa, por lo que podrás acceder a información más específica con mayor rapidez y exactitud.

Por otra parte, el presupuesto es una herramienta de gestión donde se cuantifican pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio, permite establecer prioridades y evaluar la consecución de los objetivos. Permiten planificar, coordinar y controlar las operaciones:

• Planeación: los presupuestos permiten planificar actividades, objetivos, recursos, estrategias a seguir; anticipándose a los hechos y, por tanto, ayudando a reducir la incertidumbre y los cambios.

• Coordinación: sirven como guía para coordinar actividades, permitiendo armonizar e integrar todas las secciones o áreas del negocio, tanto entre éstas, como con los objetivos de la empresa.

• Control: sirven como instrumento de control y evaluación, permiten comparar los resultados obtenidos con los presupuestados, y de ese modo saber en qué áreas o actividades existen desviaciones o variaciones (diferencias entre lo obtenido y lo presupuestado).

En el caso de manejar puntos de venta, cada tienda se identificará como un centro de costo independiente y por lo tanto, los gastos deberán capturarse por centro de costo.

Requisito

En tu catálogo de cuentas los gastos deben estar registrados de forma general. 

Como se observa en la imagen, el registro de los gastos no aparece dividido por áreas, como gastos de administración, gastos de almacén, gastos de ventas, etc., simplemente se registran de manera general y en la parte operativa es donde se realiza la aplicación del gasto por centro de costo.

Configuración

A continuación se conformará el catálogo de centros de costos.

1. Ve a la sección Datos generales. Del menú Datos generales elige Catálogos 2 y selecciona la opción Centros de costos (1).

Despliega la ventana Catálogos donde se deben registrar los centros de costos.

2. A través del botón Cambiar, registra en la columna C. de Costo el número identificador de tu centro de costo y en la columna Descripción su nombre (1).

3. Guarda el registro y cierra la ventana.

Es necesario marcar las cuentas donde se va a asignar el presupuesto a monitorear.

1. Ve al módulo Bancos e identifica las cuentas (1) y activa en cada registro la casilla Presupuestable (2). Para este ejemplo daremos seguimiento al gasto de Luz.

2. Ubicado en el registro de la cuenta del gasto haz clic en botón Mayor C.C. (3).

En la ventana Mayor y presupuesto se enlistan los centros de costos previamente dados de alta y es desde aquí donde se registra el presupuesto específico para cada uno de los centros de costos.

3. Selecciona un centro de costo (1) y haz clic en el botón Cambio (2).

4. La sección superior corresponderá al presupuesto del año actual, registra por mes el importe destinado de presupuesto para este centro de costo (1). La sección inferior corresponde año siguiente (2) y puedes capturarlo también.  Si deseas agilizar la captura, podrás importar los presupuestos, consulta el artículo Importar presupuestos para centros de costos. 

5. Esta acción deberás realizarla por cada centro de costo en relación con el gasto específico. Para este ejemplo quedó de la siguiente forma. 

A continuación vamos a registrar diversos gastos de luz por mes a varios de los centros de costos para observar su efecto.

Nota: considera que la afectación a las cuentas contables corresponderá al perfil de impuestos asignado al producto o a la cuenta contable asignada al gasto.  

Funcionamiento

Para registrar los gastos se utiliza la mecánica de Gastos múltiples.

Para este ejemplo vamos a registrar los gastos de luz de 3 meses, para 4 centros de costos diferentes.

1. Ve al módulo Recepciones y selecciona del menú Recepciones la opción Gastos múltiples. El tipo de movimiento a utilizar para este ejemplo será RG (1), indica al proveedor (2) y el servicio que proporciona (3), el documento del proveedor y su importe (4) y debes especificar cada uno de los centros de costos específicos. Recuerda que este dato puedes teclearlo directamente o seleccionarlo del menú desplegable (5).

Recuerda que en un mismo documento puedes ingresar el gasto de todos los centros de costo que se afecten. Se generarán los documentos (1) específicos por centro de costo (2). 

El sistema generará las pólizas respectivas (1), para este ejemplo son 4 (2) por los gastos registrados y cada documento especifica su centro de costos (3). 

2. Realiza el registro del mismo gasto correspondientes a dos meses más, de la misma forma en que se realizó el ejemplo anterior.

3. Para ver el efecto obtenido, busca el registro del gasto en el módulo Bancos (1) y haz clic en el botón Mayor C.C. (2). Selecciona un centro de costos específico que desees consultar (3) y observa el presupuesto contra lo efectivamente gastado (4).

A la pregunta de acumular que te presenta el mensaje, contesta afirmativamente.

Deja el filtro como se te presenta.

Se emite el reporte Estado de Resultados Presupuestal que permite comparar el saldo actual vs. los presupuestos y la diferencia por ejercer o subejercida, es decir el saldo negativo que resulta entre el monto del recurso ejercido y el originalmente programado para un periodo.