Manejo de multicompañías o intercompañías

Dentro del ambiente mercantil, en ocasiones es necesario contar con más de un registro fiscal empresarial para realizar operaciones comerciales con los clientes, a ese concepto se le conoce como multicompañías, lo cual significa operar en una misma base de datos información operativa de diferentes empresas.  Esto permite a su vez, la posibilidad de que ambas empresas realicen transacciones comerciales entre ellas, a lo cual denominamos intercompañías pudiendo compartir clientes, proveedores y productos.

Proscai permite manejar varias compañías en una base de datos y realizar transacciones entre ellas. Para este tema se va a desarrollar el ejemplo entre dos compañías que tienen actividades comerciales entre sí. Todo este proceso se lleva a cabo de forma segura, confiable y transparente.

Por un lado, simularemos la Cía. 1: Empresa productora, quien venderá producto a la Cía. 2: Empresa comercializadora, quien se encarga de la distribución de la mercancía. Ambas empresas tienen los mismos productos y además podrán tener sus almacenes, proveedores y clientes propios o incluso, compartirlos. Para ello será necesario configurar ambas empresas, para que se reconozcan entre sí bajo el concepto de Intercías o intercompañías, es decir una será un proveedor para la segunda, y la otra será un cliente para la primera. De esta forma se agilizará el proceso de compra / venta de productos entre ambas, evitando recapturas.

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Requisitos 

  • Contar con el módulo Multi CFD
  • Contar con el módulo Multiempresa 

Configuración

1. En Datos generales activar los comportamientos:

     > 105 Multiempresa

     > 120 Multi CFD

2. Para crear el catálogo de las compañías, ubicado en Datos generales, selecciona del menú Datos generales la opción Catálogos 2 (1) y elige Cías. (2). 

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3. Registra la primera empresa. Para este ejemplo será la productora con los siguientes datos:

  • Generales: Registra el código de la empresa a 3 dígitos, indica a qué Cía. corresponde y cuál es su Multicompañía. Nombre y dirección completa. Requiere RFC y Regímenes para realizar las transacciones (1).
  • Intercías: En esta sección se registran los datos con los que esta empresa va a interactuar con la otra compañía, en este ejemplo la Cía2 comercializadora (2):
    > Captura el código de proveedor que tendrá asignado en la Cía2. En este ejemplo PRV111.
    > Indica el código de empresa que es y los tipos de movimiento que usará esta Cía. para generar las Recepciones, para las Devoluciones de proveedor y para los Pedidos.
    > También debes definir la Lista de costos a utilizar, de acuerdo con tus necesidades.
  • Registrar el Certificado de Sello Digital (3) específico de esta Cía1. Para saber más puedes consultar el artículo Actualizar el CSD para CFDI

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4. Registra la segunda empresa. Para este ejemplo será la empresa comercializadora. 

  • Generales: Registra el código de la empresa a 3 dígitos, indica a qué Cía. corresponde y cuál es su Multicompañía. Nombre y dirección completa. Requiere RFC y Regímenes para realizar las transacciones (1).
  • Intercías: En esta sección se registran los datos con los que esta empresa va a interactuar con la otra compañía, para este ejemplo Cía1 Productora (2):
    > Captura el código de cliente que tendrá asignado en la Cía1. En este ejemplo CLI222.
    > Indica el código de empresa que es y los tipos de movimiento que usará esta Cía. para las Recepciones, para las Devoluciones de proveedor (debe ser diferentes de los de Cía1). En el caso de Pedidos, para este ejemplo lo vamos a mantener general, así que registra el mismo que utiliza la Cía1.
    > También debes definir la Lista de costos a utilizar diferentes a las de Cía1, de acuerdo con tus necesidades.
  • Registrar el Certificado de Sello Digital (3) específico de esta Cía2.

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Es necesario registrar o validar la existencia de cada uno de los tipos de movimiento con los valores estándar y asociarlos a la Multicía correspondiente.

1. Selecciona del menú Datos generales la opción Catálogos y elige Tipos de movimiento (1).

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Los tipos de movimiento a utilizar en este ejemplo, de acuerdo con la configuración de las empresas en las ventanas anteriores son:

  • Para Cía1:

R = Recepciones (1), indicando Multicia 1.

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D = Devoluciones (1), indicando Multicia 1.

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P = Pedidos (1), este tipo de movimiento será de uso compartido.

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  • Para Cía2:

Los tipos de movimiento a utilizar para Cía2 en este ejemplo, son:

  R2 = Recepciones (1), indicando Multicia 2.

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   D2 = Devoluciones (1), indicando Multicia 2.

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Alta de almacenes

1. Es necesario registrar como almacén cada una de las empresas dadas de alta, para ello selecciona del menú Datos generales la opción Catálogos 2 y elige Almacenes (1).

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2. El código del almacén debe ser igual a como se registro la Cía., se debe indicar la Cía. a la que pertenece y asociarlo a su Multicía correspondiente.

Para Cía1 Productora:

Almacén 100 = Cía: 1 Multicia: 1

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Para Cía2 Comercializadora:

Almacén 200 = Cía: 2 Multicia: 2

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Si los almacenes de tus compañías serán puntos de venta, confirma que se genere el cliente mostrador y se dé de alta en parámetros.  

Catálogo de Usuarios 

A continuación se darán de alta a usuarios asociados a cada una de las Multicías y otro usuario que podrá acceder a ambas empresas.  

1. Del menú Datos generales selecciona Catálogos y elige la opción Usuarios (1).

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2. Registra a cada usuario e indica la Cía. a la que pertenece y asócialo a su Multicía correspondiente. De esta forma cada usuario tendrá acceso de operación solo en la Cía. correspondiente.

  • Para Cía1: Usuario U11 = Cía.: 1 Multicía: 1
  • Para Cía2: Usuario U21 = Cía.: 2 Multicía: 2

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3. Si requieres algún usuario para acceder a ambas empresas, no lo vincules a ninguna.

  • Usuario MASTER = Cía: 0 Multicia: 0

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Cliente y Proveedor Intercías

Cada compañía debe tener su registro como proveedor y cliente respectivamente.

  • En el módulo Clientes:

1. Registrar la Cía. Comercializadora (1), para este ejemplo su código será CLI222 (1) y debes registrar sus datos completos para poder realizar transacciones.

2. Utiliza el botón Enviar a: (2) para asociarlo a la Cía. que corresponde, indica que es Multicia 2 y activa que será el cliente Intercía (3).

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Nota: Se le asigna la Cía.1 porque este cliente pertenece a la Cía. comercializadora que se dio de alta previamente. El campo Cía. sirve para vincular los clientes que pertenecen a cada empresa y que no sean compartidos

  • En el módulo Proveedores:

1. Registrar la Cía. Productora (1), para este ejemplo su código será PRV111 y a través del botón Varios (2) asócialo a Multicía 1 y activa que será proveedor Intercía (3).

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Nota: El campo Multicía permite definir para qué compañía está disponible este proveedor, si se desea limitar los proveedores para cada Multicía se debe definir a quien pertenece.

 

Catálogo de productos

1. Valida que todos productos cuentan con información en las listas que se establecieron como predeterminadas en los perfiles de cliente y proveedor.

2. Reinicia Proscai. 

 

Funcionamiento

El acceso a Proscai dependerá de las características de los usuarios:

a) Si se ingresa como usuario no relacionado a una Multicía, mostrará la siguiente ventana en donde debes elegir la empresa en la que vas a trabajar.

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b) Cuando el usuario con el que se ingresa está relacionado a una Multicía específica (1), ingresará directamente a la empresa a la cual se vinculó.

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Desde el menú principal indica en qué empresa estarás trabajando y de qué usuario se trata (1).

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Dentro de cualquier módulo que te encuentres, se indicará el nombre de la empresa en la que estás operando (1).

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1. Registrado como usuario de la Cía1, inicia una recepción, selecciona el almacén donde se le dará entrada a la mercancía (1), para este ejemplo será el 100. Registra los productos a recibir y que se venderán posteriormente a la Cía. comercializadora, para este ejemplo se generó la recepción R00050 (2). 

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Cualquier operación que se realice, se guarda solo para la Cía. a la que está asociado el usuario, de esta manera nunca se mezclarán los datos.

2. Ahora, firmado como usuario de la Cía.2 Comercializadora (1) inicia una orden de compra y selecciona el almacén, para este ejemplo será el 200 (2). 

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3. Registra el código del proveedor PRV111 (1) y carga los productos (2). Para este ejemplo se generó la Orden de compra O00023. Recuerda que este proveedor en realidad es la Cía.1.

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4. Ubicado en la orden de compra específica, haz clic en botón Autorizar (1) y enseguida haz clic en el botón Genera pedido intercia (2) para que de forma automática genere un pedido a la Cia1, evitando tener que volver a capturar la información.

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Recuerda que los pedidos "comparten" el mismo tipo de movimiento P.

5. Firmado como usuario de Cía. 1 (1) busca el pedido por alguno de los criterios que te presenta la ventana (2) y observa que no se muestra (3). Esto se debe a que como el tipo de movimiento "no pertenece a ninguna compañía en especial" no está asociado a nadie. 

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6. Haz clic en el menú del nombre de la Cía. (1) y observa que se despliegan las diferentes empresas que tengas registradas y está marcada a la que pertenece el usuario con el que accediste (2), selecciona la opción Ver todas las cías (3). 

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Observa que se activa también la opción de Ver todas las cias (1) y se agrega un marca * al menú que permite identificar que el usuario está en la vista general (2).

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7. Busca nuevamente el pedido que se generó al cliente CLI222, para este ejemplo es P00081 (1). Observa que corresponde a la O00023.

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8. Autoriza el pedido y posteriormente asigna el pedido.

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9 Genera una factura de pedido como se hace normalmente. Observa que el usuario sólo ve los almacenes relacionados a su empresa, selecciona el almacén de donde saldrá la mercancía (2).

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10. Indica el documento (1), para este ejemplo es P00081. Recuerda que si no sabes el pedido a facturar, podrás buscarlo (2) por alguno de los criterios que te permite la ventana (3).

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11. Finaliza el documento, para este ejemplo se generó la F00000029 (1).

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12. Ve al módulo Recepciones. Revisa del menú Recepciones, la opción Recepción multicia (1).

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Despliega una ventana que va a permitir gestionar todos los documentos entre las empresas. En la sección Enviados (1) aparece la factura F00000029 del cliente CLI222 con el total de piezas y en la columna Tipo indica que es para la Cía 2. En la parte baja de la ventana indica el detalle del documento (2).

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Hasta este momento, hemos creado la transacción de compra-venta de la compañía productora (Cía.1) con la compañía comercializadora (Cía.2). A continuación vamos a realizar la transacción de entrada desde la Cía.2

13. Por su parte, la Cía2 Comercializadora (1) dará entrada a la mercancía. Registrado como el usuario correspondiente, desde el módulo Recepciones, menú Recepciones, selecciona la opción Recepción multicia (2).

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En la sección Por Recibir se muestra el documento facturado por la Empresa productora, el documento F00000029 y en la parte baja indica el detalle de productos.

14. Selecciona la factura y haz clic en el botón Recibe (1). Si cuentas con lector de código de barras puedes escanear cada pieza de la transacción mediante el botón Asigna, aunque al ser un proceso intercompañías, podría no ser necesario asignar y recibir de forma total.

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15. Una vez recibida la mercancía, se genera la póliza correspondiente y se elimina el documento de la ventana. Busca la recepción que se generó.

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Observa que trae el tipo de movimiento R2 (1) que se asignó para las recepciones de la Cia.2 y que ingresó al almacén 200 que pertenece a la Compañía Comercializadora (2).

Dicho documento deberá ser asociado a su respectivo XML como cualquier compra que realice la Cia.2

Importante:

  • No fue necesario recapturar la información.
  • Cada empresa funciona de forma normal con sus clientes y proveedores.
  • Lo descrito aquí permite realizar las transacciones entre ambas empresas.
  • El resto de los procesos se desarrolla de forma tradicional.

Notas:

Si un usuario quiere acceder a una empresa donde no está vinculado, no se le permite el acceso.

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Si el ingreso al sistema se realiza como un usuario que puede operar en las diferentes compañías, éste usuario podrá navegar, consultar y emitir reportes de todas las empresas.

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