3.1 CE - Niveles, caracter para pólizas y catálogo de cuentas contables

NOTA IMPORTANTE: Si tu base de datos cuenta ya con información en el módulo Bancos, es necesario correr un proceso para dejar el módulo limpio e iniciar con Contabilidad. Si este es tu caso, consulta con tu asesor como depurar dicha información. 

Si deseas manejar centros de costos, te sugerimos consultar el artículo Centros de Costo y Prorrateo de gastos, previo a la captura del catálogo de cuentas.

Establecer niveles

Lo primero será establecer los dígitos por nivel que vas a utilizar en tu catálogo de cuentas y registrarlos en el sistema. Es decir, el número de caracteres que tendrán las cuentas por nivel.

Donde la cuenta de Mayor corresponde al primer nivel y de ahí se despliegan subcuentas y cuentas de detalle.

1. Ve a Datos generales y ubicado en la ventana Datos de la empresa, haz clic en el botón Cuentas.

Se despliega la ventana Cuentas y parámetros de contabilidad.

3. Registra en el campo Niveles el número de caracteres por nivel, así como la fecha del Periodo en que iniciarás tu contabilidad (1). Esto sólo se define la primera vez y no podrá ser modificado posteriormente.

Caracteres para emisión de pólizas

1. Registra el carácter alfanumérico para los tipos de movimiento de tus pólizas (1), este servirá como prefijo que define el tipo de póliza, pudiendo ser:

• 1 Ingresos, 2 Egresos y 3 Diario, o
• I Ingresos, E Egresos y D Diario.

Los tipos de pólizas para CFD y POS serán considerados como pólizas de Diario.

Si tienes dudas, consulta a tu asesor de Proscai.

2.  Una vez registrada la información, haz clic en el botón OK para guardar la información, y esto hará que se reinicie el sistema.

Catálogo de cuentas

El catálogo de cuentas se registra en el módulo Bancos y debes considerar detallar las cuentas de (impuestos) que sean necesarios a partir de los productos y/o servicios a la venta y de los servicios contratados: como son el IVA, la retención del IVA, Retención del ISR y los IEPS. Considerando las cuentas necesarias de VENTAS y de COMPRAS y los Impuestos efectivamente cobrados y pagados.

Son necesarias las cuentas desglosadas de Retención de IVA e ISR para ventas y para compras, según tu actividad.

IMPUESTOS POR PAGAR

Inclusive podrás desglosar las cuentas de Ventas, Compras y Devoluciones.

VENTAS

COMPRAS

En caso de manejar IEPS deberás registrarlo con las diferentes tasas conforme a tus necesidades:

Características de los productos

Nota: considera que los porcentajes aquí utilizados, deberás establecerlos conforme al valor actualizado que corresponda. 

En el caso de manejar tiendas, bodegas, centros de actividades o diversos departamentos deben estar registradas las cuentas de gastos de forma general con el fin de agruparán las ventas y los gastos.

Con base a estas cuentas y las características de tus productos se van a generar posteriormente los perfiles de impuestos que requieras, considerando el tipo de IVA, otros impuestos, las retenciones posibles con las diferentes tasas, etc., para que posteriormente solo asignes el perfil correspondiente a cada producto.

IMPORTANTE:

Las cuentas contables aquí mencionadas son sólo un ejemplo; la estructura y nomenclatura son responsabilidad del contador de tu empresa. Así mismo, la información obtenida en balanzas y pólizas generadas deberán ser validadas por el personal de tu empresa. Por lo tanto, será responsabilidad de cada cliente validar que la información reflejada en los diversos archivos o formatos sea la correcta, así como del resguardo de los archivos XML originales, Soporte Proscai no asume ninguna responsabilidad en el contenido de la información ni en el resguardo de estos.

1. Ve al módulo Bancos y haz clic en el botón Alta.

2. Registra el Código de la cuenta, el Nombre y su naturaleza: Deudora o Acreedora y señala su tipo: Banco, Gasto u Otro (1).

Si cuenta con el módulo SIG es importante que registres si se trata de una cuenta de Banco, de Gastos u Otra para que se puedan generar los reportes correctamente.

3. Pasa a la sección Control (1).

Si deseas “resguardar” alguna cuenta o agregarle seguridad adicional, activa el campo No poder utilizar en pólizas.

4. En la sección Datos fiscales agrega a todas las cuentas del catálogo, incluyendo las de primer nivel, el código Agrupador SAT (1) indicado por del SAT, que podrás consultar aquí.

5. Registra tu catálogo de cuentas contable respetando los niveles indicados.

6. Si estás registrando una cuenta bancaria, además se recomienda escribir el Número de cuenta y de la Sucursal, captura también los datos como gerente, teléfono, el número de cliente que te asignaron y los números de cheque y depósitos si aplican. También debes indicar si deseas que la cuenta maneje Depósitos y Pagos. Si la cuenta utiliza moneda extranjera también debes marcarlo.

Registra el Agrupador SAT (1) hay que registrar el Código de banco como lo solicita el SAT y su RFC (2), puedes utilizar el botón Buscar para seleccionar el código previamente registrado. En el caso de los métodos de pago (3), si el banco utilizara varios métodos de pago deja el campo vacío para que al momento de realizar los pagos Proscai pregunte si es cheque o transferencia e incluirá esa información para los archivos y define la moneda (4). 

Si se tratara de un banco extranjero deberás registrar su Razón social (5).

Cuenta Puente

Proscai sugiere el manejo de una cuenta puente para mantener el control en la contabilidad, ya que de esta forma no dejas pólizas sin aplicar ni movimientos sin cuentas. Posteriormente podrás localizar la póliza pendiente para realizar el cambio y asignar la cuenta correspondiente. La cuenta Puente será solamente de uso provisional y temporal y su saldo siempre será transitorio, sin importar si la póliza se genera manual, si es automática desde un movimiento o si se genera desde el menú pólizas automáticas. Aquella cuenta que por alguna razón falta, será sustituida por la cuenta puente para posteriormente registrarla y modificar la póliza ya generada.

7. Registra la cuenta Puente.    

8. Al finalizar, desde el módulo Contabilidad genera el reporte Catálogo de cuentas (1).

Se mostrará algo semejante a este reporte.

Una vez creado el catálogo de cuentas contables, deberás definir algunas cuentas en Datos generales que son tomadas para algunos procesos automáticos de generación de pólizas y para asignarlas a algunos catálogos (clientes, proveedores e inventarios), otras se definen en los tipos de movimiento, otras se asignan a los Perfiles de Impuestos y retenciones (Guía contabilizadora).

También podrías consultar los artículos de configuración:

• 3.1 Niveles, caracter para pólizas y catálogo de cuentas contables
• 3.2 Catálogo de Perfiles de Impuestos y retenciones (Guía contabilizadora)
• 3.3 Alta de gasto base XGENERAL
• 3.4 Registro de cuentas en Datos Generales y catálogos
• 3.5 Tipos de movimiento para contabilidad
• 3.6 Parámetros, comportamientos y otros para contabilidad
• 3.7 Cargar saldos iniciales en Contabilidad