4.3 CE Administrador de Documentos Electrónicos ADE, Validar datos y conciliar CFDI´S

Cada documento recibido (recepciones y pasivos en formato XML de CFDI) debe ser vinculado a su UUID y referenciado al número de documento en Proscai para garantizar la aplicación de su pago posterior. En el caso de los pasivos (requiere que se reciban a través de la recepción de Gastos Múltiples), se podrán importar los XML para su vinculación instantánea y poder proceder al pago. 

El proceso será:

  • Depositar una copia de los archivos XML a la carpeta CFDIPRVS de proveedores creada previamente mediante un parámetro especial
  • Importar los XML a través de la ventana ADE
  • Validar los datos fiscales que incluye el XML
  • Conciliar CFDI

 

Liberado en futuras versiones > Validar datos obligatorios en XML

 

Administrador de Documentos Electrónicos ADE

1. Selecciona del menú Contabilidad (1) la opción Administrador de Documentos Electrónicos ADE (2). 

 

2. A la pregunta Complementos? Contesta NO, ya que no se trata de complementos de pago.

El sistema revisará la carpeta donde se guarda la copia de los CFDI de los proveedores y acreedores, si existieran errores estos archivos serán enviados automáticamente a la carpeta ERRORES y enviará un aviso.

Además renombrará y revisará que los archivos movidos a la carpeta YA sean documentos realmente validos:

  • Valida que sean realmente dirigidos a tu empresa, es decir que incluyan tu RFC correcto.
  • Valida que sean archivos en formato XML de un CFDI (que no hayan enviado pdf o txt, etc.).
  • Valida que no sean archivos duplicados.

3. Podría enviarte un mensaje de errores.  * Ver posibles errores

Al revisar la carpeta CFDIPRVS se observará que está vacía.

En la carpeta ERRORES estarán los archivos que no cumplen con las características de un XML o que no pertenecen a la empresa.

En el caso de la carpeta YA se encontrarán ahora los XML leídos, además los renombra consecutivamente.

4. Para este ejemplo se agregaron 5 XML diversos (1) a la carpeta CFDIPRVS.

5. El sistema genera mensajes notificando que se han leído los diferentes archivos XML de la carpeta, y es necesario aceptarlos.

Al concluir la lectura de los archivos XML, la ventana Administrador de Documentos Electrónicos (ADE) se muestra vacía. 

6. Haz clic en el botón Carga documentos (1).   

Enseguida muestra un cuadro de diálogo donde podrás filtrar los documentos por Razón social, RFC, Tipo de documento [RE (recepción), RG (recepción de gastos), NO (nómina)], rango de Documentos, Nuestro [1 si son nuestros como Nómina ó 0 si son de los de proveedores), RFC validado, Archivados o por rango de fechas.

7. Para este ejemplo se deja en blanco para que cargue todo.

Dejará a la vista los archivos XML que fueron leídos. Los RFC que se encuentran marcados en la columna OK con el valor 1 significa que si los encontró dentro de la base de datos, mientras que aquellos que están con valor 0 es necesario que los revises (1).

Observa que por el momento, en esta ventana no hay ninguna referencia en la columna Documentos, pero incluye el UUID que trae el XML.

  • El botón RFC pendiente (2) filtrará de la lista aquellos archivos cuyo RFC no se ha encontrado dentro del catálogo de proveedores, es decir los que aparecen con 0 en la columna OK.
  • El botón No ligados mostrará en la ventana únicamente los documentos que no han sido vinculados y por lo tanto no traen el número de recepción/pasivo de Proscai en la columna Documento.   
  • El botón RE/RG permite modificar el tipo entre RE (recepciones) y RG (recepciones de gastos).
  • A través del botón Archivar puedes seleccionar aquellos registros que no deseas ver en la ventana (por ser antiguos, porque se canceló la recepción, etc.). Si quisieras verlos podrás registrar el valor 1 en el filtro inicial.
  • El botón Alta proveedores abre una ventana que te permitirá registrar proveedores que no existen en la base de datos, consulta el tema Proveedores express.
  • El botón Alta Empleados será de utilidad para registrar a los empleados a través de un archivo de texto. Consulta el tema Alta masiva de empleados.

8. Cierra la ventana ADE, será el momento de validar los datos fiscales de los archivos XML que hemos cargado en Proscai.

 

Validar datos obligatorios en XML * Liberado en futuras versiones

Es necesario validar los datos fiscales que debe contener cada XML recibido por parte del proveedor / acreedor como: el Uso, el Método de pago, el Régimen fiscal, los impuestos que apliquen, cuenta predial, etc.

1. Ubicado en el módulo Contabilidad, selecciona del menú Contabilidad la opción Validar de CFDI (1).

2. Registra un rango de fechas.

Se despliega la ventana Validación de CFDI’s, en la parte superior presenta los archivos XML previamente importados, donde se observa el RFC, el importe y el método de pago, así como el UUID (1). Del lado izquierdo se encuentra la información desglosada que contiene el XML seleccionado (2), y en la parte inferior va a desglosar a detalle los datos del XML (3) como son la clave del producto y su concepto (4); la cantidad, el precio y descuento (5); la sección de impuestos: IVA, IEPS, RET, IVA, RET y el ISR (6); la columna de Cuenta predial cuando se trate de arrendamiento y Objeto IMP (7).

3. Haz clic en el botón Valida todo (8).

4. El sistema validará los datos de los documentos, enviará un par de mensajes con los resultados obtenidos que deberás aceptar.

De la lista superior, en la columna ERROR del lado derecho indicará los resultados que encontró para cada XML, señalando los errores que presenta y que será necesario corregir o capturar.

5. En este ejemplo seleccionamos el documento que no presenta errores (1), en la parte central de la ventana encontramos los valores del proveedor que se encuentran registrados en Proscai con referencia a su Régimen fiscal, Uso y Método de pago (2). En la sección inferior identificamos el código y descripción del producto/servicio proporcionado y enseguida se detallan los valores e impuestos propios que apliquen, en el caso de arrendamiento deberá venir definida la cuenta predial correspondiente (3). Del lado izquierdo se pueden verificar otros datos del XML (4).

6. Al seleccionar un XML que presenta errores y recorrer la barra de desplazamiento nos indica que están incorrectos el Uso, el Método de pago y el Régimen fiscal (1), al observar la sección central con los valores de tu proveedor registrados en Proscai (2) encontramos que faltan algunos datos y será necesario registrarlos o corregirlos en el sistema con relación a lo que corresponda (3), valida con tu contador los valores aplicables.

7. Revisa el estatus de cada uno de los documentos XML de la ventana, para este ejemplo es necesario corregir los datos de algunos proveedores.

8. Para actualizar la información del proveedor/acreedor, ve al módulo Proveedores y ubicado el registro de uno de ellos (1), haz clic en el botón Varios (2), a través del botón Cambio (3) en la sección Información SAT captura los datos faltantes o corrige (4) y guarda.

Si tienes duda de las claves, consulta el artículo CFDI. 4.0 Regímenes y usos.

9. Haz lo mismo con los otros proveedores.

10. Regresa a la ventana Validación de CFDI´s del módulo Contabilidad (1). Define el mismo rango de fechas y haz clic en el botón VALIDA TODO (2), el sistema envía un mensaje de los XML validados si los proveedores fueron actualizados de forma correcta o si falta alguno (3) y eliminará de la ventana aquel XML que en la primera validación estaba correcto (4).

11. Si aún apareciera alguno de los XML con error (1) es necesario volver a revisar y actualizar los datos.

Si el error persiste, por ser un error de origen, comunícate con tu proveedor y valida la información.

12. Cierra la ventana.

IMPORTANTE: Los datos del XML validados por Proscai conforme al concepto facturado (1), incluyen valores indispensables (2) que te presentamos a continuación.

Cuando el concepto facturado (1) inicia con el valor de referencia (A), el XML debe incluir (B):

(A)

Valor del concepto

(B)

Dato que se valida

8013 Que el XML incluya el número de predial
8013 y es persona física Debe incluir el valor de retención de IVA
8013 y es persona física Debe incluir la retención de ISR
7314 El régimen debe ser 601, 612 o 626
8411 El régimen debe ser 612 o 626
7810 Debe incluir la retención de IVA del transporte o flete

 

En estos casos, será necesario solicitar al proveedor/acreedor que cancele el XML enviado y genere uno nuevamente con los datos completos, y te lo vuelva a enviar para poder realizar la conciliación del CFDI.

Ahora vamos a conciliar esos CFDI.

> Si lo deseas, revisa el webinar que explica su funcionamiento:

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Continuando con el proceso, ahora vamos a conciliar los cfdi´s

Ventana Concilia CFDI´S

1. Ve al módulo Recepciones, selecciona del menú Recepciones la opción Concilia CFDI´S

2. Define el rango de fechas.


Despliega la ventana Conciliación de CFDI’s. En la parte superior se enlistan los CFDI validados previamente con un consecutivo en la columna Línea (1); en la parte inferior se encuentran las recepciones y pasivos registrados en Proscai pendientes de vincular a su UUID, observa que se encuentra en ceros la columna Línea (2).

En la zona inferior se detallan los CFDI (1) y los Pasivos (2) encontrados vs. los vinculados.

Se pueden vincular los CFDI con sus pasivos de dos formas:

  • A través del botón Busca exactos automáticamente los vincula con sus recepciones y se crea la liga entre ellos para asociarlos con el UUID.
  • Otra forma de vincular los CFDI con las recepciones y asociarlos con el UUID, es ligarlos manualmente, uno a uno a través del botón Vincula Manual.

En ambos casos, el sistema registra en el listado inferior, en la columna Línea, el número del CFDI de la lista superior que le corresponde y el sistema irá marcando cuantos documentos ha encontrado.

3. Para ligar manualmente los documentos, selecciona el CFDI (1) y elige su recepción o pasivo correspondiente (2), enseguida haz clic en el botón Vincula Manual (3).

4. Te solicita confirmar la vinculación en proceso.

Observa la columna Línea del listado de Pasivos (1) que ahora muestra el número consecutivo de la Línea del listado superior de CFDI que corresponden entre sí, y además se han actualizado los valores inferiores (2).

5. Para ligar los documentos automáticamente, haz clic en el botón Buscar exactos (1), con esto se está indicando al sistema que identifique los archivos correctamente.

En la columna Línea de la sección Pasivos se agrega el consecutivo de la Línea de los archivos CFDI que corresponden entre sí, y también se actualizan los valores inferiores.

Si en el listado superior ha quedado algún documento sin ligar, es porque aún no se ha registrado la recepción en Proscai. Por su parte, también podrían existir recepciones registradas en Proscai de las cuales aún no se recibe el CFDI.

6. Una vez que los documentos fueron ligados, haz clic en el botón Registra (1) para vincular automáticamente los CFDI con sus recepciones.

7. Registra nuevamente el rango de fechas.

Al momento de registrar la vinculación, elimina las líneas emparejadas dejando únicamente los registros pendientes de relacionar, (de arriba y de abajo).

8. Regresa al módulo Contabilidad para ver los XML, opción Administrador de Documentos Electrónicos (ADE) (1), y carga los documentos (2), observa que los CFDI vinculados ya cuentan con la referencia al número de documento (3).

9. Al revisar ahora el estatus de las recepciones vinculados a su UUID (1), observa que presentan una T = ya vinculadas con su UUID (2).

10. Haz clic en el botón Comentarios del documento (3) y observa que ya se encuentra vinculado con el UUID (4).

 

RECUERDA: es necesario volver a cargar los XML en la ventana Administrador de Documentos Electrónicos (ADE) del módulo Contabilidad, después de corregir los RFC de los proveedores y acreedores que tenían alguna diferencia en la base de datos contra el CFDI, para que permita vincularlos.

 

Recomendación: Después de cierto tiempo (por ejemplo cada término de año fiscal), es recomendable archivar los documentos ya vinculados o aquellos que no fueron utilizados por algún error y no se desea volver a visualizar. También podrías utilizar el botón No ligados para visualizar únicamente los XML pendientes de vincular.

 

* Posibles errores de CFDI que detecta la ventana ADE

1. Coloca los archivos en la carpeta CFDIPRVS correspondiente (1).

2. Cuando se abre la ventana ADE, Proscai puede enviar diversos mensajes mostrando los resultados de lo que encontró en los archivos. Para este ejemplo está indicando que encontró 12 errores. Acepta los mensajes.

3. Ubicado en la ventana ADE utiliza la barra horizontal de desplazamiento (1) para revisar los archivos que leyó (2) e identificar el error de por qué no se muestran los XML (3).

  • El documento está duplicado
    El sistema indica que estos XML ya existen en la base de datos y por ello no se puede cargar nuevamente. El UUID es la llave del documento.
  • El RFC de emisor ni receptor corresponden a la empresa…
    Este error surge porque la mayoría de las veces, al final del RFC en el XML existe un espacio y eso genera el error al intentar cargarlo. Para corregirlo debes comunicarte con tu proveedor y pedirle que corrija el XML.
  • El documento no es un XML
    Este error indica que existe un archivo que no es un XML y está dentro de la carpeta CFDIPRVS.
  • El documento no se puede cargar
    Este error se debe a que el archivo está dañado, deberás solicitar uno nuevo a tu proveedor.

 

Si deseas validar los archivos cargados previamente, utiliza el botón Carga documentos y registra algún criterio de filtro para encontrarlos.

 

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