6. Proceso EDI - Empaquetado

En este artículo se explica el sistema de Distribución de empaque de mercancía que permite Proscai para realizar la entrega a los clientes, con base a las especificaciones que lo soliciten.

Con Proscai puedes imprimir las instrucciones de empaque, la remisión por transporte, así como las hojas o etiquetas de embarque, sean estas simplificadas o detalladas, incluso cuando manejes sucursales y generar las rutas de reparto.

Proscai indica el número de cajas que se requieren por factura, los productos por caja/sucursal que se deben empacar y podrás verificar que la mercancía a guardar sea la correcta en cantidad y modelo. Sabemos de la exigencia de algunos clientes, especialmente departamentales y autoservicios para la recepción de su mercancía, por tal razón se han establecido estándares funcionales para todos. En casos especiales como Liverpool o Walmart, se ha desarrollado un apartado específico.

En este artículo se abordan los temas: 

• Empaquetado  
• Modificar factor  
• Manejo de Packs  
• Reglas Walmart

Empaquetado

Se recomienda realizar este proceso desde el módulo Facturación una vez que el pedido ya fue facturado, pues garantiza que ya no habrá cambios y lo facturado será precisamente lo que entregue. (Aunque también se encuentra esta mecánica desde Pedidos y funciona de manera semejante, no se aconseja aplicarlo desde ahí, ya que si hubiera modificaciones en el pedido no se actualiza automáticamente la distribución de empaque y deberá correr el proceso nuevamente).

Tenemos para nuestro ejemplo el pedido P00294 por 15 licuadoras y 22 exprimidores para la sucursal 5; 8 licuadoras y 12 exprimidores para la sucursal 43.  

Al facturar el pedido se generó el documento F00000418 para este ejemplo.

1. Ubicado en la factura específica (1), haz clic en el botón Cajas (2). Despliega la ventana Empaque.

2. En la ventana Empaque, haz clic en el botón Generar (3).

3. Muestra la ventana Generar Empaque que indica el tipo de empaque a utilizar (el que se registró en el producto) y te da la posibilidad de indicar el Factor.

El Factor 1 representa la caja base que se tomó como referencia, si las cajas a utilizar para empacar esta factura fueran mayores, por ejemplo del doble, es necesario indicarle al sistema que su factor es 2.

Si por el contrario las cajas fueran más pequeñas y sólo le caben la mitad o el 70% en base a la caja base, entonces se registraría el factor .50 ó .70 respectivamente.

Para este ejemplo dejaremos el factor 1. 

4. Haz clic en el botón Generar. El sistema genera la distribución de empaque.

En la sección Resumen por Tipo de Empaque (1) se detalla el tipo de empaque a utilizar, BX para este ejemplo; el factor, el número total de empaques que se requieren y el total de productos a entregar.

En la parte baja de la ventana se encuentra la Lista de Empaque (2) que señala la sucursal, el número de empaque en relación con el resto 1/8 y 1/4, enseguida indica cuántos productos diferentes incluye el empaque (incluso si hay diferencia de código color y talla) y cuántas piezas de producto.

Al seleccionar una línea, en el área Detalle del Empaque (3) muestra el detalle de los productos que debe contener la caja.

En el área superior derecha de la ventana, aparece un listado de Acciones que se puede ejecutar de acuerdo con tus necesidades:

Incluimos aquí una breve descripción y más adelante podrás imprimir los ejemplos:

1 Imprimir Instrucciones para Empaque: imprime un listado con el detalle de cómo deberás empacar la mercancía por sucursal, el número y tipo de cajas, el porcentaje de llenado de cada caja, el o los productos que van en cada caja, el modelo y la cantidad, así como un par de cuadros verificadores para realizar hasta un doble conteo.

2 Imprimir Lista de Empaque: No implementado.

3 Imprimir Remisión por Transporte: Genera un reporte por cada transporte que vas a utilizar para entregar la mercancía; previamente se indica cuántos transportes se van a utilizar (más adelante se lo indicaremos) y cada reporte tendrá la referencia del documento y de las cajas que llevará, con el detalle del producto y la cantidad. Estos reportes también incluyen casillas para verificar el conteo.

De las siguientes 4 acciones deberás seleccionar la que mejor se adapte a tu forma de trabajo y que te soliciten los clientes, ya sea en hojas o etiquetas, ambas pueden ser simplificadas o detalladas.

4 Hojas simplificada : Incluye datos generales, número de factura, número de pedido, dirección.

5 Hojas detalladas: Además de lo que incluye la hoja simplificada, muestra la relación de producto y sus cantidades.

6 Etiquetas simplificadas  Incluye datos generales, número de factura, número de pedido, dirección.

7 Etiquetas detalladas: Además de lo que incluye la hoja simplificada, muestra la relación de producto y sus cantidades.

8 Verificar: Despliega una ventana para verificar, con la ayuda de un lector, que la mercancía que va en la caja es la correcta.

Esta acción de Verificar es opcional, sin embargo podría ser de utilidad para validar los productos a entregar.

Para este ejemplo, en nuestra factura se utilizarán 2 transportes.

5. Selecciona la acción Imprimir Remisión por Transporte y enseguida la caja 7, y haz doble clic sobre la línea.

Observa que en la columna Tra. (Transporte) cambió la numeración a 1, lo cual indica que ya es otro transporte y al momento de generar la Remisión por transporte, generará 2 documentos detallados. 

6. Selecciona la acción Imprimir Instrucciones para Empaque. Para este ejemplo se generará en pantalla.

Como se comentó anteriormente, esta relación indica cómo realizar el empaque de la mercancía en las cajas. La caja 1, 2 y 3 deberán contener 4 piezas del producto EC0010, la caja 4 contendrá 3 productos EC0010 y 1 producto EC0020, y así respectivamente.

Las casillas pueden ser de utilidad para validar hasta en 2 conteos que es la cantidad correcta, por ejemplo cuando se coloca en la mesa y cuando se guarda en la caja.

7. Cierra la ventana de Instrucciones.

8. Imprime ahora la Remisión por Transporte.

Automáticamente generó 2 remisiones correspondientes a cada uno de los transportes a utilizar para la entrega. Observa que la remisión del transporte 1 lleva las cajas 1-6 de la factura F00000418 y la remisión del transporte 2 lleva las cajas 6 a 8 (suc. 5) y 1 a 4 (suc. 43) del mismo documento.

9. Cierra ambas Remisiones.

10. Ahora Imprime la Hoja de Empaque simplificada.

El sistema genera una hoja por caja para pegarla en cada una, con información en código de barras para que se agilice la entrega con el cliente, indica el número del pedido y la factura correspondiente.

11. Cierra la ventana de Hojas de empaque.

12. Ahora imprime las Hojas de Empaque Detalladas. Obtendrás lo siguiente:

Donde además se muestra la relación de productos y la cantidad que incluye cada caja.

13. Cierra la ventana de las Hojas Detalladas.

De acuerdo con tus requerimientos decide cuáles hojas son las que más te sirven para pegar en tus cajas, si las simplificadas o detalladas.

Si por el contrario, prefieres utilizar Etiquetas es necesario que cuentes con la impresora indicada y que haya sido configurada para tal efecto. Consulta la Guía para Conexión de Impresoras de Tickets y Etiquetas para saber más.

14. Selecciona la acción de Imprimir Etiquetas simplificadas. Prepara la impresora y haz clic en SI.

Obtendrás una impresión de etiquetas semejante a esta:

15. Elige la acción Imprimir Etiquetas detalladas. Prepara la impresora y oprime SI.

Obtendrás una impresión de etiquetas semejante a esta, donde además de los datos de la factura y del pedido del cliente, se detallan los productos y cantidad que contendrá el empaque.

Por último, solamente hace falta Verificar. Esta acción es opcional y es útil para pedidos especiales o clientes muy exigentes. También podrías validar la confiabilidad de tus empleados y hacerlo eventualmente a alguna de las cajas que vayas a entregar.

16. Selecciona la acción Verificar.

17. Con ayuda del lector de códigos de barra escanea la referencia del documento y posteriormente el número de la caja o contenedor. Enseguida los productos.

Esta acción puede hacerla a la vez que va metiendo los productos a la caja.

Observa que el sistema indica a manera de semáforo, como se encuentra.

Al quedar en verde, significa que ya está verificada esta caja.

18. Escanea el símbolo de fin, u oprime Tabulador o Intro.

Así se irán viendo las cajas verificadas.

Si en una caja se encuentra una pieza de más o un producto no va en la caja, el sistema lo indica de la siguiente manera:

El semáforo marca en rojo que hay una irregularidad y será necesario volver a verificar toda esta caja.

NOTA: La información generada de la Distribución de Empaque es efímera, el sistema solamente guarda los últimos 100 generados y se van borrando.

Si desea aumentar la cantidad de documentos, registra el parámetro especial EMP_GUARDAR_CANT con el valor deseado entre “100 y 5000”.

A continuación se explican algunas variantes de la distribución para empaque:

Modificar factor

En este ejemplo se muestra cómo modificar el Factor del empaque, ya sea porque se va a empaquetar en una caja mayor o en una caja menor.

1. Se generó un pedido y se facturó de la forma descrita anteriormente.

2. Se realizó la distribución de empaque con factor 1.

El sistema muestra la información generada indicando 6 empaques para las 24 piezas, de las diferentes sucursales. 

3. Cierra la ventana Empaque. Sobre el pedido haz clic nuevamente el botón Cajas y selecciona el botón  Generar. 

El sistema envía un mensaje donde se indica que ya había generado la distribución de empaque y que se perderá si lo regeneras.

4. Contesta SI, para ver el efecto de modificar el factor, registra el factor a 2 y oprime el botón Generar.

Observa que el sistema ajustó las cantidades, disminuyó el número de cajas en relación al ejercicio anterior, y cambió la distribución de mercancía por caja.

Continúa respetando el manejo de las sucursales sin mezclarlas.

El resto del procedimiento es exactamente igual.

Manejo de packs

Los packs son considerados una forma de empacar un mismo producto. Vienen registrados desde el pedido EDI y puedes darles el tratamiento que mejor se ajuste a tu logística de trabajo.

Podrían solicitarte piezas sueltas, envases directamente por caja o paquetes de ´X´ piezas. Estos últimos paquetitos son los que se consideran Packs.

Para este ejemplo vamos a trabajar con un Desodorante, caben 10 piezas por caja y manejas packs de 3 piezas. El pedido EDI solicita 24 packs de 3 piezas de desodorantes, es decir, tú vendes 72 desodorantes.

Para ello fue necesario dar de alta la Unidad de Medida (1) P3 que equivale a 3 piezas (2).

Se generó un pedido y se facturó de la forma descrita anteriormente.

Proscai considera 5 maneras diferentes para manejar los packs (1).

A continuación explicaremos cada uno.

Ignorar

1. La primera opción es Ignorarlos. Es decir no los toma en cuenta para nada. Le solicitan 24 packs de 3 piezas de desodorantes, usted vende 72 desodorantes.

Caja 1= 10 piezas; caja 2= 10 piezas… y caja 8= 2 piezas. La Remisión por empaque marcará un Total= 72 pzas.

Como piezas

2. La siguiente opción es la que los considera como piezas, es decir si solicitan los 24 packs de 3 piezas.

Caja 1 = 9 piezas; caja 2 = 9 piezas… y caja 8 = 9 piezas. La Remisión por empaque marcará las 72 piezas, pero cada caja está conformada por 3 packs.

Como piezas, una caja por pack

3. La tercera opción es Como piezas, 1 caja por pack. Donde cada pack es la caja.

Caja 1 = 3 piezas; caja 2 = 3 piezas… caja 24 = 3 piezas La Remisión por empaque indicará 24 contenedores, pero 72 piezas.

Como packs

4. La siguiente forma es Como packs. Marca únicamente los packs en la lista.

Caja 1= 3 piezas; caja 2= 3 piezas… caja 8= 3 piezas… La Remisión por empaque marcará un Total= 24 piezas.

Como packs, 1 caja por pack

5. La quinta forma para manejar pacls es Como packs, 1 caja por pack. Donde el pack es la pieza y marcará packs.

Caja 1= 1 pack; caja 2= 1 pack… caja 24= 1 pack… La Remisión por empaque marcará un Total= 24 piezas.

El resto del proceso es de manera normal, en cualquiera de las 5 opciones de packs.

 

Reglas Walmart

Si el cliente al que vas a entregar es de la cadena Walmart, será necesario activar la casilla Aplicar reglas Walmart para que el sistema realice la distribución de empaque con base a las condiciones de la empresa.

Al momento de generar la Remisión por transporte, aparece así:

Las reglas Walmart se refieren a lo siguiente:

• No mezclar modelos por caja
• No más de 12 códigos por caja
• Hasta 4 productos por etiqueta
• Hasta 3 etiquetas por caja

Observa que en el ejemplo no junta los productos.