3. Proceso EDI - Recibir y traducir pedido EDI

Cuando el cliente envía pedidos en formato electrónico EDI, estos deberán ser “traducidos” para poder ser procesados.

Proscai a través de su funcionalidad EDI permite hacer esa traducción para incorporarlos al sistema y procesarlos posteriormente de forma normal, como un pedido cualquiera y darles el seguimiento adecuado.

Una ventaja de trabajar con pedidos EDI es que no se necesita capturar ninguno de los pedidos enviados por los clientes, esto proporcionará ahorro de tiempo, menos papeleo y evitará posibilidades de errores de captura, además tendrás tus pedidos “normales” en Proscai.

Una vez que recibes los archivos por parte del cliente, es necesario realizar el siguiente procedimiento:

1. Ve al módulo Pedidos y selecciona del menú Pedidos la opción EDI (1). 

Va a desplegar la ventana Transferencia EDI mostrando activa la casilla Genera. 

2. Haz clic en el botón EDI de la ventana (1).

3. Busca la carpeta donde guardas los archivos del cliente y selecciona el archivo EDI correspondiente, haz clic en el botón Abrir.

Con esta acción, Proscai leerá el archivo EDI para traducirlo e incorporarlo en el sistema generando un pedido normal. Cuando Proscai hace la traducción de los pedidos, el sistema va asignando el número de pedido correspondiente.

Algunas funciones dentro de esta ventana son:

Interpretar los archivos, Validar que la información sea completa y correcta, así como Generar el pedido, cada una de estas fases pasa por la anterior, en el orden en que se encuentran.

La tarea Genera incluye los 3 pasos anteriores, así que basta con hacer clic en ese botón para que el sistema interprete el archivo, valide los datos y genere el pedido en Proscai.

4. Una vez que Proscai termina, en el módulo Pedidos busca uno de los pedidos creados, para este ejemplo será P00294.

Observa que el pedido queda integrado a Proscai como un pedido normal. Incluso si desplazas la barra inferior de la ventana, podrá observar que aparecen los datos para generar las etiquetas del cliente.

Producto no encontrado

Cuando se traduce un pedido EDI, es posible que aparezca la ventana emergente Producto No Encontrado que se mostrará cuando el sistema no localice algún producto en la base de datos.

Existen diversas razones por las que Proscai no encuentra un producto: por error en algún código, por diferencia o ausencia en los códigos SKU o EAN asignados al producto, por no identificar la talla y/o color, etc. 

En la parte superior de la ventana (1), aparece el cliente que hace el pedido, así como algunos de los datos del producto: modelo, color y talla, descripción, SKU, EAN y precio que incluye el pedido enviado.

En la parte central (2) muestra los productos que encuentra parecidos y además permite buscar otros productos. Puedes relacionarlo con el producto a través del botón. Permite agregar el SKU del producto del pedido, al registro del producto en Proscai, así como actualizar o no el código EAN.

En la parte inferior (3) puedes dar de alta los productos asignando código, unidad de medida, descripción e incluso SKU, EAN y hasta precio. A través del botón Alta se registra un producto raíz y usando el botón Alta CT podrás registrar el producto, en este caso se considera la raíz y se ajusta con el color y talla, pero no agrega el SKU.

El botón Alta CT Item registra el producto en color y talla y asigna SKU al registro del producto.

Autorizar pedido

Una vez generados los pedidos en Proscai, el área de Crédito y Cobranza debe validar las condiciones del cliente, así como los precios y descuentos para ser autorizados.

1. La persona responsable Autoriza el pedido como lo hace normalmente (1).

Asignar pedido

Se ha observado como una práctica muy recomendable la asignación de pedidos, pues de esta manera se realiza un “apartado” de la mercancía existente en bodega para cubrir los pedidos, y además permite tomar decisiones para el área de producción en caso de verificar carencias, así como evaluar rangos de tiempo de compra buscando cubrir el pedido completo.

Una vez que el pedido está autorizado, el encargado del almacén podrá asignar la mercancía.

1. Ubicado en el pedido correspondiente, haz clic en el botón Asignar todo (1). 

Con esta opción el sistema realiza un barrido completo del inventario y le asigna al pedido la mercancía disponible. 

2. Confirma que Si deseas asignar todo el pedido.

3. Para imprimir el pedido correspondiente con la mercancía asignada, selecciona del menú Reportes la opción Pedidos del mes e indica que el reporte sea del Pedido específico con la mercancía Asignada. 

Este reporte servirá para sacar de la bodega solamente la mercancía ahí indicada que ya fue “apartada” y que corresponde al pedido en cuestión.

Con este reporte en mano el personal de la bodega podrá llevar a la mesa de reparto toda la mercancía solicitada que ya se encuentra asignada para el pedido, y dividirla por sucursales posteriormente.