2. Proceso EDI - Configuración

Es necesario preparar la base de datos para conseguir que el proceso se desarrolle de manera automática y se obtengan los resultados esperados. 

Configurar Clientes

1. En el módulo Clientes busca al cliente correspondiente, para este ejemplo será Liverpool.

2. Haz clic en el botón Enviar a y presiona el botón Cambio.

3. Captura la dirección del lugar donde se debe entregar la mercancía si es diferente a la dirección fiscal que registró en la carátula del cliente (por ejemplo Centros de distribución).

 

En el caso de algunos clientes, será necesario registrar el código GLN, que es un número de 13 dígitos proporcionado por el cliente y que identifica una ubicación. Estos clientes requieren que este dato aparezca en la adenda de la factura.

El Porcentaje de tolerancia en precios EDI es una cantidad límite determinada por la empresa para que el sistema no permita una modificación en precios mayor al estipulado en ese campo, al momento de recibir los archivos EDI para generar los pedidos del cliente. Se registra en cada cliente. También se puede dejar en ceros.

4. Es necesario registrar la Letra EDI correspondiente al cliente, esta letra se utiliza en el sistema para indicarle que funcione con las especificaciones propias de cada cliente, por ejemplo en las etiquetas, para el registro de códigos SKU, etc. Identifica y registra la letra correspondiente con base a la siguiente tabla.

 

L

Liverpool y Fábricas de Francia

 

H

Home Mart

S

Sears

 

G

Gigante

B

Bodega

 

P

Palacio de Hierro

M

Mi Bodega

 

F

Office Max

T

Superama

 

I

Corporación Control

W

Wal*Mart

 

V

Casa Ley

M

Sam’s

 

E

Almacenes García

U

Suburbia

 

N

Bodesa

O

Soriana

 

Q

Chapur

C

Comercial Mexicana

 

K

Coppel

J

Dorian´s

 

Y

Deportes Martí

D

Chedraui

 

h

H.E.B.

Z

Home Depot

 

c

Cinépolis

A

Elektra

 

 

 

 

5. Haz clic en OK y cierre la ventana Enviar a.

6. Ahora vamos a registrar las sucursales, haz clic en el botón Sucursales de la ventana del cliente.

7. Para dar de alta cada sucursal haz clic el botón Alta y registra los datos.

 

En el campo Código captura el número de la sucursal, este un dato numérico y proporcionado por el cliente. En el campo Nombre se registra el nombre de la sucursal.

Nota: El campo Info aplica sólo para Liverpool y sirve para diferenciar las sucursales de Fábricas de Francia (F). En este caso, cuando la tienda sea Liverpool se registra la letra L y cuando la sucursal sea de Fábricas de Francia se registra una f.

En los campos Agente y Demostradora se registra el código del personal que atiende esa sucursal.

Se registra la información de la Dirección de la sucursal.

Es importante registrar el código EAN de cada una de las sucursales (es un código asignado por la matriz a cada una de sus sucursales) ya que este dato facilitará la recepción de los pedidos EDI.

En el campo Tiempo podrás registrar el tiempo estimado en que tarda en llegar la mercancía a la sucursal (días).

En el campo Código CEDIS, deberás registrar el código del CEDIS con el cliente que se lo solicite (Walmart y Soriana).

8. Al terminar haz clic en OK.

9. Haz clic en el botón Clasificar localizado en el lado inferior izquierdo y clasifique la sucursal.

 

10. Guarda la clasificación de la sucursal.

Inventarios

Para utilizar el mecanismo de distribución de empaque es necesario que cada uno de los productos (hijo) tenga registrado el empaque EDI y la Cantidad por empaque.

Para manejar el empaque EDI, tomaremos como base algunos lineamientos estándar.

Puede registrar 3 tipos de empaques utilizando las siguientes siglas:

BG para sacos, BX para cajas y PL para tarimas

Si necesitas manejar cajas diferentes porque no pueden mezclarse los productos, agrega un tercer dígito para diferenciarlo, por ejemplo BXA o BXB, simplemente para que el sistema entienda que es una caja estándar con características especiales por producto y así evitar que se mezclen productos que no pueden ir juntos.

Es importante identificar el tamaño de caja que vas a manejar como estándar, ya que más adelante te mostraremos cómo manejar diversos tamaños, modificando factores.

NOTA: Si Liverpool es tu cliente, te aconsejamos que sea con base a esas cajas como registres las Cantidad EDI.

Identifica cuántos productos caben por caja. Si los productos de un mismo departamento, por ejemplo perfumería, tienen tamaños o formas irregulares, es recomendable que dejes un poco de espacio de margen para poder acomodarlos cuando se tenga que combinar productos.

 

1. En el módulo Inventarios identifica un par de productos para darles seguimiento.

Para este ejemplo serán EC0010 Licuadora de 12 velocidades y EC0020 Exprimidor de cítricos.

2. Haz clic en el botón Otros y registra el Tipo de Empaque (BX) así como el número de Piezas por empaque.

 

Para este ejemplo se indica que caben 4 licuadoras por caja y 6 exprimidores por caja.

 

NOTA: Este procedimiento se debe hacer por cada producto.

Si tus productos son Color y Talla (módulo adicional), registra esta información en el producto Raíz y posteriormente herédalo a los hijos a través del comando CTRL+ Alta CT siempre y cuando sea la misma cantidad.

Es necesario registrar el código SKU de los productos de acuerdo a sus clientes. Para identificarlos, será necesario que primero se registre la letra EDI del cliente seguido del código SKU del producto.

Es posible tener varios SKUs para un mismo producto del mismo proveedor o de proveedores diferentes.

Nota: Si maneja color y talla, el código SKU se deberá registrar en cada producto hijo.

Si aún no cuentas con los códigos, posteriormente puedes cargarlos; también se pueden asignar a través de la recepción de los pedidos EDI.

3. Busca el producto y haz clic en el botón SKU, localizado del lado izquierdo de la ventana.

4. Captura la letra EDI del Cliente y el código SKU que se le asignó. Puedes capturar todos los códigos que sean necesarios.

En el caso de  Liverpool se registra la letra EDI L y lo reconocerán también las sucursales de Fábricas de Francia.

Datos generales

Si manejas Color y Talla debes registrar las Tablas de traducción para las tallas y colores, es decir que aunque soliciten el producto de forma diferente, representen el mismo color o talla y el sistema no se detenga por ello.

1. Ve al módulo Datos generales y del menú Datos generales selecciona el comando Catálogos, elige la opción Tallas EDI.

2. Registra las diferentes formas en que pueden ser nombradas tus tallas. No es necesario que se registren en orden.

 

3. Para registrar los colores elige del menú Datos generales el comando Catálogos, y selecciona la opción Colores EDI.

5. Registra las diferentes formas en que pueden ser nombrados tus colores.

 

En estas tablas es recomendable registrar todas las variantes posibles para que el proceso de traducción de pedidos sea lo más ágil posible, considerando las diversas opciones que te envíe el cliente.

 

 

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