2. Proceso EDI - Configuración

Es necesario preparar la base de datos para conseguir que el proceso se desarrolle de manera automática y se obtengan los resultados esperados. 

En este artículo se explican los temas: 

• Configurar clientes
• Alta de sucursales
• Configurar productos
• Definir Tablas de traducción de tallas y colores

Configurar Clientes

1. Ubicado en el módulo Clientes registra o busca al cliente correspondiente y captura todos sus datos, asigna la lista de precios a usar*. Para este ejemplo el cliente será Liverpool (1).

2. Haz clic en el botón Enviar a y presiona el botón Cambio.

• Si la dirección de entrega es diferente a la dirección fiscal, captúrala, por ejemplo Centros de distribución. 
• En el caso de algunos clientes, será necesario registrar el código GLN (2) que es un número de 13 dígitos proporcionado por el cliente y que identifica una ubicación. Estos clientes requieren que este dato aparezca en la adenda de la factura.
• Registra el código de proveedor que te asigne el cliente.
• Es necesario registrar la Letra EDI correspondiente al cliente. Esta letra se utiliza en el sistema para indicarle que funcione con las especificaciones propias de cada cliente, por ejemplo en las etiquetas, para el registro de códigos SKU, etc. (3).

• El campo Porcentaje de tolerancia en precios EDI es una cantidad límite determinada por tu empresa para que el sistema no permita una modificación en precios mayor al porcentaje estipulado en ese campo cuando se reciban los archivos EDI para generar los pedidos del cliente. Si lo vas a utilizar, se debe registrar en cada cliente. También se puede dejar en ceros.

A continuación te dejamos la tabla de Letras EDI para que identifiques y registres la letra correspondiente: 

3. Para este ejemplo se registra la Letra EDI "L" que corresponde a Liverpool (3). Guarda el registro y cierra la ventana Enviar a.

Alta de sucursales

4. Cada cliente debe tener registradas todas las sucursales de su cadena. Para dar de alta una sucursal haz clic en el botón Sucursales (1) de la ventana del cliente.

5. Haz clic el botón Alta (2) y captura los datos que te solicita. 

En el campo Código digita el número de la sucursal, este es un dato numérico y proporcionado por el cliente. En el campo Nombre se registra el nombre de la sucursal (3).

Nota: El campo Info aplica sólo para Liverpool y sirve para diferenciar las sucursales de Fábricas de Francia . En este caso, cuando la tienda sea Liverpool se registra la letra L y cuando la sucursal sea de Fábricas de Francia se registra una f.

En los campos Agente y Demostradora se registra el código del personal que atiende esa sucursal.

Se registra la información de la Dirección de la sucursal.

Es NECESARIO registrar el código EAN (4) de cada una de las sucursales (es un código asignado por la matriz a cada una de sus sucursales), ya que este dato facilitará la recepción de los pedidos EDI.

En el campo Tiempo podrás registrar el tiempo estimado en que tarda en llegar la mercancía a la sucursal (días).

En el campo Código CEDIS deberás registrar el código del CEDIS con el cliente que se lo solicite (Walmart y Soriana).

6. Al terminar haz clic en el botón OK.

7. A través del botón Clasificar (1) de la ventana Sucursales, clasifica cada una. 

8. Guarda la clasificación de la sucursal.

* Nota: en el caso de que desees que los precios a usar no sean con base a la lista asignada a los clientes, sino que se respeten los precios definidos en los pedidos, deberás activar en Datos generales > Datos de la empresa, la casilla Usar precios del cliente en pedidos EDI (1).

Configurar productos

Para utilizar el mecanismo de distribución de empaque es necesario que cada producto item (hijo) tenga registrado el empaque EDI y la Cantidad por empaque.

Para manejar el empaque EDI, tomaremos como base algunos lineamientos estándar.

Puedes registrar 3 tipos de empaques utilizando las siguientes siglas:

BG para sacos, BX para cajas y PL para tarimas

Si necesitas manejar cajas diferentes porque no pueden mezclarse los productos, agrega un tercer dígito para diferenciarlo, por ejemplo BXA o BXB, simplemente para que el sistema entienda que es una caja estándar con características especiales por producto y así evitar que se mezclen productos que no pueden ir juntos.

También es importante identificar el tamaño de caja que vas a manejar como estándar; más adelante te mostraremos cómo manejar diversos tamaños modificando el factor.

NOTA: Si Liverpool es tu cliente, te aconsejamos que sea con base a esas cajas como registres las Cantidad EDI en todos los productos.

Identifica cuántos productos caben por caja. Si los productos de un mismo departamento, por ejemplo perfumería, tienen tamaños o formas irregulares, es recomendable que dejes un poco de espacio de margen para poder acomodarlos cuando se tenga que combinar productos.

1. Ubicado en el módulo Inventarios identifica un par de productos para darles seguimiento. Para este ejemplo serán EC0010 Licuadora de 12 velocidades y EC0020 Exprimidor de cítricos (1).

2. Haz clic en el botón Otros (2) o en la pestaña Dimensiones (2) y en la sección Dimensiones y Empaque registra el tipo de Empaque EDI (BX) así como el número de piezas por empaque, Cantidad EDI (3).

Para este ejemplo se indica que caben 4 licuadoras por caja y 6 exprimidores por caja.

Este procedimiento se debe hacer por cada producto.

NOTA: Si tus productos son Color y Talla (módulo adicional), registra esta información en el producto Raíz y posteriormente herédalo a los hijos a través del comando CTRL+ Alta CT siempre y cuando sea la misma cantidad.

La forma de identificar los productos para cada uno de los clientes es a través de un código SKU, por ello será necesario registrar ese código SKU de productos de acuerdo a cada cliente. La forma de indicarle al sistema que los identifique es porque primero se registra la letra EDI del cliente seguido del código SKU del producto. Es posible tener varios SKUs para un mismo producto del mismo proveedor o de proveedores diferentes.

3. Busca el producto (1) y haz clic en el botón SKUs (2). Captura la letra EDI del Cliente (3) y el código SKU que se le asignó (4). Puedes capturar todos los códigos que sean necesarios.

Nota: Si maneja color y talla, el código SKU se deberá registrar en cada producto hijo.

En el caso de Liverpool se registra la letra EDI L y lo reconocerán también las sucursales de Fábricas de Francia.

Si aún no cuentas con los códigos, posteriormente puedes cargarlos; también se pueden asignar a través de la recepción de los pedidos EDI.

Definir Tablas de traducción de tallas y colores

Si manejas Color y Talla debes registrar las Tablas de traducción para las tallas y colores, es decir que aunque soliciten el producto de forma diferente, representen el mismo color o talla y el sistema no se detenga por ello.

1. Ve al módulo Datos generales y del menú del mismo nombre selecciona Catálogos, elige la opción Tallas EDI (1).

2. En la ventana Traducción de Tallas registra las diferentes formas en que pueden ser nombradas tus tallas (1). No es necesario que se registren en orden.

3. Para registrar los colores elige del menú Datos generales, comando Catálogos y selecciona la opción  Colores EDI. En la ventana Traducción de Colores registra las diferentes formas en que pueden ser nombrados tus colores (1). 

En estas tablas es recomendable registrar todas las variantes factibles para que el proceso de traducción de pedidos sea lo más ágil posible, considerando las diversas opciones que te envíe el cliente.