8. Proceso EDI - Empaque para Liverpool en PLAN (Plataforma Logística Arco Norte)

Este documento describe el procedimiento para hacer embarques al centro de distribución de Liverpool, llamado PLAN (Plataforma Logística Arco Norte).

Conviene definir algunos términos para evitar ambigüedades:

• Embarque: envío de mercancía a Liverpool bajo una misma cita y un mismo aviso anticipado de embarque. Un embarque puede contener mercancía de varias órdenes de compra (aunque siempre son de una misma sección). Un envío puede ir en uno o varios vehículos y puede llevar varios embarques. Incluso, puede llevar embarques para Liverpool y para Suburbia.
• Contenedor: caja donde se empaca la mercancía. Con frecuencia se usan los contenedores azules o naranja de plástico de Liverpool, pero pueden ser palletes emplayados o cajas de cartón.
• HU: Estas siglas significan “Handling Unit”, así que es sinónimo de contenedor. Sin embargo, en este contexto se usa para referirse al número único que tiene cada contenedor. Dicho número está en un par de etiquetas en el exterior de los contenedores, en forma legible, en código de barras y, en una de las dos etiquetas, en RF-ID.
• Aviso Anticipado de Embarque (ASN): archivo que contiene la información detallada de un embarque, como cantidad y códigos de la mercancía en cada contenedor, HU, número de la orden de compra, tienda destino, etc. El ASN se debe subir al portal de Liverpool para obtener una cita para entrega.
• Etiquetas de embarque (EE): Etiquetas que se adhieren al exterior de los contenedores con información de la cita, el proveedor, la tienda, la sección (departamento), etc. Llevan la leyenda “ENTREGA DE MERCANCÍA”.
• Sellos: seguros amarillos de plástico o con cable de acero (para mercancía valiosa) con los que se cierran los contenedores de plástico azules. Cada sello tiene un número único.
• Número de Caja (NC): Número consecutivo que le asigna Proscai a cada caja de un embarque, empezado con 1.
• Surtir: Extraer toda la mercancía del almacén para empacarla para un embarque. Este proceso varía mucho de una empresa a otra y puede implicar etapas previas, incluso desde antes de la asignación de los pedidos, para garantizar que se cuenta con toda la mercancía que se va a entregar.
• Generar el empaque: usar la ventana Empaque (botón Cajas del módulo Facturación) para obtener la distribución de mercancía de una remisión en los contenedores. Se pueden consolidar dos o más remisiones en un mismo embarque, siempre que cumplan ciertas condiciones (ver manual).

Los pasos previos a la generación del empaque son los señalados en el manual “Proceso EDI”: obtener el pedido EDI e importarlo a Proscai; asignar el pedido; hacer la remisión a partir del pedido.

Independientemente de la técnica empleada para preparar el embarque, es muy recomendable surtir por caja de acuerdo con las instrucciones de empaque y verificar cuidadosamente los modelos y cantidades antes de generar el ASN y empezar a empacar, porque después es muy difícil corregir un error. Antes de distribuir por caja se puede surtir por modelo (y color y talla, si es el caso) o como mejor convenga. Una forma de disminuir los errores es usando la opción de empaque con verificación. Un esfuerzo adicional de verificación antes de empacar y/o durante el empaque retribuirá con creces.

Nota: La mayoría de los proveedores generan el empaque y ASN teniendo toda la mercancía completa, verificada y apartada, pero hay algunos que lo hacen sin tener la mercancía (ej. esperando la entrega de producción) para hacer la cita antes de que se llenen las fechas. Eso puede causar entregas incompletas y las correspondientes penalizaciones. Lo recomendable en esos casos es tener un margen para que nunca haya faltantes de mercancía.

Las etiquetas de embarque (EE) llevan varios datos:

Puesto que llevan la cita, ésta se debe obtener antes de imprimir las etiquetas de embarque (EE); para obtener la cita, se debe subir el ASN al portal de Liverpool; para generar el ASN se deben haber capturado los HU y sellos. Es decir, el orden forzosamente debe ser:

1. Generar el empaque.
2. Capturar los HU y sellos.
3. Generar el ASN, subirlo y obtener la cita.
4. Registrar la cita en Proscai
5. Imprimir las etiquetas de embarque (EE).

Cabe mencionar que Liverpool claramente señala que las etiquetas de embarque (EE) no pueden llevar datos adicionales. Esto impide agregar datos que ayudarían en la preparación del embarque, como el número de la caja (NC).

Proscai usa etiquetas autoadheribles de 4” x 4” (cuadradas de 4 pulgadas) separadas por un espacio. Es muy recomendable que el adhesivo sea de buena calidad, de tal forma que las etiquetas no se desprendan durante la manipulación del contenedor, pero que se puedan desprender fácilmente cuando se quieran quitar. El número de proveedor de Liverpool se debe registrar en Proscai para que se imprima en las etiquetas.

 

A continuación se presentan unos procedimientos de preparación de embarque usando cajas azules de plástico y sellos.

Procedimiento General

1. Generar el empaque e imprimir las instrucciones de empaque.
2. Surtir.
3. Tomar una caja y empacar la mercancía según las instrucciones; cerrar la caja. Se deben seguir las instrucciones en orden de número de caja (NC), empezando por la caja 1.
4. Aproximar la caja a la PC de empaque; capturar el número de caja (NC) y escanear el HU; tomar un par de sellos, registrarlos y sellar la caja con ellos.
5. Repetir los puntos 3 y 4 para cada caja. Las cajas cerradas se deben acomodar (quizá apilándolas) procurando mantenerlas en orden.
6. Al terminar todas las cajas, generar el ASN, subirlo al portal de Liverpool, obtener la cita y registrarla en Proscai (opción Establecer Cita y Fecha para ASN y Etiquetas). Se registra el número de la cita y su fecha y hora.
7. Imprimir las etiquetas de embarque (EE) y pegarlas en las cajas, de acuerdo con las indicaciones de Liverpool. Se debe tener mucho cuidado de pegar cada etiqueta en la caja correspondiente, cotejando los HU.

Hay dos operaciones en las que se debe ser muy cauteloso para evitar errores. La primera es la captura del número de caja en Proscai (punto 4). Como se capturan en orden, basta cuidar que se registra el número consecutivo al previo. La otra operación es el pegado de la etiqueta de embarque (EE) en la caja correcta (punto 7). Ayuda mucho que las cajas se mantengan en el orden original y que las etiquetas se imprimen en ese mismo orden, pero es muy importante verificar que el HU impreso en la etiqueta corresponde al de la caja. Por lo general, bastará revisar los últimos tres o cuatro dígitos, pero una mirada al número completo lo hace más confiable.

Como ya se dijo, predistribuir la mercancía por caja y verificar al empacar contribuye mucho a evitar errores.

 

Procedimiento con Etiqueta Provisional

Una alternativa que aumenta el nivel de automatización y confiabilidad consiste en imprimir etiquetas preliminares que después se sustituyan por las definitivas. Las ventajas son:

• No se necesita capturar el número de caja, sino que se escanea el código de barras de la etiqueta preliminar para asociar el HU.
• Es más fácil identificar la caja a la que se debe pegar la etiqueta definitiva. Desafortunadamente, la etiqueta de embarque (EE) definitiva no puede llevar el número de caja (NC), lo cual hubiera facilitado mucho pegarla en la caja correcta, pero la etiqueta provisional ayuda porque ésta sí lleva el número de la caja (NC), que corresponde al orden en que se imprimen las etiquetas de embarque (EE) definitivas. Además, la etiqueta provisional lleva el número de tienda y el número de caja para esa tienda, lo que ayuda a verificar que la etiqueta definitiva se está pegando en la caja correcta: ambos datos están en la etiqueta de embarque (EE) definitiva y su combinación es única.

La técnica tiene una desventaja: se usan dos etiquetas, una efímera que se desecha, lo que aumenta el costo. El tiempo de impresión y el tiempo de desprender la etiqueta temporal probablemente se compensan al evitar capturar manualmente el número de la caja (NC) y al facilitar identificar la caja correcta.

Las etiquetas provisionales son las mismas que las etiquetas de embarque definitivas (autoadheribles de 4” x 4”).

El procedimiento es:

1. Generar el empaque e imprimir las instrucciones de empaque.
2. Surtir.
3. Tomar una caja, pegarle la etiqueta provisional y empacar la mercancía según las instrucciones; cerrar la caja. Se deben seguir las instrucciones en orden de número de caja (NC), empezando por la caja 1. Ese también es el orden en que se imprimen las etiquetas provisionales.
4. Aproximar la caja a la PC de empaque; escanear el número de caja (NC) de la etiqueta provisional y escanear el HU; tomar un par de sellos, registrarlos y sellar la caja con ellos.
5. Repetir los puntos 3 y 4 para cada caja. Las cajas cerradas se deben acomodar (quizá apilándolas) procurando mantenerlas en orden. La etiqueta provisional tiene el número de caja (NC), lo que ayuda a mantener el orden.
6. Al terminar todas las cajas, generar el ASN, subirlo al portal de Liverpool, obtener la cita y registrarla en Proscai (opción Establecer Cita y Fecha para ASN y Etiquetas). Se registra el número de la cita y su fecha y hora.
7. Imprimir las etiquetas de embarque (EE) y pegarlas en las cajas, de acuerdo con las indicaciones de Liverpool. Conforme se pega cada etiqueta de embarque definitiva, se desprende la temporal, pero primero se verifica que se trata de la caja correcta cotejando el número de tienda y el número de caja para esa tienda. Conviene también cotejar los HU.

 

Cajas de Cartón

Usar las cajas azules de plástico tiene ventajas y desventajas respecto a las cajas de cartón:

• Por las cajas de azules, Liverpool cobra una renta diaria, pero, con suficiente rotación, son un empaque más barato que las cajas de cartón. Para afirmar lo anterior, se consideraron gastos inherentes, como los sellos de plástico en las cajas azules y la etiquetas HU y cinta en las cajas de cartón (las etiquetas HU se debe comprar y pegar en las cajas de cartón, mientras que las azules ya las traen). Independientemente del costo, también tener presente la contribución a la polución de una y otra opción.
• Para las cajas azules vacías se debe usar transporte de regreso del centro de distribución de Liverpool al almacén de la empresa. Eso puede tener un costo logístico adicional, especialmente si el almacén de la empresa no está cercano al CEDIS.
• Las cajas de cartón no llevan sellos. Eso elimina una captura tediosa para generar el ASN, pero son más vulnerables a robos.
• Las cajas de cartón no resisten mucho peso. Si no están llenas, se deforman cuando se apilan o estiban. Por lo tanto, Liverpool exige que vayan llenas, que no lleven aire. Para ello, es necesario recortar las que no se llenan, lo cual es una tarea manual costosa en tiempo.
• Las cajas de cartón deben tener un tamaño y un peso mínimo. Eso puede ser un problema si en alguna va muy poca mercancía. Hay varios otros lineamientos que deben cumplir las cajas de cartón.
• Cuando se usan cajas de cartón, se deben registrar sus dimensiones en el ASN. Este requerimiento es complicado de cumplir, porque cada caja tiene distinta altura para que no llevar aire.

A veces no hay cajas azules de plástico disponibles, así que se deben usar las de cartón, aunque se prefieran las azules.

El procedimiento para empacar en cajas de cartón es semejante al de las cajas azules, con o sin etiqueta provisional. Las diferencias son:

• A las cajas de cartón se les deben pegar las etiquetas HU, de acuerdo con las indicaciones de Liverpool. Esto se puede hacer en cualquier momento anterior a escanearlas en el punto 4, aunque probablemente convenga hacerlo desde que se arman.
• Una vez habiendo metida toda la mercancía, las cajas se debe recortar para no dejar aire.
• No se usan sellos (punto 4).
• Antes de subir el ASN al portal (punto 8), se deben registrar en él las dimensiones de cada caja. Es recomendable usar software para hojas de cálculo. Normalmente sólo cambiará la altura; se puede anotar la altura de cada una al irlas recortando y cerrando. 

Rechazo de ASN

Al subir un ASN al portal de Liverpool, éste puede rechazarlo por un error en los registros de HU de las cajas azules. Es decir, el sistema de Liverpool puede decir que el contenedor está en sus instalaciones, en otro embarque, etc. En este caso, no queda más remedio que reemplazar el contenedor. Se debe abrir, pasar la mercancía a otro contenedor y cerrarlo con nuevos sellos. En Proscai se debe registrar el nuevo HU y los nuevos sellos. Después se debe generar el ASN actualizado e intentar subirlo nuevamente para obtener la cita. El contenedor rechazado se debe separar por algunos días, en espera de que se corrija el error en el sistema de Liverpool.

 

Configuración en Proscai

Es necesario registrar el nombre de los Departamentos (secciones) que se utilicen para Liverpool, esto se realiza a través del siguiente parámetro especial:

• Parámetro especial: EMP_LIV_DEP_NAM
• Valor: número de departamento y su nombre
  Bajo el siguiente formato:
  número de departamento1||nombre1||número de departamento2||nombre2||…
  Los números de departamento van sin ceros a la izquierda. El orden no importa.
  Ejemplo:
       285||Ropa Interior||365||Librería||391||Dulcería||388||Vinos y Licores

 

Nota: Para la captura manual del número de caja conviene tener el parámetro especial EMP_CONFIG_REFMAN con valor 1.

 

Funcionamiento

1. Previamente recibe el pedido EDI (1). Si tienes dudas consulta el artículo Recibir y traducir pedido EDI.  

Este deberá ser autorizado (2) y asignado (3),  y a través del botón Monarch imprime las etiquetas de precio (4). 

2. Para generar la Remisión, en el módulo de Facturación al momento de facturar de pedido y seleccionar el almacén, utiliza el Tipo de movimiento L, únicamente para trabajar con Liverpool (1).

 

A continuación se presentan los procedimientos de preparación de embarque usando cajas azules de plástico y sellos.

a) Procedimiento para caja azul

1. Generar el empaque e imprimir las instrucciones de empaque.

1.1 Ubicado en la remisión de Liverpool (1), haz clic en el botón Cajas (2).

El sistema automáticamente despliega la ventana Empaque con las especificaciones de Liverpool porque lo detecta como cliente, siempre que cumpla con la configuración adecuada de la Letra EDI (1).

1.2 Haz clic en el botón Generar (2).

1.3 En la ventana Generar Empaque deja los datos como aparecen y haz clic en el botón Generar (1).

En la ventana Empaque se observan 3 secciones: Resumen por tipo de empaque (1) donde indica el tipo de empaque y su factor, el total de empaque y de piezas; Lista de empaques (2) que detalla por empaque, la sucursal y la cantidad, así como el número de productos diferentes que incluirá y la cantidad de piezas; en la sección Detalle del empaque (3) se observa el código de producto y la cantidad que se debe incluir en el empaque seleccionado. 

1.4 Selecciona la acción Imprimir instrucciones para Empaque (1) y se sugiere lo hagas en impresora (2). 

Las Instrucciones de empaque indican por caja los productos que debe contener, y permite realizar hasta dos validaciones.

 

2. Surtir.

2.1 Recolecta la mercancía a empacar, conforme a lo indicado en las Instrucciones de empaque.

 

3. Tomar una caja y empacar la mercancía según las instrucciones; cerrar la caja. Se deben seguir las instrucciones en orden de número de caja (NC), empezando por la caja 1.

3.1 Coloca la mercancía conforme a las Instrucciones, las casillas pueden ser de utilidad para validar hasta en dos conteos que sea la cantidad correcta.

 

4. Registrar Contenedor y Sellos.

Aproximar la caja a la PC de empaque; capturar el número de caja (NC) y escanear el HU; tomar un par de sellos, registrarlos y sellar la caja con ellos.

4.1 En la ventana Empaque, selecciona con doble clic la acción Registrar Contenedor y Sellos (1). Despliega la ventana Registro de Contenedores: Serie Sellos (2).

4.2 Escanea o digita la referencia del documento y el número de caja, para este ejemplo L0000400001 (3) y oprime la tecla tabulador.

4.3 Escanea o digita el código del Contenedor de Liverpool HU (1) y oprime tabulador.

4.4 Enseguida el sistema solicita el Sello #1 de la caja 0001 (1). Regístralo y oprime tabulador.

4.5 Registra el segundo sello de la caja 0001 (1) y da tabulador.

Observa que en la parte superior de la ventana se ha registrado el número de caja, el código del contenedor UH y ambos sellos (1).

El sistema indica que todo está bien y puedes seguir registrando contenedores con sello.

Observa que en la ventana Empaque ya se registró el código del contenedor, así como sus sellos (1).  

5. Repetir los puntos 3 y 4 para cada caja. Las cajas cerradas se deben acomodar (quizá apilándolas) procurando mantenerlas en orden.

5.1 Finaliza el registro de los demás contenedores y sus sellos.

6. Al terminar todas las cajas, generar el ASN, subirlo al portal de Liverpool, obtener la cita y registrarla en Proscai (opción Establecer Cita y Fecha para ASN y Etiquetas). Se registra el número de la cita y su fecha y hora.

Para realizar la entrega de mercancía en PLAN, una vez registrados los contenedores es necesario generar el ASN para posteriormente obtener la cita.

6.1 Elige la acción Generar ASN (1). El sistema envía el mensaje: ¿Generar nuevo ASN (CSV)? Confirma la respuesta (2). El nuevo ASN debe tener la extensión .cvs

Despliega la ventana Etiquetas y ASN de Liverpool.

6.2 Como aún no se tiene cita, coloca una X en el campo Número de cita y acepta.  

6.3 Confirma el mensaje: ¿Desea generar el ASN solicitando cita para el ...? (1). 

6.4 Guarda el archivo generado con el nombre que desees, registrando la extensión .csv (1).

El nuevo ASN generado se presentará de la siguiente forma y está listo para ser cargado en el portal de Liverpool. El portal proporcionará la cita y fecha de entrega, datos que se incluirán en las etiquetas de embarque (EE).

6.5 Selecciona la acción Establecer Cita y Fecha para ASN y Etiquetas. (1), registra el número de la cita y el horario que te proporcionó Liverpool (2), si es necesario suma días para las etiquetas, y acepta la información (3). 

7. Imprimir las etiquetas de embarque (EE) y pegarlas en las cajas, de acuerdo con las indicaciones de Liverpool. Se debe tener mucho cuidado de pegar cada etiqueta en la caja correspondiente, cotejando los HU.

7.1 Selecciona la acción Imprimir Etiquetas Simplificadas Definitivas (1), y prepara la impresora (2).

7.2 Obtendrás las etiquetas de entrega de mercancía, semejantes a la que se muestra, que deberás pegar en cada caja azul de Liverpool, según corresponda.

 

 

b) Procedimiento para caja azul con Etiqueta Provisional

1. Generar el empaque e imprimir las instrucciones de empaque.

1.1 Ubicado en la remisión de Liverpool (1), haz clic en el botón Cajas (2).

El sistema automáticamente despliega la ventana Empaque con las especificaciones de Liverpool porque lo detecta como cliente, siempre que cumpla con la configuración adecuada de la Letra EDI (1).

1.2 Haz clic en el botón Generar (2).

1.3 En la ventana Generar Empaque deja los datos como aparecen y haz clic en el botón Generar (1).

En la ventana Empaque se observan 3 secciones: Resumen por tipo de empaque (1) donde indica el tipo de empaque y su factor, el total de empaque y de piezas; Lista de empaques (2) que detalla por empaque, la sucursal y la cantidad, así como el número de productos diferentes que incluirá y la cantidad de piezas; en la sección Detalle del empaque (3) se observa el código de producto y la cantidad que se debe incluir en el empaque seleccionado. 

1.4 Selecciona la acción Imprimir instrucciones para Empaque (1) y se sugiere lo hagas en impresora (2). 

Las Instrucciones de empaque indican por caja los productos que debe contener, y permite realizar hasta dos validaciones.

 

2. Surtir.

2.1 Recolecta la mercancía a empacar, conforme a lo indicado en las Instrucciones de empaque.

 

3. Tomar una caja, pegarle la etiqueta provisional y empacar la mercancía según las instrucciones; cerrar la caja. Se deben seguir las instrucciones en orden de número de caja (NC), empezando por la caja 1. Ese también es el orden en que se imprimen las etiquetas provisionales.

Imprimir Etiquetas simplificadas

Se van a imprimir las etiquetas simplificadas que serán provisionales.

3.1 Selecciona con doble clic la acción Imprimir Etiquetas simplificadas (1). Recuerda que serán provisionales.

3.2 El sistema envía el mensaje: Por favor prepare la impresora con etiquetas de empaque simplificadas.  Acéptalo (2).

3.3 El sistema va a imprimir unas etiquetas semejantes a la siguiente, que deberás pegar en cada una de las cajas donde guardarás la mercancía y ayudarán en el empaquetado y registro de contenedores: el código de barras que presenta incluye el número de pedido y el número de caja.  

Estas etiquetas con código de barras, serán temporales y deberán ser sustituidas posteriormente por las definitivas.

3.4 Coloca la mercancía conforme a las Instrucciones, las casillas pueden ser de utilidad para validar hasta en dos conteos que sea la cantidad correcta.

 

4. Aproximar la caja a la PC de empaque; escanear el número de caja (NC) de la etiqueta provisional y escanear el HU; tomar un par de sellos, registrarlos y sellar la caja con ellos.

Registrar Contenedor y Sellos

4.1 Nuevamente en la ventana Empaque, selecciona con doble clic la acción Registrar Contenedor y Sellos (1). Despliega la ventana Registro de Contenedores: Serie Sellos (2).

4.2 Escanea el documento y el número de la caja, para este ejemplo L0000400001 (3) y oprime la tecla tabulador.

4.3 Escanea o digita el código del Contenedor de Liverpool HU (1) y oprime tabulador.

4.4 Enseguida el sistema solicita el Sello #1 de la caja 0001 (1). Regístralo y oprime tabulador.

4.5 Registra el segundo sello de la caja 0001 (1) y da tabulador.

Observa que en la parte superior de la ventana se ha registrado el número de caja, el código del contenedor UH y ambos sellos (1).

El sistema indica que todo está bien y puedes seguir registrando contenedores con sello.

Observa que en la ventana Empaque ya se registró el código del contenedor, así como sus sellos (1).  

5. Repetir los puntos 3 y 4 para cada caja. Las cajas cerradas se deben acomodar (quizá apilándolas) procurando mantenerlas en orden.

5.1 Finaliza el registro de los demás contenedores y sus sellos.

6. Al terminar todas las cajas, generar el ASN, subirlo al portal de Liverpool, obtener la cita y registrarla en Proscai (opción Establecer Cita y Fecha para ASN y Etiquetas). Se registra el número de la cita y su fecha y hora.

Para realizar la entrega de mercancía en PLAN, una vez registrados los contenedores es necesario generar el ASN para posteriormente obtener la cita.

6.1 Elige la acción Generar ASN (1). El sistema envía el mensaje: ¿Generar nuevo ASN (CSV)? Confirma la respuesta (2). El nuevo ASN debe tener la extensión .cvs

Despliega la ventana Etiquetas y ASN de Liverpool.

6.2 Como aún no se tiene cita, coloca una X en el campo Número de cita y acepta.  

6.3 Confirma el mensaje: ¿Desea generar el ASN solicitando cita para el ...? (1). 

6.4 Guarda el archivo generado con el nombre que desees, registrando la extensión .csv (1).

El nuevo ASN generado se presentará de la siguiente forma y está listo para ser cargado en el portal de Liverpool. El portal proporcionará la cita y fecha de entrega, datos que se incluirán en las etiquetas de embarque (EE).

6.5 Selecciona la acción Establecer Cita y Fecha para ASN y Etiquetas. (1), registra el número de la cita y el horario que te proporcionó Liverpool (2), si es necesario suma días para las etiquetas, y acepta la información (3). 

7. Imprimir las etiquetas de embarque (EE) y pegarlas en las cajas, de acuerdo con las indicaciones de Liverpool. Conforme se pega cada etiqueta de embarque definitiva, se desprende la temporal, pero primero se verifica que se trata de la caja correcta cotejando el número de tienda y el número de caja para esa tienda. Conviene también cotejar los HU.

7.1 Selecciona la acción Imprimir Etiquetas Simplificadas Definitivas (1), y prepara la impresora (2).

7.2 Obtendrás las etiquetas de entrega de mercancía, semejantes a la que se muestra.

7.3 Verifica la etiqueta contra la caja correcta cotejando el número de tienda, el número de caja para esa tienda y el HU, conforme pegas cada etiqueta de embarque definitiva y desprende la temporal.