Módulo Omnicanal

 ¡Aumenta tu presencia a través de diversos canales de venta!

Utiliza la estrategia de marketing omnicanal en Proscai:  

Realiza ventas desde cualquier lugar y gestiónalas desde el módulo Omnicanal.

Ofrece a los clientes:

• múltiples canales de compra 
• una experiencia de compra más completa y con menos barreras entre los medios online y offline: que lo vea en línea, se lo conozca en tienda y lo reciba en casa
• una experiencia totalmente unificada en múltiples dispositivos y canales de venta
• una experiencia de marca coherente entre tiendas físicas, aplicaciones y sitios web.

Beneficios:

• interactuar sin problemas con la marca a través de distintas plataformas, mejorando la experiencia global de la marca
• sin importar la naturaleza de la interacción, la experiencia del cliente será igual de excepcional
• integrar en Proscai todos los canales de venta: local comercial, eventos, dispositivos móviles, tienda en línea, marketplaces, redes sociales, etc.
• mejorar el flujo de ventas y atención al cliente
• impulsar tu negocio y elevar la satisfacción del cliente.

 

Configuración

Registrar medios de entrega omnicanal (carriers)

1. Ingresa a Proscai y ve a Datos generales. Del menú Datos generales elige la opción Catálogos 2 y selecciona Carriers Omnicanal (1). 

En la ventana Carriers Omnicanal se van a capturar los diferentes medios de entrega que manejarás: como recoger en tienda o a través de diversas paqueterías. La ventana la explicamos a continuación:

1 Transporte código alfanumérico máximo 3 caracteres.

1.1 Esta opción Recoger en tienda solamente se activará para la entrega en tienda (Pick in store).

2 Nombre o razón social de la paquetería (carrier).

3 Importe se refiere al valor mínimo de la venta que condicionará el costo del envío:

• (3.1) define el costo del flete si es menor (<) al importe de venta 
• (3.2) define el costo del flete si es mayor (>) al importe de la venta.

4 Radio la paquetería deberá indicarte el alcance de su servicio, indicado en kilómetros.

5 Tiempo máximo la paquetería deberá indicarte el tiempo que tarda en entregar el producto que será enviado, se debe expresar en minutos.

En el caso de "Recoger en tienda" (Pick in store) deberás expresas el tiempo máximo que tardas para cubrir el pedido.

6 Hora tope es el horario límite de recolección que se le indica a la paquetería para recoger el paquete.

7 Distancia máx / Tiempos la paquetería deberá indicarte la referencia de distancia/tiempo que te ofrece para cubrir su servicio, el tiempo va expresado en minutos y la distancia en kilómetros. 

8 URL si el proveedor te ofrece o cuenta con un servicio de rastreo, registra la URL que te proporcione la paquetería.   

9 Los campos Token, Tipo serv y Tipo de paquete son para información proporcionada por el carrier o paquetería cuando se han contratado servicios de integración, servirán para poder generar las guías desde Proscai. 

Enseguida te presentamos algunos ejemplos de medios de entrega:

Pick in store

Este medio de entrega es requisito para el uso de omnicanal.  Su código debe ser PIC y se utiliza para surtido y recolección de tiendas, por ello debe activarse la casilla Recoger en tienda (1), define el radio, el tiempo máximo para resurtir expresado en minutos, la hora tope y la distancia/tiempo (2).

Otras paqueterías Se sugiere registrar el nombre comercial del transporte (carrier).

Para este ejemplo, cuando el importe de venta sea menor a $499 se cobrará el envío, si el importe es mayor, no se cobrará.    Otro ejemplo donde el flete se cobra sin considerar el importe de compra.

Estos servicios de paquetería registrados (carriers de entrega) se mostrarán de forma automática en Parámetros (1), módulo Ventas y compras (2) parámetro 7 (3), y los encontrarás a través del botón Siguiente (4).

 

Definir Tipo de movimiento

1. Ubicado en la ventana Datos de la empresa (1), a través del botón Editar (2) define en el campo Pedido Omnicanal (3) el tipo de movimiento que usarás para los pedidos que se generen desde los diferentes canales de venta que tengas integrados, así serán visibles desde punto de venta. 

Para este ejemplo se usará el tipo de movimiento W que se dará de alta a continuación, deberás validar las letras disponibles.

2. Busca el tipo de movimiento P Pedidos y a través del botón Duplicar podrás generar este nuevo tipo de movimiento al que deberás definir la letra correspondiente, en este ejemplo W para pedidos POS (1) y  deberá mantener las mismas afectaciones del tipo de movimiento Pedidos (2). Se sugiere que el folio inicie en ceros.

Solo en caso de manejar Seller Center deberás activar la casilla Aparta inventario web (a).

Registro de forma de pago SAF

1. Registra la forma de pago POS SAF Saldo a favor (1), activa la casilla Default (2), indica el Método SAF (3) y activa el Tipo Otro (4). Asigna la moneda y la forma de pago SAT correspondiente (5). Consulta con tu contador la afectación de las cuentas bancarias y contables, así como los datos fiscales. 

2. En cada tienda que use el mecanismo omnicanal (1) activa la forma de pago (2) SAF Saldo a favor (3). 

Definir actividad de tiendas

Es necesario definir en cada tienda / almacén que use el mecanismo omnicanal, los métodos de entrega que va a ofrecer a sus clientes. 

1. Busca o da de alta el almacén específico (1). Valida que cuenta con el registro de su geolocalización definida en los campos Latitud y Longitud (una vez registrado el código postal, Proscai se conecta con Google maps para asignarla) (2).   

2. Haz clic en el botón Envíos Omnicanal (3).

Despliega la ventana de Carriers que enlista las opciones de entrega que hayas registrado previamente y su estatus (1) así como las opciones de servicio (2):

• Entrega en tienda: permite que esta tienda se muestre como disponible para entregas en tienda, ya sea que la venta se realice en tiendas físicas o en línea.
•  Surte Omnicanal: significa que este almacén surte por paquetería los pedidos que vengan por los diferentes canales de venta. 

3. A través del botón Cambio (1), activa con doble clic el carrier PIC, este es de caracter obligatorio.

4. Activa también cada uno de los carriers que utilice esta tienda y observa que agrega un * (2). Activa también la casilla Entrega en tienda (3) y finalmente guarda el registro.

 

 

Registrar servicio de flete

1. Ve al módulo Inventarios y busca o define el servicio de flete con código ZFLETE, este servirá para el envío omnicanal (1). Deberá estar marcado como servicio y contar con su clave CFDI.

 

Productos

Los productos deberán contar con inventario/existencia en la tienda que vaya a surtir (1) para poder generar el pedido del cliente, ya que de esta forma se garantiza cubrir la entrega.  

 

Clientes

Omnicanal trabaja con clientes registrados, es importante que cuenten con los datos de Dirección, Teléfono y Celular (1), así como su e-mail (2).  
En caso de no estar registrado, deberá ser dado de alta antes de iniciar el pedido.

 

Estrategia Omnicanal

Existen 3 escenarios posibles de funcionamiento omnicanal:

• a) se cuenta con un área específica de e-comerce y todo se surtirá desde un CeDis, todo se envía por paquetería.
• b) cuando todo el producto se surte desde las tiendas y no se cuenta con CeDis. 
• c) cuando el cliente final compra desde medios virtuales y no quiere que se lo envíen por paquetería, prefiere recoger su compra en la tienda más cercana.  

 

Acceso al módulo Omnicanal

1. Para ingresar al módulo Omnicanal debes estar firmado como cajero/usuario, y del menú POS elige Omnicanal o presiona la tecla de función F7 (1).

Despliega el menú Omnicanal que permite realizar diversas tareas:

1. Alta pedido: Permite generar un pedido desde punto de venta a un cliente registrado, se deberá definir el tipo de entrega y el momento del pago para poderlo generar. Este pedido se verá reflejado en la tienda seleccionada donde se entregará el producto, y el pago se verá reflejado al momento del corte en la tienda que lo cobre.

2. Cargar Pedidos: permite visualizar todos los pedidos que están pendientes de surtir, que se han recibido por los diferentes canales de ventas y fueron asignaron a la tienda/almacén.

3. Consulta: Se usa para buscar cualquier ticket de venta, ya sea por número de ticket de Proscai o la referencia del canal de venta. 

4. Pedido a ticket: a través de este botón se surte el pedido seleccionado, se procede al pago, se define la entrega y se finaliza el ticket.

5. Imprimir: Permite imprimir el pedido seleccionado.  

6. Dirección: Muestra la dirección de entrega del pedido.
Permite copiar la información para posteriormente generar la guía de la paquetería.

7. Rechazar: cuando Proscai asigna alguna tienda para entrega o surtir el pedido, la tienda podría rechazarlo si no cuenta con el producto físicamente o éste se encuentra dañado y no puede ser surtido. Proscai lo asignará a otra tienda.

8. Entregas: permite la gestión de entrega de mercancía manteniendo el control en tiendas. 

9. Caja: permite cobrar con caja independiente.    

El sistema notificará en punto de venta a través de la campanita que se muestra en el lado superior derecho de la ventana, la recepción de pedidos prepagados que fueron asignados a esa tienda y se deberán surtir.

 

Funcionamiento

Se van a simular dos escenarios:

a) alta y recepción de pedidos omnicanal en la tienda

b) donde se reciben pedidos desde cualquier canal (vía Seller Center)  

 

a) Alta de pedido en POS y surtido desde tiendas

Una mecánica de manejo omnicanal corresponde a los pedidos generados directamente desde las tiendas y se le puede facilitar al cliente la entrega en la tienda que desea o le quede más cercana, o pueda ser enviado por paquetería a cualquier otra dirección. El sistema decide qué tienda será la que surta de acuerdo con la dirección de entrega del cliente.
Para este escenario se van a realizar 3 ejemplo.

Ejemplo 1. Pago en tienda con envío por paquetería.

NOTA: Si el cliente no está registrado, primero deberás darlo de alta en el sistema, es importante que incluyas todos sus datos.

1. Firmado como cajero, en este ejemplo en la tienda 002 (1), selecciona del menú POS el botón Omnicanal (2). 

2. Haz clic en el botón Alta Pedido (1).

3. Asigna al agente, registra el código del cliente (1) y captura los productos que va a comprar (2), haz clic en el botón Pagos (3).

Se despliega la ventana Datos Omnicanal (1), en la cual observamos los diversos tipos de entrega que pueden ser utilizados (2) y conforme al que el cliente elija, se habilitarán las opciones disponibles para el momento de pago (3).

• Para la entrega, el cliente podrá elegir si lo recoge en otra tienda, o se le envía a domicilio por servicio propio, o se le envía por paquetería. Se mostrarán un máximo de 12 tiendas que cumplan con el inventario y la cercanía; aunque es posible buscar la tienda en alguna otra localidad a través del código postal. De ser necesario, será posible registrar una nueva dirección de entrega y seleccionar la paquetería a utilizar conociendo el costo correspondiente por el servicio. 
• El momento del pago puede variar conforme al tipo de entrega seleccionado, pudiendo ser Prepago, En espera de pago, en la Tienda donde lo recogerá, Contra entrega o Pos pago. 

4. Para este ejemplo se elige la entrega por paquetería (1) y enseguida enlista la dirección registrada del cliente, selecciónala dando doble clic (2) y agregará su geolocalización en el campo Observación. 

El sistema obtiene la ubicación.

Enlistará las paqueterías disponibles y su costo (1).

5. Para este ejemplo se elige la paquetería FEDEX que tendrá un costo de 40 pesos (1). El sistema define la tienda que entrega, para este ejemplo será la 003 (2) y agrega el Carrier elegido (3). El momento de pago elegido será Prepago (es decir, esta tienda lo cobrará) (4). Finaliza este proceso a través del botón OK (5).

NOTA: Si el cliente quisiera que la compra se entregara (1) en otra dirección, se deberá agregar desde esta ventana, haz clic en el botón Alta Dirección (2) y captura todos los datos que te solicita la ventana (3), y guarda el registro (4). 

Una vez que se muestra la dirección previamente registrada (1), puedes seleccionarla y proceder a seleccionar la paquetería (2) y continuar de forma tradicional.

6. Registra el pago conforme a lo que indique el cliente (1) y finaliza la venta (2).

7. Para el ejemplo se generó el pedido W00301, acepta el mensaje (1).

La venta queda registrada en los tickets de la tienda porque aquí se gestionó la venta y recibió el pago (1), muestra los productos y el servicio de paquetería (2).

 

Por su parte en la tienda asignada para la entrega de la mercancía, en este ejemplo la tienda 003 (1), se observa la campanita de notificaciones (2) indicando que la tienda tiene pedidos pendientes de surtir (2), se agregó el pedido W00301 generado en la tienda 002 (3) y se observa el estatus del pedido (4).

1. Cuando el cajero observa la notificación, hará clic en la campanita (1) y se despliega la ventana Notificaciones indicando el pedido generado que deberá surtir (2); cierra la ventana de notificaciones.

2. Selecciona el pedido en cuestión (3).

3. Asigna al agente y con tabulador valida el código de cliente (1), haz clic en el botón Pagos (2).

4. Observa que se muestra como forma de pago SAF saldo a favor (1) pues ya fue pagado, y finaliza el ticket (2).

Se genera el ticket correspondiente

El pedido W00301 desaparece de la ventana de la tienda 003 y se deberá gestionar el envío de la mercancía.

5. Si deseas eliminar la notificación en la tienda (1), abre la ventana y selecciona el pedido surtido (2), a través del botón Borrar seleccionados se eliminará (3). 

 

Ejemplo 2. Pedido generado y pagado en una tienda para recoger en otra tienda

Para este ejemplo se va a generar una venta omnicanal en la tienda 003 para que el cliente lo recoja en tienda 002.

1. El cajero selecciona del menú Omnicanal(1) la opción Alta pedido (2).

2. Asigna el agente y registra el código del cliente (1), carga los productos que el cliente desea adquirir (2) y procede al pago (3).

3. En la ventana Datos Omnicanal se define la entrega en Tienda (1) y se selecciona la tienda específica donde se recogerá el producto (2), para este ejemplo la tienda que entrega será la 002 (3), el pago se realizará en este momento en la tienda 003 (4) y guarda la información (5).

4. Registra el pago del cliente de forma tradicional (1) y finaliza la venta (2).

5. El sistema avisa que se generó el pedido W00305 (1).

6. En la tienda 003 se queda el pedido porque ahí se gestionó la venta y se registró el pago (1).

 

Por su parte, el cajero de la tienda 002 recibirá a través de la campanita la notificación (1) que corresponde al pedido W00305 que le fue asignado (2) y deberá preparar para su entrega.

1. Del menú Omnicanal (1) selecciona Cargar Pedidos (2) y se enlistarán los pedidos omnicanal que tenga pendientes la tienda. Al seleccionar el pedido específico se observan las condiciones: será entregado en tienda y ya fue pagado.

2. Selecciona ahora el botón Pedido a ticket (3).

3. Define el agente y confirma el código del cliente (1), haz clic en el botón Pagos (2).

4. El cliente tiene saldo a favor porque el pago ya se realizó (1) en la tienda origen, finaliza el proceso (2).

5. Se genera el ticket correspondiente.

Observa que una vez finalizado, el ticket no queda en esta tienda, pues fue pagado en la tienda origen 003.

Ejemplo 3. Buscar tienda por código postal 

Cuando la compra se realiza en una tienda, para el siguiente ejemplo 002 en Satélite y se desea recoger en otra ubicación cercana algún punto, podrás registrar el código postal para que el sistema te muestre las tiendas más cercanas a ese código postal, y de ese listado se elija la más cómoda para el cliente. 

1. Se genera una venta omnicanal a un cliente previamente registrado (1) y se procede al pago (2).

2. El tipo de entrega será en Tienda (1), se registra el código postal conocido (2) para buscar tiendas cercanas (2) y se oprime el botón Opciones Pick (3).

3. Presenta y reordena la lista de tiendas que cuentan con producto, cercanas al código postal buscado, para este ejemplo se selecciona la tienda 001 (1), esta se registra como tienda de entrega (2). El producto será pagado en este momento (3), continua de forma tradicional.

4. Registra el pago conforme con lo que te indique el cliente (1).

5. Se generó el pedido correspondiente (1) que deberá ser indicado al cliente.

Por su parte la tienda que entregará la mercancía (1) recibe la notificación (2) e identifica el pedido (3), en este ejemplo la tienda 001. 

1. El cajero oprime el botón Cargar pedidos (1) del menú Omnicanal, selecciona el pedido a surtir (2), observa sus condiciones (3) y hará clic en el botón Pedido a ticket (4). 

2. Se registra el código del agente, valida con tabulador el código del cliente (1) y presiona el botón Pago (2).

3. Se observa el pago realizado previamente como SAF Saldo a favor (1), finaliza el ticket (2).

4. Se genera el ticket correspondiente.

El ticket se elimina de la lista de esta tienda (1). 

 

Cuando el pedido es surtido, aparecerá como ticket en la tienda que fue pagado (1). 

De esta forma se gestionan los pedidos omnicanal generados desde el punto de venta.

 

 

b) Surtido de pedidos de cualquier canal 

Para explicar este escenario se van a desarrollar dos ejemplos, donde los pedidos generados en línea se verán reflejados en punto de venta.

Ejemplo 1. Comprar en línea y enviado por paquetería  

1. Registrado como cajero/usuario, del menú POS (1) oprime el botón Omnicanal (2).

Se despliega el menú omnicanal.

2. Haz clic en el botón Cargar pedidos (1) y observa que enlista todos los pedidos que tiene la tienda pendientes de surtir (2).
Se identifican porque inician con la letra del tipo de movimiento que se definió, en este ejemplo fue W, continua una referencia larga asignada por el canal de ventas y enseguida se indica su estatus, la forma en que será entregado el pedido (T = Tienda, D = Domicilio, etc.) y el momento del pago (P = prepago, T = en Tienda, etc.).  

3. Elige el pedido a surtir (1), para este ejemplo el W00289 y se observa que será entregado por paquetería, el pago se realizó en la plataforma de venta, indica el número de referencia para el cliente o carrito, así como el canal de venta (2). En este ejemplo no existe cargo de paquetería porque supera el importe mínimo.

4. Haz clic en el botón Pedido a ticket (3).

5. Asigna el agente (1) y con tabulador confirma el código del cliente, haz clic en el botón Pagos (2) o presiona F1.

6. Observa que el importe a pagar se muestra en ceros (1), porque existe un pago SAF saldo a favor que corresponde al pago ya realizado por el cliente (2), finaliza el ticket (3). 

Dependiendo de la paquetería seleccionada por el cliente, podría solicitarte el registro de la guía. Consulta el artículo Paso 6 Gestión de pedidos de diferentes canales de ventas.  

El sistema queda en punto de venta normal para continuar trabajando de forma tradicional.
Si deseas revisar los pedidos Omnicanal, el pedido fue eliminado tras haber sido surtido. 

El pedido queda registrado en la tienda 002 porque fue quien vendió. 

En este ejemplo, la tienda 001 solo fue gestión de entrega.

Ejemplo 2. Comprar en línea y recoger en tienda

Cuando el cliente decide recoger su compra en línea en la tienda que eligió, el proceso es muy sencillo.

1. El cajero deberá identificar el pedido correspondiente, para este ejemplo el W00295 (1) e indica que se entrega en tienda y ya fue pagado (2), oprime el botón Pedido a ticket (3). 

2. Asigna el agente y valida el cliente con tabulador (1), haz clic en el botón Pagos o presiona F1 (2).

3. El pago se refleja como forma de pago SAF saldo a favor (1), finaliza el ticket de forma tradicional.

Se genera el ticket correspondiente.

Se observa en el listado de tickets generados (1) de la tienda porque fue quien vendió. 

De esta forma el cajero podrá irle dando salida a los pedidos generados y que deben ser surtidos desde su tienda.

 

Uso del botón Consulta 

Este botón es de utilidad para:

• cuando es necesario reimprimir un ticket de venta
• cuando la  tienda es receptora de devoluciones de compras en línea, consulta el artículo Devoluciones de Ventas en línea. También te puede ayudar el artículo Convertir el ticket en negativo para devolución. 

 

Uso del Botón Rechazar

Cuando la tienda tiene asignado un pedido y al momento de surtir observa que la mercancía no es apta para ser entregada, tiene la posibilidad de rechazar el pedido y se asignará a otra tienda.

1. Identifica el pedido, para este ejemplo será el W00302 (1) y haz clic en el botón Rechazar (2).

2. Confirma que deseas rechazar el pedido (1).

El pedido es eliminado de la lista de pedidos pendientes en la tienda (1).

El sistema reasignará automáticamente a otra tienda, buscando el almacén que tenga existencia.  

2. En el caso de que el sistema no pueda reasignar la tienda, el área encargada deberá reasignar el pedido a una tienda manualmente surtiendo el producto.  

 

Importante:

Cuando un producto no tiene existencia en ningún almacén marcado como omnicanal, el sistema te enviará un mensaje y lo eliminará de la lista.