04. CE - Ejercicios

Facturación directa

Se elaborarán varios ejemplos con productos de diversos perfiles para que veas los efectos.

1. Genera una factura para el producto general y timbra el documento para que tenga el estatus de Timbrado. 

Se genera la póliza de ventas, busca la póliza en el módulo de Contabilidad.

Observa que la póliza de ventas detalla el cliente, el IVA y la cuenta de ventas, además tiene la identificación del documento implicado.

2. En el módulo de Bancos registra el pago.

3. Busca la póliza de ingresos generada.

Observa que el proceso hasta aquí es semejante a como se venía haciendo y no hay cambios en la estructura de la póliza.

4. Genera la miscelánea del documento con la fecha actual para el recibo.

5. Revisa la póliza generada.

Observa que aparece el traslado de IVA, del facturado al efectivamente cobrado.

 

Registro de pasivos

Recuerda haber asignado los perfiles correspondientes y la información complementaria.

1. Del módulo Recepciones, menú Recepciones elige la opción Gastos Múltiples.

2. Registra varios pasivos de manera normal.

En cada documento aparece el status en que se encuentra, P = pendiente de UUID, T = vinculado a su UUID.

Cada pasivo generó de manera automática su póliza detallando en la cuenta correspondiente, los importes previamente capturados y el desglose de los impuestos.

IMPORTANTE: En el caso de todas las recepciones, ya sean de mercancía como de pasivos, deberán vincularse con el UUID de cada documento.

En la carpeta de CFDIPRVS tienes copia de todos los archivos enviados por los proveedores. Hasta este momento se encuentran vacías las carpetas ERRORES Y YA.

Para ligar los CFDI a cada recepción se corre un proceso que vincula las recepciones, (el contador deberá determinar la frecuencia), este proceso carga los XML que correspondan al RFC registrado en la base de datos, en la ventana Dirección del módulo Datos generales.

3. Selecciona del menú Contabilidad la opción Administrador de Documentos Electrónicos (ADE)

Este proceso analiza y cargará únicamente los XML que sean válidos.

El sistema revisará la carpeta donde se guarda la copia de los CFDI de los proveedores y acreedores, si existieran errores estos archivos serán enviados automáticamente a la carpeta ERRORES y envía un aviso.

Además renombrará y validará que los archivos movidos a la carpeta YA sean documentos realmente validos:

  • Valida que sean realmente dirigidos a tu empresa, es decir que incluyan tu RFC correcto.
  • Valida que sean archivos en formato XML de un CFDI (que no hayan enviado pdf o txt, etc.).
  • Valida que no sean archivos duplicados.

4. Cierra el mensaje de errores.

Al revisar la carpeta CFDIPRVS se observa que está vacía.

En la carpeta ERRORES están los archivos que no pasan la prueba de validación.

En el caso de la carpeta YA se encuentran ahora los XML leídos y validados, además los renombra consecutivamente.

Inicialmente la ventana Administrador de Documentos Electrónicos (ADE) se muestra vacía.                                           

5. Haz clic en el botón Carga documentos.

Enseguida muestra un cuadro de diálogo donde podrás filtrar los documentos, ya sea por razón social, RFC,  Tipo de documento [RE (recepción), RG (Recepción de Gastos), NO (Nómina)], rango de documentos, Nuestro [1 si son nuestros como Nómina ó 0 si son de los de proveedores ), RFC validado o rango de fechas.

6. Para este ejemplo se deja en blanco para que cargue todo.

Dejará a la vista los archivos XML válidos, que además se encuentran marcados en la columna OK. El 1 indica que el RFC se encuentre correcto dentro de la base de datos y el 0 indica que se tiene que corregir en la base de datos el RFC del proveedor o acreedor, ya que existe diferencia con el XML.

El botón RFC pendiente deja a la vista aquellos documentos cuyo RFC no ha sido validado, es decir que aparecen con 0 en la columna OK.

El botón No ligados mostrará en ventana únicamente los documentos que aún no traen referencia (número de recepción interna de Proscai) en la columna Documento.   

El botón RE/RG permite alternar la vista entre RE (recepciones) y RG (recepciones de gastos).

El botón Alta proveedores ejecuta una rutina que registra proveedores no encontrados en Proscai (por que no están registrados o detecte diferencias en el RFC), sin embargo ya podrían estar registrados y serían duplicados, por eso le advierte: “Esta rutina da de alta a los proveedores que no existan en el sistema, la validación se hace por medio del RFC y podría duplicar los proveedores existentes. ¿Continúo?”.

Por este motivo se recomienda realizar la revisión/corrección manualmente de los proveedores que sí identifique y dejar este proceso para los no registrados.

El botón Alta Empleados será de utilidad para registrar a los empleados a través de un archivo de texto. Busca el tema Alta masiva de empleados en el documento 07. CE - Lectura y procesamiento de archivos XML de Nóminas.

Por el momento, en esta ventana no hay ninguna referencia a Documentos, pero aparece el UUID que trae el XML.

7. En el módulo Recepciones, selecciona del menú Recepciones la opción Concilia CFDI´S.

En la parte superior se enlistan los XML validados y correctos en su RFC.

En la parte inferior se encuentran los pasivos registrados.

A través del botón Busca exactos se vinculan los CFDI con sus recepciones y crea la liga entre ellos para asociarlos con el UUID.

De esta manera el sistema registrará en la columna Línea de abajo, del documento vinculado, el número del CFDI de arriba que le corresponde y el sistema irá marcando cuantos documentos ha encontrado.

Otra forma de vincular los CFDI con sus recepciones y asociarlos con el UUID, es ligarlos manualmente, uno a uno a través del botón Vincula Manual.

8. Para ligar los documentos automáticamente haz clic en el botón Buscar exactos, con esto se está indicando al sistema que identifique los archivos correctamente.

En la columna Línea de las recepciones, aparece el número consecutivo de Línea de los archivos CFDI que corresponden entre sí.

Si en la parte superior ha quedado algún documento sin ligar, es porque ya se encuentra en la carpeta CFDIPRV la copia del XML pero aún no se ha registrado la recepción en Proscai. Por su parte, también podrían existir recepciones registradas en Proscai de las cuales aún no recibe el CFDI.

10. Una vez que los documentos fueron ligados, haz clic en el botón Registra para vincular automáticamente los CFDI con sus recepciones.

Al momento de registrar la vinculación, elimina las líneas emparejadas dejando únicamente los archivos pendientes de relacionar, (de arriba y de abajo).

11. Para ligar manualmente los documentos, selecciona el CFDI y selecciona su recepción o pasivo correspondiente, enseguida haz clic en el botón Vincula Manual.

12. Solicita confirmar la vinculación de ambos documentos.

13. Observa las columnas Línea, ya vinculó los documentos. Finalmente haz clic en el botón Registra.

El documento desaparece de la ventana.

14. Regresa al módulo Contabilidad para ver los XML, opción Administrador de Documentos Electrónicos (ADE), donde ya cuenta con la referencia al número de documento al que fueron vinculados.

Al revisar ahora el estatus de sus recepciones, observa que presentan una T = ya vinculadas con su UUID.

15. Selecciona un documento de los vinculados a su UUID, con estatus T, para este ejemplo el pasivo R00183.

16. Haz clic en el botón Comentarios del documento.

Observa que ya se encuentra vinculado con el UUID.

RECUERDA: es necesario volver a cargar los XML en la ventana Administrador de Documentos Electrónicos (ADE) del módulo Contabilidad, después de corregir los RFC de los proveedores y acreedores que tenían alguna diferencia en la base de datos contra el CFDI, para que permita vincularlos.

 

Programar pagos de documentos vinculados

Proscai validará que los documentos se encuentren en el estatus T para poder ser pagados, y se realiza de forma normal a través del botón Pagos del módulo Bancos (forma tradicional) o realizarse de manera más ágil a través de Programar pagos (forma recomendada).

1. En el módulo Proveedores, selecciona del menú Proveedores la opción Programar pagos.

2. Haz clic en OK del cuadro de diálogo que aparece, enlista todos sus documentos pendientes de pago. Identifica las recepciones.

Observa que en la columna CFD se indica el status del documento, P (pendiente de conciliar) y T (ya cuenta con su UUID).

3. Selecciona algunos de documentos T, oprime el botón 0 para indicar que harás el pago en esta semana.

Los documentos quedan registrados ahora con la semana 0.

4. Haz doble clic sobre cada documento para que les asigne el status de que serán pagados (se marcarán con un * en la columna Sel).

5.  Ahora oprime simultáneamente la tecla Ctrl + clic para seleccionar el rango de documentos y haz clic en el botón Paga.

6. Registra la cuenta del banco del cual vas a generar el cheque o la transferencia, así como la fecha.

Recuerda que si vas a pagar por transferencia, es necesarios tener registradas la cuenta CLABE del proveedor y del banco.

7. Oprime OK.

Observa que deja en pantalla los documentos pagados y permite imprimir el reporte de relación de pagos.

8. Haz clic en el botón OK para imprimir en pantalla el reporte.

Genera las pólizas correspondientes, una por proveedor, y en el caso de varios documentos de un mismo proveedor, aparecen desglosados los documentos.

9. Realice la miscelánea del documento, para ello selecciónelo y haga doble clic sobre él.

10. Haga clic en el botón Recibo pago y registre la fecha en que se trasladen los impuestos.

11. Revise la póliza y observe que parecen los impuestos desglosados por documento.

 

Carga automática de XML (solo pasivos, deber ser CFDI)

Si utilizas la opción de producto base, es decir generar un pasivo con tan sólo leer un archivo XML, esto facilitará el registro de los gastos fijos y constantes.

Es necesario ligar al proveedor con un servicio previamente registrado en el catálogo de productos, el cual ya cuenta con su perfil asignado, agilizando la generación de pasivos por luz, teléfono, agua, arrendamiento y/ó fletes.

1. Registra en el módulo de Recepciones una recepción directa y captura en el campo Proveedor la palabra XML, el sistema abrirá la ventana para seleccionar el archivo a procesar.

2. Selecciona el archivo indicado.

En el cuerpo del documento aparecerá el proveedor al cual esté ligado el RFC contenido en el XML, así como el servicio y los montos calculados por el sistema, según su perfil.

También puedes observar los datos para hacer la Validación XML, los importes y el desglose de los impuestos.

3. Valide los datos y haga clic en el botón Aceptar.

Este proceso cambia el estatus del documento indicando que es T (documento vinculado UUID), colocando el archivo XML con la referencia de su recepción, dentro de la carpeta YA.

4. Realiza el pago y el traslado de impuestos de manera normal.

 

Alta Proveedores desde de ventana ADE

1. Se agregaron 4 archivos XML de proveedores a la carpeta CFDIPRVS.

2. Al oprimir botón Carga documentos, manda un mensaje de 3 documentos de proveedores validados.

Y después de 1 documento no validado.

Dejando en ventana los documentos. Observa que en la columna OK aparecen 3 documentos con el RFC validado (columna OK) y 1 sin validar, es decir no lo encontró.

mceclip0.png

3. Haz clic en el botón Alta proveedores y observe que se despliega la ventana Asignación Proveedores.

Del lado izquierdo aparecen los documentos no validados y del lado derecho los servicios registrados en la base de datos.

mceclip3.png

Abajo se muestran botones con los que podrá asignar el perfil de impuestos al proveedor, modificar el tipo de proveedor según sea el caso, registrar automática al proveedor (consulte el tema Registro y generación de pasivos con proveedores express ) y una vez que identifique el tipo de servicio que le ofrece, darlo de alta.

4. Selecciona el proveedor y una vez identificado el servicio, haz doble clic sobre el servicio.

Observa que se registra el código del proveedor en la columna Perfil del proveedor.

mceclip1.png

5. Ahora haz clic en el botón Alta proveedores para que se registre en el módulo de proveedores.

6. Pide confirmar que si deseas dar de alta el proveedor.

7. Informa que la validación fue correcta, haz clic en el botón OK.

Aparece validado con su RFC en la ventana principal, y queda listo para proceder de forma normal.

8. Ve al módulo Proveedores y búscalo.

El sistema registra al proveedor con un código consecutivo que podrás editar conforme a la estructura que manejes.

El sistema registra al proveedor, con su Razón social y RFC.

9. Haz clic en el botón Varios y observa que se asignó el servicio como Producto Base del proveedor.

Agregue los datos completos del proveedor.

 

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