02. CE - Requisitos previos

Contabilidad en medios electrónicos con Proscai

En Proscai hemos desarrollado las adecuaciones necesarias para cubrir los requerimientos fiscales que permitirán tener la estructura y el desglose necesario de los datos, para generar los archivos mensuales solicitados así como el detalle de las pólizas en caso de ser requeridas por la autoridad.

En el catálogo de cuentas será necesario incluir a todos los acreedores y crear las cuentas de impuestos con el detalle requerido, así como registrar el código agrupador de cuentas y el código del banco correspondiente, tal y como lo señala el SAT.

Con base a esas cuentas, se creará un catálogo de perfiles de impuestos (a manera de guía contabilizadora)  de acuerdo a las características de los productos y servicios que manejes para que posteriormente se asigne a cada uno de los productos el perfil correspondiente, de esta forma al momento de realizar diversas operaciones de compra-venta y generación de pasivos, pagos, depósitos y traslados de impuestos, se generen las pólizas al detalle requeridas, que a su vez se verán reflejadas en la balanza, cubriendo con esto los 3 puntos estipulados por el SAT que conforman la Reforma de la Miscelánea fiscal 2014.

Considerando todo lo anterior, a partir de ahora deberá generarse una póliza por cada documento elaborado, eliminando la práctica de pólizas por periodos (póliza de ventas, compras, traslados de IVA, IEPS e ISR).

A su vez, cada uno de los documentos recibidos (recepciones y pasivos en formato XML de CFDI) serán vinculados a su UUID, y referenciados al número de documento en Proscai para facilitar su posterior identificación. En el caso de los pasivos (requiere que se hagan a través de la recepción de Gastos Múltiples), se podrán importar los XML para su vinculación instantánea y poder proceder al pago. 

NOTA: Únicamente las versiones de Proscai SQL tienen la capacidad de guarda los archivos XML dentro de la base de datos.

IMPORTANTE: Las cuentas contables aquí mencionadas, son sólo un ejemplo; la estructura y nomenclatura son responsabilidad del contador de tu empresa. Así mismo, la información obtenida en balanzas y pólizas generadas deberán ser validadas por el personal de tu empresa. Por lo tanto, será responsabilidad de cada cliente validar que la información reflejada en los diversos archivos o formatos sea la correcta, así como del resguardo de los archivos XML originales, Soporte Proscai no asume ninguna responsabilidad en el contenido de la información ni en el resguardo de los mismos.

Requisitos previos

Verificar que los RFC de clientes, proveedores y acreedores se encuentran registrados correctamente.

Es recomendable que el cierre contable 2013 ya se haya realizado.

Para resguardar los archivos XML dentro de la base de datos, los generados a los clientes y los recibidos por parte de los proveedores y acreedores, deberás tener la base de datos en SQL. Esto ofrece además mayor seguridad y agilidad en su manejo.

Es responsabilidad del cliente resguardar en una carpeta específica todos los archivos XML originales que recibas de los proveedores. Para trabajar con Proscai (tanto en el modo de pruebas como en productivo) utiliza una copia de los originales, por ningún motivo utilices o deseches los XML originales.  

Genera un RESPALDO de la base de datos para utilizarlo como base de pruebas (Consulte el tema Bases de datos para pruebas).

Previamente deberás tener instalada la última versión de Proscai, descárgala directamente desde nuestro portal https://portal.proscai.com

Ajustes en el catálogo de cuentas

Es necesario revisar y validar la estructura del catálogo de cuentas creando las cuentas de detalle (impuestos) que sean necesarios a partir de los productos y/o servicios a la venta y de los servicios contratados. Dentro de los cuales se encuentran el IVA, la retención del IVA, Retención del ISR y los IEPS. Considerando las cuentas necesarias de VENTAS y de COMPRAS y los Impuestos efectivamente cobrados y pagados.

Anteriormente el catálogo de cuentas debía incluir el desglose del IVA de Ventas y el IVA efectivamente cobrado.

Bajo la nueva estructura serán necesarias las cuentas desglosadas de Retención de IVA e ISR para ventas y para compras, según tu actividad.

 Inclusive podrás desglosar las cuentas de Ventas, Compras y Devoluciones.

VENTAS

COMPRAS

En caso de manejar IEPS, deberás registrarlo con las diferentes tasas, según tus necesidades:

Con base a estas cuentas y las características de los productos se generan los perfiles de impuestos que requieras, considerando el tipo de IVA, otros impuestos, las retenciones posibles con las diferentes tasas, etc., para que posteriormente solo asignes el perfil correspondiente a cada producto.

Características de los productos

NOTA: Es importante considerar el uso de Centros de costos dentro del catálogo de cuentas en el caso de manejar tiendas, o bodegas, o centros de actividades o diversos departamentos, con el fin de unificar las cuentas en las cuales se agruparán las ventas y gastos.

Referencia:

ARTÍCULO 33 DEL REGLAMENTO DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN, CAPÍTULO IV, De la Contabilidad:

Artículo 33.- Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente:

XII. Establecer por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada sucursal o establecimiento, incluyendo aquéllos que se localicen en el extranjero;

http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5339148&fecha=02/04/2014

La información contable que antes se registraba en el módulo Proveedores e Inventarios, se concentrará ahora en el Perfil de impuestos del producto, por lo que será necesario correr una rutina para preparar la base de datos a la nueva miscelánea fiscal 2014.