02. CE - Requisitos previos

Contabilidad en medios electrónicos con Proscai

Proscai cubre los requerimientos fiscales que permiten tener la estructura y el desglose necesario de los datos para generar los archivos mensuales solicitados por el SAT, así como el detalle de las pólizas en caso de ser requeridas por la autoridad.

El catálogo de cuentas debe incluir a todos los acreedores y crear las cuentas de impuestos con el detalle requerido, así como registrar el código agrupador de cuentas y el código del banco correspondiente, tal y como lo señala el SAT.

Con base a esas cuentas, se creará un catálogo de perfiles de impuestos (a manera de guía contabilizadora) de acuerdo con las características de los productos y servicios que manejes para que posteriormente se asigne a cada uno de los productos el perfil correspondiente, de esta forma al momento de realizar diversas operaciones de compra-venta y generación de pasivos, pagos, depósitos y traslados de impuestos, se generen las pólizas al detalle requeridas, que a su vez se verán reflejadas en la balanza, cubriendo lo estipulado por el SAT.

Considerando lo anterior, deberá generarse una póliza por cada documento elaborado, eliminando la práctica de pólizas por periodos (póliza de ventas, compras, traslados de IVA, IEPS e ISR).

A su vez, cada uno de los documentos recibidos (recepciones y pasivos en formato XML de CFDI) serán vinculados a su UUID, y referenciados al número de documento en Proscai para facilitar su posterior identificación. En el caso de los pasivos (requiere que se hagan a través de la recepción de Gastos Múltiples), se podrán importar los XML para su vinculación instantánea y poder proceder al pago. 

IMPORTANTE:

Las cuentas contables aquí mencionadas son sólo un ejemplo; la estructura y nomenclatura son responsabilidad del contador de tu empresa. Así mismo, la información obtenida en balanzas y pólizas generadas deberán ser validadas por el personal de tu empresa. Por lo tanto, será responsabilidad de cada cliente validar que la información reflejada en los diversos archivos o formatos sea la correcta, así como del resguardo de los archivos XML originales, Soporte Proscai no asume ninguna responsabilidad en el contenido de la información ni en el resguardo de los mismos.

Requisitos previos

Verificar que el RFC de los clientes, proveedores y acreedores se encuentran registrados correctamente.

Es recomendable que el cierre contable se haya realizado.

Es responsabilidad del cliente resguardar en una carpeta específica todos los archivos XML originales que recibas de los proveedores. Para trabajar con Proscai (tanto en el modo de pruebas como en productivo) utiliza una copia de los originales, por ningún motivo utilices o deseches los XML originales.  

Genera un RESPALDO de la base de datos para utilizarlo como base de pruebas (consulte el tema Base de datos Productiva / no productiva (pruebas)).

Previamente deberás tener instalada la última versión de Proscai, descárgala directamente desde nuestro portal https://portal.proscai.com

Ajustes en el catálogo de cuentas

Es necesario revisar y validar la estructura del catálogo de cuentas creando las cuentas de detalle (impuestos) que sean necesarios a partir de los productos y/o servicios a la venta y de los servicios contratados. Dentro de los cuales se encuentran el IVA, la retención del IVA, Retención del ISR y los IEPS. Considerando las cuentas necesarias de VENTAS y de COMPRAS y los Impuestos efectivamente cobrados y pagados.

Anteriormente el catálogo de cuentas debía incluir el desglose del IVA de Ventas y el IVA efectivamente cobrado.

Bajo la nueva estructura serán necesarias las cuentas desglosadas de Retención de IVA e ISR para ventas y para compras, según tu actividad.

 Inclusive podrás desglosar las cuentas de Ventas, Compras y Devoluciones.

VENTAS

COMPRAS

En caso de manejar IEPS, deberás registrarlo con las diferentes tasas, según tus necesidades:

Con base a estas cuentas y las características de los productos se generan los perfiles de impuestos que requieras, considerando el tipo de IVA, otros impuestos, las retenciones posibles con las diferentes tasas, etc., para que posteriormente solo asignes el perfil correspondiente a cada producto.

Características de los productos

NOTA: Es necesario utilizar el uso de Centros de costos dentro del catálogo de cuentas en el caso de manejar tiendas, o bodegas, o centros de actividades o diversos departamentos, con el fin de unificar las cuentas en las cuales se agruparán las ventas y gastos.

También te puede interesar consultar otros temas sobre Contabilidad Electrónica:

• Manual Contabilidad en medios electrónicos con Proscai
• 01. CE - Fundamento de obligatoriedad para Contabilidad electrónica
• 02. CE - Requisitos previos
• 03. CE- Configuración
• 04. CE - Ejercicios de contabilidad electrónica
• 05. CE - Archivos XML solicitados por el SAT
• 06. CE - XML Viewer
• 07. CE - Lectura y procesamiento de archivos XML de Nóminas
• 08. CE - Gastos de caja chica
• 09. CE - Manejo de viáticos